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        淺談圖書館的文獻(xiàn)管理與知識管理

        2017-01-21 00:09:05何平平
        卷宗 2016年10期
        關(guān)鍵詞:知識管理圖書館

        摘 要:談?wù)勎墨I(xiàn)管理和知識管理的概念,基本特征,相關(guān)要素以及它們的流程,它們之間的聯(lián)系和區(qū)別。

        關(guān)鍵詞:圖書館;文獻(xiàn)管理;知識管理

        1 圖書館文獻(xiàn)管理

        (一)圖書館文獻(xiàn)管理是以文獻(xiàn)為單位來表達(dá)測評知識,是圖書館的一項(xiàng)基本性工作。主要是對加工后的文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)的組織和保管,使資源的利用率得到提高。使文獻(xiàn)有很大的利用價值。圖書館通過對圖書文獻(xiàn)的收集整理和科學(xué)保管,是刊載人類知識圖書文獻(xiàn)積累得越來越多,這些圖書文獻(xiàn)保存了自然科學(xué),社會科學(xué)各個領(lǐng)域中系統(tǒng)的知識,既有通俗的普及性讀物,又有高深的科學(xué)專著,圖書館收藏的圖書文獻(xiàn),是人們吸取知識的源泉。因此圖書館要確定自身在社會中的位置,除了收集和收藏信息外,最重要的還是對系統(tǒng)文獻(xiàn)知識的利用和開發(fā),為讀者營造良好創(chuàng)新的知識環(huán)境和學(xué)習(xí)環(huán)境。

        (二)文獻(xiàn)管理基本特征

        1、主管能動性:文獻(xiàn)管理是人有目的,有意識的一項(xiàng)活動,這使得文獻(xiàn)管理具有一定程度的主觀能動

        2、社會歷史性:在圖書館歷史發(fā)展中,文獻(xiàn)管理工作從低級到高級,在不同歷史時代它們具有不同的特征,如過去的私家藏書和書院藏書樓,現(xiàn)代的數(shù)字圖書館,都具有不同時代特征。

        3、客觀物質(zhì)性:客觀物質(zhì)性表現(xiàn)在文獻(xiàn),工具,館員都是物質(zhì)的,館員是文獻(xiàn)管理的首要條件,同時文獻(xiàn)管理必須以一定的文獻(xiàn)對象為前提,并需要運(yùn)用一定的物質(zhì)手段來管理文獻(xiàn)。

        (三)文獻(xiàn)管理的要素

        1、管理主體---館員。館員是負(fù)責(zé)圖書館運(yùn)營的專業(yè)人員,包括對藏書資源的采購、加工、分析報(bào)道,具有管理經(jīng)驗(yàn),采取手段和方法作用于文獻(xiàn)的有一定勞動能力的人。在文獻(xiàn)管理中,館員的智力和館員體力的支出是必須的,隨著圖書館管理上的變化和發(fā)展的復(fù)雜化,現(xiàn)在圖書館從事腦力勞動的館員越來越多,智力參與在文獻(xiàn)管理中起著至關(guān)重要的作用。館員,是最活躍的要素,也是文獻(xiàn)管理中不可缺少的要素,沒有館員參與的文獻(xiàn)管理,只不過是可能的文獻(xiàn)管理工作,只有通過館員有目的,有創(chuàng)造力的搞作,文獻(xiàn)管理工作才能得以順利進(jìn)行。

        2、管理客體---文獻(xiàn)。文獻(xiàn),是由館員來進(jìn)行分類,收藏,讓它成為運(yùn)用率很高的文獻(xiàn)資料,文獻(xiàn)的管理工作和性質(zhì)范圍關(guān)系非常密切,如果沒有文獻(xiàn)也就沒有文獻(xiàn)管理,文獻(xiàn)是工作管理的前提條件,要構(gòu)成現(xiàn)實(shí)的文獻(xiàn)管理,館員只有將使用工具用在文獻(xiàn)上,在圖書館發(fā)展的較低階段,文獻(xiàn)更多表現(xiàn)為天然的物質(zhì)材料,隨著社會的發(fā)展,文獻(xiàn)形式呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢。

        3、管理工具---精神工具和物質(zhì)工具。精神工具是以觀念形式存在的思維框架,按照文獻(xiàn)的形式特征經(jīng)過有序化處理,一方面組成各種能表現(xiàn)文獻(xiàn)特征的檢索工具,如各種文摘,書目,擔(dān)負(fù)著文獻(xiàn)資源高度的檢索功能,來適應(yīng)讀者對文獻(xiàn)信息資源的需要。另一方面又構(gòu)成了文獻(xiàn)本身科學(xué)貯存體系。物質(zhì)工具是館員從事文獻(xiàn)管理工作的物質(zhì)手段和物質(zhì)條件,包括館舍,書架計(jì)算機(jī)等。

        (四)文獻(xiàn)管理的流程——文獻(xiàn)搜集,文獻(xiàn)服務(wù)

        1、搜集是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ),也是圖書館文獻(xiàn)管理工作的起點(diǎn)。文獻(xiàn)搜集要根據(jù)自身的文獻(xiàn)資源特點(diǎn)和長期規(guī)劃,隨時調(diào)查搜集到的文獻(xiàn)是否被有效利用,如是否滿足讀者的需要。還要有一定的適用性。使文獻(xiàn)信息資源在形式和內(nèi)容上有序化,根據(jù)文獻(xiàn)的內(nèi)容特征來組織,如以文獻(xiàn)的書名,刊號,出版事項(xiàng)等要素來描述和組織文獻(xiàn),經(jīng)過組織后,文獻(xiàn)就成為便于管理的文獻(xiàn)存儲體系。

        2、服務(wù)指通過文獻(xiàn)的典藏和編制的檢索工具把館藏文獻(xiàn)提供給讀者,文獻(xiàn)服務(wù)有五種的方法。(1)文獻(xiàn)閱覽,它是圖書館為讀者提供的最基本的服方式。(2)文獻(xiàn)外借,是提供服務(wù)中最普遍的形式。(3)文獻(xiàn)檢索和參考咨詢,這是一項(xiàng)針對讀者需要而開展的文獻(xiàn)服務(wù)工作,它是內(nèi)容最豐富最有效的方法。(4)文獻(xiàn)的宣傳報(bào)道,文獻(xiàn)報(bào)道可以提供最新的館藏信息,以提供文獻(xiàn)的利用率,如文獻(xiàn)推介評價,新書通報(bào),讀者報(bào)告會等。(5)文獻(xiàn)的閱讀輔導(dǎo),對讀者進(jìn)行文獻(xiàn)知識教育,包括熟悉館內(nèi)文獻(xiàn)檢索的知識與技能,熟悉館藏,并向讀者推薦閱讀文獻(xiàn),輔導(dǎo)讀者利用參考工具書等。

        2 圖書館知識管理

        (一)知識管理是一個新興的跨學(xué)科領(lǐng)域,人們從不同角度對知識管理進(jìn)行了定義,目前學(xué)界對知識管理概念的認(rèn)識并不統(tǒng)一。國外具有代表性的知識管理定義如下所述,美國學(xué)者穆雷認(rèn)為,知識管理是把一個組織的智力資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)力,新的價值和持續(xù)增強(qiáng)的競爭力的戰(zhàn)略。加拿大學(xué)者杜菲認(rèn)為,知識管理是通過對組織的智力和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行投資和從而驅(qū)動創(chuàng)新的過程。美國學(xué)者威尼歌認(rèn)為,知識管理主要包括兩種活動,一種活動聚集于從組織內(nèi)部和外部獲取知識,另一種活動聚集于明智地應(yīng)用知識來實(shí)現(xiàn)組織的使命 。國內(nèi)具有代表性地知識管理定義如下所述,王德祿認(rèn)為,知識管理是以組織的形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的過程,目的是提高工作者的生產(chǎn)力,反映速度和應(yīng)變能力,并增強(qiáng)其核心能力。金吾倫認(rèn)為,知識管理是知識和智慧對知識的管理,是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的管理,以便最有效的開發(fā)和利用知識資源,來服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展。使之發(fā)揮效用的一種理論和方法。韓經(jīng)倫認(rèn)為,知識管理是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)手段和現(xiàn)代信息技術(shù)對相關(guān)知識進(jìn)行連續(xù)管理的過程,建立在知識分工基礎(chǔ)上的一種新型管理,其中最大限度地推廣知識是組織提高優(yōu)勢的關(guān)鍵,知識的創(chuàng)新和內(nèi)部共享是組織持續(xù)發(fā)展的靈魂。

        雖然國內(nèi)外學(xué)者對知識管理的表述各不相同,但揭示的概念實(shí)質(zhì)是相同的,知識管理是創(chuàng)新知識,提高組織創(chuàng)新的能力,以保障機(jī)構(gòu)生存發(fā)展的一種活動。它包括知識的整理,傳遞,運(yùn)用,保存,測評,,獲取,分享等基本環(huán)節(jié),并通過知識的生成,積累,,和應(yīng)用管理,以實(shí)現(xiàn)知識的基本化和產(chǎn)業(yè)化。

        (二)知識管理的相關(guān)因素

        1、知識管理與人

        人是知識管理中的最為重要,最具有能動性的因素,主要表現(xiàn)在三個方面. (1)人及其實(shí)踐活動是知識的唯一來源。通過智慧和主觀能動性,人可以在實(shí)踐活動中歸納出各種有用的經(jīng)驗(yàn),規(guī)律以形成隱性知識,同時人也可以隱性知識的顯性化。雖然可以借助各種現(xiàn)代技術(shù)工具總結(jié)和發(fā)現(xiàn)在一般條件下難以得到的規(guī)律,經(jīng)驗(yàn)和知識,但缺少了人在其中關(guān)鍵性地作用,這些發(fā)現(xiàn)也是不可能的。(2)人是知識的重要載體,人通過學(xué)習(xí)掌握了顯性知識,而且是隱性知識的重要載體,而隱性知識決定了人在管理過程中的不可替代性。(3)人是應(yīng)用知識創(chuàng)造價值的主體,在知識經(jīng)濟(jì)時代,各種具有專業(yè)化知識的人才是技術(shù)設(shè)備始終無可知識管理的流程代替的,因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備也需要人來設(shè)計(jì),制造和維護(hù)。

        2、知識管理與業(yè)務(wù)流程

        業(yè)務(wù)流程是以讀者需求為起點(diǎn),組織輸入各種資源,創(chuàng)造出讀者滿意的服務(wù),以實(shí)現(xiàn)價值的過程,知識管理與業(yè)務(wù)結(jié)合,能改善業(yè)務(wù)的流程,并且提高服務(wù)質(zhì)量。業(yè)務(wù)流程知識按其來源可分為基礎(chǔ)知識,業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn),常規(guī)操作等,由于兩者屬于顯性知識,很容易實(shí)現(xiàn)知識的分享和積累,而后者是隱性知識,其知識管理的難度大,非標(biāo)準(zhǔn)化的知識管理方式管理。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程按分工理論構(gòu)建的,本身存在著許多弊端,為適應(yīng)知識管理的需要必須對業(yè)務(wù)流程加以重構(gòu)。按照業(yè)務(wù)流程不同分類標(biāo)準(zhǔn),可采用兩種方式,橫向整合和縱向整合。

        3、知識管理與組織

        為適應(yīng)組織業(yè)務(wù)流程整合的變化,組織結(jié)構(gòu)必然要作相應(yīng)的調(diào)整,而知識管理的結(jié)構(gòu)不僅涉及職能劃分,權(quán)限控制,部門設(shè)置等問題,且直接影響到知識管理過程中主要作用的工作人員。

        (三) 知識管理過程

        1、創(chuàng)造知識。 知識創(chuàng)造是指設(shè)計(jì)解決方案和組織開發(fā)創(chuàng)意的能力,這是知識管理的任務(wù)和目標(biāo)。

        2、獲取知識。 知識獲取指從數(shù)據(jù)中挖掘出知識,從信息中獲取知識,從知識庫中查詢知識,而且還包括把分散在組織內(nèi)部的隱性知識聚合起來,形成能解決問題的系統(tǒng)性知識,這是圖書館利用知識創(chuàng)造價值的基礎(chǔ),也是實(shí)施管理的前提。

        3、傳播知識。傳播知識指在獲取所需要的知識后,組織對其加以傳播和共享,這是生成新知識的必要前提,組織,人員和技術(shù)之間的互相作用直接影響知識傳播的結(jié)果,如新聞組,網(wǎng)絡(luò),公告,使知識在組織中迅速地傳播。

        4、運(yùn)用知識。應(yīng)用知識是指在知識處理之間和組織人員之間實(shí)現(xiàn)知識共享和利用,與其他過程緊密相連,是實(shí)現(xiàn)知識管理的一種手段,是最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造知識價值的重要環(huán)節(jié)。

        圖書館知識管理是一個過程管理,是一個有助于知識收集,組織和傳播的綜合過程,其中的每一個環(huán)節(jié)對組織核心競爭力的構(gòu)建和支持都是必不可少的,任何一個環(huán)節(jié)的缺失都會使整個知識流不能正常運(yùn)轉(zhuǎn),知識管理過程的循環(huán)往復(fù),相互協(xié)調(diào),是組織運(yùn)轉(zhuǎn)的重要能源和推動力。

        3 圖書館文獻(xiàn)管理和知識管理的聯(lián)系和區(qū)別

        (一)聯(lián)系:

        組織方法基本相同 無論文獻(xiàn)載體還是知識內(nèi)容,都可以通過標(biāo)志法,分類法,主題法和簡約法等進(jìn)行組織。都是由圖書館館員開展的信息管理活動,無論知識還是文獻(xiàn),它們都需要通過語言來表達(dá),是其社會化和客觀化。

        (二)區(qū)別:

        (1)獲取方式不同。文獻(xiàn)管理主要是積累越來越多的刊載人類知識的圖書,和期刊,有序整理和科學(xué)的保管,而知識管理以讀者為主體,知識創(chuàng)新為目標(biāo),研究主觀知識和客觀知識,還有效提供知識和控制知識傳播的全過程。

        (2)工作的范圍差別。文獻(xiàn)管理以有硬載體為管理對象,以印刷為主,只有及少的錄像帶和光盤,而知識管理是以網(wǎng)內(nèi)外負(fù)荷知識信息的人和物為工作對象,物質(zhì)域和載體域知識信息的資源都包括在里面。

        (3)工作內(nèi)容差別。文獻(xiàn)管理主要是整冊圖書和期刊,是文獻(xiàn)的分類,馬克數(shù)據(jù)等淺層次的整體活動,知識管理在文獻(xiàn)分類,馬克數(shù)據(jù)活動基礎(chǔ)上還進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的鑒別,數(shù)據(jù)挖掘,自動文摘,,自動分類等。

        (4)社會背景差別。在文獻(xiàn)管理時期,一般圖書館按種,冊為讀者提供服務(wù),因?yàn)橹R量不大,學(xué)科少,文獻(xiàn)數(shù)量也較少。而如今,硬載體的文獻(xiàn),海量的網(wǎng)絡(luò)資源呈指數(shù)級上升,加上外界地競爭,讀者越來越希望圖書館能個性化服務(wù),即按概念,公式等來提供文獻(xiàn)信息。

        知識管理是以“知識為基礎(chǔ)”,是文獻(xiàn)管理發(fā)展的又一階段,它把文獻(xiàn)資源與活動,文獻(xiàn)信息與人聯(lián)系起來,在讀者交流的過程中以實(shí)現(xiàn)知識的共享,利用群體的智慧來進(jìn)行創(chuàng)新。因此,文獻(xiàn)管理和知識管理既有聯(lián)系又有區(qū)別,不能把知識管理看成是文獻(xiàn)管理的繼承和發(fā)展,也不能把它們對立看待。

        參考文獻(xiàn)

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        作者簡介

        何平平(1971-),女,漢族,南京曉莊學(xué)院圖書館,江蘇省南京市,本科,館員,

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