張 蕾

(呂梁市公安局巡防協(xié)警管理中心，山西 離石 033000)

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·檔案管理研究·

提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的思考

張 蕾

(呂梁市公安局巡防協(xié)警管理中心，山西 離石 033000)

隨著中國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，國(guó)際交流日益頻繁，出入境人員呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化的特點(diǎn)。加強(qiáng)出入境檔案管理成為了當(dāng)前出入境管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。而在實(shí)際工作中，我國(guó)的出入境檔案管理存在著重視程度不夠、信息化水平不高、系統(tǒng)化管理水平需要加強(qiáng)、檔案管理人員素質(zhì)有待提高等突出問(wèn)題。需要通過(guò)重視出入境檔案管理體系的建設(shè)等相關(guān)措施，不斷提升我國(guó)出入境檔案科學(xué)化管理的能力和水平。

出入境； 檔案管理； 科學(xué)化

出入境檔案的管理是出入境管理的重要內(nèi)容，也是國(guó)家涉外管轄的重要組成部分。出入境檔案管理是指公安機(jī)關(guān)的檔案管理人員根據(jù)法律賦予的職責(zé)對(duì)出入境檔案人員的資料進(jìn)行保存管理的活動(dòng)。作為黨和國(guó)家檔案工作的重要組成部分，出入境檔案管理的科學(xué)化水平是深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是信息時(shí)代下對(duì)出入境檔案管理工作者能力和水平的迫切需要[1]。出入境檔案管理在懲治犯罪、維護(hù)社會(huì)治安秩序方面具有重要作用。在新形勢(shì)下，出入境檔案在科學(xué)化管理上還存在著一些問(wèn)題，需要在實(shí)踐中加以解決。

一、提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的必要性

(一)是當(dāng)前我國(guó)出入境現(xiàn)實(shí)情況的客觀需要

作為公安機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要的行政職能，出入境檔案的管理在保障中外公民合法權(quán)益，維護(hù)國(guó)家利益等方面發(fā)揮重要作用。據(jù)公安部出入境管理局統(tǒng)計(jì)，2016年全國(guó)邊防檢查機(jī)關(guān)共檢查出入境人員5.70億人次，與2015年同比增長(zhǎng)9.08%；檢查出入境交通運(yùn)輸工具2 899.25萬(wàn)輛(架、列、艘)次，同比增長(zhǎng)10.82%。由此可見(jiàn)，我國(guó)出入境人員數(shù)量呈穩(wěn)步增長(zhǎng)的趨勢(shì)，出入境交通運(yùn)輸工具數(shù)量總體上也在增長(zhǎng)。出入境人員的復(fù)雜化和出行方式的多樣化，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。及時(shí)有效地對(duì)出入境人員相關(guān)資料的收集和整理，并以方便、快捷、準(zhǔn)確的方式查詢(xún)出入境人員信息，對(duì)于提升出入境管理部門(mén)的工作效率和服務(wù)形象具有重要意義。

(二)是當(dāng)前我國(guó)懲治腐敗犯罪問(wèn)題的現(xiàn)實(shí)需要

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，腐敗犯罪行為日益呈現(xiàn)出全球化、國(guó)際化的特點(diǎn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，自20世紀(jì)90年代以來(lái)，外逃的黨政干部、企事業(yè)單位管理人員的數(shù)量高達(dá)16 000至18 000人，攜帶款項(xiàng)高達(dá)8 000億元人民幣[2]。許多人借助出國(guó)考察、養(yǎng)病、休假等名義“滯留不歸”，有的與“裸商”勾結(jié)，將不法資產(chǎn)轉(zhuǎn)移出境。十八大以來(lái)，腐敗官員外逃的現(xiàn)象已經(jīng)引起黨和國(guó)家的高度重視。習(xí)近平同志指出“要深入抓好反腐倡廉工作，堅(jiān)持有案必查、有腐必懲，任何人觸犯黨紀(jì)國(guó)法都要依法嚴(yán)肅查處。”這就需要公安機(jī)關(guān)出入境管理部門(mén)會(huì)同紀(jì)委、審判、監(jiān)察等部門(mén)加強(qiáng)相互協(xié)作配合，在跨區(qū)域辦案、防逃、追贓等方面，發(fā)揮重要的作用。通過(guò)加強(qiáng)出入境檔案管理，對(duì)有問(wèn)題的官員及時(shí)入檔，定期追蹤其行動(dòng)軌跡和日常行為，在防止貪官出逃等問(wèn)題上扮演重要角色。

(三)是當(dāng)前出入境檔案科學(xué)化管理的迫切需要

出入境檔案工作是公安工作的重要組成部分，是寶貴的信息資源。提高出入境檔案管理的科學(xué)化水平，就是要適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，對(duì)傳統(tǒng)出入境檔案的管理模式和手段進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，以信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，不斷提升出入境檔案的質(zhì)量和水平。當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展日新月異，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用在了各行各業(yè)，對(duì)人們的日常生活產(chǎn)生了深刻的影響。出入境管理部門(mén)作為我國(guó)公民對(duì)外活動(dòng)的重要窗口，尤其要重視對(duì)于出入境檔案的革新，只有適應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，才能為中外出入境人員提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

二、當(dāng)前我國(guó)出入境檔案管理面臨的問(wèn)題

(一)對(duì)出入境檔案管理的重視程度不足

出入境檔案管理關(guān)系到國(guó)家安全和信息安全。然而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)出入境的現(xiàn)代化檔案管理的地位和作用的認(rèn)識(shí)程度不足。在公安出入境系統(tǒng)內(nèi)部，存在出入境檔案管理工作者是“倉(cāng)庫(kù)保管員”的觀點(diǎn)，認(rèn)為辦一件大案、要案遠(yuǎn)遠(yuǎn)比檔案管理有更深遠(yuǎn)的社會(huì)影響[3]。許多地方對(duì)檔案管理人員的政治待遇低、個(gè)人前途面窄、經(jīng)濟(jì)待遇不高等，導(dǎo)致出入境檔案管理人員缺乏工作積極性和主動(dòng)性。尤其是經(jīng)費(fèi)缺乏保障嚴(yán)重影響到了出入境檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平。由于資金投入不足，存在著檔案室簡(jiǎn)陋、基礎(chǔ)條件差、安全措施不到位等弊端。要知道，一旦檔案丟失或遺失，將會(huì)給出入境檔案管理者增加非常大的負(fù)擔(dān)和麻煩。

(二)信息化管理水平有待提升

電子檔案在出入境管理中有許多優(yōu)勢(shì)，它與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅能夠節(jié)省更多的空間，還能夠擁有更加完備的系統(tǒng)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子計(jì)算機(jī)加入到出入境檔案管理中已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)。我國(guó)雖然在許多沿海發(fā)達(dá)地區(qū)的出入境管理部門(mén)實(shí)行了電子計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，但仍有一些相對(duì)落后的地方采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。傳統(tǒng)出入境檔案管理辦法需要依賴(lài)大量的人員工作，長(zhǎng)時(shí)間必然會(huì)加重管理人員的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致產(chǎn)生耗時(shí)長(zhǎng)、耗費(fèi)大、工作效率低等一系列弊病。然而在信息量日益龐大的今天，只有通過(guò)信息化管理，才能適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)出入境的現(xiàn)實(shí)需要，也才能在查找信息方面更加方便快捷。

(三)系統(tǒng)化檔案管理水平需要增強(qiáng)

檔案是一種重要的信息資源，影響到出入境管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)。出入境管理涉及的領(lǐng)域廣、流動(dòng)性強(qiáng)、人員復(fù)雜等因素，健全信息網(wǎng)絡(luò)，檔案資源的共享對(duì)于提高工作效率和管理尤為重要。隨著反腐倡廉工作的不斷深入，出入境管理在懲治腐敗方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年，全國(guó)邊防檢查機(jī)關(guān)共查處非法出入境人員2 705人次，查處其他違反出入境管理法律、法規(guī)人員6.37萬(wàn)人次，查獲網(wǎng)上追逃人員2 029人次。公民出境管理，需要健全的信息網(wǎng)絡(luò)，法定不準(zhǔn)出入境的人員就不能審批獲得證照，這需要出入境檔案管理工作人員與相關(guān)人員進(jìn)行緊密合作，切實(shí)加強(qiáng)出入境檔案系統(tǒng)化管理水平建設(shè)。

(四)出入境檔案管理人員的素養(yǎng)有待提高

盡管當(dāng)前出入境檔案管理工作人員基本上都是大學(xué)本專(zhuān)科畢業(yè)生，具有較高的學(xué)歷，但是整體上還缺乏現(xiàn)代化的檔案管理理念。多數(shù)檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)人才，他們的應(yīng)用技能僅僅停留在瀏覽、查詢(xún)、錄入等方面[4]。掌握豐富的檔案管理理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并能夠運(yùn)用現(xiàn)代檔案技術(shù)，適應(yīng)公安機(jī)關(guān)出入境檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用型、復(fù)合型人才不多。有些檔案工作人員在日常工作中，缺乏對(duì)出入境檔案的信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和創(chuàng)新水平。在工作中，有些檔案管理工作者不負(fù)責(zé)任，不能按照要求及時(shí)歸檔、違反組織規(guī)定將檔案私自拷貝或留用、隨意分散案卷等。這極大地影響了公安出入境管理的正常秩序。

三、提高出入境檔案科學(xué)化管理水平的措施

(一)重視出入境檔案管理體系的建設(shè)

出入境管理部門(mén)要特別重視對(duì)出入境檔案的保護(hù)措施。首先，要積極爭(zhēng)取，保障經(jīng)費(fèi)到位。要將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算當(dāng)中。其次，要保證出入境檔案有相對(duì)安全的存放空間。要對(duì)檔案室進(jìn)行裝修，杜絕存在的安全隱患，安裝中空玻璃和監(jiān)控?cái)z像頭，確保檔案的安全。出入境檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)對(duì)病毒等進(jìn)行查殺，防止電子病毒的侵入，保證出入境電子檔案能夠平穩(wěn)健康運(yùn)行。同時(shí)不斷加強(qiáng)出入境檔案規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)各項(xiàng)出入境管理工作的開(kāi)展。最后，要根據(jù)實(shí)際情況健全落實(shí)文秘檔案管理制度、電子檔案類(lèi)管理制度等制度規(guī)范。要注重對(duì)出入境資料的收集、整理和保管工作，嚴(yán)格當(dāng)月集中組卷并編號(hào)歸檔。在每個(gè)季度，檔案管理人員和處室領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案資料收集、整理和保管情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查。

(二)完善出入境檔案信息化管理體系

出入境檔案的信息化水平是檔案管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。要強(qiáng)化科技意識(shí)，重視出入境檔案管理的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行全面改革，提升出入境檔案管理的科技含量。建立出入境電子檔案中心，并注重相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和利用。堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和安全管理同時(shí)進(jìn)行，維護(hù)出入境檔案的信息安全，達(dá)到利用與安全的有機(jī)結(jié)合。升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，建立檔案基礎(chǔ)工作平臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)接口，完善檔案系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的對(duì)接工作，為公安中心工作提供高效快捷的決策依據(jù)。在構(gòu)建完善出入境檔案的存儲(chǔ)程序的同時(shí)，需要進(jìn)一步對(duì)電子檔案進(jìn)行管理制度上的細(xì)分，提高日常管理和工作查詢(xún)的便捷性。

(三)提高出入境檔案系統(tǒng)化管理水平

出入境檔案工作，要由公安部負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，并接受?chē)?guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。出入境檔案管理需要加強(qiáng)縱向和橫向方面的緊密聯(lián)系。由于出入境管理關(guān)系到國(guó)家主權(quán)和安全，出入境檔案管理要直接接受公安部出入境管理總局的縱向領(lǐng)導(dǎo)，并加強(qiáng)與檢查、法制、外事等相關(guān)部門(mén)的配合。同時(shí)，也要加強(qiáng)地區(qū)間各檔案部門(mén)的橫向聯(lián)合，建立互動(dòng)交流和協(xié)作機(jī)制，盡快建立全國(guó)性的出入境檔案目錄庫(kù)，推動(dòng)檔案資源的共建、共享，為公安系統(tǒng)內(nèi)部的工作提供更加準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在懲治腐敗和打擊違法犯罪方面，出入境檔案管理部門(mén)要主動(dòng)參與，積極配合，利用檔案優(yōu)勢(shì)準(zhǔn)確提供大量檔案和證據(jù)資料，以達(dá)到服務(wù)公安工作，服務(wù)人民的目的。

(四)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平

出入境檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)水平要求高的工作。新形勢(shì)下對(duì)出入境檔案管理工作者的能力素質(zhì)提出了更高的要求。首先，要加強(qiáng)思想政治工作。出入境檔案管理是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員始終要把政治方向放在首位，堅(jiān)持用科學(xué)的理論開(kāi)展出入境檔案管理，不能有絲毫的松懈。通過(guò)開(kāi)展“文明窗口”“創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)”等提高檔案管理人員的政治水平。其次，要堅(jiān)持業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)，提高自身知識(shí)素養(yǎng)和水平。工作人員必須具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)，并且通曉法律、文史、管理等相關(guān)知識(shí)。要不定期地經(jīng)常性召開(kāi)檔案工作座談會(huì)和檔案知識(shí)講座，邀請(qǐng)公安系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理專(zhuān)家對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)進(jìn)行講解，提高歸檔人員的責(zé)任意識(shí)。最后，要強(qiáng)化日?？己酥贫?。建立檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制。將檔案管理工作人員的工作成效和年終績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。

四、結(jié)語(yǔ)

出入境檔案管理的科學(xué)化水平是一項(xiàng)系統(tǒng)化、常態(tài)化的工程。除了需要出入境檔案管理部門(mén)的工作外，還需要公安系統(tǒng)各部門(mén)的緊密配合。面對(duì)出入境管理日趨變化的客觀形勢(shì)，出入境檔案管理工作者要逐步提升自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、改變傳統(tǒng)的管理方式，根據(jù)出入境管理的需要，用科學(xué)化管理的方式和手段，逐步使出入境檔案管理朝著信息化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。這樣才能更好地為公安服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，才能更大地提升群眾安全感和滿(mǎn)意度。

[1]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011(1).

[2]林雪標(biāo).我國(guó)腐敗官員外逃及應(yīng)對(duì)之策[J].閩江學(xué)院學(xué)報(bào)，2012(7).

[3]王曉晶.公安檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].企業(yè)研究，2011(4).

[4]王雙，孫慧玥，任小雷.淺談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理[J].檔案天地，2015(10).

2016-12-01

張 蕾(1987-)，女，山西呂梁人，助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2095-185X(2017)01-0094-03