焦?jié)?/p>

摘 要：檔案管理工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展越來越起到舉足輕重的作用，本文嘗試用管理學(xué)中的經(jīng)典管理理論來解決企業(yè)檔案管理工作中面臨的問題。

關(guān)鍵詞：檔案；企業(yè)；管理；理論

經(jīng)典管理理論現(xiàn)已成為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要指導(dǎo)思想，各企業(yè)在管理應(yīng)用以此為參考，借鑒經(jīng)典的力量結(jié)合本企業(yè)實(shí)際開展管理工作。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)活動(dòng)的重要依據(jù)，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，管理著企業(yè)的無形資產(chǎn)和商業(yè)技術(shù)機(jī)密，其發(fā)展水平的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和改革進(jìn)程。建立和開展企業(yè)檔案工作是發(fā)展的必然要求，也是積極推進(jìn)企業(yè)檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的內(nèi)在需要。本文試就企業(yè)常用的經(jīng)典管理理論引入企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，解決企業(yè)檔案工作所面對(duì)的問題。

1 企業(yè)檔案工作面臨的問題

雖然企業(yè)所涉及的經(jīng)營范圍，服務(wù)對(duì)象不同，但筆者在查閱過程中發(fā)現(xiàn)，各企業(yè)的檔案部門所面對(duì)的問題卻大體相同，主要表現(xiàn)在：

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。

作為企業(yè)的資料提供和基礎(chǔ)服務(wù)部門，由于檔案部門并不屬于與企業(yè)經(jīng)濟(jì)直接掛鉤的一線部門，而檔案作用價(jià)值并非一朝一夕就能突顯的特點(diǎn)，往往會(huì)被人忽視。某些企業(yè)也要求科研生產(chǎn)項(xiàng)目資料的歸檔與否同承包經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的考核掛鉤，但現(xiàn)在有的已形同虛設(shè)。檔案人員參與課題鑒定、參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收也都不復(fù)實(shí)行；至于檔案人員大幅削減、庫房設(shè)施條件長年不予更新。

（二）檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。

企業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生了緊迫感和危機(jī)感，檔案管理隊(duì)伍也遭遇沖擊。面對(duì)各種工作環(huán)境因素改變的現(xiàn)實(shí)，部分檔案管理人員同樣會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素有所轉(zhuǎn)變，認(rèn)為檔案部門效益差，且工作瑣碎、考勤嚴(yán)、評(píng)定職稱受限制等，或“跳槽”，或轉(zhuǎn)崗；還有則是得過且過，影響檔案工作的開展和發(fā)展。

（三）企業(yè)各項(xiàng)檔案管理制度的執(zhí)行和落實(shí)存在不足。

有的企業(yè)雖然制定相應(yīng)的檔案管理制度，但對(duì)二級(jí)單位的執(zhí)行力欠缺，對(duì)各業(yè)務(wù)部門和基層檔案管理的監(jiān)督考核力度也大為缺乏等問題。

（四）影響檔案管理的因素復(fù)雜。

在管理過程中隨機(jī)性和突發(fā)性因素所占比例大，預(yù)見性差。檔案工作還受檔案部門軟硬件設(shè)備、管理手段、人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)以及相關(guān)外部環(huán)境因素的制約。這些問題的存在，距離滿足高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化檔案管理的職能要求還存在差距。

2 用經(jīng)典管理理論解決問題

（一）霍桑效應(yīng)。

它是心理學(xué)上的一種實(shí)驗(yàn)者效應(yīng)。20世紀(jì)20-30年代，美國研究人員在芝加哥西方電力公司霍桑工廠進(jìn)行的工作條件、社會(huì)因素和生產(chǎn)效益關(guān)系實(shí)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)者效應(yīng)，稱霍桑效應(yīng)。

實(shí)驗(yàn)的第一階段是從1924年11月開始的工作條件和生產(chǎn)效益的關(guān)系，設(shè)為實(shí)驗(yàn)組和控制組。結(jié)果不管增加或控制照明度，實(shí)驗(yàn)組產(chǎn)量都上升，而且照明度不變的控制組產(chǎn)量也增加。另外，有試驗(yàn)了工資報(bào)酬、工間休息時(shí)間、每日工作長度和每周工作天數(shù)等因素，也看不出這些工作條件對(duì)生產(chǎn)效益有何直接影響。第二階段的試驗(yàn)是由美國哈佛大學(xué)教授梅奧領(lǐng)導(dǎo)的，著重研究社會(huì)因素與生產(chǎn)效率的關(guān)系，結(jié)果發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)效率的提高主要是由于被實(shí)驗(yàn)者在精神方面發(fā)生了巨大的變化。參加試驗(yàn)的工人被置于專門的實(shí)驗(yàn)室并由研究人員領(lǐng)導(dǎo)，其社會(huì)狀況發(fā)生了變化，受到各方面的關(guān)注，從而形成了參與試驗(yàn)的感覺，覺得自己是公司中重要的一部分，從而使工人從社會(huì)角度方面被激勵(lì)，促進(jìn)產(chǎn)量上升。

這個(gè)效應(yīng)告訴我們，當(dāng)工作受到公眾的關(guān)注或注視時(shí)，工作的效率就會(huì)大大增加。因此，我們?cè)跈n案管理工作中，是否可以自己選擇思想上的轉(zhuǎn)變，不等不靠，結(jié)合工作實(shí)際采用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)可或?yàn)槠髽I(yè)帶來更大價(jià)值的行為，才能受到更多的關(guān)注，讓我們所處的檔案工作更加受到重視，以便得以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持更好的開展我們的工作。

（二）破窗效應(yīng)。

美國斯坦福大學(xué)心理學(xué)家菲利普·辛巴杜（Philip Zimbardo）于1969年進(jìn)行了一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)，他找來兩輛一模一樣的汽車，把其中的一輛停在加州帕洛阿爾托的中產(chǎn)階級(jí)社區(qū)，而另一輛停在相對(duì)雜亂的紐約布朗克斯區(qū)。停在布朗克斯的那輛，他把車牌摘掉，把頂棚打開，結(jié)果當(dāng)天就被偷走了。而放在帕洛阿爾托的那一輛，一個(gè)星期也無人理睬。后來，辛巴杜用錘子把那輛車的玻璃敲了個(gè)大洞。結(jié)果呢，僅僅過了幾個(gè)小時(shí)，它就不見了。以這項(xiàng)實(shí)驗(yàn)為基礎(chǔ)，政治學(xué)家威爾遜和犯罪學(xué)家凱琳提出了一個(gè)“破窗效應(yīng)”理論，認(rèn)為：如果有人打壞了一幢建筑物的窗戶玻璃，而這扇窗戶又得不到及時(shí)的維修，別人就可能受到某些暗示性的縱容去打爛更多的窗戶。久而久之，這些破窗戶就給人造成一種無序的感覺。結(jié)果在這種公眾麻木不仁的氛圍中，問題就會(huì)大量滋生、繁榮。就把人的這種心理命名為“破窗效應(yīng)”。

檔案人員的不穩(wěn)定性是由企業(yè)自身變革所帶來的，在企業(yè)出現(xiàn)變革情況下，檔案人員同樣會(huì)有原有秩序被打破的心理。檔案人員若能繼續(xù)“有序”工作，必須適時(shí)調(diào)整和健全企業(yè)檔案管理機(jī)制， 本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則， 建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)， 健全專職和兼職檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，明確分工，細(xì)化服務(wù)，做到責(zé)權(quán)、利相結(jié)合。才能避免檔案人員內(nèi)部出現(xiàn)“破窗效應(yīng)”，給檔案人員以穩(wěn)定的有序的保障。

（三）手表定理。

手表定理是指一個(gè)人有一只表時(shí)，可以知道現(xiàn)在是幾點(diǎn)鐘，當(dāng)他同時(shí)擁有兩只表時(shí)，卻無法確定。兩只手表并不能告訴一個(gè)人更準(zhǔn)確的時(shí)間，反而會(huì)讓看表的人失去對(duì)準(zhǔn)確時(shí)間的信心。

手表定理在檔案管理方面，給我們一種非常直觀的啟發(fā)，就是對(duì)企業(yè)內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)的管理，不能同時(shí)采用兩種不同的方法，不能同時(shí)設(shè)置兩個(gè)不同的目標(biāo)。在企業(yè)在貫徹執(zhí)行國家和地方檔案法律法規(guī)的同時(shí)，都會(huì)相應(yīng)制定符合本單位實(shí)際的檔案工作規(guī)范，可就二級(jí)單位的工作規(guī)范也應(yīng)在參照《檔案法》和本企業(yè)已制定的工作規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行制訂。并保持自上而下的統(tǒng)一性，這樣，在檔案工作管理過程中，不會(huì)出現(xiàn)兩種標(biāo)準(zhǔn)，利于檔案管理工作的開展。

（四）木通定律。

水桶定律是講一只能夠多少水，取決于它最短的那塊木版。這就是說任何一個(gè)組織的，可能面臨的一個(gè)共同問題，即構(gòu)成組織的各個(gè)部分往往優(yōu)劣不齊的，而劣勢(shì)部分往往決定整個(gè)組織的水平。

管理因素復(fù)雜，檔案人員水平的參差不齊，每一個(gè)都會(huì)直接影響檔案管理工作，全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。用木桶理論影響企業(yè)檔案管理人員，保證每一塊板子都是一樣齊的?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理是科學(xué)化和人性化相結(jié)合的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，為此對(duì)企業(yè)檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)三個(gè)方面的管理： 第一是提高檔案人員的政治素質(zhì)。檔案工作者只有具有政治上的堅(jiān)定性、敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性。第二是提高檔案管理人員的文化素質(zhì)。檔案工作涉及各個(gè)方面、各種專業(yè)， 必須掌握豐富的文化知識(shí)才能做好檔案工作。要鼓勵(lì)和提供條件讓檔案人員努力學(xué)習(xí)各種專業(yè)知識(shí)，大力推動(dòng)檔案人員的繼續(xù)教育工作， 形成不斷學(xué)習(xí)、不斷提高的良好風(fēng)氣， 以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作越來越高的要求。第三是要提高專業(yè)素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作， 從事這項(xiàng)工作的同志必須掌握檔案工作的方法和規(guī)律， 精通檔案業(yè)務(wù)。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作崗位培訓(xùn)，廣泛開展業(yè)務(wù)交流，有效溝通同行業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，促進(jìn)檔案管理人員整體素質(zhì)的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒建蘭.檔案基礎(chǔ)工作為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)[J]. 機(jī)電兵船檔案，2007（6）

[2]屈秀蘭.強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2008（5）

[3]韓君，馮曉麗.現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)[J].蘭臺(tái)縱橫，2010