李娜
摘要:秘書在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中起著重要的溝通橋梁作用,特別是在上級與其他部門之間的工作交流與溝通,以及上司與其他公司的交往合作等事項上,秘書都扮演著重要的協(xié)調(diào)角色。而對國有企業(yè)而言,辦公室秘書需要具備更高的素養(yǎng)與溝通的技巧,才能夠協(xié)調(diào)好方方面面的工作,從而做好本職工作,為公司發(fā)展貢獻(xiàn)力量。文章簡要分析了新時期下國有企業(yè)辦公室秘書應(yīng)該具備的溝通技巧,并對此要點(diǎn)做出了詳細(xì)的說明。
關(guān)鍵詞:國有企業(yè);秘書;溝通與協(xié)調(diào)技巧;要點(diǎn)
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,市場上對于人才的要求越來越高,不僅需要他們能夠具備較高的專業(yè)素質(zhì),還要有更高的情商與素養(yǎng)。特別是對秘書來說,所擔(dān)任的職責(zé)工作越來越重要,在企業(yè)發(fā)展中的地位也逐漸提高,這就需要不斷提高秘書的素質(zhì),尤其是其溝通能力與協(xié)調(diào)能力,從而促進(jìn)企業(yè)的順利發(fā)展。而對國有企業(yè)而言,傳統(tǒng)秘書負(fù)責(zé)的工作大都是處理一些文件、接待訪客以及安排簡單的活動等等。在經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展下,秘書的責(zé)任與工作范圍發(fā)生了一定變化,企業(yè)也更看重辦公室秘書所具備的溝通能力與協(xié)調(diào)能力。因此,國有企業(yè)的辦公室秘書需要重視對自身素質(zhì)的培養(yǎng),重視溝通與協(xié)調(diào)技巧的養(yǎng)成。
一、國有企業(yè)辦公室秘書的溝通與協(xié)調(diào)的技巧
(一)秘書在與領(lǐng)導(dǎo)交流時所需要具備的溝通技巧
從國有企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)上來看,辦公室秘書處于企業(yè)的中心樞紐位置,一方面,需要跟上級領(lǐng)導(dǎo)以及下級同事進(jìn)行接觸,及時傳遞他們之間的信息;另一方面,也需要負(fù)責(zé)客戶與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通問題,協(xié)調(diào)好二者的關(guān)系,從而來維持企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
對國有企業(yè)辦公室秘書來說,在和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通時需要重視幾個方面的問題。首先,秘書需要對自身有一個正確的定位,時刻牢記自己是一個助理的身份,在溝通的時候不能夠做出超出自身職權(quán)范圍的事情,并且還要保持理智與界限,在向上級匯報工作的時候,不能夠過問到領(lǐng)導(dǎo)的私生活;其次,在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的時候,要做好萬全的準(zhǔn)備,匯報的內(nèi)容要簡單明了,且有條理性。對于領(lǐng)導(dǎo)而言,每天要面臨著巨大的工作壓力,處理的事項極多,而秘書工作的一項重要內(nèi)容就是要做好對各種信息的篩選工作,匯報的工作能夠簡單明了且抓住重點(diǎn),而不是不經(jīng)過篩選就將內(nèi)容全部匯報到領(lǐng)導(dǎo),這樣在無形之中會增加領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān),同時這也是“無能力”表現(xiàn);最后,辦公室秘書應(yīng)該具有高情商,善于與人打交道,對于不同類型的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該能夠靈活的采取不同的溝通技巧。而對于國有企業(yè)的辦公室秘書來說,由于國有企業(yè)的發(fā)展規(guī)模大,且企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)具有自身的特征,辦公室秘書需要與不同的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。因此,在日常的工作中要多培養(yǎng)自身的溝通能力,學(xué)會在面對不同類型的領(lǐng)導(dǎo)的時候能夠采取不同的溝通方法。例如,在與處事冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的時候,對于領(lǐng)導(dǎo)的性格就難以捉摸,不好把握。這時候就要求辦公室秘書能夠在日常的工作中善于觀察,從領(lǐng)導(dǎo)的日常工作中盡可能的了解到更多的信息,分析領(lǐng)導(dǎo)的性格及其處事風(fēng)格。除此之外,辦公室秘書還需要在工作中多征求領(lǐng)導(dǎo)的意見,而不是任意事情都自己做決定,從而提高辦事的效率。而對于雷厲風(fēng)行的領(lǐng)導(dǎo)人來說,這類型的領(lǐng)導(dǎo)通常會更加偏愛于性格直爽、辦事效率高的助手,這就需要秘書在日常的工作處理上能敢于表現(xiàn)出自身的才能,在處理事情上能夠大膽的提出自身的想法。但是,在表現(xiàn)自己的時候也需要重視把握一個度,否則很可能會適得其反。
(二)秘書在與同事交流時所需要具備的溝通技巧
對秘書而言,同事是工作中主要交流的一大主體,做好與同事之間的溝通交流工作有利于提高信息傳達(dá)質(zhì)量,提高秘書的工作效率。因此,對于國有企業(yè)辦公室秘書而言,秘書應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的溝通技巧與溝通方式。
一是在和同事溝通的時候,要做到誠信與寬容待人。在人際交往中,誠信是最基本的原則。秘書在和同事溝通的過程中,需要遵循誠信的原則。不要輕易做出承諾,而在做出承諾的時候需要考慮到自己是否能夠做到,對于承諾的事情在無法兌現(xiàn)的時候,需要及時向?qū)Ψ秸f明原因,并且征求對方的原諒。此外,秘書在和同事溝通的時候,還應(yīng)該保持有一顆寬容的心。對于因同事疏忽而造成的小錯誤,需要用寬容的心去理解對方,原諒對方,從而提高自己行為處事的能力,在工作中樹立威信,提高工作的執(zhí)行能力。
二是秘書在和同事交流的時候,需具備團(tuán)隊的精神。秘書應(yīng)該以企業(yè)的利益為重,樹立全局意識。對國有企業(yè)而言,內(nèi)部的員工過多,辦公室秘書并不是一個獨(dú)立的個體,而是需要和不同的部門、同事進(jìn)行交流,這就需要辦公室秘書具備一定的團(tuán)隊意識。在開展團(tuán)隊工作的時候,能夠敢于承擔(dān)自身的職責(zé),做到力所能及的事情。并且遇到事情不能斤斤計較,而是要保持有一顆寬容的心,這樣才有利于提升企業(yè)的內(nèi)部氛圍,提高工作效率。
三是秘書在和同事的溝通中,要尊重他人,待人要隨和,不傲慢。尊重是人與人交流和交往中具備的一個基本原則,每個人都希望能夠得到對方的尊重。而對于秘書而言,尊重他人更是溝通中的一個技巧,在工作中注意自身的言語表達(dá),不與人亂開玩笑,議論他人是非,而是要平等對待每一個同事,做到公平,才能夠融洽與同事的關(guān)系。
(三)秘書在與客戶交流時所需具備的溝通技巧
秘書還有一個重要的工作職責(zé)就是要接待公司的客戶。而在與客戶的溝通中,秘書便代表著企業(yè)的形象,因此,秘書需要具備一定的素養(yǎng)與禮儀。首先,秘書要重視禮儀,保持微笑。秘書在和客戶的交往過程中,需要保持好自身的良好形象,禮貌的對待每一個客戶,給予客戶最美好的印象;其次,在和客戶的溝通中,秘書還要做到換位思考。秘書在與客戶溝通的過程中,對于客戶提出的問題,要不耐其煩的為其解答,盡可能站在客戶的角度上思考問題,給客戶提供專業(yè)化的服務(wù),從而向客戶展現(xiàn)公司的形象與文化,促成企業(yè)合作。
二、秘書在溝通與協(xié)調(diào)工作中的要點(diǎn)分析
(一)秘書在溝通與協(xié)調(diào)的過程中要態(tài)度謙和
溝通是一門藝術(shù),十分復(fù)雜,并不僅僅是簡單的文字堆砌。秘書具備良好的溝通技巧能夠幫助自身更好的協(xié)調(diào)好與周邊人的人際關(guān)系,有利于促進(jìn)工作的順利開展。對于秘書而言,在開展協(xié)調(diào)工作之前,不管是對于上級、同事還是客戶,都需要事先做好自身的定位,能夠有一個明確的自我意識,注重自己的溝通言語與心態(tài),態(tài)度要謙和,尊重他人,善于傾聽別人的心聲,這樣才有利于提高溝通的效率,做好協(xié)調(diào)工作,從而推動企業(yè)工作的順利進(jìn)行。
(二)秘書在溝通與協(xié)調(diào)的過程中語氣要盡量委婉
語言與語氣表達(dá)是一門極其重要的學(xué)科,而秘書在溝通的時候,不僅要重視自己的語言表達(dá),還要重視自己的語氣表達(dá)。無論是對領(lǐng)導(dǎo)、客戶還是同事,過于直接、態(tài)度強(qiáng)硬的語氣都會給人留下一個不好的印象,甚至可能加重雙方之間的矛盾。這樣不但會影響到與他人間的溝通協(xié)調(diào),還會影響到企業(yè)的對外形象。
(三)秘書在溝通與協(xié)調(diào)的時候要精準(zhǔn)、及時
信息的傳達(dá)要求實(shí)時、精準(zhǔn),而對于秘書的溝通與交流工作來說,二者同樣十分重要。對于國有企業(yè)辦公室秘書來說,秘書需要及時向同事傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的重要決策,并能夠?qū)⑾录壍膱?zhí)行情況及時反饋到領(lǐng)導(dǎo)那,使領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)信息及時進(jìn)行調(diào)整。而秘書在傳達(dá)信息的時候,要能精準(zhǔn)的把握其中的重點(diǎn),比如信息反映的內(nèi)容要把握明確,信息該向誰反映,不能向誰傳達(dá)等等,都需要秘書能夠明確把握其中的尺度。
三、結(jié)語
對于國有企業(yè)而言,發(fā)展規(guī)模一般都較大,加之員工多,部門數(shù)量也多,因此在日常的工作中難免存在溝通交流不暢的情況。這就需要辦公室秘書能夠擔(dān)任起溝通交流的橋梁,協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的關(guān)系,包括和領(lǐng)導(dǎo)、同事以及客戶等等之間的關(guān)系。這就要求辦公室秘書能夠具備較強(qiáng)的溝通能力,能夠靈活使用溝通的技巧與方法,從而在實(shí)際工作中,取得更好的效果。
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(作者單位:中國港灣工程有限責(zé)任公司)