費(fèi)文嫻

摘 要：國內(nèi)大量企業(yè)對采購的重要性認(rèn)識(shí)不足，特別是生產(chǎn)性的中小企業(yè)，認(rèn)為采購就是拿錢買東西。對采購管理的忽視使企業(yè)的生產(chǎn)成本增高，交貨速度遲緩，降低了企業(yè)的市場競爭力。這些由采購管理落后所引發(fā)的問題，己經(jīng)在一定程度上拖了企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級人才進(jìn)入企業(yè)的采購部門，降低了我國企業(yè)的競爭力。通過供應(yīng)鏈管理和采購管理相關(guān)理論進(jìn)行研究，分析小企業(yè)供應(yīng)鏈管理環(huán)境下采購管理中存在的主要問題，進(jìn)而提出完善中小企業(yè)采購管理的建設(shè)性策略。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈管理；采購管理；中小企業(yè)

引言

隨著企業(yè)外在競爭環(huán)境的日益激烈，供應(yīng)鏈管理理論被廣泛應(yīng)用，已經(jīng)擴(kuò)展到供應(yīng)鏈的所有加盟企業(yè)，供應(yīng)鏈從傳統(tǒng)意義上的管理工具上升為一種管理思想體系。采購管理是供應(yīng)鏈管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是供應(yīng)鏈上游的主要控制過程。一般采購成本的高低會(huì)直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的價(jià)格和整個(gè)供應(yīng)鏈的競爭力，采購的價(jià)格、質(zhì)量、響應(yīng)速度將直接對整個(gè)供應(yīng)鏈的活動(dòng)產(chǎn)生影響。對我國大多數(shù)企業(yè)而言，采購依舊是企業(yè)發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)。因此要求在采購管理上必須打破原有的落后制度，形成適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)市場要求和國際化競爭的管理體制。

1相關(guān)理論概述

1.1供應(yīng)鏈管理的概念及內(nèi)容

1.1.1供應(yīng)鏈管理的內(nèi)涵

供應(yīng)鏈管理的概念也是由最初的供應(yīng)鏈基本內(nèi)涵上升到新時(shí)期的供應(yīng)鏈管理內(nèi)涵，即從管理的角度更為系統(tǒng)地對供應(yīng)鏈的經(jīng)營理念進(jìn)行解釋。早期供應(yīng)鏈被理解采購-生產(chǎn)-銷售的循環(huán)過程，企業(yè)從外部采購所需的原材料或半成品，利用企業(yè)資源或技術(shù)優(yōu)勢進(jìn)行生產(chǎn)、運(yùn)輸，最終通過銷售手段傳達(dá)給用戶的過程。隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的日益復(fù)雜，供應(yīng)鏈的外部環(huán)境逐漸得到重視，有學(xué)者提出供應(yīng)鏈管理為通過供應(yīng)鏈中的不同企業(yè)之間的生產(chǎn)、組裝、分銷、零售等環(huán)節(jié)到將原材料轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品，再到最終用戶手中的轉(zhuǎn)換過程。最后，供應(yīng)鏈管理的研究形成生產(chǎn)企業(yè)為核心的網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)，包括生產(chǎn)企業(yè)和供應(yīng)商以及供應(yīng)商的供應(yīng)商之間即所有前向的關(guān)系，生產(chǎn)企業(yè)和用戶及用戶的用戶即所有向后的關(guān)系。供應(yīng)鏈?zhǔn)侵敢灾圃炱髽I(yè)為核心，通過物流、資金流、信息流的三流合一建立，由制造企業(yè)與供應(yīng)商（供應(yīng)商的供應(yīng)商）以及所有向前的關(guān)系單位、制造企業(yè)及用戶、用戶的用戶以及所有向后的關(guān)系所形成的增值網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。

1.1.2供應(yīng)鏈管理的內(nèi)容

供應(yīng)鏈管理的主要內(nèi)容有需求、生產(chǎn)計(jì)劃、供應(yīng)、物流四個(gè)方面，是為實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)化、集成化而對企業(yè)生產(chǎn)前后進(jìn)行系統(tǒng)管理。供應(yīng)鏈管理的最終目的是通過完善的管理實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈相關(guān)利益集體的利益最大化，利用供應(yīng)鏈管理實(shí)現(xiàn)規(guī)模化，通常供應(yīng)鏈管理的內(nèi)容也可分為輔助領(lǐng)域和職能領(lǐng)域兩方面，職能領(lǐng)域一般有制造工程、采購管理、生產(chǎn)管理、產(chǎn)品技術(shù)保證、庫存控制、營銷管理等。輔助領(lǐng)域含有人力資源管理、設(shè)計(jì)開發(fā)、會(huì)計(jì)、市場營銷等。

1.2采購及采購管理的概念

傳統(tǒng)觀念認(rèn)為采購即用戶購買商品或服務(wù)的行為過程，但新時(shí)期采購是一時(shí)期概念，是用戶為滿足自身需求而購買產(chǎn)品或服務(wù)前前后后每一環(huán)節(jié)的組合。采是指用戶根據(jù)自身需求選擇商品或服務(wù)的供應(yīng)商，購是指用戶最終確定商品的價(jià)格、運(yùn)輸、收貨等具體環(huán)節(jié)，采購過程每一環(huán)節(jié)并非獨(dú)立，而是相互聯(lián)系相互作用。綜上，采購是指用戶為滿足自身需求而確定購買商品或服務(wù)的具體環(huán)節(jié)的過程以及對該工作過程的管理和完善。

目前關(guān)于采購和采購管理的概念有認(rèn)為二者一致也有認(rèn)為二者存在差異的研究者，張建華（2013）提出采購是指企業(yè)通過租賃、購買、交換等手段來獲取所需物品或服務(wù)。采購管理是指企業(yè)為維持正常經(jīng)營發(fā)展，確保生產(chǎn)和銷售的順利進(jìn)行，從符合企業(yè)需求的供應(yīng)商處以合適的價(jià)格購買一定數(shù)量商品或服務(wù)而進(jìn)行的一系列管理工作。

2 A公司采購管理的現(xiàn)狀分析

2.1 A公司簡介

A公司是一家生產(chǎn)傳真機(jī)的中小企業(yè)，成立于2006年，其旗下有2大系列30多個(gè)品種的傳真機(jī)型號(hào)，產(chǎn)品主要內(nèi)銷，其產(chǎn)品特點(diǎn)為價(jià)值大、產(chǎn)品批量小、品種多、生產(chǎn)工序集中，生產(chǎn)周期長等。目前傳真機(jī)市場主要有普通紙傳真機(jī)、激光式傳真機(jī)熱轉(zhuǎn)式印普通紙傳真機(jī)、熱敏紙傳真機(jī)，傳真機(jī)所需零部件很多很復(fù)雜，對供應(yīng)商的管理難度也較大，一般情況下，生產(chǎn)一部傳真機(jī)需要400種左右的物料，這些物料既有通用物料也有非通用物料。A公司30多種的傳真機(jī)的生產(chǎn)大致需要一千多中部件，采購工程較為繁雜。

2.2 A公司采購管理的現(xiàn)狀

A公司屬于中小型企業(yè)，業(yè)務(wù)量不多，公司將采購、銷售、倉儲(chǔ)工作都作為物資部的管理工作，物資部共有員工40人，其中負(fù)責(zé)采購的員工為7人，采用集中采購模式。A公司是典型的品種多、批量小的電子生產(chǎn)企業(yè)，每種產(chǎn)品的生產(chǎn)所需原材料種類多、復(fù)雜，該公司日常原材料采購種類將近400種，如TPH、CIS、電源板、IC、LCD、步進(jìn)馬達(dá)、彩盒、叉簧開關(guān)、齒輪、電話線等等。

A公司采購管理的具體流程為：銷售部門對客戶訂單進(jìn)行整理，根據(jù)客戶訂單初步預(yù)測客戶需求，進(jìn)而確定銷售計(jì)劃，再根據(jù)銷售計(jì)劃制定生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)和銷售部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃列出所需原材料和半成品物料。物料采購計(jì)劃交由管理層審核，審核通過后采購員編制采購價(jià)格預(yù)算，預(yù)算通過后采購員據(jù)此整理成最終的采購計(jì)劃。之后，采購員通過對比選擇物料采購的供應(yīng)商，確定供應(yīng)商之前也要交由管理層審核，審核通過后方可和供應(yīng)商簽訂采購合同，對供應(yīng)商的發(fā)貨狀況進(jìn)行監(jiān)督，供應(yīng)商按采購計(jì)劃發(fā)貨后再由公司的質(zhì)檢部檢查質(zhì)量，倉儲(chǔ)部驗(yàn)收入庫，最后采購部通知財(cái)務(wù)部結(jié)算貨款。公司的供應(yīng)商通常會(huì)建立長期合作關(guān)系，對發(fā)貨及時(shí)、價(jià)格合理、質(zhì)量過關(guān)的供應(yīng)商通常選其作為公司的長期供貨商，與此同時(shí)，采購部相關(guān)同事會(huì)對市場中的相關(guān)物料供應(yīng)商信息進(jìn)行搜集對比，及時(shí)更換優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

2.3 A公司采購管理存在的問題

2.3.1 采購計(jì)劃管理存在問題

A公司的采購計(jì)劃主要根據(jù)銷售部門的訂單信息確認(rèn)，采購員分別將采購需求計(jì)劃表、價(jià)格預(yù)算表交給采購經(jīng)理進(jìn)行審批，核查的主要目的是判斷采購依據(jù)是否充足、采購數(shù)量是否合適、采購價(jià)格是否恰當(dāng)、采購規(guī)格是否符合明確。并根據(jù)采購物資的類別和規(guī)模安排合適的采購方式例如直接采購、比價(jià)釆購、招投標(biāo)采購等。審批通過后確定最終的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃的確定程序十分繁雜，降低了整個(gè)部門的工作效率。另外，A公司缺乏對庫存的預(yù)計(jì)與管理制度，僅僅根據(jù)銷售計(jì)劃確定最終的采購，對突發(fā)事件或者緊急訂單缺乏應(yīng)對措施，例如，由于管理不當(dāng)造成原材料損壞，或者出現(xiàn)高額利潤的緊急訂單時(shí)，一定的庫存可以幫助企業(yè)完成決策目標(biāo)。A公司如果與供應(yīng)商之間建立良好的合作關(guān)系，在制定采購計(jì)劃時(shí)可以設(shè)置優(yōu)惠條例，即多退少補(bǔ)的政策，提升企業(yè)采購效率。

A公司采購計(jì)劃中還存在缺乏最終負(fù)責(zé)人、未從企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)角度予以考慮、無法對日益變更的市場需求做出快速反應(yīng)等問題，主要原因在于企業(yè)的采購計(jì)劃過于繁雜，效率低下。

2.3.2采購運(yùn)作流程存在問題

采購模式較為傳統(tǒng)，審批手續(xù)繁雜。根據(jù)A公司的采購流程，從制定采購計(jì)劃到實(shí)施采購計(jì)劃中間經(jīng)手的部門多，審批手續(xù)復(fù)雜，交互性和集成性差。由于采購信息經(jīng)手的部門多，數(shù)據(jù)核對和輸入工作重復(fù)，并且多次錄入數(shù)據(jù)可能造成數(shù)據(jù)不一致，造成決策結(jié)果的偏差，還加大了部門員工的工作任務(wù)，影響工作效率。采購計(jì)劃階段一般需要兩周左右時(shí)間，影響了采購部門對物料需求的反應(yīng)速度。

另外，A公司屬于中小企業(yè)，管理制度還不完善，部門之間的協(xié)作能力不足，信息溝通不暢，部門之間工作的交接容易出現(xiàn)拖拉，物資信息變更時(shí)時(shí)反饋不及時(shí)影響采購的最終決策，導(dǎo)致工作效率低下。

2.3.3 供應(yīng)商選擇和管理存在問題

目前A公司在供應(yīng)商的選擇和管理方面采取的策略為訂單金額在10萬元以上的采購決策由采購經(jīng)理自主決定，10萬元以下訂單金額的供應(yīng)商選擇權(quán)交由采購副經(jīng)理選取后再由采購經(jīng)理審批簽字方可最終確認(rèn)。其存在的主要問題有供應(yīng)商的選擇和管理主觀因素偏多，缺乏對供應(yīng)商進(jìn)行管理的有效系統(tǒng)。A公司在供應(yīng)商的選擇上主要由管理層做出決策，主觀因素偏多，可能管理層對某一供應(yīng)商的為人處事方式較為認(rèn)可而影響其對物料選擇的判斷。另外，A公司與供應(yīng)商之間缺乏信息溝通，彼此之間未能建立長期信任關(guān)系，容易造成信息孤島問題，無法實(shí)現(xiàn)雙方利益最大化。

信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)可以加快企業(yè)運(yùn)營效率，A公司與供應(yīng)商之間缺乏電子平臺(tái)作為二者溝通的橋梁，雙方無法共享某些決策信息。整個(gè)采購計(jì)劃中A公司更為重視內(nèi)部信息對采購計(jì)劃的影響，忽視了外部因素對采購的影響，即對供應(yīng)商的供貨能力、用戶需求等信息予以忽視，無法保證采購決策的最優(yōu)化。

3 A公司采購管理的改進(jìn)對策

3.1 調(diào)整公司采購組織結(jié)構(gòu)

公司采購計(jì)劃確定中參與的部分過多造成工作冗余，調(diào)整公司的采購組織結(jié)構(gòu)可以幫助企業(yè)進(jìn)一步提升工作效率，參與采購計(jì)劃的部門主要由銷售部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、采購部和倉儲(chǔ)部，之前這些部門之間缺乏信息溝通，對信息變更無法做出快速反應(yīng)和更正，通過ERP系統(tǒng)，各部門實(shí)現(xiàn)信息共享，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)變更的信息，并做出及時(shí)解決，提升采購計(jì)劃的制定速度。A公司可以利用ERP系統(tǒng)實(shí)施采購計(jì)劃管理，通過完善管理實(shí)現(xiàn)在特定時(shí)間企業(yè)相關(guān)工作人員可以獲取生產(chǎn)所需材料（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等），達(dá)到企業(yè)物料管理的最佳用量與存量目標(biāo)，進(jìn)而指導(dǎo)采購計(jì)劃的實(shí)施。調(diào)整公司采購組織結(jié)構(gòu)還需要A公司完善部門結(jié)構(gòu)，A公司目前采購部、倉儲(chǔ)部、銷售部合為物資部，未來企業(yè)可以將這些部門細(xì)化，通過分工合作進(jìn)一步提升運(yùn)營效率。

3.2優(yōu)化公司采購運(yùn)作流程

A公司的采購流程存在諸多問題，建立采用ERP系統(tǒng)，對企業(yè)的內(nèi)外部資源實(shí)施系統(tǒng)管理，將物資采購管理納入公司系統(tǒng)管理，不僅可以減少某些繁雜的流程手續(xù)，還可以對物資采購信息進(jìn)行及時(shí)存儲(chǔ)，為企業(yè)其后的采購計(jì)劃提供決策依據(jù)。另外，企業(yè)還可以將供應(yīng)商信息錄入ERP系統(tǒng)，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對工作效率高的供應(yīng)商可以建立長期合作關(guān)系，建立長期合作關(guān)系的供應(yīng)商不僅可以為企業(yè)提供某些優(yōu)惠，還可以減少企業(yè)重新選擇供應(yīng)商的成本，節(jié)約人力物力。當(dāng)然企業(yè)通過對供應(yīng)商信息的管理還可以結(jié)束某些劣質(zhì)供應(yīng)商的合作和給某些供應(yīng)商提供提升運(yùn)作效率的建議與對策。

3.3公司供應(yīng)商管理的改進(jìn)措施

A公司在供應(yīng)商管理方面存在明顯不足之處，需要通過建立完善的供應(yīng)商管理系統(tǒng)對供應(yīng)商進(jìn)行管理，提升企業(yè)在供應(yīng)商選擇方面的工作效率，降低企業(yè)信息成本。首先，企業(yè)可以建立供應(yīng)商評估小組對供應(yīng)商的能力進(jìn)行評價(jià)，供應(yīng)商評價(jià)小組可由銷售部、生產(chǎn)部、采購部、技術(shù)部等相關(guān)工作人員組成，由項(xiàng)目主管審批后最終對物料供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)。

其次，利用對供應(yīng)商的評價(jià)信息對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對不同等級的供應(yīng)商，根據(jù)物料重要程度、物料數(shù)量、物料質(zhì)量要求等因素進(jìn)行最終選擇，通過記錄供應(yīng)商的信用信息，可以選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。

對于A級供應(yīng)商應(yīng)將其納入需要重點(diǎn)維護(hù)和管理的對象，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間邀請A級供應(yīng)商參與到公司的生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)、安裝等業(yè)務(wù)中來，以便公司能實(shí)現(xiàn)縮短開發(fā)和生產(chǎn)周期。對于A級供應(yīng)商應(yīng)該作為公司的戰(zhàn)略資源進(jìn)行管理，公司可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)結(jié)合供應(yīng)商的情況，實(shí)施優(yōu)惠政策，比如在付款方面、技術(shù)支持、資源共享、管理輸出等方面可以采用差異化策略，對等級較高的供應(yīng)商給與一定優(yōu)惠。

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