曹麗英

廣州市輕工職業(yè)學(xué)校，廣東 廣州 510000

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淺談科研機(jī)構(gòu)的科研檔案管理工作

曹麗英*

廣州市輕工職業(yè)學(xué)校，廣東 廣州 510000

科研檔案是科研機(jī)構(gòu)檔案的一個(gè)重要組成部分，科研檔案管理工作是對(duì)科研檔案進(jìn)行整理的工作，做好科研檔案管理工作有利于科研檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理。本文根據(jù)科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作需要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)，分析科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提出了具體的解決辦法，以便通過(guò)規(guī)范科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作，充分發(fā)揮科研機(jī)構(gòu)科研檔案的價(jià)值和作用，更好地滿足科研機(jī)構(gòu)和社會(huì)對(duì)科研檔案的利用需求。

科研機(jī)構(gòu)；科研檔案；檔案管理；規(guī)范化

科研檔案是指在科學(xué)研究活動(dòng)中形成的經(jīng)過(guò)整理具有保存價(jià)值的、可歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案是以科研課題為單位進(jìn)行系統(tǒng)整理成套的科技檔案。包括科研課題申報(bào)資料、試驗(yàn)研究記錄、驗(yàn)收(鑒定)資料、成果推廣應(yīng)用資料、成果登記和申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)資料等具有保存價(jià)值的各種載體形式的資料。科研檔案是在科研活動(dòng)中形成的第一手資料，是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，因而對(duì)科研活動(dòng)和科研機(jī)構(gòu)管理活動(dòng)具有很高的參考、憑證作用，對(duì)科研活動(dòng)具有重要的推動(dòng)作用。

科研檔案管理工作是對(duì)科研檔案進(jìn)行整理的工作，具體包括對(duì)科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯和研究、統(tǒng)計(jì)、提供利用。做好科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作有利于科研檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，有利于充分發(fā)揮科研機(jī)構(gòu)科研檔案的價(jià)值和作用。

一、科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)

(一)實(shí)現(xiàn)科研檔案的集中統(tǒng)一管理

我國(guó)管理檔案事業(yè)的組織原則，是按照國(guó)家制定的檔案法律法規(guī)對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理?？蒲袡C(jī)構(gòu)科研檔案作為我國(guó)檔案的一個(gè)重要組成部分，也應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行集中統(tǒng)一管理?？蒲袡C(jī)構(gòu)科研檔案集中到科研機(jī)構(gòu)檔案室統(tǒng)一保管，集中到科研機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)統(tǒng)一管理，集中到科研檔案管理人員統(tǒng)一管理，有利于科研機(jī)構(gòu)科研檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于維護(hù)科研檔案在內(nèi)容和形式上的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

(二)實(shí)現(xiàn)科研檔案的全周期管理

(三)實(shí)現(xiàn)科研檔案的動(dòng)態(tài)管理

科研活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，在科研活動(dòng)基本告一段落后，后期又會(huì)產(chǎn)生一些新的相關(guān)科研資料。比如伴隨新的科研成果的轉(zhuǎn)化，又會(huì)產(chǎn)生新的科研成果轉(zhuǎn)化資料，伴隨新的科研成果的推廣應(yīng)用，又會(huì)產(chǎn)生新的推廣應(yīng)用資料，需要進(jìn)行歸檔保管。這從客觀上要求對(duì)科研檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，用發(fā)展的眼光看待科研活動(dòng)?？蒲袡n案的動(dòng)態(tài)管理是對(duì)科研檔案資料的不斷補(bǔ)充，有利于維持科研機(jī)構(gòu)文件資料的完整性，更好地體現(xiàn)整個(gè)科研活動(dòng)的發(fā)展過(guò)程。

二、科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)檔案意識(shí)淡薄

一方面是科技工作者檔案意識(shí)淡薄?？蒲谢顒?dòng)中產(chǎn)生的很多屬于科研檔案歸檔范圍的檔案資料，容易被當(dāng)做一般資料進(jìn)行一般管理，甚至“遺失”。這部分被“遺失”的科研檔案資料，降低了整個(gè)科研檔案的完整性，客觀上也影響了科研檔案價(jià)值的發(fā)揮。另一方面是科研檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄。表現(xiàn)在：歸檔資料完整性不夠，很多應(yīng)歸檔資料實(shí)際并未歸檔；對(duì)原件重視程度不夠，很多情況下用復(fù)印件代替原件進(jìn)行歸檔；未充分認(rèn)識(shí)到科研檔案的價(jià)值和重要性。科研檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，直接影響科研檔案的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性，不利于科研檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。另外，科研檔案管理人員開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的積極性和主動(dòng)性不高，結(jié)果是不能充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，不能最大程度的發(fā)揮科研檔案的價(jià)值和作用，降低了科研機(jī)構(gòu)科研檔案工作的效果和意義。

(二)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

第一，未建立本機(jī)構(gòu)的科研檔案管理制度?？蒲袡C(jī)構(gòu)由于沒(méi)有明確規(guī)定科研檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間等要求，給科研檔案的收集和整理工作帶來(lái)很大阻礙。例如，科研部門(mén)或科技工作者不按照歸檔范圍和歸檔時(shí)間移交科研檔案資料，直接導(dǎo)致應(yīng)歸檔的科研檔案資料在內(nèi)容和形式上不齊全、不完整，甚至不真實(shí)；移交的科研檔案資料不齊全不完整不真實(shí)，后續(xù)的科研檔案整理工作就無(wú)法順利、有序開(kāi)展；科研檔案管理人員不嚴(yán)格按照歸檔要求進(jìn)行收集整理鑒定工作，科研檔案管理工作也就不規(guī)范，不利于科研檔案的查借閱，不利于科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

第二，未安排專人負(fù)責(zé)管理。表現(xiàn)在：移交階段，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)科研資料的收集工作，導(dǎo)致科研資料收集不齊全不完整，很多應(yīng)歸檔的科研資料未進(jìn)行移交，很多不該歸檔的科研資料進(jìn)行了移交；整理階段，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)科研檔案的整理立卷、保管、提供利用等工作，導(dǎo)致科研檔案的整理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不系統(tǒng)，不方便今后的查找和利用，不利于發(fā)揮科研檔案的價(jià)值和作用。科研檔案未安排專人負(fù)責(zé)管理，一方面影響了科研檔案的質(zhì)量，另一方面也加重了科研檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，影響了檔案工作的效率和效果。

(2)方案設(shè)計(jì)比賽。該比賽主要依托我校的物理沙盤(pán)實(shí)驗(yàn)室，如圖2所示。該比賽將參賽人員隨機(jī)分成五人小組(抽簽決定)；各小組代表抽取比賽案例；各小組現(xiàn)場(chǎng)兩個(gè)小時(shí)進(jìn)行討論分析，形成合理的方案；小組代表匯報(bào)方案，由企業(yè)嘉賓進(jìn)行點(diǎn)評(píng)打分，并做總結(jié)。

第三，物力資金等投入不夠，庫(kù)房建設(shè)、軟件建設(shè)、配套設(shè)施不完善。例如，庫(kù)房建設(shè)不符合要求，直接威脅科研檔案的實(shí)體安全；軟件建設(shè)比較落后，不利于現(xiàn)代化的查找檢索，不方便提供利用，降低了檔案工作的效率，不利于充分發(fā)揮科研檔案的使用價(jià)值；配套設(shè)施不完善，不能提供適宜的檔案保管環(huán)境，不適宜的保管條件不利于維持科研檔案的壽命。

(三)歸檔資料不齊全不完整

科研文件歸檔范圍包括：科研課題申報(bào)階段中科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和合作協(xié)議書(shū)等文件；試驗(yàn)研究記錄階段中各種載體的重要原始記錄、論文(著作)發(fā)表、專利申請(qǐng)等有關(guān)文件材料；驗(yàn)收(鑒定)階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告情況；成果登記和申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)階段中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)資料及審批材料、成果推廣應(yīng)用階段的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料以及推廣應(yīng)用方案和總結(jié)等資料。

在實(shí)際工作中一方面科研檔案收集整理工作存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和做法。從內(nèi)容上講，注重了歸檔科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、工作總結(jié)、科研報(bào)告、成果和獎(jiǎng)勵(lì)審批材料等資料，忽視了歸檔開(kāi)題報(bào)告、合作協(xié)議書(shū)、專利申請(qǐng)文件、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)復(fù)印件、成果登記和申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)資料、成果推廣應(yīng)用方案和總結(jié)等資料；從階段上講，注重了準(zhǔn)備階段、驗(yàn)收(鑒定)階段，忽視了試驗(yàn)研究記錄階段、成果登記和申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)階段?？蒲袡n案管理工作中錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和做法，導(dǎo)致很多應(yīng)歸檔的科研資料未進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致科研檔案在內(nèi)容和形式上不齊全不完整，不利于反映科研活動(dòng)的整個(gè)運(yùn)行發(fā)展過(guò)程，降低了科研檔案的價(jià)值。

(四)科研檔案管理部門(mén)不明確

科研檔案的具體管理部門(mén)是科研管理部門(mén)還是檔案部門(mén)，在科研機(jī)構(gòu)實(shí)際管理中不明確、不清晰?？蒲泄芾聿块T(mén)認(rèn)為科研檔案資料是其在自身工作中形成的資料，屬于部門(mén)內(nèi)部資料，同時(shí)為了方便其在今后活動(dòng)中的查找和利用，需要由科研管理部門(mén)對(duì)科研檔案資料進(jìn)行內(nèi)部管理。檔案部門(mén)認(rèn)為科研檔案屬于科技檔案的一部分，是眾多檔案門(mén)類(lèi)中的一個(gè)具體類(lèi)別，應(yīng)由檔案部門(mén)按照檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中統(tǒng)一管理?？蒲袡n案具體的管理部門(mén)不明確，導(dǎo)致對(duì)科研檔案資料的多頭管理，一定程度上影響了單個(gè)課題科研檔案的完整性和系統(tǒng)性，不利于科研檔案的查找和利用，不利于科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和共享，不利于充分發(fā)揮科研檔案的價(jià)值。

(五)科研檔案管理人員流動(dòng)性比較大

由于大多科研機(jī)構(gòu)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)科研檔案管理工作不太重視，很多情況下是由其他崗位的工作人員兼職科研檔案管理工作。因人事調(diào)動(dòng)或是工作變動(dòng)，又會(huì)有其他人員來(lái)接替科研檔案管理工作。科研檔案管理人員流動(dòng)性比較大，影響科研檔案管理工作的前后銜接，降低了科研檔案管理工作的連續(xù)性，造成已歸檔的科研檔案完整性和系統(tǒng)性不夠，直接影響了科研檔案和科研檔案管理工作的質(zhì)量。人員流動(dòng)性比較大，也降低了科研檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，不利于科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，不利于科研檔案管理水平的提高。

三、提高科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作的具體措施

(一)提高人員檔案意識(shí)

一方面科研機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)宣傳，使科技工作者認(rèn)識(shí)和理解到科研檔案和科研檔案工作的重要性。使其在工作中重視科研檔案資料的收集保存以及配合科研檔案的歸檔工作。科技工作者在工作中重視科研檔案資料的收集保存，有利于科研檔案資料在收集階段的齊全和完整，對(duì)科研檔案進(jìn)行的前端控制，在一定程度上也保證了科研檔案的質(zhì)量。同時(shí)科技工作者與科研檔案管理人員的溝通和協(xié)調(diào)，有助于在互相理解的前提下，保障科研檔案收集工作的順利開(kāi)展、促進(jìn)科研機(jī)構(gòu)科研檔案工作的發(fā)展。

另一方面科研機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，在提高其檔案意識(shí)的同時(shí)，也提高其檔案管理水平?？梢圆扇《喾N形式的培訓(xùn)活動(dòng)：比如組織專兼職檔案管理人員參加專門(mén)的科研檔案和科技檔案培訓(xùn)，參加檔案專業(yè)人員交流活動(dòng)，到檔案館、高校和相關(guān)科研機(jī)構(gòu)檔案室進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)等。通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒比較好的工作方法，提高自身的科研檔案管理水平。結(jié)合本機(jī)構(gòu)科研活動(dòng)的特點(diǎn)，開(kāi)拓具有自身特色的科研檔案管理方式和方法。另外，科研檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔和整理，保證科研檔案的完整性和真實(shí)性，探索科研檔案整理的新思路和新方法，對(duì)科研檔案進(jìn)行深層次加工，充分開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，充分發(fā)揮科研檔案的價(jià)值和作用。

(二)建立科研檔案管理制度

一方面科研機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科研檔案管理制度，明確規(guī)定科研檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間等方面的要求。以科研檔案管理制度為依據(jù)，便于科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，有利于提高科研檔案管理工作的效率，更好地服務(wù)于科研機(jī)構(gòu)各項(xiàng)活動(dòng)，發(fā)揮科研檔案對(duì)科研機(jī)構(gòu)日常工作的參考、憑證作用。通過(guò)嚴(yán)格落實(shí)科研檔案管理制度，促使科研機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作日益制度化、規(guī)范化，有利于充分發(fā)揮科研檔案工作對(duì)科研機(jī)構(gòu)其他管理活動(dòng)的推動(dòng)作用。

另一方面科研機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科研檔案專人負(fù)責(zé)制度。選擇職業(yè)道德水平高、專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任科研檔案管理人員。還應(yīng)采取必要的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，維持科研檔案管理人員工作的穩(wěn)定性。同時(shí)明確科研檔案管理人員的工作職責(zé)，促進(jìn)科研檔案管理水平的提高。科研檔案專人負(fù)責(zé)制度還有利于科研檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性，有利于開(kāi)發(fā)和利用科研檔案信息資源，充分發(fā)揮其對(duì)本機(jī)構(gòu)和社會(huì)的價(jià)值。

(三)加大對(duì)科研檔案管理工作的物力和資金的投入

科研機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)科研檔案管理工作的物力和資金投入，完善硬件、軟件和配套設(shè)施，為科研檔案提供一個(gè)相對(duì)安全、穩(wěn)定的保存環(huán)境。一方面建立符合檔案保管條件的庫(kù)房、配置符合檔案保護(hù)要求的配套設(shè)施，可以在保障科研檔案實(shí)體安全的前提下，盡量延長(zhǎng)其使用壽命，發(fā)揮科研檔案更大、更長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值。另一方面建立科研檔案管理系統(tǒng)，方便查借閱；應(yīng)用和改進(jìn)信息處理技術(shù)，促進(jìn)科研機(jī)構(gòu)科研檔案信息化建設(shè)，不僅可以高效的提供利用，還可以滿足更大范圍的科研檔案利用需求。

(四)建立電子檔案，實(shí)行雙套制

在科研機(jī)構(gòu)日常的科研活動(dòng)中，利用率比較高的是電子版科研檔案，作為日?？蒲姓n題申報(bào)、結(jié)題的參考和附件資料。對(duì)于科技工作者來(lái)說(shuō)，其對(duì)電子版科研檔案的利用需求較多，并且由于電子版本身具有方便查找和利用的特點(diǎn)，客觀上也提高了科技工作者的工作效率；對(duì)于科研檔案管理人員來(lái)說(shuō)，電子檔案方便查找和利用，提高了檔案工作的效率，還可以減少使用原件的頻率，在一定程度上起到保護(hù)原件的作用，因此建立電子檔案尤其重要。建立電子檔案，不僅提高了電子檔案的利用率，一定程度上保護(hù)了原件，同時(shí)也提高了科研檔案的利用率、擴(kuò)大了科研檔案的服務(wù)范圍，可以更大程度上滿足科技工作者和其他人員對(duì)科研檔案的利用需求。

建立電子檔案，實(shí)行雙套制，還有利于維護(hù)科研檔案的實(shí)體安全，避免和減少由于自然災(zāi)害和人為原因?qū)蒲袡n案造成的破壞?？蒲袡n案的完整與安全，有利于維護(hù)科研機(jī)構(gòu)和國(guó)家的根本利益。

(五)建立科研管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接

科研機(jī)構(gòu)建立科研管理系統(tǒng)，目的是便于日?？蒲泄芾砉ぷ鞯捻樌_(kāi)展。伴隨科研活動(dòng)產(chǎn)生的科研檔案資料，若能實(shí)現(xiàn)與科研活動(dòng)的同步歸檔，則可以在一定程度上減輕科技工作者和科研檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提高大家的工作效率。探索科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相對(duì)接的模式，日?？蒲谢顒?dòng)中形成的科研資料電子版及過(guò)程文件可直接走流程歸入檔案管理系統(tǒng)，一方面在線實(shí)時(shí)歸檔，減少了對(duì)電子版科研檔案資料的收集環(huán)節(jié)，提高了工作效率，另一方面還可以在一定程度上保障了歸檔的電子版科研檔案資料的完整性和真實(shí)性，提高了電子版科研檔案資料的質(zhì)量。還可以通過(guò)此系統(tǒng)進(jìn)行電子版科研資料日常的查借閱，實(shí)現(xiàn)科研活動(dòng)與檔案管理活動(dòng)的有效銜接。此模式還有利于簡(jiǎn)化審批流程，提高辦公效率，促進(jìn)無(wú)紙化辦公。

實(shí)現(xiàn)科研檔案的妥善保存、有效管理、合理利用，充分發(fā)揮科研檔案的價(jià)值和作用，促進(jìn)科研管理工作的順利進(jìn)行，這是科研機(jī)構(gòu)對(duì)科研檔案管理工作提出的要求?？蒲袡C(jī)構(gòu)只有充分認(rèn)識(shí)、認(rèn)真分析科研檔案管理工作中存在的問(wèn)題，找到切實(shí)可行的解決措施，規(guī)范科研檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)。

[1]徐志紅.關(guān)于加強(qiáng)高校醫(yī)學(xué)科研檔案管理的思考與建議[J].教育教學(xué)論壇，2013(15).

[2]張萍.院?？蒲袡n案管理規(guī)范化的思考[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)月刊，2007(3).

[3]趙九軒.科研項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西科技，2010，25(2)：69-70.

[4]姜麗莉，袁艷明.如何做好科研檔案管理創(chuàng)新工作[J].蘭臺(tái)世界，2013，8(增刊)：77.

[5]張艷萍.淺談轉(zhuǎn)制科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在問(wèn)題及對(duì)策.第八次華北地區(qū)檔案學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集，263-264.

Talking about the Management of Scientific Research Archives in Scientific Research Institutions

CAO Li-ying

Guangzhou Light Industry Vocational School，GuangdongGuangzhou 510000

Scientific research archives are an important part of the archives of scientific research institutions.The Management of scientific research archives is to organize scientific research Archives.Good management is beneficial to the scientific，standardized，informatizationofscientific research archives.This article is based on the desired goal to achieve for the management of scientific research archives in scientific research institutions.Analyzethe existing and realisticproblems of the management ofscientific research archives in scientific research institutions.Put forward concrete solutions in order to give full play to value and role of archives.Better meet thearchives utilization requirements of scientific research institutions and societythrough the standardization management ofscientific research archives.

Scientific Research Institutions；Scientific Research Archives；ArchivesManagement；Standardized

曹麗英(1986-)，女，漢族，河北定州人，廣州市輕工職業(yè)學(xué)校，管理學(xué)學(xué)士，檔案助理館員，從事于科研檔案及學(xué)校綜合檔案的管理工作。

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1006-0049-(2017)10-0190-03