方永梅

（福建工程學(xué)院 福州 350118）

高校會(huì)計(jì)檔案管理管控策略及具體應(yīng)對(duì)辦法

方永梅

（福建工程學(xué)院 福州 350118）

高校的會(huì)計(jì)檔案是高校財(cái)務(wù)管理中重要的組成部分。由于其專業(yè)性強(qiáng)，涉及部門眾多，在實(shí)際財(cái)務(wù)實(shí)踐中，常常不被重視。本文針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，分析會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，依據(jù)國(guó)家新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，提出加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的管控策略及具體應(yīng)對(duì)辦法。

高校 會(huì)計(jì)檔案 管理

2016年1月1日，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布施行新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》[1]1，對(duì)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理、依法提高管理會(huì)計(jì)檔案的水平，適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提出了更高的要求。在飛速發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化管理的大環(huán)境下，高校也同樣面臨新的課題。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的意義及實(shí)踐中的問(wèn)題

高校的會(huì)計(jì)檔案是對(duì)高校歷史發(fā)展中形成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，蘊(yùn)藏著大量的經(jīng)濟(jì)、資金往來(lái)、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)和信息資源。會(huì)計(jì)檔案提供的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，不僅可以從數(shù)量上預(yù)測(cè)未來(lái)的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，而且從宏觀上為高校的財(cái)務(wù)規(guī)劃提供重要而又直觀的依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案記載的歷史性財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，不僅提供了貫徹國(guó)家相關(guān)經(jīng)濟(jì)政策和遵守法律法規(guī)的有力證據(jù)，而且還是高校依法治校的重要保障。因此，規(guī)范和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)高校持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育投入力度持續(xù)加大，各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料成倍增加。對(duì)于這些來(lái)源廣泛、專業(yè)性強(qiáng)、形成過(guò)程嚴(yán)密的檔案，在實(shí)踐工作中不可避免出現(xiàn)一些問(wèn)題，主要如下。

1.會(huì)計(jì)檔案歸檔認(rèn)識(shí)不到位。實(shí)際工作中，許多會(huì)計(jì)人員側(cè)重于會(huì)計(jì)資料的報(bào)銷入賬，對(duì)歸檔重視不足[2]161，出現(xiàn)這樣那樣的不規(guī)范現(xiàn)象，如會(huì)計(jì)憑證裝訂缺少封粘簽章；憑證裝訂封面填寫(xiě)不完整;活頁(yè)賬簿封面沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)隨意等。

2.會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。在臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案資料沒(méi)有按要求分類，放置混亂，甚至于分散存放；會(huì)計(jì)檔案保管沒(méi)有實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，而放任由具體經(jīng)手的會(huì)計(jì)人員自行保管；對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料存儲(chǔ)投入的硬件設(shè)施不夠，使得相關(guān)人員將會(huì)計(jì)檔案隨意裝入紙箱中，或任意堆放；臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案常常超過(guò)三年，從而造成會(huì)計(jì)檔案過(guò)多過(guò)亂，造成會(huì)計(jì)檔案破損遺失等嚴(yán)重后果。

3.會(huì)計(jì)檔案移交程序不規(guī)范。許多會(huì)計(jì)檔案缺失或者查找困難無(wú)法移交；有些單位會(huì)計(jì)檔案移交過(guò)程中不按程序移交，表現(xiàn)在沒(méi)有按冊(cè)清點(diǎn)或者無(wú)移交清冊(cè)。甚至個(gè)別單位的會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)審計(jì)部門審計(jì)合格就直接歸檔移交給檔案管理部門。

4.會(huì)計(jì)檔案利用不規(guī)范。有些高校未按相關(guān)規(guī)定利用會(huì)計(jì)檔案，在查閱、復(fù)制、借出時(shí)不履行相關(guān)手續(xù)，甚至隨意借入借出。

5.電子會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。有些高校對(duì)日常電算化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料未建立有效的電子會(huì)計(jì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)和保管制度，造成電子會(huì)計(jì)資料歸檔管理亂而無(wú)序。

隨著高校發(fā)展步伐的加快，以上問(wèn)題有不斷惡化膨脹的趨勢(shì)，而且新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的頒布實(shí)施，對(duì)高校而言，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理刻不容緩。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的管控策略

1.構(gòu)建監(jiān)控體系，規(guī)范歸檔流程。高校檔案管理部門的主要職責(zé)在于：依據(jù)實(shí)際情況，合理制定會(huì)計(jì)資料收集范圍和依法規(guī)范會(huì)計(jì)檔案形成的流程，保證在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的大量會(huì)計(jì)資料及信息得到有效的回收，同時(shí)要建立會(huì)計(jì)檔案收集的過(guò)程化控制的質(zhì)量保證體系，工作重點(diǎn)在于如何保證所收集的會(huì)計(jì)資料信息的真實(shí)、可靠、完整。建議設(shè)置檔案館的高校（有一定規(guī)模）可構(gòu)建校級(jí)財(cái)務(wù)部門、二級(jí)學(xué)院（二級(jí)管理）層層監(jiān)督的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)控體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門自查并監(jiān)督引導(dǎo)相關(guān)二級(jí)學(xué)院會(huì)計(jì)資料歸檔、檔案管理部門定期檢查、指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案歸檔情況有效的過(guò)程監(jiān)督。在會(huì)計(jì)檔案歸檔交接給檔案管理部門時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化先經(jīng)審計(jì)部門審計(jì)合格后方可移交給檔案管理部門的步驟，改變目前現(xiàn)實(shí)中直接歸檔的模式。

2.構(gòu)建信息公開(kāi)管控機(jī)制。為最大可能發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值，高校檔案管理部門要構(gòu)建信息公開(kāi)管控機(jī)制，定期會(huì)同審計(jì)、財(cái)務(wù)部門依據(jù)歸檔會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性發(fā)布會(huì)計(jì)檔案的全面質(zhì)量報(bào)告，提出檔案管理中存在的問(wèn)題和實(shí)施改進(jìn)的建議，對(duì)學(xué)校的科技專項(xiàng)、重大基建項(xiàng)目，依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展出具會(huì)計(jì)檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)，并按規(guī)定在一定范圍公布，同時(shí)通過(guò)相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案信息不泄露[3]108。

3.加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理。新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案[1]6。因此，高校不僅要明確電子會(huì)計(jì)資料歸檔流程的標(biāo)準(zhǔn)和制度，而且在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)注意以下方面的內(nèi)容：要建立電子會(huì)計(jì)檔案與之相應(yīng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系以保證電子檔案的有效性；要明確電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度以確保電子會(huì)計(jì)檔案的讀取有效性和信息完整性；在保管、移交、備份電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要保證與電子檔案配套的元數(shù)據(jù)（讀取平臺(tái)）完整有效；為充分保證數(shù)據(jù)信息的安全，除對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)行定期檢查、定期復(fù)制、定期更新外，還特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全管理，采用多種信息技術(shù)手段加強(qiáng)安全防護(hù)，避免計(jì)算機(jī)病毒的侵入。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。會(huì)計(jì)檔案管理水平的提升對(duì)檔案管理人員的技術(shù)性和專業(yè)性提出了更高的要求，不僅檔案業(yè)務(wù)“精”，還要會(huì)計(jì)知識(shí)“熟”，同時(shí)要兼顧掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。因此，如何快速有效地提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)成為會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵。在這方面，專業(yè)齊全的高校具有得天獨(dú)厚的先天優(yōu)勢(shì)。高校檔案管理部門一是要多渠道、多形式組織檔案管理人員到與會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、信息等專業(yè)學(xué)院進(jìn)一步學(xué)習(xí)，促進(jìn)其管理技能不斷提高；二是定期聘請(qǐng)相關(guān)的專家教授從專業(yè)的角度對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)國(guó)家法規(guī)和管理辦法，指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，更新會(huì)計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理觀念，提高檔案管理的技能和業(yè)務(wù)操作能力，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的檔案工作需要。

5.加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。檔案管理部門需要和財(cái)務(wù)部門聯(lián)手，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施監(jiān)管，在會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理上進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)檔案的歸檔、移交、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)認(rèn)真把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。檔案管理部門可以委托審計(jì)機(jī)構(gòu)通過(guò)專項(xiàng)檢查和審計(jì)的方式開(kāi)展審計(jì)監(jiān)督和財(cái)務(wù)檢查，必要時(shí)，可借助校外的會(huì)計(jì)師事務(wù)所、審計(jì)事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)。高校檔案管理部門依法對(duì)會(huì)計(jì)檔案中存在的偽造會(huì)計(jì)檔案及弄虛作假等行為嚴(yán)肅處理。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的具體應(yīng)對(duì)辦法

為確保管控措施落到實(shí)處，行之有效，在具體應(yīng)對(duì)方法上還需注意以下幾點(diǎn)：

1.理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。首先，明確高校檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一集中管理所有會(huì)計(jì)檔案，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)屬于單位而非財(cái)務(wù)部門；其次，依據(jù)國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確界定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的管理歸屬。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、短期保管，而檔案管理部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的長(zhǎng)期集中統(tǒng)一保管。財(cái)務(wù)部門對(duì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)資料整理后，暫存保管1至3年，期滿編制移交清冊(cè)后移交給學(xué)校檔案管理部門;在暫保管期間，根據(jù)職務(wù)不相容原則，財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案保管要求妥善保管會(huì)計(jì)檔案。

2.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案歸檔整理保管。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)配備專人依據(jù)本單位的會(huì)計(jì)檔案歸檔操作規(guī)程進(jìn)行分類、立卷、排列。歸檔范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。歸檔整理中應(yīng)注意：首先，對(duì)會(huì)計(jì)憑證類立卷整理。會(huì)計(jì)憑證主要包括原始憑證、記賬憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。憑證的組卷要核實(shí)查驗(yàn)憑證流水號(hào)，保證按號(hào)排列；月終排序整理和裝訂后要檢查核實(shí)粘貼封面，憑證封面內(nèi)容完整，加蓋印章；其次，對(duì)會(huì)計(jì)賬簿類立卷整理。各種賬簿作為保存會(huì)計(jì)記錄的工具，一般在年終進(jìn)行分類整理立卷，組卷時(shí)，要統(tǒng)一在賬簿的右上角編定頁(yè)號(hào)，裝訂時(shí)要在賬簿首頁(yè)和末頁(yè)分別加封面和備考表；再次，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表類立卷整理。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作周期性成果。它包括月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。會(huì)計(jì)報(bào)表依具體情況可按問(wèn)題、單位、地區(qū)進(jìn)行組卷。對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表整理組卷時(shí)，要注意結(jié)合報(bào)表本身產(chǎn)生的總結(jié)性的文字內(nèi)容。對(duì)其他應(yīng)當(dāng)歸檔整理的會(huì)計(jì)資料如工資冊(cè)、銀行對(duì)賬單等，要在收集整理的及時(shí)性、完整性、有序性等方面進(jìn)行檢查核實(shí)。在會(huì)計(jì)檔案保管方面，應(yīng)配置專用的箱柜和設(shè)備妥善儲(chǔ)存保管會(huì)計(jì)檔案。對(duì)需離任的會(huì)計(jì)人員，要將其保管的會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)主管的監(jiān)督下及時(shí)移交本校財(cái)務(wù)部門保管，嚴(yán)禁自行存放。

3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案利用管理制度。高校應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案利用需辦理由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的審批手續(xù)。一般情況下，會(huì)計(jì)檔案利用只限定財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門人員，因特殊原因其他部門人員需利用時(shí)，檔案管理部門人員、財(cái)務(wù)部門人員要陪同跟進(jìn)利用者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、摘抄等工作；嚴(yán)格杜絕和防止在檔案上篡改、亂涂亂劃、拆換等現(xiàn)象發(fā)生；檔案管理部門要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用全程監(jiān)督，并對(duì)利用情況進(jìn)行全面登記記錄，記錄內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用形式、經(jīng)手人等內(nèi)容，達(dá)到利用管理可追溯，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案痕跡化管理。原則上會(huì)計(jì)檔案不可外借，特殊情況下，校內(nèi)借用需檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)，校外借出時(shí)需主管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限和銷毀管理。作為記錄高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存利用價(jià)值，高校應(yīng)對(duì)其制定嚴(yán)密的保管期限表。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限作了較大調(diào)整，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為10年、30年兩類，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等最低保管期限調(diào)整至30年，其他輔助會(huì)計(jì)檔案的保管期限不低于10年。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期滿時(shí)，需由檔案管理部門組織財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、審計(jì)等管理部門，針對(duì)檔案記載利用情況等方面進(jìn)行檔案鑒定，審查檔案中是否有債權(quán)債務(wù)未結(jié)清、涉及當(dāng)事人權(quán)益未了事項(xiàng)等情況，經(jīng)過(guò)層層審查和嚴(yán)格鑒定，形成由參與鑒定人員共同簽字的會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，最終認(rèn)定確實(shí)無(wú)保存價(jià)值的案卷目錄并形成會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)要列明擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容[3]108。會(huì)計(jì)檔案的銷毀清冊(cè)需檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和以上兩個(gè)部門的經(jīng)辦人共同簽字上報(bào)主管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)之后方可實(shí)施銷毀流程。會(huì)計(jì)檔案的銷毀實(shí)行過(guò)程化管理，由檔案管理、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、審計(jì)部門到現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核實(shí)、全程監(jiān)督，并保留監(jiān)銷簽字記錄。從銷毀方法來(lái)講，電子會(huì)計(jì)檔案相對(duì)紙質(zhì)化檔案更加便捷，但銷毀前鑒定和審批流程與紙質(zhì)化檔案相比更為嚴(yán)格，既要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)電子檔案的規(guī)定，紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案又要履行單位的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度，辦理涉及會(huì)計(jì)檔案的部門及領(lǐng)導(dǎo)的鑒定、銷毀審批手續(xù)，主管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確認(rèn)的電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，在學(xué)校檔案管理、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、審計(jì)、信息管理等部門的監(jiān)銷下進(jìn)行計(jì)算機(jī)邏輯刪除。

在當(dāng)前新的形勢(shì)下，高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)等各項(xiàng)管理勢(shì)在必行，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理中亟待加強(qiáng)和改進(jìn)的重要工作，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)為高校會(huì)計(jì)檔案管理提出新的要求。本文提出的管控策略及具體應(yīng)對(duì)辦法為加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理作出有益的探索。

[1]中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

[2]徐世廣.會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題及改善建議[J].科技展望，2015（34）.

[3]韓秀麗.如何做好高校會(huì)議理工作[J].黑龍江檔案，2012（1）.

★作者方永梅為福建工程學(xué)院檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.18

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2016-10-17