余蓉

摘 要： 檔案管理工作是學院建設的一項重要工作，是檢查和評估學院管理水平的重要指標，也是學校檔案管理的基礎。

關鍵詞：檔案 管理 現狀 方法

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0053-02

一、檔案的定義及作用

所謂檔案就是指學院從事教學、科研、黨政管理等活動直接形成的對學院、學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄，它能為學院領導提供備查依據，也能為領導的抉擇起到重要的參謀作用。

近年來，國家越來越重視高校的發(fā)展，并從西方國家引進了“高等教育評估”作為高校管理的一種手段。它是通過建立科學、合理的評估系統(tǒng)，按照“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的原則，最終達到提升學校教育質量保障水平，促進高校的建設與發(fā)展的目的。剛開始對于評估工作，學校只是被動的接受檢查。但隨著高校評估的作用在不斷增強，影響在不斷擴大，學校對它的重視程度也越來越高。通常評估專家進行評估獲取信息有兩條途徑：一是獲取按評估指標體系整理、匯編的背景材料和支撐材料。二是通過調查訪問、現場聽課、聽取匯報、民意測評等形式直接收集評估信息。也就是說專家一方面現場考察，另一方面還需要通過高校檔案獲得原始材料來進行考評。檔案信息作為高校評估的基礎和支撐，如果材料不完整、不齊全，那么就會影響評估進程，甚至結果?？梢?，高校評估雖是對高校教學水平、教學質量進行的檢查評估，但無形中也是對高校檔案工作的全方位檢閱。

二、檔案的內容

檔案工作的基本內容通常包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、分類、編目、統(tǒng)計、利用等八項工作，稱為檔案工作的八個業(yè)務環(huán)節(jié)。

1.收集。收集工作是檔案工作的起點，也是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)。它也是實現檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內容，是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎。檔案的收集需要完成將材料由分散到集中的過程。收集工作質量的高低會直接影響到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。

2.整理。檔案的整理必須保持材料之間的相關性。要注意材料的來源、時間、內容和形式等幾個方面，并依照一定的原則整理成檔。檔案的整理必須便于保管和利用。

3.鑒定。檔案的鑒定工作是很有必要的：一方面確定哪些檔案應該保存，保存多長時間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進行銷毀。鑒定檔案的原則是：必須從國家和集體的利益出發(fā)，用歷史的科學的觀點，來確定檔案的保存價值。這樣我們就能用有限的人力、物力去有重點的保護有價值的檔案。

4.保管。檔案的保管，就是根據材料的成分和狀況，所采取相應的存放和安全防護措施。檔案保管需要解決一對矛盾：那就是檔案的不斷毀損和需要長遠利用之間的矛盾。檔案保管工作的任務就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。 檔案保管工作的質量直接決定著檔案管理水平的高低。

5.分類。檔案的分類有多方法。最常用的分類方法是：（1）按文件的產生時間分類；（2）按文件來源分類；（3）按文件的內容分類；（4）按文件的形式分類；

6.編目。編目工作是檔案管理的重要程序。其目的是固定文件材料在案卷內的位置以及每個案卷在整個分類項目中的位置。編目工作的內容可分為：編制頁碼號、編制檔案號、編制卷內目錄、編制案卷封面和檔案索引目錄等等。其目的一是能清楚的提示出檔案整理的成果，并進行固定排序；二是能反映案卷的特征便于檢索。

7.統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術和方法，通過圖表和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

8.利用。檔案利用是利用者通過閱覽、查找、摘錄等手段利用檔案信息，滿足其需求的活動。檔案利用的過程也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。檔案利用是檔案整個過程中的最終環(huán)節(jié)，也是重要環(huán)節(jié)。它能實現檔案的價值，更好的發(fā)揮檔案服務作用。

三、學院檔案工作的分類管理

學院就是一個整體，麻雀雖小五臟俱全。對人財物也都必須管理到位。具備了檔案管理的基本原則和方法在學院的材料收集整理完備后，學院對檔案進行了如下分類：

1.公文 1）上級有關部門對學院發(fā)出的指導性文件，包括：指示、批轉、批復、通報、通知等等；2）學院發(fā)出的文件，包括：決定、規(guī)定、計劃、通知、通報、申報、批復等等；3）工作條列、規(guī)章制度；4）會議記錄；5）其他文件；

2.文化交流 學院大事記、對外交流、接待來訪、主辦活動、培訓學習；

3.教學科研 1）教學檔案，主要包括教師個人情況、科目設置、教學情況記錄、學術論文、專著書刊、獲獎情況、證書、錄音、錄像等原始記錄。2）科研檔案，主要有以下幾項：①科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。②科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。③科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結和規(guī)劃等。④科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。

4.學生檔案 學生基本情況、入學記錄、健康狀況、學習成績、社團情況、補貼情況、獎懲情況、就業(yè)情況；

5.人力資源 員工基本情況、入職時間、崗位編制、健康狀況、職稱、著述、獎懲情況、薪酬情況、調動離職、退休情況；

6.固定資產 房屋建筑、儀器設備、電子設備、辦公家具、車輛、圖書資料；

四、檔案管理的現狀

學院現有的機構設置中已取消圖書資料室的編制，但基礎檔案建設不能停止。根據檔案管理的原則，同時結合學院自身情況，我們將檔案管理分為了行政、教學和科研三大塊并由專人負責管理。教學秘書負責教學檔案和學生檔案；科研秘書負責科研檔案；辦公室行政人員負責：公文、文化交流、人力資源、固定資產檔案以及電子檔案。

為了提高檔案管理效率我們引入了電子檔案。電子檔案在現代檔案管理中有著極大的優(yōu)越性。

首先，它能依靠計算機強大的信息處理能力，大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的手工檔案管理，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、保管都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便快捷，同時也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質檔案存在很多問題，比如：需要手工提檔，搜索繁瑣耗時長，對于遠距離共享十分不便，信息更新滯后，文件信息查找困難等等。利用信息化手段可以實現檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更加快速。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、統(tǒng)計等操作，使文檔的管理和利用更加便捷。

此外，用電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環(huán)境的要求與傳統(tǒng)紙質文檔有很大的不同：由于傳統(tǒng)檔案存儲介質為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響它的存儲壽命，所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高。防潮防蟲防火等工作都是必不可少的。同時，大量的文檔消耗紙張，也不利于環(huán)保。而電子文檔的存儲方式對環(huán)境要求低且形式多樣，光碟、硬盤、網盤。不僅存儲量大，1GB的存儲卡就可以存儲5億漢字，相當于近1000部《新華字典》，而且儲存時間長，具有很強的穩(wěn)定性。

五、檔案管理的方法

紙質檔案是原始的記錄憑證，是檔案必不可少的重要內容。電子檔案則可以通過視頻、圖片、文檔等不同格式的儲存，提供一個紙質檔案難以企及的多視角、多方位的檔案內容。這兩種檔案形式缺一不可。對兩種不同質地的檔案，我們采取了不同的管理方法。

1.紙質檔案

1.1有規(guī)范的簽收，交接手續(xù)。

1.2按照分類情況設立專門的書柜、書架。卷宗編目清晰，排架方法合理，便于查找。

1.3定期對檔案進行核查，做到目錄、文檔相符。

1.4了解和掌握檔案損毀規(guī)律，最大限度地減少檔案的損毀，延長檔案的壽命。對破損的檔案進行及時的修補和復制。

1.5做好防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等安全防護措施，保證檔案的安全。

2.電子檔案

2.1將已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；

2.2在學院尚未實現文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數據庫；

2.3對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息。

2.4做好必要的網絡殺毒、加密保護及檔案備份。防止電子文檔在網絡傳輸或文檔處理過程中可能會出現的文件被修改或消失，確保電子文檔的安全性。

2.5專門安排存放位置，做好溫度、濕度、防火、防水等安全防護措施。

六、檔案的利用

檔案利用的原則：不涉密檔案，部門和人員可以在完善登記手續(xù)的情況下到檔案管理責任人處查詢、借閱、復印；涉密檔案必須由查閱者人員提出，經由相關領導批準，方可查閱。

學院檔案的提供利用工作，主要服務對象是本學院的各個部門及員工。為了使檔案能夠有效利用，我們的做法是：1、廣泛收集、及時整理保證檔案的質量；2、建立完善的檔案檢索體系，以方便利用者查閱；3、要開辟多種利用查閱途徑，除現場借閱外，還可以通過網絡等方式，以電子文本的形式進行查閱利用。4、根據領導的需求，及時準確地為領導提供數據及材料的參考，以幫助領導處理問題、作出決策。

七、學院檔案管理存在的問題及對策

1.由于學院教學科研活動眾多，其相應產生的檔案資料也很繁雜，有時會出現沒有及時收集、歸檔、整理、匯編的情況。從而形成檔案收集不全、質量不高的現象。對此，學院一方面，提升檔案管理人員對檔案重要性的認識。加強學習，拓寬視野，盡可能多的了解所涉及工作領域的現狀及發(fā)展動態(tài)；另一方面，健全檔案收集網絡，培養(yǎng)一些兼職檔案管理人員，及時把分散在各部門和個人手中的文件材料，集中起來上交專業(yè)人員進行整理、歸檔，形成教學、科研、管理等多項工作的原始材料，為檔案資料的進一步利用打好基礎。

2.大多數人以為學院的檔案僅僅是一些文件、圖書資料的保管。什么教學情況、科研成果、薪資、職稱情況必須要到學校一級單位才能查閱。對學院檔案工作認識不足。學院應該通過會議、通報等形式向員工宣傳、匯報檔案工作取得的成果，增強人們的檔案意識，讓更多人享受到檔案管理帶來的好處。比如：一位教師申報職稱評定。他的學歷、工作年限、教學質量都符合要求，但個人又無法提供那些證明材料。這時，學院檔案的功效就發(fā)揮作用了：教師授課情況、教學質量問卷、教學成果、科研成果、精品課程成果、教師工作完成量情況等等第一手資料都能有效提供，保證了教師晉升職稱工作的順利進行。

盡管學院的檔案管理比之前有了長足的發(fā)展，但檔案利用率偏低也是一個不容爭辯的事實。要改變這一現狀，首先，要變被動為主動。在傳統(tǒng)檔案工作中，工作人員考慮的是自身管理檔案的方便與輕松，而較少考慮用戶的真實需求和切實感受。檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，這樣的做法在信息化時代已經遠遠不能滿足社會的需求了。檔案管理人員必須脫離保管員的角色，而成為信息的提供者，實現從傳統(tǒng)檔案的機械查詢服務到綜合檔案的智能知識服務的過渡，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?。其次，建立完備的檔案檢索體系，提高檔案查詢效率。檔案檢索是檔案利用的先期工作。一方面，對于已歸檔的檔案文件，我們會編制目錄、索引以及指南以方便查詢者快速、準確、全面地找到所需的檔案信息或檔案實體。另一方面，隨著信息技術的發(fā)展，大量的檔案已不再是堆積如山的紙質文件，而是一個個活躍的信息庫。面對內容復雜、種類繁多的檔案，檔案管理人員采用更多的、更實用的查詢手段以滿足各種不同需求的查詢者，從而提高查詢效率。再次，改變改單一服務方式為全方位服務方式。傳統(tǒng)的檔案管理是等待上門查詢，現代檔案管理是提供現場和網絡的全方位服務。查詢者可以通過網絡傳輸、下載等方式輕松地搜索到所需信息。人們甚至還可以通過網絡完成信息的加工整合、分析研究等工作，實現檔案服務的自助化。

總之，學院檔案管理工作是學院管理工作的重要組成部分。在做好檔案收集、整理、歸檔的同時，充分利用學院檔案資源，采用先進技術設備，運用科學的管理方法，使檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現代化，從而提高檔案的利用率，這就是新時期檔案管理工作的最終目標。

參考文獻

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