盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已融入到各行各業(yè)的發(fā)展改革之中。人力資源檔案管理作為企事業(yè)單位管理中的一個重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的管理模式下需要處理大量的紙質(zhì)文字、數(shù)據(jù)資料，工作量十分冗雜。信息化建設(shè)的引入則可以有效提升人力資源檔案管理的質(zhì)量和效率，是檔案管理中一個十分必要的環(huán)節(jié)。本文即將針對這種必要性做出相關(guān)分析，并就如何為信息化建設(shè)提供保障做出具體闡述。

信息化建設(shè)；人力資源；檔案管理；必要性；保障條件

1.引言

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展、人類社會全面進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理理念的廣泛引入，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展開辟了新的途徑。人力資源檔案管理作為檔案管理的重要方面，必須打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史和管理模式，充分利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案載體手段，加快自身信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷提高檔案管理與利用效率，實現(xiàn)人力資源檔案信息資源的共享。然而，新生事物的出現(xiàn)難免要面臨一系列阻礙，因此，必須在人力資源檔案管理中提供應(yīng)有的保障條件，方能實現(xiàn)信息化建設(shè)的切實落實及快速發(fā)展。

2.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性

2.1 信息化建設(shè)是人力資源檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的必然要求

社會發(fā)展離不開人才，各企事業(yè)的發(fā)展同樣如此。為能夠在競爭日趨激烈的當(dāng)代市場中獲取更好的發(fā)展機遇，各單位迫切需要爭取到更多的人才并同時做好本單位的人才資源管理。因此，人力資源檔案管理成為各企事業(yè)單位越來越看重的一項工作。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，檔案管理人員通常要長期應(yīng)對大量的紙質(zhì)文字及數(shù)據(jù)，工作量繁重，且效率較低。這樣的管理模式顯然已很難滿足當(dāng)今環(huán)境下各單位對人才的迫切需求。為此，開展信息化建設(shè)改革已成為當(dāng)前人力資源檔案管理工作中的必然要求。通過建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫，將各類信息進(jìn)行匯總、分類，能夠?qū)崿F(xiàn)對各部門人員信息的快速查詢和維護，大大提升了檔案管理效率，同時也降低了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。這對于各企事業(yè)單位提升人才管理質(zhì)量而言是十分有利的。

2.2 人力資源檔案的現(xiàn)代化管理離不開信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式之下，人才信息處在一種半封閉的狀態(tài)中，通常只有本單位、本部門才能對某個員工的信息有比較準(zhǔn)確的把握。隨著社會發(fā)展對于信息共享需求的不斷增加，這種人才信息封閉式的管理顯然已無法適應(yīng)當(dāng)代市場的發(fā)展需求。提升人才資源透明度、擴大信息共享，已成為人力資源檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。誠然，信息共享并不意味著對本單位人才資源的和盤托出，而是通過共享平臺進(jìn)行人才交流，幫助各企業(yè)實現(xiàn)更好的協(xié)商合作、互通有無。

2.3 信息化建設(shè)有利于人力資源檔案管理服務(wù)水平的提升

人力資源檔案管理的最終目的在于為各企事業(yè)單位提供人力信息服務(wù)，當(dāng)單位的某個部門需要了解某位員工的信息資料時，能夠在短時間內(nèi)提供準(zhǔn)確、充足、恰當(dāng)?shù)男畔?。然而，要實現(xiàn)這一點在過去的檔案管理工作中卻是一項嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。特別是對于一些規(guī)模較大的單位而言，職工數(shù)量大，流動性強，每天要面對的檔案整理工作量巨大，并在很難在比較短的時間內(nèi)找到準(zhǔn)確的對應(yīng)信息滿足相應(yīng)的部門需求。信息化建設(shè)的推廣恰恰可以使這一問題得到比較有效的解決。

3.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的保障條件

3.1 引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備

“工欲善其事，必先利其器?！彪m然上文中分析了大量信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性，但是沒有配套電子設(shè)備的支持，這些理念只能成為一紙空談。因此，為保障單位檔案管理信息化改革的快速推進(jìn)，各企事業(yè)單位首先應(yīng)完成計算機的配備。就目前來看，我國中、東部大部分地區(qū)各單位已經(jīng)完成了計算機設(shè)備的供給配置，然而在西部偏遠(yuǎn)地區(qū)，特別是一些比較貧困的山區(qū)，還沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄的管理模式。針對這些地區(qū)，國家應(yīng)給予一定的資金支持，幫助其盡早完善人力資源檔案管理的設(shè)施配備，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

3.2 完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系

一項新的改革工作能否得到順利開展，與單位領(lǐng)導(dǎo)的管理理念是密不可分的。這就是為什么在同樣的市場環(huán)境和相似的資源占有率的情況下，有的企業(yè)能夠抓住時機，順勢而上，實現(xiàn)自身的快速發(fā)展及擴張；而有的企業(yè)會越做越小，最終難免被吞并甚至倒閉的厄運。因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對人力資源檔案管理工作中信息化建設(shè)的重視。只有這樣，整個單位在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中才能充滿干勁，從而取得較好的改革成果。

3.3 提升人力資源檔案管理隊伍業(yè)務(wù)水平

人力資源檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在技術(shù)方面還有著很大的不同之處。因此，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的計算機及網(wǎng)絡(luò)使用及管理技術(shù)，這便對各單位原有的檔案管理人員提出了比較高的技術(shù)要求。為此，各單位需組織檔案管理部門的職工定期參與職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)課程，通過崗后培訓(xùn)的方式掌握信息化檔案管理后所必須具備的職業(yè)技能。此外，還可根據(jù)需要聘用新的人力資源檔案管理人員參與到信息化檔案管理工作中，在維護檔案管理工作正常開展的同時幫助原有的員工提高業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)單位人力資源檔案管理工作信息化建設(shè)的快速完善。

4.結(jié)語

總之，信息化建設(shè)是當(dāng)代人力資源檔案管理的必然選擇，也是將來一段時期人力資源檔案管理最為主要的推動力量。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在我國已沿用了數(shù)十年的時間，因此在信息化改革過程中難免會出現(xiàn)許多的不適應(yīng)現(xiàn)象，因此必須不斷完善保障條件，提升人力資源檔案管理的管理隊伍整體水平，完善相應(yīng)設(shè)施配備，最終促進(jìn)我國人力資源檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

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盧麗慧（1988-），女，漢族，河北省石家莊市人，內(nèi)蒙古大學(xué)公共事業(yè)管理專業(yè)，石家莊市第一醫(yī)院，職工。