胡玉娥

襄陽(yáng)市中醫(yī)醫(yī)院，湖北襄陽(yáng) 441000

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案工作探析

胡玉娥

襄陽(yáng)市中醫(yī)醫(yī)院，湖北襄陽(yáng) 441000

該文著重闡述當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案專(zhuān)業(yè)發(fā)展如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最大限度的應(yīng)用好互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，加大檔案專(zhuān)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的培訓(xùn)和應(yīng)用，對(duì)檔案信息在收集、運(yùn)行、傳遞過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題提出了粗淺的見(jiàn)解和相應(yīng)的解決措施，希望互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案工作人員共同努力，在新型檔案信息服務(wù)平臺(tái)上，更快、更便捷地應(yīng)用檔案信息大數(shù)據(jù)，優(yōu)化檢索服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

互聯(lián)網(wǎng)；發(fā)展趨勢(shì)；信息安全

李克強(qiáng)總理2015年在兩會(huì)中答記者問(wèn)時(shí)說(shuō)，“最近互聯(lián)網(wǎng)上流行的一個(gè)詞叫‘風(fēng)口’，我想站在‘互聯(lián)網(wǎng)+’的風(fēng)口上順勢(shì)而為，會(huì)使中國(guó)經(jīng)濟(jì)飛起來(lái)?！薄盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是趨勢(shì)和潮流。當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”運(yùn)營(yíng)模式已發(fā)展運(yùn)行成熟，我國(guó)網(wǎng)民的規(guī)模和互聯(lián)網(wǎng)普及率均排列在世界前列，當(dāng)前網(wǎng)民對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的依賴(lài)度和信任度逐年增強(qiáng)。作為從事檔案工作的人員在充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，滿(mǎn)足網(wǎng)民在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”方面的需求有無(wú)限發(fā)展空間和平臺(tái)。如何順勢(shì)而為做好“+”號(hào)后面的醫(yī)院檔案工作具有非常大的深度和廣度。抓住這一歷史時(shí)機(jī)占據(jù)主動(dòng)，為檔案工作人員的工作提供了非常大的便利，也為檔案工作者在變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，在挖掘、傳承與創(chuàng)新上賦予了新的使命。

1 檔案互聯(lián)網(wǎng)+建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

檔案互聯(lián)網(wǎng)+建設(shè)是在各級(jí)檔案部門(mén)的整體規(guī)劃下，結(jié)合傳統(tǒng)的管理方式，將信息技術(shù)全方位應(yīng)用于檔案工作中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、局部共享化[1]。檔案互聯(lián)網(wǎng)+建設(shè)的價(jià)值是檔案信息資源建設(shè)，基礎(chǔ)是應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，目標(biāo)是為社會(huì)提供利用檔案資料的信息資源。檔案互聯(lián)網(wǎng)+信息化的進(jìn)程也帶動(dòng)了現(xiàn)代化辦公，電子文檔，檔案接收，存放，管理，使用等一體化的信息管理模式的發(fā)展。極大地提高了各類(lèi)檔案管理水平，同時(shí)，信息化對(duì)檔案管理工作也提出了更高更多的要求，只有順應(yīng)檔案互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)期信息化發(fā)展的趨勢(shì)，才能進(jìn)一步地轉(zhuǎn)變管理模式，提供更快捷，高效的檢索、應(yīng)用服務(wù)。只有按照國(guó)家檔案部統(tǒng)一管理，共同研發(fā)可以共享應(yīng)用的板塊，開(kāi)展科技攻關(guān)項(xiàng)目對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從而為各類(lèi)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)+領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)是信息傳輸、接收、共享的虛擬平臺(tái)，通過(guò)它把各個(gè)點(diǎn)、面、體的信息聯(lián)系到一起，從而實(shí)現(xiàn)這些資源的整合與共享。

2 檔案互聯(lián)網(wǎng)+人才隊(duì)伍建設(shè)

落實(shí)檔案工作互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)，檔案專(zhuān)業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)人才是做好工作的保障。檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)的技術(shù)主體是技能管理人員，管理人員不僅要具備過(guò)硬的檔案技能專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的信息化技能，注重信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題[2]只有這樣才能更好地辨識(shí)、掌握檔案信息。在對(duì)此類(lèi)人員選擇上要求其不僅要掌握計(jì)算機(jī)操作，圖像處理，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)錄入，網(wǎng)絡(luò)管理，網(wǎng)頁(yè)制作等方面的職業(yè)知識(shí)，還需要相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)技能知識(shí)等。可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)院校和部門(mén)培養(yǎng)一批適應(yīng)于新時(shí)期需求的檔案專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)需要的系統(tǒng)分析人才、數(shù)據(jù)分析與板塊開(kāi)發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與檔案網(wǎng)絡(luò)管理人才。最快捷、有效的是讓現(xiàn)有的從事檔案工作的人員參加檔案專(zhuān)業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好檔案專(zhuān)業(yè)人員的在職培訓(xùn)，通過(guò)進(jìn)修、參加學(xué)術(shù)研討會(huì)等形式，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平同時(shí)鼓勵(lì)所有檔案人員進(jìn)行自學(xué)的方式有目的、有規(guī)范地選擇性更新知識(shí)，制定檔案互聯(lián)網(wǎng)工作人員學(xué)習(xí)新技術(shù)，鉆研新技能的獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰措施從而提高從業(yè)人員的責(zé)任感、使命感、榮譽(yù)感和責(zé)任心。

筆者認(rèn)為，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案工作人員應(yīng)具備的以下基本專(zhuān)業(yè)能力。①是要敢于嘗試、敢于開(kāi)拓、富于創(chuàng)新。檔案工作人員首先克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習(xí)慣轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)字化思維的方式?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)期的檔案工作人員在傳統(tǒng)的檔案收集、轉(zhuǎn)遞、鑒定、編纂等方面要敢于從開(kāi)放的檔案信息網(wǎng)站上收集、整理、著錄、整合各種信息資源，從而進(jìn)行詳盡、簡(jiǎn)要的檢索、分類(lèi)、編目、以便不同時(shí)期不同類(lèi)別的人群提供高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的利用。②是開(kāi)展工作時(shí)要能不拘一格，放眼全局?！澳堋睉?yīng)用更多的是“資質(zhì)”。是能搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”這個(gè)平臺(tái)的，進(jìn)行鑒定、解密。能從信息大平臺(tái)海量的信息中篩查、取用精華。能用豐富的檔案資源，源源不斷輸送，從而吸引“顧客”光顧挑選。③要會(huì)用電子郵件、微博、網(wǎng)頁(yè)與檔案利用者進(jìn)行互動(dòng)交流搞好服務(wù)。并做好所有的環(huán)節(jié)、階段相應(yīng)的儲(chǔ)存、保管、更新、交流及保密。吸引利用者參與檔案主題活動(dòng)、模塊，加強(qiáng)與檔案專(zhuān)業(yè)軟件開(kāi)發(fā)群體及媒體的合作，探索更適合用戶(hù)利用的平臺(tái)。④“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的安全防范和應(yīng)急處理能力。

3 檔案互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下檔案安全問(wèn)題

3.1 在儲(chǔ)存過(guò)程中的安全隱患及防護(hù)

在儲(chǔ)存的載體保護(hù)上，光盤(pán)、磁盤(pán)作為電子檔案載體，在存放的柜、架使用鐵皮柜，在庫(kù)房建設(shè)中注意防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲(chóng)、防磁等九防措施，按照控制庫(kù)房的溫度、濕度為宜，并進(jìn)行定期通風(fēng)；定期檢測(cè)和拷貝，檢測(cè)應(yīng)每年進(jìn)行1次，可以應(yīng)用多重備份，重要的文件更需異地異質(zhì)備份以免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失致使網(wǎng)站遭到攻擊。光盤(pán)、磁盤(pán)作為日前剛絡(luò)環(huán)境下最基奉的存儲(chǔ)介質(zhì)，光盤(pán)、磁盤(pán)自身的質(zhì)量也決定著檔案的真實(shí)性、可靠性，在購(gòu)買(mǎi)時(shí)一定要符合國(guó)家檔案規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。用來(lái)作為電子檔案的光盤(pán)必須具備只讀性，即只能供使用者讀出信息。

3.2 在運(yùn)行過(guò)程中的安全隱患及防護(hù)

由于電子文件的運(yùn)作環(huán)境需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化傳輸和開(kāi)放時(shí)的共享，在此環(huán)節(jié)會(huì)造成較多的不安全因素。在網(wǎng)絡(luò)上的信息傳輸時(shí)任何信息都是經(jīng)過(guò)重重網(wǎng)站分段、轉(zhuǎn)遞、過(guò)濾、篩查后呈現(xiàn)在訪問(wèn)者面前。在此過(guò)程中任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取甚至破壞信息。如不采取措施，會(huì)讓一些保密文件破壞和泄密。防護(hù)可采取的措施有①采用加密方式。對(duì)于一些在國(guó)家規(guī)定的保密時(shí)間和范圍內(nèi)的檔案信息，采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的不公開(kāi)。如設(shè)置管檔和用戶(hù)人員身份認(rèn)證登陸口令，按照涉密要求選擇性的發(fā)布運(yùn)行檔案信息。電子檔案的加密可采用綜合、分層防護(hù)，從而提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行體系的整體安防。②重視前期環(huán)節(jié)控制。檔案工作瑣碎繁雜，從文件材料到形成檔案有一個(gè)周期，基層檔案管理部門(mén)和管檔人員需要從基礎(chǔ)上做好文件材料的收集、整理和利用各環(huán)節(jié)的工作。不斷強(qiáng)化行文的規(guī)范，按照檔案管理要求上制訂的文件傳閱、簽署、歸檔流程、掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的要領(lǐng)，讓每份有價(jià)值文件材料均能一一收集、歸檔、傳輸，確保檔案信息化后其展現(xiàn)的內(nèi)容可以發(fā)揮最大、最優(yōu)的價(jià)值，這些檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就能發(fā)揮檔案數(shù)字化的實(shí)用性和有效性。

4 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案公共服務(wù)創(chuàng)新

首先要構(gòu)建檔案信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)并優(yōu)化檔案上午信息檢索服務(wù)。檔案管理員在對(duì)信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)于雜亂無(wú)章多余的信息進(jìn)行增選、分類(lèi)；提取關(guān)鍵詞，方便檔案使用人員通過(guò)微信、QQ用百度、搜狗等各種搜索方式，查詢(xún)到自己想要了解到的內(nèi)容。通過(guò)設(shè)置簡(jiǎn)明的欄目板塊介紹檔案網(wǎng)站信息網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，設(shè)置用戶(hù)參與欄目與檔案使用者進(jìn)行交流。通過(guò)聲音、圖像、視頻等展示檔案信息，提高用戶(hù)接受信息的速度和閱讀興趣。用戶(hù)不僅可以觀 看檔案信息，還可以對(duì)檔案信息做出評(píng)論、鑒別，來(lái)提高檔案信息的精確和完整性。檔案信息人員一定注重檔案信息的時(shí)效性。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科技不斷發(fā)展的背景下，基層檔案的資源、用戶(hù)、產(chǎn)品、檔案價(jià)值鏈不斷進(jìn)行更新，根據(jù)使用群體的需求調(diào)整方向、范圍及前瞻性的資料，否則檔案的應(yīng)用產(chǎn)生效益就非常有限，會(huì)導(dǎo)致在數(shù)字檔案館上，沒(méi)有人去關(guān)注或查看，讓檔案失去保管和信息化的價(jià)值，造成資源的浪費(fèi)。

5 防治連接互聯(lián)網(wǎng)檔案的計(jì)算機(jī)遭受各種干擾和病毒的破壞

當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的最大威脅，它不僅可以攻擊、竊取、毀壞檔案信息，嚴(yán)重的可使網(wǎng)絡(luò)部分或全部癱瘓[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展病毒的種類(lèi)、數(shù)量、傳播的途徑，傳播的方式和速度是花樣百出，造成的破壞和影響非常嚴(yán)重。因此所有的涉檔人員都要有網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管意識(shí)，在每臺(tái)電腦都要設(shè)置預(yù)警、防火墻系統(tǒng)，安裝殺毒軟件，并及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)、更新，有效地防止病毒感染到計(jì)算機(jī)。對(duì)重要的需長(zhǎng)期保存的文件檔案做好定期備份，涉及國(guó)家或單位內(nèi)部秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不直接與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)站互相連接。

[1]林杰.面向互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案信息公共服務(wù)[J].山西檔案，2016（1）：42-44.

[2]魏金嬌.數(shù)字檔案信息安全管理問(wèn)題與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（6）：32-34.

[3]潘建華.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息共享平臺(tái)安全性研究[J].山西檔案，2016（3）：73-75.

R197.324

A

1672-5654（2017）10（a）-0052-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.28.052

胡玉娥（1970-），女，湖北襄陽(yáng)人，碩士，副研究館員，主要從事醫(yī)院檔案管理。

2017-07-09）