劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

做好文書檔案管理工作的對策

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性等特點。從分析探討文書檔案管理的重要性認識和存在的主要問題等方面，提出了推進文書檔案管理工作的對策。

文書檔案；管理；探討

1 提升文書檔案管理工作的重要性認識

文書檔案管理具有較強的專業(yè)性、機密性以及保密性等特點。檔案管理人員必須進一步提高對其重要性的認識，特別是在當(dāng)前，經(jīng)濟社會快速發(fā)展，文書檔案管理工作能否做到高效、有序運轉(zhuǎn)，與各單位工作能否順利開展密不可分。一般情況下，文書檔案對于機關(guān)企事業(yè)單位的工作進行客觀的記錄，其內(nèi)容真實、客觀，具備法律效用；文書檔案具有一定的歷史憑證效用，并源自其形成過程中的各項相關(guān)因素影響，又存在一定的自然性，因此，也決定著其所記錄的具有一定的客觀性；另外，文檔的保存形式有紙質(zhì)的，也有電子文件；文書檔案的記錄價值還存在很強的參考性，為工作的開展提供有效的依據(jù)。

2 現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的主要問題

2.1 文書檔案管理工作的規(guī)范性有待加強

大多數(shù)單位和部門在文書檔案管理方面缺乏較強的規(guī)范性，例如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、部分檔案缺少目錄、卷宗的組卷不規(guī)范等情況。同時，也存在著文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況，工作效率較低。目前，多數(shù)單位使用人工和電子兩種檔案檢索方式。運用電子檢索系統(tǒng)必將是未來文書檔案管理發(fā)展的趨勢，相對傳統(tǒng)的管理方式比較陳舊，也缺乏規(guī)范性，最終導(dǎo)致文書檔案檢索工作效率緩慢。

2.2 文書和檔案工作的整合有待加強

文書和檔案這兩項工作之間存在對立統(tǒng)一關(guān)系。因此，實現(xiàn)文書和檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)，必須轉(zhuǎn)變管理方式，采用一體式的管理模式，才能保障兩項工作均能夠有效進行。然而在實際工作中，部分機關(guān)企事業(yè)單位在文書檔案管理時，采用的管理模式依然是分塊式的。在過去的管理中，這種管理模式有一定優(yōu)勢和作用，但是持續(xù)下去會割裂文書和檔案相關(guān)工作，特別是許多文書工作人員缺乏對檔案管理專業(yè)知識的掌握，同時檔案管理人員對文書工作也缺乏了解，進而容易使這兩項工作之間產(chǎn)生矛盾，不利于工作的整體開展。

2.3 各單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視有待加強

部分機關(guān)企事業(yè)單位的管理者缺乏對文書檔案管理工作的重視，對其重要作用缺乏正確的認識，同時也對文書檔管理專業(yè)知識缺乏了解。由于缺乏正確的管理認知，導(dǎo)致最終的工作效率并不高，影響單位日常工作高效運轉(zhuǎn)。在部分單位中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)僅僅是口頭方面提出一系列的要求，對于工作細節(jié)缺乏詳細的指導(dǎo)，具體工作中并沒有給予充分的重視。

3 推進文書檔案管理工作的對策

3.1 進一步規(guī)范文書檔案管理工作

一是嚴謹細致地核查顯存資料。要對這一部分文書檔案進行核查，清除過于陳舊和失效的卷宗，以規(guī)避在運用計算機系統(tǒng)管理過程中出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象；二是合理整合文書檔案材料。特別是針對較為混亂的卷宗，應(yīng)當(dāng)進行重新編排，將具有關(guān)聯(lián)性的文書檔案歸類整理，進一步完善檔案材料的標(biāo)題和頁碼；三是修改完善檔案材料命題。對于命題重復(fù)或者模糊等存在的問題，應(yīng)當(dāng)對這部分資料實施統(tǒng)一命題，進而有效規(guī)避在運用計算機系統(tǒng)管理過程中發(fā)生識別困難的問題。

3.2 進一步有效整合文書和檔案管理工作

把文書工作和檔案管理工作進行有效整合，做好檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，將兩項工作有效整合后，對于檔案管理工作必將發(fā)揮重要的作用，能夠極大地促進和提升文書檔案管理工作效率。文書工作效率不能得到有效提升，將直接影響檔案管理工作的水平和質(zhì)量。因此，必須加強對文書基礎(chǔ)工作的進一步規(guī)范，進而提升檔案管理工作水平。同時，文書工作人員必須加強自身業(yè)務(wù)能力建設(shè)和檔案管理知識的掌握，并對文書資料進行及時處理歸檔，確保對文檔管理的有效控制，提高檔案管理工作效率。

3.3 進一步提升文書檔案管理工作的重要性認識

文書檔案各項管理工作必須適應(yīng)新的發(fā)展形勢，各單位和部門領(lǐng)導(dǎo)必須提高對此項工作的重要性認識，將文書檔案管理放在重要的位置，確保具體工作實施得到有效落實，提升文書檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時匯報具體工作，加強宣傳文書檔案的政策制度，推動相關(guān)制度的落實，提升文書檔管理工作適應(yīng)發(fā)展形勢的快速轉(zhuǎn)變。

3.4 進一步強化文書檔案管理工作信息化建設(shè)

在計算機技術(shù)發(fā)展迅速的時代，能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作和信息化技術(shù)進行融合，提高信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，可以顯著降低工作人員的勞動強度，簡化工作流程；可以對文檔進行有序分類，提高案卷分類質(zhì)量，檢索操作方便快捷，極大地提升了工作效率，進一步促進文書檔案管理整體工作質(zhì)量的有效提升。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，隨著信息化程度進一步推進，結(jié)合文檔管理工作的發(fā)展，可以進一步實現(xiàn)資源共享。因此，必須加強文書檔案管理的重視程度，規(guī)范文書檔案管理工作，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平，提高文書檔案管理的工作效率，推進檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

[1] 陳微.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，(5).

[2] 王麗巖.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，(21).

[3] 李志紅.適應(yīng)新時期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作[J].北方經(jīng)貿(mào)，2012，(5).

[4] 王澤敬.如何做好新時期文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，(23).

2017-01-12

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