陳磊

摘 要：隨著餐飲業(yè)的快速發(fā)展，無論是政府還是餐飲企業(yè)都對信息化尤為看重，2011年乃至“十二五”時期仍然是餐飲業(yè)發(fā)展的重要機遇期，中國餐飲業(yè)已經步入行業(yè)洗牌期，須引入新思想，探索新模式，加強信息化建設、改善業(yè)務流程，引進先進技術、促進管理創(chuàng)新。餐飲企業(yè)內控是其管理的薄弱點，近年來，隨著社會經濟及科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術手段逐漸被應用到餐飲企業(yè)，這有利于促進內部控制。該文將以餐飲企業(yè)中的具體環(huán)節(jié)為例，就如何通過信息化建設提高餐飲企業(yè)內控實效性，談一下筆者的觀點和認識，僅供參考。

關鍵詞：餐飲企業(yè) 內部控制 信息化建設 影響 研究

中圖分類號：F71 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）10（a）-0101-02

餐飲企業(yè)的內部控制一直較為薄弱，隨著信息技術的發(fā)展，將信息化建設作為完善餐飲企業(yè)內部控制的主要手段來實施將會起到很好的效果。隨著社會經濟的快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，現(xiàn)代餐飲業(yè)發(fā)展迅速，而且業(yè)已成為一個涉及多行業(yè)的服務性產業(yè)，其中包含了食材源頭、養(yǎng)殖業(yè)、食品加工、信息技術、廚房設備制造、房地產、市場營銷以及建筑裝飾和物流等行業(yè)和領域。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，餐飲業(yè)也與時俱進，利用信息技術手段，完善和提高內控水平，從而不斷滿足參與企業(yè)營運需要。

1 傳統(tǒng)餐飲企業(yè)內控問題及信息化技術的應用優(yōu)勢分析

對于傳統(tǒng)餐飲企業(yè)而言，其內部控制主要側重于對經理層、營運過程進行控制。其中，對經理層的控制，主要依靠實踐經驗豐富的經理層，對餐飲企業(yè)生產營運過程加強監(jiān)督管理，雖然發(fā)現(xiàn)問題進行及時處理，但是其權限過大，而且效率比較低；對于營運控制而言，其主要側重于對餐飲企業(yè)營運過程加強內部控制，對采購、財務以及加工和外部關系等內控缺乏管控。隨著餐飲企業(yè)的快速發(fā)展、資本介入，內控要求不僅局限于上述兩個層面，而是要求高效、全面的內控規(guī)范。然而，傳統(tǒng)餐飲業(yè)內控過程中多采用定量分析方式，無論是及時性還是嚴密性，都存在較大的缺陷與不足。

餐飲企業(yè)具有勞動密集性、交易頻繁以及現(xiàn)金交易等特點，舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生?；趯Χ嗥鸩惋嬈髽I(yè)舞弊事件的統(tǒng)計分析，操作規(guī)范、獎懲機制缺乏現(xiàn)象較為普遍，其中還包含了餐飲企業(yè)人事政策以及文化方面的內容。在傳統(tǒng)操作流程下，餐飲流程基本上都是采用手工方式來實現(xiàn)，比如從預定、點菜、開臺，到下單、用餐和埋單，當然其中還會有改單、折扣以及退菜等行為，均采用手工方式來完成。從實踐來看，該種效率非常低，而且出錯率比較高。

比如，訂餐。在傳統(tǒng)模式下，訂餐方式主要以接聽電話、手工記錄以及安排包間或桌位為主要流程，該種方式的缺點表現(xiàn)在信息容易出錯，而且不能及時變動和修改信息，加之客人信息保存不長久、分析不深刻，以致于服務和管理效率不高。就現(xiàn)代信息化技術而言，每次食客預定的信息均能夠詳細記錄下來，其中的具體環(huán)節(jié)，比如取消訂單、調整時間或桌位，以及食客口味和習慣標注等，都能夠第一時間進行更新和明確，店內有權限者均能夠看到。從當前的餐飲業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀以及飲食習慣來看，逐漸從單一的訂餐逐漸過渡到CRM系統(tǒng)，尤其是一些重要的客戶，如周邊團宴、商務客戶等。對此，可借鑒大型酒店行業(yè)的成熟做法，對特定客戶進行詳細記錄，內容主要是用餐特點、消費習慣以及客戶本人的愛好和特點等，通過長期的數(shù)據(jù)信息收集以及整理分析，可以得出一個基本的共性，然后再有針對性地制定促銷策略以及市場營銷規(guī)劃方案。

比如，點菜。傳統(tǒng)的手工點菜下單方式，因時間倉促或者服務員自身的素質原因，而導致下單字跡潦草、送廚或改單速度非常慢，最終影響了服務質量和效率。信息化技術的應用，前場錄入相應的點菜清單以后，廚房即可第一時間安排做餐、改菜和退菜，這有利于避免浪費。調查發(fā)現(xiàn)，目前一些餐飲企業(yè)開始利用IPAD進行點單，餐單實現(xiàn)了無紙化、菜譜實現(xiàn)了電子化。通過該種方式，食客能夠在圖文并茂的IPAD上直接點單，餐單確認以后信息即可傳至廚房。這種現(xiàn)代化信息技術的應用，有效地提高了點菜信息的效率和準確性，尤其對翻臺率相對較高的一些餐飲企業(yè)，應用效果更加顯著。值得一提的是，全部點菜信息均會記在系統(tǒng)之中，并且能夠定期對這些數(shù)據(jù)信息進行分析，比如點擊率比較高、最低的10道菜品，各個季節(jié)以及特殊節(jié)日消費者的點菜用餐習慣等，這些信息對餐飲企業(yè)進行菜品調整，具有非常重大的現(xiàn)實意義。

再如，飛單。實踐中，多采用手工方式進行操作，食客現(xiàn)金付賬，服務員私吞、找零，個人提供發(fā)票，打烊后廚房與前廳對單據(jù)核對不仔細，就會出現(xiàn)飛單現(xiàn)象。信息化技術的應用，有效地避免了飛單現(xiàn)象的發(fā)生。第一，電腦點單。食客點菜以后，5 min時間內系統(tǒng)中一定要出現(xiàn)賬單；第二，廚房見單后立即出單，打烊后核對信息，廚房出單與前廳賬單必須保持一致；第三，如果沒有埋單，則系統(tǒng)中一直顯示掛賬，發(fā)票應當憑結賬小票開具。即所有的操作環(huán)節(jié)均由電腦系統(tǒng)替代，這在很大程度上有效減少了隨意性、舞弊可能性。

2 餐飲業(yè)信息化建設對內控產生的影響

傳統(tǒng)模式下的餐飲企業(yè)營運環(huán)節(jié)中，因采用手工方式進行操作而容易出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，同時，因監(jiān)督成本非常高，所以即便制定了操作規(guī)范，也難以按規(guī)范進行操作。信息化建設和技術的應用，是解決上述問題的有效措施，凡違規(guī)操作均會留下痕跡。比如，給客戶打折，餐飲企業(yè)有統(tǒng)一的折扣營銷政策，協(xié)議客戶、散客以及團宴等，營業(yè)過程中會有適當?shù)恼劭郏腋鲗蛹墮嘞薮嬖诓町?。采用信息化技術以后，各層級所持的折扣卡權限不同，全部折扣并不能現(xiàn)場降價，而是刷卡生效，每張折扣卡的持卡人都是餐飲企業(yè)合法授權的?？ǖ倪z漏和借用，都會留下痕跡，采用規(guī)定的形式或者電話、短信通知的形式，提示持卡人對其卡使用情況負責，這有利于避免折扣權濫用現(xiàn)象發(fā)生。

近年來，連鎖餐飲層出不窮，供應鏈倍受多數(shù)企業(yè)重視。在企業(yè)內部控制過程中，通常需要進行供應商篩選、驗收、采購以及庫管和領用等環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)模式下，通常只是集中采購、付款等環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)分散在分店，而且部分企業(yè)設有中央廚房，即便如此，也難以將全部分店整合成一個共同體，實現(xiàn)無縫結合和管理，常見的問題就是數(shù)據(jù)流轉錯誤、丟失?；谛畔⒒ㄔO的視角來看，建議借鑒現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)內部控制過程中實施的ERP系統(tǒng)，并且將供應鏈作為信息化的龍頭，逐漸帶動整體發(fā)展。比如，篩選供應商時，通常需考慮其資質、價格、品質、配送以及折扣和合作程度等，這在傳統(tǒng)模式下所有的信息都由采購員一人了解，而且僅憑大腦記憶或者經驗，任何人為的信息變動都可能會導致信息流失。值得一提的是，因量化指標缺乏，很難公正、客觀地評價供應商。然而，信息化的建設與實施，除可對供應商的相關資料進行永久性保存以外，供貨價、履約率、送貨及時準確性、折扣幅度以及退貨率等相關信息，均可準確記錄下來；結合供應商評判標準，對供應商進行合理的評價，以此來提高供應商的供貨質量。以驗收為例，傳統(tǒng)手工方式驗收過程中，分店驗收員全憑申購單據(jù)驗收，以致于多收或者虛構實收量。信息化建設及信息技術的應用，系統(tǒng)自動生成訂單，然后發(fā)送到供應商那里，然后自動流轉至驗收部，進而生成一份供貨驗收單，在此過程中，系統(tǒng)能夠自動設定不可多收、不多收超10%等比例的貨物，這有利于降低舞弊現(xiàn)象發(fā)生。餐飲企業(yè)財務部門是內控的重要部門，以成本分析為例，傳統(tǒng)模式下無法實現(xiàn)標準成本控制，當月成本結轉難以實現(xiàn)。比如，某大型中餐企業(yè)，所購蔬菜品種超過150種，而且多半為半成品和成品，僅靠手工方式進行換算難見成效。信息化技術的應用，將財務人員從繁雜的核算中解放出來，將工作的重點放在了內控基礎上的財務管理工作上來。實施供應鏈以后，財務人員僅需將月末盤點的原料、成品以及半成品等錄入電腦系統(tǒng)，該月成本就會自行結轉。

事實上，各銷售產品均有其對應標準配方和成本標準。以“杭椒牛柳”為例，標準配方中包含了杭椒用量、牛柳用量以及鹽等的用量，理論上來講，各道菜售完后其成本就會立即結算。然而，餐飲業(yè)成本結算面臨一些問題，比如中餐配方全憑廚師經驗，企業(yè)與之很難實現(xiàn)分享；配方頻繁變化，輔料用量難以精確把握，尤其是客人有特殊飲食要求時，更難實現(xiàn)標準化；即便完成了BOM報表，但以后的每月都要更新維護。標準成本可及時而又準確地對成本進行控制，并且分菜系、餐飲類型和時間有針對性地進行分析，這有利于管理層分析毛利，為營銷、調整菜價等提供準確參考信息。事實上，目前國內很多餐飲企業(yè)尤其是中餐企業(yè)，已經開始采用標準成本管理模式，其中采用了信息化系統(tǒng)和技術手段，這是傳統(tǒng)手工模式無法完成的。

3 結語

把中國的傳統(tǒng)飲食與現(xiàn)代管理有機結合在一起，為企業(yè)的做大、做強、管理規(guī)范化起到至關重要作用。餐飲企業(yè)的管理目的是成本控制、運營控制，其最終結果表現(xiàn)為效率和效益。而要達到這一目的，管理數(shù)據(jù)的及時性、準確性、完整性、有效性是至關重要的，而這些特性恰恰是餐飲信息系統(tǒng)的最重要的特點?？偠灾?，建立完善的餐飲企業(yè)內部控制制度，信息化建設及先進技術手段的應用所起的作用不可小覷。餐飲企業(yè)內控，不僅單靠信息化系統(tǒng)，還應當充分考慮內部環(huán)境以及風險評估等要素，內控是目標，信息化建設是手段，只有這樣才能實現(xiàn)餐飲企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 何桂萍.連鎖餐飲企業(yè)財務信息化建設存在的問題與對策[J].商業(yè)經濟，2013（18）：60-61.

[2] 陳冬梅.信息化條件下餐飲企業(yè)財務管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經濟信息，2013（21）：174.

[3] 張曉麗.餐飲連鎖企業(yè)供應鏈管理的信息化研究[D].山東大學，2015.