李芳

摘 要：當(dāng)前我國(guó)學(xué)校的各個(gè)部門及辦公室的檔案管理工作，正緊跟時(shí)代的步伐不斷進(jìn)行整改，其功能也隨之朝著科學(xué)化、多樣化的方向發(fā)展。由于時(shí)代的飛速發(fā)展，給學(xué)校部門工作帶來(lái)了準(zhǔn)確方向引領(lǐng)的同時(shí)，也形成了較大壓力，面對(duì)這些壓力，學(xué)校必須對(duì)各個(gè)部門單位檔案管理工作進(jìn)行有效完善，加快運(yùn)用信息化時(shí)代的先進(jìn)管理辦法和手段，從而提高整體的學(xué)校部門及辦公室檔案管理的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；學(xué)校部門；檔案管理

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校各個(gè)部門及辦公室的工作辦事效率正處于穩(wěn)步上升的階段，其自身的檔案管理水平也因?yàn)槿诤狭诵畔⒒目萍际侄味黠@提高，但是這些充滿信息化先進(jìn)氣息的設(shè)備并未能在檔案管理工作中最大限度地發(fā)揮效益，反而很多時(shí)候產(chǎn)生了不好的影響，人們對(duì)于信息化設(shè)備產(chǎn)生了較強(qiáng)的依存感，幾乎每一項(xiàng)操作都是通過(guò)智能信息化開展，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了簡(jiǎn)單的形體化操作，實(shí)質(zhì)性的收益并不大。在現(xiàn)階段的學(xué)校部門檔案管理工作中，人們?cè)絹?lái)越離不開信息化的管理設(shè)備和手段，而要想獲得進(jìn)一步的管理方面的突破，首先就必須正視檔案管理中的各種問(wèn)題，采用信息化的管理措施進(jìn)行有效的解決，同時(shí)逐步健全檔案管理機(jī)制，使檔案管理更加具有可操作性。

一、當(dāng)前學(xué)校部門檔案管理存在的問(wèn)題

1.整體的檔案管理制度并沒有與時(shí)代相結(jié)合

在新時(shí)代的發(fā)展中，學(xué)校各個(gè)部門管理工作的動(dòng)向與時(shí)代的變遷是緊密結(jié)合的，面對(duì)社會(huì)的不斷改革，部門需要不斷進(jìn)行工作內(nèi)容和設(shè)備的革新，一旦出現(xiàn)對(duì)社會(huì)教育信息跟不上的狀況，很容易造成學(xué)校部門各項(xiàng)工作的落后和延誤。要想從本質(zhì)上提升學(xué)校部門的工作效率，必須完善現(xiàn)階段的檔案管理制度，但是，當(dāng)前許多學(xué)校部門的檔案制度并不能很好地與時(shí)代接軌，沒有及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和管理系統(tǒng)的更新，甚至許多單位的檔案管理主要采用的還是文籍庫(kù)存的形式。

2.檔案管理中的程序銜接不當(dāng)，檢索十分不易

雖然我國(guó)大多數(shù)學(xué)校都采用了信息化的檔案管理存儲(chǔ)設(shè)備，但是其在各個(gè)管理部門中的具體應(yīng)用和操作程序是不同的，而許多學(xué)校的管理人員都對(duì)現(xiàn)代管理設(shè)備的性能缺乏一定的認(rèn)知，不能較好地加以利用，實(shí)現(xiàn)其功能的最大化。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，學(xué)校部門往往進(jìn)行了檔案管理的部分形式化作業(yè)，而實(shí)際的操作程序卻無(wú)法進(jìn)行具體的銜接，并建立了許多繁瑣的搜索工具，導(dǎo)致檢索的過(guò)程十分冗雜，效率十分低下，缺乏實(shí)效性。

3.檔案的管理設(shè)備十分缺乏，系統(tǒng)漏洞較多

雖然現(xiàn)階段的檔案管理主要由簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備操作，這些設(shè)備有很多一部分都沒有進(jìn)行過(guò)更新，不僅數(shù)據(jù)的處理系統(tǒng)得不到提升，也不利于整體檔案管理工作的有效開展。但是，當(dāng)前的檔案管理人員明顯沒有認(rèn)識(shí)到這一狀況，學(xué)校對(duì)于檔案管理工作也未能全面地加以重視，投入的設(shè)備購(gòu)入資金也十分少，導(dǎo)致其實(shí)質(zhì)性的工作效率并不高。此外，由于檔案管理設(shè)備的不完善，容易出現(xiàn)整體檔案管理工作過(guò)程中的許多疏漏，管理人員發(fā)現(xiàn)漏洞后也無(wú)法給予最準(zhǔn)確有效的處理，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)嚴(yán)重誤差的狀況。

二、信息化管理方法在學(xué)校部門檔案管理中的運(yùn)用策略

在時(shí)代的要求下，學(xué)校各個(gè)部門及辦公室必須正視檔案管理中存在的各種問(wèn)題，加快落實(shí)信息化的管理方法和手段，促使學(xué)校部門的檔案管理水平能夠得到不斷地提升，同時(shí)要在運(yùn)用信息設(shè)備管理的基礎(chǔ)上，加入科學(xué)的人為管理方法，使學(xué)校部門的工作開展變得更加順利，辦公效率獲得有效提高。

1.逐步健全規(guī)范檔案管理制度的科學(xué)化

現(xiàn)有的學(xué)校部門檔案管理制度，在各個(gè)環(huán)節(jié)和實(shí)施中都存在著一些不足，要想使其具有執(zhí)行力和操作力，學(xué)校部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行檔案管理制度的規(guī)范和深化，利用新型的科技電子管理設(shè)備不斷對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分配，同時(shí)在時(shí)代的督促下加大對(duì)管理制度的革新，使其隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷具有新鮮的活力和動(dòng)力，能夠在日益變化的社會(huì)中保持其先進(jìn)的管理水平。除此之外，在進(jìn)行檔案管理制度的創(chuàng)新和制定時(shí)，管理者要充分結(jié)合學(xué)校部門的實(shí)際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化。

2.提高管理人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作水平

新時(shí)代下的學(xué)校部門檔案管理必然離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)用，但是許多的學(xué)校部門管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的管理運(yùn)用手段并沒有較好的認(rèn)知，其計(jì)算機(jī)的操作水平也亟待提升。因此，學(xué)校部門必須對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的強(qiáng)化，提高其基本技能的操作能力，逐步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理在檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，使得新時(shí)代的檔案管理更加具有條理性和科學(xué)性。

3.合理地更新信息化設(shè)備，創(chuàng)設(shè)嶄新的檔案存儲(chǔ)體制

當(dāng)前學(xué)校部門的檔案信息化管理設(shè)備十分多，而且處于不更新發(fā)展的狀態(tài)中，學(xué)校要想進(jìn)一步完善提高自身的檔案管理水平，就必須對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新發(fā)展，根據(jù)實(shí)際的檔案管理內(nèi)容選擇最適合的管理設(shè)備，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新完善，確保檔案管理設(shè)備的先進(jìn)性。

總之，學(xué)校部門的檔案管理工作，本身是一項(xiàng)校園管理的重要內(nèi)容，其能夠?qū)W(xué)校的整體教育管理水平產(chǎn)生較大的影響，學(xué)校各個(gè)部門及辦公室必須充分利用信息化管理設(shè)備，發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前檔案管理制度中的不足，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

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編輯 魯翠紅