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        事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索

        2017-03-08 03:05:28張建亮聶榮冰
        現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息 2016年30期
        關(guān)鍵詞:探索事業(yè)單位檔案管理

        張建亮+聶榮冰

        摘要:事業(yè)單位檔案管理是管理中的一項(xiàng)重要工作,同時(shí)在我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中,事業(yè)單位檔案管理工作也有顯著改善,但是在實(shí)際操作中依舊會(huì)出現(xiàn)各種問題,影響事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。本文在對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上,提出相應(yīng)的改善對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;探索

        中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2016)030-000-01

        一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        (一)檔案管理人員專業(yè)水平不夠

        在我國(guó)事業(yè)單位中通常檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面,甚至有些人認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的資料收集及保管。在當(dāng)前事業(yè)單位中的技術(shù)設(shè)備相對(duì)也比較落后,檔案管理信息化水平普遍較低。甚至在有些事業(yè)單位中,檔案管理人員本身就不是檔案專業(yè)人員,在檔案管理中專業(yè)水平比較差,工作之前也沒有相應(yīng)的培訓(xùn)教育,甚至有些工作人員對(duì)于檔案管理工作一問三不知。這些情況的存在均導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作中效果不佳,無法發(fā)揮檔案管理真正價(jià)值。

        (二)檔案管理設(shè)備落后

        隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸開始實(shí)現(xiàn)信息化管理。但是因?yàn)橛行┦聵I(yè)單位對(duì)這方面不夠重視,因此在檔案管理中先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠廣泛。同時(shí)在檔案管理中通常工作空間狹小,環(huán)境不夠完善,導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至在一些事業(yè)單位中檔案管理工作還沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備,單純依靠人工進(jìn)行檔案登記,因此也就導(dǎo)致檔案管理工作不但效率低,同時(shí)質(zhì)量也不好,有些檔案也無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔,對(duì)檔案工作辦事效率具有直接影響。

        (三)管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

        在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境下,沒有人能夠在固定崗位干一輩子,因此必定會(huì)出現(xiàn)離職及退休現(xiàn)象,在事業(yè)單位檔案管理中如果一旦出現(xiàn)管理人員離職,同時(shí)也沒有將具體的檔案管理工作交接好,那么也就容易出現(xiàn)“死檔”等問題,對(duì)于事業(yè)單位來講也是一種損失。

        1.事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有檔案的運(yùn)用不夠有效

        事業(yè)單位中通常檔案資料比較多,但是這些檔案常年被擺在那里,很少得到有效的利用,因此也就導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用有效性不高。甚至還有些檔案知識(shí)的應(yīng)用也只是表面,無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值,這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

        2.檔案管理工作規(guī)定不夠規(guī)范

        檔案管理工作本身比較復(fù)雜,關(guān)于檔案管理工作在事業(yè)單位中沒有具體的規(guī)范,因此在實(shí)際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理,這也就導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至檔案紙張也出現(xiàn)雜亂問題,在進(jìn)行檔案資料應(yīng)用的時(shí)候,尋找非常麻煩,影響檔案管理質(zhì)量,也影響工作效率。

        二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

        (一)強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

        在以上分析過程中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)水平偏低,直接影響檔案管理質(zhì)量。所以想要顯著提升檔案管理質(zhì)量,首先就應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中重點(diǎn)應(yīng)該集中在檔案管理專業(yè)知識(shí)上,引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)其工作有全面認(rèn)識(shí),在工作中能夠保持正確態(tài)度。隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快,事業(yè)單位發(fā)展速度也有顯著加大,想要和當(dāng)前社會(huì)發(fā)展速度相契合,也就必須要顯著提高檔案管理有效性,從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        (二)檔案管理人員工作落實(shí)到人

        在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中,也必須要制定相應(yīng)的規(guī)范制度,如果出現(xiàn)管理人員離職,則首先應(yīng)該完成交接工作。同時(shí)對(duì)于離職人員也必須留下自己聯(lián)系方式,一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題,則可以讓單位立即和當(dāng)事人保持聯(lián)系,對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

        (三)做好檔案管理的工作

        在檔案管理人員培訓(xùn)工作中,必須要強(qiáng)調(diào)管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視,提高管理人員檔案保護(hù)意識(shí)。對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行修補(bǔ)。檔案管理工作比較復(fù)雜,因此在管理工作中需要具有較強(qiáng)的耐心及細(xì)心,只有在檔案管理工作中足夠細(xì)心,才能夠真正做好檔案管理工作,為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        (四)提高檔案利用合理性

        檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一,同時(shí)關(guān)于檔案資料的合理利用也是其重要組成部分,只有這樣才能夠有效發(fā)揮檔案作用。目前正是信息化時(shí)代,檔案信息的利用也逐漸加大。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中,只有定期查閱檔案資料,才能夠?qū)κ聵I(yè)單位信息有全面的了解,這樣不但有助于顯著提升工作效率,同時(shí)也能夠?qū)κ聵I(yè)單位發(fā)展提供資料參考。

        (五)及時(shí)更新檔案

        隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位更新發(fā)展速度也在不斷加快,在這種環(huán)境下,事業(yè)單位檔案也需要發(fā)生變動(dòng),對(duì)于工作人員來講則需要結(jié)合時(shí)代發(fā)現(xiàn)需求,及時(shí)更新檔案資料,以能夠不斷完善檔案資料,以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展,并能夠顯著提升事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中的吸引力,吸引更多的人才服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理工作。

        三、結(jié)語

        綜上所述,在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中還存在一系列問題,但是事業(yè)單位人員普遍對(duì)其重視不高,因此也就導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量偏低。在這種環(huán)境下必須要顯著提升檔案管理工作質(zhì)量,以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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        [2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011,20:198.

        [3]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放,2012,04:6-7.

        [4]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,13:116+119.

        [5]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009,08:235-236.

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