王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

對于檔案管理工作來講，創(chuàng)新是檔案管理工作的發(fā)展動力。檔案管理工作要想實現(xiàn)發(fā)展，就需要在工作中引入新的思維、新的方法以及理論。所以，作為檔案管理人員來講，必須要擁有接受新思想、新事物的能力，不能被傳統(tǒng)的管理方式束縛，在新的形勢下使檔案管理工作實現(xiàn)新的發(fā)展。

檔案管理；現(xiàn)代；創(chuàng)新；意義

1 檔案管理創(chuàng)新的過程中需要處理好三個問題

1.1 檔案管理創(chuàng)新與檔案管理基礎(chǔ)的關(guān)系

對于任何工作的創(chuàng)新來講，都是一種憑空的想象，而是必須要在原有工作的基礎(chǔ)之上加以創(chuàng)新。自我國建國至今，檔案管理工作已經(jīng)經(jīng)過了半個多世紀(jì)的發(fā)展，并且已經(jīng)積淀出了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦碚?、扎實的方法以及豐富的工作經(jīng)驗，尤其是在近幾年，檔案管理工作發(fā)展較快并且已經(jīng)形成了具有一定特色的工作系統(tǒng)，這對我國檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新都具有著較好的基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)狀的聯(lián)系

現(xiàn)階段我國的檔案管理工作仍處于一種發(fā)展的初級階段，由于時代不斷的前進，檔案管理工作也要從善如流，跟上日新月異的時代發(fā)展變化，結(jié)合實際問題解決目前檔案管理工作中的種種問題。如社會檔案意識不強，檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等。

1.3 檔案管理的創(chuàng)新與借鑒、學(xué)習(xí)之間的關(guān)系

學(xué)習(xí)與節(jié)假分別是檔案管理過程中的基礎(chǔ)與臺階，而對于檔案管理的創(chuàng)新來講，其是學(xué)習(xí)的主要動力來源同時也是學(xué)習(xí)的主要目的。對于檔案管理工作來講，實現(xiàn)創(chuàng)新就需要對本行業(yè)的知識進行深入的了解，同時也需要參考、借鑒行業(yè)內(nèi)、外的成功事例，同時也要學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗與方法。在不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化過程中，實現(xiàn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

1.4 檔案管理創(chuàng)新與實踐之間的關(guān)系

對于任何行業(yè)來講，創(chuàng)新都是行業(yè)發(fā)展的動力與目標(biāo)，但是在創(chuàng)新的過程中要懂得，創(chuàng)新并不是不切實際的空想，在創(chuàng)新的過程中所應(yīng)用的理論、方法等都是需要經(jīng)過實踐來檢驗的，經(jīng)過檢驗后只要是可以推動行業(yè)發(fā)展進步的創(chuàng)新就要被推廣，并且在不斷的實踐過程中得到不斷的完善。

2 對檔案服務(wù)手段進行創(chuàng)新

(1)可以建立檔案館主業(yè)，大力推廣網(wǎng)檔案管理網(wǎng)上服務(wù)，同時檔案管理部門也可以有效的利用企業(yè)事業(yè)單位的網(wǎng)站來進行本單位網(wǎng)站的制作，同時需要對上網(wǎng)的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)事業(yè)單位的網(wǎng)站進行對接，從而達到檔案信息的網(wǎng)上檢索。通過系統(tǒng)的對接與聯(lián)網(wǎng)，可以完成電子資料的收發(fā)工作。

(2)全面構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，同時注意加強檔案管理部門與企事業(yè)單位信息管理部門的配合，在企事業(yè)單位設(shè)立相關(guān)的檔案館或是檔案室，負責(zé)對企業(yè)的檔案信息進行管理。通過電子檔案數(shù)據(jù)庫，對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的各單位的電子文件進行統(tǒng)一的管理，同時通過網(wǎng)頁的形式提供加密檔案以及公開檔案資料的查詢工作，這樣可以最大限度的實現(xiàn)檔案材料的共享，提高檔案的利用效率。

(3)增加電子文件自動上傳的收集功能。就現(xiàn)階段我國的檔案管理工作來講，對單一計算機上所產(chǎn)生的文件進行收集工作已經(jīng)成為我國檔案管理部門必須重視的問題。相對于傳統(tǒng)的檔案管理來講，電子檔案管理大多都是通過互聯(lián)網(wǎng)進行上傳與下載，所以，為了滿足新形勢下檔案工作的發(fā)展需要，檔案管理部門需要對傳統(tǒng)的工作模式加以改變。

(4)增加檔案管理的在線服務(wù)項目。在傳統(tǒng)的檔案管理中，例如，想要查閱檔案或是查看相關(guān)的檔案公布信息等，都必須要到檔案館進行，而在新時代下這種傳統(tǒng)的檔案管理模式必將會發(fā)生改變。信息化時代的到來，在一定程度上對人們的生活、工作、學(xué)習(xí)等環(huán)境帶來了改變，現(xiàn)在大多數(shù)人都希望可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取更多信息。

3 拓寬檔案的服務(wù)領(lǐng)域

3.1 信息服務(wù)多樣化、多主體化

檔案管理的主要服務(wù)對象已經(jīng)由原來的國有企事業(yè)單位逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的服務(wù)全社會，并且已經(jīng)得到推廣。同時在信息高速發(fā)展的今天，人們對于信息的需求量也日益提升，同時由于社會與科技的發(fā)展，使得生產(chǎn)生活的對信息的依賴程度也逐漸提升，所以原有的單一檔案信息服務(wù)必將會逐漸被今天的多重檔案信息所替代。

3.2 通過建立實體服務(wù)推動檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展

在今天這個科技高速發(fā)展的信息化時代，如果從信息資源開發(fā)方面來講，今天檔案管理創(chuàng)新改革的主要發(fā)展方向就是要走信息化的發(fā)展道路，將檔案信息打造成服務(wù)產(chǎn)業(yè)，同時構(gòu)建檔案信息服務(wù)由信息收集直到信息檢索服務(wù)的整個產(chǎn)業(yè)鏈。

3.3 注重檔案管理的橫向發(fā)展實現(xiàn)資源的共享

在社會不斷發(fā)展的今天，我們所掌握的知識總量也在呈現(xiàn)出快速增長的趨勢，所以在各種檔案信息不斷快速增長的時代，每個檔案管理部門都不可能將所有的信息進行全部的收集，所以為了使盡可能的全面的收集整理信息，就需要將各部門的資源進行整合，充分發(fā)揮整體的作用，實現(xiàn)檔案信息的實時共享，同時這也是建立我國信息化社會的必要條件之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費。 通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關(guān)等相關(guān)單位進行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨立的局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務(wù)于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4 注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

2017-02-20

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