隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的加速，國(guó)際間的國(guó)際業(yè)務(wù)關(guān)系不斷深入。商務(wù)英語(yǔ)在跨國(guó)企業(yè)和國(guó)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用也越來(lái)越突出。在國(guó)際貿(mào)易市場(chǎng)中，商務(wù)英語(yǔ)信被作為公司與外部世界之間的主要溝通形式之一。它在公司開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用，并且在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中越來(lái)越頻繁地使用。商務(wù)英語(yǔ)信以相對(duì)正式的風(fēng)格寫(xiě)成，貫穿整個(gè)外貿(mào)活動(dòng)。

商務(wù)英語(yǔ)信是商務(wù)信息的載體，以正式風(fēng)格寫(xiě)成，廣泛應(yīng)用于國(guó)際業(yè)務(wù)，是進(jìn)行外貿(mào)，國(guó)際業(yè)務(wù)的工具。適當(dāng)?shù)纳虅?wù)英語(yǔ)信件不僅可以促進(jìn)交易，而且還可以改變或加強(qiáng)合作并維持雙方的貿(mào)易關(guān)系。在理解不同國(guó)家不同文化和習(xí)俗的前提下，巧妙運(yùn)用合作原則和禮貌原則，可以避免國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中不必要的損失。因此，了解和掌握寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函的方法和技能對(duì)交易者非常重要。

一、商務(wù)英語(yǔ)簡(jiǎn)介

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的趨勢(shì)和全球化的深入，中國(guó)的對(duì)外貿(mào)易和經(jīng)濟(jì)合作越來(lái)越頻繁，商務(wù)英語(yǔ)的使用也在不斷增長(zhǎng)。商務(wù)英語(yǔ)是一種在商業(yè)環(huán)境中使用的英語(yǔ)，它是用于特定目的的英語(yǔ)。一方面，商務(wù)英語(yǔ)有一個(gè)明確的目的，它適用于一些特定領(lǐng)域。另一方面，它具有特殊的內(nèi)容，并且涉及與特定領(lǐng)域相關(guān)的專(zhuān)門(mén)內(nèi)容。商務(wù)英語(yǔ)的內(nèi)容具有強(qiáng)烈的針對(duì)性，它的目的是具體的事情，細(xì)節(jié)，節(jié)目和場(chǎng)合，它只涉及一些相關(guān)人員。林天虎認(rèn)為商務(wù)英語(yǔ)的理論背景至少應(yīng)包括應(yīng)用語(yǔ)言社會(huì)語(yǔ)言學(xué)，語(yǔ)用學(xué)，人力資源管理，跨文化交際和英語(yǔ)教學(xué)方法的理論（林天虎，2004）。商務(wù)英語(yǔ)的內(nèi)容涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的所有方面，如商務(wù)關(guān)系建立，查詢，提供，接受，付款，裝運(yùn)，保險(xiǎn)，投訴，索賠，售后服務(wù)，代理等。孫正偉認(rèn)為，商務(wù)英語(yǔ)不僅取決于基本的英語(yǔ)語(yǔ)法，結(jié)構(gòu)和詞匯，而且在一個(gè)獨(dú)特的語(yǔ)言現(xiàn)象本身和特征內(nèi)容（孫正偉，2010）。秦莫還指出，商務(wù)英語(yǔ)是一個(gè)綜合應(yīng)用研究，它是基于語(yǔ)言學(xué)理論，吸收了其他科學(xué)研究的精華。

二、商務(wù)英語(yǔ)信函簡(jiǎn)介

商務(wù)英語(yǔ)信函采用英語(yǔ)作為語(yǔ)言，以寫(xiě)作為表達(dá)手段，并將商業(yè)活動(dòng)作為書(shū)寫(xiě)內(nèi)容。商務(wù)英語(yǔ)信函的目的是實(shí)現(xiàn)商業(yè)活動(dòng)的目標(biāo)，它是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)過(guò)程的重要組成部分。商務(wù)英語(yǔ)信函是商業(yè)信息的載體，與公司的經(jīng)濟(jì)效益有關(guān)。李爽說(shuō)：“廣義來(lái)說(shuō)，商務(wù)信函的功能可以說(shuō)是：1.要求或傳達(dá)信息；2.作出或接受要約；3.處理談判事項(xiàng)此外，除了提醒接收人發(fā)送人的存在之外沒(méi)有其他目的“，體面商務(wù)英語(yǔ)信函可以促進(jìn)交易和擴(kuò)大對(duì)外貿(mào)易，同時(shí)可以改變和加強(qiáng)雙邊貿(mào)易關(guān)系，促進(jìn)進(jìn)一步合作和交流。徐南指出：“大多數(shù)商業(yè)信函有七個(gè)標(biāo)準(zhǔn)部分，分別是信頭，參考和日期，內(nèi)部地址，稱(chēng)呼，正文，免費(fèi)關(guān)閉和簽名；在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，可以包括以下任何可選部分：注意線，主題行，文件或帳號(hào)，封套，副本符號(hào)，郵寄符號(hào)后記。

根據(jù)不同學(xué)者的研究，商務(wù)英語(yǔ)信函的分類(lèi)可以從許多不同的角度進(jìn)行研究。

在這里，作者將說(shuō)明一些分類(lèi)角度如下：

（1）根據(jù)信的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。以下是最常用的：請(qǐng)求信，回信請(qǐng)求，索賠和調(diào)整信，信用和收款信，銷(xiāo)售信，雇傭信和社會(huì)商務(wù)信件等。

（2）也根據(jù)給出的信息的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。斯圖爾特在對(duì)讀者需求的影響方面總結(jié)了四種不同的信息：好消息，中性新聞，壞消息和說(shuō)服信。因此，通常有三大類(lèi)商務(wù)信函，即常規(guī)信函（載有好消息和中立新聞，如要求，答復(fù)和獲得好意信件的信件）；負(fù)面新聞信（帶有壞消息的信件，如拒絕，投訴信）和說(shuō)服性的信件（帶有說(shuō)服性意圖的信件，如說(shuō)服和銷(xiāo)售信件）。

（3）根據(jù)業(yè)務(wù)流程中的各種功能分類(lèi)。商務(wù)信件通常用于商業(yè)活動(dòng)的每個(gè)方面。有“商業(yè)關(guān)系基礎(chǔ)信件”，商業(yè)查詢信件，報(bào)價(jià)單，談判信，訂購(gòu)信，確認(rèn)訂單，付款信，發(fā)貨和保險(xiǎn)信，確認(rèn)收貨信，索賠信和調(diào)整字母等

（4）根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)分類(lèi)。李傳武將商業(yè)信函分為七類(lèi)：“建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信件，信件和報(bào)價(jià)信，訂單信，投訴信，求償信和申請(qǐng)函。

在國(guó)際貿(mào)易中，公司需要找到多樣化的貨物供應(yīng)，并在不同地方開(kāi)放市場(chǎng)，有必要與其他企業(yè)建立貿(mào)易關(guān)系。他們?nèi)绾谓㈥P(guān)系？關(guān)系可以通過(guò)廣告，展覽會(huì)，訪問(wèn)，推薦來(lái)實(shí)現(xiàn)。此外，企業(yè)可以使用商務(wù)英語(yǔ)信函直接建立貿(mào)易關(guān)系。然而，在現(xiàn)實(shí)世界中，不同的企業(yè)在不同的地方，不同的省份，甚至在不同的國(guó)家。通過(guò)使用商務(wù)英語(yǔ)信函建立貿(mào)易關(guān)系可能是最方便和最具成本效益的。這是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的第一步；也是，這是非常重要的一步。

三、商務(wù)英語(yǔ)信函的文體特征

我們經(jīng)常在學(xué)習(xí)商務(wù)英語(yǔ)的過(guò)程中對(duì)一些模糊的詞語(yǔ)感到困惑，有時(shí)因?yàn)橐恍┰~語(yǔ)在商務(wù)英語(yǔ)中有其特殊的含義，有時(shí)是因?yàn)槲覀內(nèi)狈ι虅?wù)英語(yǔ)的背景知識(shí)。然而，在日常生活和商務(wù)英語(yǔ)中，有些詞語(yǔ)可能意義不同禮貌是商務(wù)英語(yǔ)信函的重要特征。友好的語(yǔ)氣和文字在促進(jìn)雙方貿(mào)易之間的情感交流和實(shí)現(xiàn)信件達(dá)成的目標(biāo)方面發(fā)揮了重要作用。粗魯和鈍的表達(dá)對(duì)于建立貿(mào)易關(guān)系和保持長(zhǎng)期合作極為不利，作家應(yīng)努力在寫(xiě)作過(guò)程中避免它。此外親密和適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)可以使讀者感覺(jué)溫暖，然后產(chǎn)生興趣閱讀信。即使寫(xiě)索賠信和信件拖欠，最好使用委婉語(yǔ)調(diào)來(lái)表示禮貌。因此，在寫(xiě)商業(yè)信件時(shí)，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)使用委婉語(yǔ)調(diào)來(lái)表示他人的失敗。也為迅速答復(fù)信是一種禮貌，讓客戶等待答復(fù)是粗魯?shù)?。禮貌可以帶來(lái)友誼，相互信任和互助。此外，禮貌使讀者在閱讀信件后感覺(jué)良好。

當(dāng)你確定你想在信中表達(dá)什么時(shí)，你應(yīng)該使用最簡(jiǎn)單的語(yǔ)句來(lái)描述它們，并盡量避免使用一些具有不同意義或不確定意義的術(shù)語(yǔ)。同時(shí)，你必須注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用一些必要的連詞或短語(yǔ)使句子連貫，句子模式應(yīng)該簡(jiǎn)單直接。商務(wù)信函強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔清晰。

在正常情況下，一個(gè)段落專(zhuān)注于一個(gè)主題。在實(shí)際工作中，通常會(huì)看到模糊的說(shuō)法會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)爭(zhēng)端，示例如下：

1.我們每月補(bǔ)充我們的股票。

2.我們補(bǔ)充我們的股票半月。

例句1和2中的句子似乎彼此非常相似，唯一的區(qū)別是最后一個(gè)字。半月的意義是每月兩次，而雙月度有兩個(gè)含義，一個(gè)是每月兩次，另一個(gè)意思是每?jī)蓚€(gè)月一次。形成這兩個(gè)詞的定義，如果我們把這個(gè)詞“雙月刊”放在這里可能會(huì)導(dǎo)致讀者誤解，他們會(huì)對(duì)作者的真實(shí)含義感到困惑。并且示例2的表達(dá)式違反了清晰度原則的要求。

總而言之，商務(wù)英語(yǔ)信是一種商務(wù)文本，在我們的日常生活中是常見(jiàn)的。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)字的表達(dá)方法是語(yǔ)言，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的反映對(duì)象是日常商業(yè)活動(dòng)，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的交換向量是字母的形式，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)字的目的是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)加快業(yè)務(wù)發(fā)展。在日益激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，一切都取決于信息交流。近年來(lái)，隨著電子商務(wù)服務(wù)的快速增長(zhǎng)和技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人注意到商務(wù)英語(yǔ)字母的溝通?？傊?，如果商業(yè)人士想要寫(xiě)好商務(wù)英語(yǔ)信函，除了有良好的英語(yǔ)基礎(chǔ)，他們應(yīng)該掌握固定的風(fēng)格和實(shí)用寫(xiě)作的格式。

作者簡(jiǎn)介：宋丹（1993.02-），女，漢族，四川省宣漢縣，大學(xué)本科，成都理工大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院。研究方向：英語(yǔ)文化。