王培培

【摘要】基于寧夏理工學院繼續(xù)教育學院工作的特點，從已開展的培訓工作著眼，探討培訓打印證書的方式方法，借助Word提供的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準確、快速地完成，從而很大程度提高工作效率。

【關鍵詞】培訓 打印證書 郵件合并

寧夏理工學院是教育部批準的普通本科高等學校，同時還是“全國重點建設職業(yè)教育師資培訓基地”、“全國國家安全生產培訓機構”、“寧夏理工學院建筑行業(yè)培訓基地”、“石嘴山市專業(yè)技術人員繼續(xù)教育教學基地”、“石嘴山市志愿者培訓學院”、“寧夏星海職業(yè)技能培訓學?！?、“石嘴山市電子商務教學機構”、“寧夏理工學院國家職業(yè)技能鑒定所”、“全區(qū)安全考點”和“ATA考點”。能夠承擔國家級、自治區(qū)級中職骨干教師培訓，國家、自治區(qū)及石嘴山市各類培訓教學、技能鑒定和考試等相關工作，以及企業(yè)職工在崗和轉崗培訓、農民工實用技能培訓、失業(yè)人員技能就業(yè)培訓新增勞動力技能儲備培訓等各級各類培訓任務，培訓結束后要根據考核成績打印相關的資格證書，每一種證書的模板均不相同，面對如此繁雜的數據，為了提高工作效率，我采用了WORD的郵件合并功能，從而避免了頻繁的復制粘貼，保證證書打印過程中的正確率為100%。

一、何為 “郵件合并”？

在批量處理“郵件文檔”時提出了“郵件合并”一詞，具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發(fā)送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制作信函、標簽、工資條、成績單等，比如圖1我就使用了它打印了各類證書。

二、何時使用“郵件合并”？

我們最常用的需要批量處理的信函、證書等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：

一是我們需要制作的數量比較大；

二是這些文檔內容分為固定不變的內容和變化的內容，比如培訓證書上的證書類別、培訓時間、培訓課題等，這些都是固定不變的內容；而培訓人員名單、身份證號、證書編號等就屬于變化的內容。其中變化的部分由數據表中含有標題行的數據記錄表表示。

什么是含有標題行的數據記錄表呢？通常是指這樣的數據表：它由字段列和記錄行構成，字段列規(guī)定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應信息。比如圖2就是這樣的表，其中包含的字段為“姓名”、“證書編號”等，接下來的每條記錄，存儲著每個培訓學員的相應信息。

三、“郵件合并”的操作過程

(一) 建立主文檔

“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內容，比如培訓證書中的培訓時間、培訓課題等都不變的內容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了標準和思路。

(二) 準備好數據源

數據源就是前面提到的含有標題行的數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。數據源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。

在實際工作中，數據源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量培訓學員證書，多數情況下，培訓學員的信息早已被老師做成了Excel表格，其中含有制作證書所需要的“姓名”、“性別”、“生份證號”、“證書編號”等字段。在這種情況下，我們直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。

如果沒有現(xiàn)成的則要根據主文檔對數據源的要求建立，根據我們的習慣使用Word、Excel、Access都可以，我在實際工作時，常常使用Excel制作。

(三) 把數據源合并到主文檔中

前面兩件事情都做好之后，就可以將數據源中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，表格中的記錄行數，決定著主文件生成的份數。整個合并操作過程將利用“郵件合并向導”進行，使用非常輕松容易。

【結束語】我上面討論了“郵件合并”功能在實際工作中的使用情況，理解了它的三個基本操作過程，就抓住了郵件合并的“綱”，運用過程中就可以有條不紊地運用“郵件合并”功能解決實際任務了，衷心希望大家能夠把學到的技能運用于實際工作中去，我將通過更多實際操作的磨煉，進一步提高自己的應用水平。

參考教材：

[1]《大學信息技術基礎》主編：王海榮?？茖W出版社。2013年。