周 磊

臥龍財政所

淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

周 磊

臥龍財政所

事業(yè)單位檔案管理工作不僅能夠詳細(xì)記錄事業(yè)單位的發(fā)展情況，同時，還能夠直接反應(yīng)出社會事務(wù)的演變過程，另一方面，詳細(xì)記錄下事業(yè)單位的人事變遷，可以作為事業(yè)單位的改革基礎(chǔ)。會計檔案管理工作是從事業(yè)單位的財務(wù)記錄著手，進(jìn)而充分表現(xiàn)出整個事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展歷程，是作為事業(yè)單位不斷進(jìn)步和未來發(fā)展的主要參考條件。近幾年來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，能夠從根本上改變傳統(tǒng)的流通和交易方式，而在會計檔案管理方面，相對于其他社會行業(yè)而言，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，具有十分重要的作用。

信息化；行政事業(yè)；單位檔案；科學(xué)化

1 信息化會計檔案管理的重要性

1.1 加強(qiáng)檔案管理的安全性

信息化的發(fā)展背景下，需要建立一套較為完善而又健全的計算機(jī)系統(tǒng)，這套系統(tǒng)能夠使得檔案管理工作的開展更加先進(jìn)和規(guī)范，有效提高檔案管理工作的利用率，更加能夠滿足檔案信息管理的工作需求。與此同時，還能夠根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況增加計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用功能，利于建立符合信息化發(fā)展的內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步增加檔案管理工作的安全性。

1.2 提高管理和服務(wù)的質(zhì)量

將事業(yè)單位的會計檔案工作的信息化，信息化發(fā)展背景下的方案信息全部儲存在計算機(jī)設(shè)備中，不僅能夠提高空間的利用率，同時，還能夠提高工作人員的工作效率，利于工作人員更快的查找信息，同時，還能夠在一定程度上減少檔案丟失的情況，在檔案的傳輸和復(fù)制等方面更加便捷和快速。目前，工作人員面對大量的檔案信息，將信息化的計算機(jī)系統(tǒng)充分應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠利于檔案工作的順利開展，是未來檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

2 行政事業(yè)單位日常管理運(yùn)作存在的問題

2.1 資產(chǎn)運(yùn)用效率低，擱置耗費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重

對行政事業(yè)單位而言，通常想方設(shè)法要求更多的資金，占有太多的國有資產(chǎn)，極少考慮到各部門的實(shí)際現(xiàn)狀和需求。在這種情況下，通常會導(dǎo)致比如各部門、各行政要職人員的互相攀比，最終使資產(chǎn)配置不合理，同時實(shí)行信息化管理的過程存在很多疏漏和不完善的地方，各部門人員的溝通脫節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)信息化。

2.2 信息化管理范疇廣，難以及時彌補(bǔ)信息錯誤

在我國的大多行政事業(yè)，就性質(zhì)和類別而言，通常規(guī)模較大，這使信息化的普及和統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)存在較大的難度，容易導(dǎo)致信息化管理存在散布性、混亂，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作流程。包括業(yè)務(wù)信息、資產(chǎn)現(xiàn)狀、人事情況、經(jīng)費(fèi)開支消耗等等，但在行政單位及各部門的規(guī)模、人員數(shù)量較多且復(fù)雜的情況下，極易使信息化管理出現(xiàn)問題，難以實(shí)現(xiàn)有效的信息反饋與對接，從而為合理配置資源及資產(chǎn)帶來了不良影響。

2.3 難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌與集中一體化管理

進(jìn)行信息化管理有利于幫助行政事業(yè)單位加強(qiáng)對自有資產(chǎn)的了解，隨時掌握資產(chǎn)情況，減少資金流失。然而，目前在實(shí)際的管理過程中，大多數(shù)行政事業(yè)單位仍然不具備成熟的技術(shù)管理策略。通常內(nèi)部信息采集效率、數(shù)據(jù)管理效率仍然十分低下，要在本質(zhì)上改善這個問題，就要給信息化管理構(gòu)建一個嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的平臺。

3 信息化環(huán)境下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的對策

3.1 建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化

不斷完善行政事業(yè)單位檔案管理制度的，為行政事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化提供支持。行政事業(yè)單位有關(guān)部門要積極的了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，針對本單位檔案管理的實(shí)際情況，制定出符合本單位現(xiàn)實(shí)情況的相關(guān)檔案管理制度。

3.2 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

行政事業(yè)單位要定期的組織檔案管理人員外出進(jìn)行相關(guān)專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，及時更新檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平，從而保證信息化環(huán)境下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化有效進(jìn)行。相關(guān)部門應(yīng)及時組織相關(guān)專家學(xué)者到單位對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的指導(dǎo)，推進(jìn)科學(xué)管理方法的高效運(yùn)用。

3.3 完善現(xiàn)實(shí)環(huán)境

行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理部門的資金支持。引進(jìn)先的設(shè)備、技術(shù)和科學(xué)方法，加強(qiáng)事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位信息化環(huán)境的形成，為檔案的科學(xué)管理提供便利的環(huán)境支持。

3.4 加大管理工作的投入力度

事業(yè)單位想要從根本上實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展背景下的檔案管理工作，使得事業(yè)單位的管理工作更加趨于現(xiàn)代化，確保信息管理工作具有較高的安全性和有效性，就需要加大檔案管理工作的投入力度，購進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，創(chuàng)建科學(xué)而又規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)平臺，才能夠確保儲存信息的安全性，充分實(shí)現(xiàn)各個業(yè)務(wù)之間的合理配置。與此同時，還需要加大相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)硬件和軟件兩個方面的共同建設(shè)，積極提高會計檔案管理工作的科學(xué)性和安全性。

3.5 提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

基于信息化發(fā)展背景下，會計檔案管理工作需要綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能較高的綜合型人才。對于人才的引進(jìn)和培養(yǎng)分為兩種渠道，一方面，從各大高校的畢業(yè)生中挑選人才，選擇適合會計檔案管理工作的綜合型人才。另外一方面，通過對事業(yè)單位的會計檔案管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和指導(dǎo)，重點(diǎn)培養(yǎng)信息化發(fā)展背景下的會計檔案管理人員，進(jìn)而快速提高會計檔案管理工作的整體業(yè)務(wù)水平。此外，不僅需要提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時，還需要注重培養(yǎng)管理人員的相關(guān)法律常識和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，信息化背景下的會計檔案管理工作的從業(yè)人員不僅需要具備較高的業(yè)務(wù)能力，同時，還需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，并且在開展檔案管理工作的過程中需要嚴(yán)格遵守我國相關(guān)的法律規(guī)定，盡量杜絕違法事件的發(fā)生，積極維護(hù)事業(yè)單位的自身利益以及我國人民的整體利益。

4 結(jié)論

事業(yè)行政單位的檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞直接影響著國家檔案管理的質(zhì)量。信息化環(huán)境下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質(zhì)量、減少工作成本，讓檔案管理工作達(dá)到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事業(yè)單位文件管理的科學(xué)化探索將為日后行政事業(yè)單位檔案管理工作改革提供有力的參考。

[1]張永衛(wèi).基于信息化談事業(yè)單位會計檔案管理[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版)，2014(21).

[2]馮麗博.數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作優(yōu)化[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015(05).

[3]張莉.對新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理的思考[J].福建建設(shè)科技，2012(05)：87-88.