楊金紅，王姣云，徐莎

1.泰安市中心醫(yī)院檔案科，山東泰安 271000；2.泰安市中心醫(yī)院人力資源部，山東泰安 271000

試析檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對策略

楊金紅1，王姣云1，徐莎2

1.泰安市中心醫(yī)院檔案科，山東泰安 271000；2.泰安市中心醫(yī)院人力資源部，山東泰安 271000

現(xiàn)代化的今天，越來越多的企業(yè)或個人認(rèn)識到信息使用的重要性，但卻沒有真正意識到檔案工作的重要性，相應(yīng)的也沒有有效地執(zhí)行檔案管理工作，致使檔案管理未能充分發(fā)揮作用，保障檔案質(zhì)量，這勢必會降低檔案的使用價值。基于此，本文將立足于檔案管理，分析檔案管理存在的問題，進而探究健全檔案管理制度、改進和完善檔案功能，提高檔案管理人員素質(zhì)等應(yīng)對策略，希望對于提高檔案管理的有效性有所作用。

檔案管理；問題；解決對策

檔案管理工作作為國家科學(xué)文化事業(yè)的一個重要且不可缺少的組成部分，除了集政策性、機密性于一體外，專業(yè)性較強也是該項工作的重要卻又容易被忽視的特點。不論是企業(yè)還是政府機關(guān)的各級部門及管理人員都應(yīng)對檔案管理工作的重要性有充分的認(rèn)識，及時有效地加強對檔案的管理力度。而在回顧分析近些年檔案管理工作實施情況中，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在諸多問題，導(dǎo)致檔案管理作用未能充分發(fā)揮[1]。對此，需要企業(yè)及政府部門能夠正確認(rèn)檔案及檔案管理的重要性，探究切實有效的應(yīng)對策略來處理檔案管理問題，從而真正提高檔案管理的有效性，保障檔案的完整性，使檔案能夠成為企業(yè)或政府部門的重要信息資源。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

信息時代的到來，使得信息的重要性逐步提高，無論是企業(yè)還是政府機關(guān)的各級部門都應(yīng)當(dāng)高度重視信息收集與使用。為此，檔案管理的有效實施也顯得尤為重要，能夠切實有效地保證檔案信息收集與存儲良好，為使企業(yè)或者政府能夠隨時提取檔案信息，有效利用檔案信息來處理工作問題。但回顧近些年檔案管理工作落實情況，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理作用未能充分發(fā)揮出來。造成此種現(xiàn)象發(fā)生與檔案管理工作中存在諸多問題有直接的關(guān)系。

1.1 沒有正確認(rèn)識檔案及其重要性

盡管信息時代已經(jīng)到來，信息的傳播越加頻繁、信息的使用越加廣泛，越來越多的人能夠正確認(rèn)識到這一點，但卻不能正確理解檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理只是一項可有可無的工作，并且此項工作比較簡單，只是抄抄寫寫，之后保存資料即可，毫無技術(shù)性、技巧性可言。正是因為這種思想意識的存在，才使得某些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不予以重視，直接有某些部門的工作人員兼任檔案管理一職或者直接任命優(yōu)秀的檔案人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，致使檔案管理工作不能專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的落實；某些檔案管理人員對本職工作不予以重視，馬虎對待本職工作，致使檔案管理形式化[2]。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不夠，管理水平偏低

通過對某些企業(yè)或單位檔案管理工作落實情況予以分析，確定大部分檔案管理工作問題的產(chǎn)生與管理人員均有直接或間接的關(guān)系，這充分說明了檔案管理人員是導(dǎo)致檔案管理工作不佳的主要因素。而檔案管理人員之所不能切實有效、科學(xué)合理地落實各項管理工作，主要是某些企業(yè)或單位所聘用的檔案管理人員或?qū)I(yè)知識不扎實、或管理經(jīng)驗不豐富、或職業(yè)素質(zhì)不高等，致使其難以綜合企業(yè)或單位的實際情況，從專業(yè)的角度來規(guī)劃與實施檔案管理工作，最終導(dǎo)致檔案管理效果不佳。所以，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠、管理水平低是導(dǎo)致檔案管理工作效果不佳的問題之一。

1.3 檔案室硬件設(shè)施配備不齊全

相關(guān)實踐調(diào)查顯示，諸多企業(yè)或單位的檔案室建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的要求，其中表現(xiàn)比較明顯的是檔案室硬件設(shè)施陳腐老化或硬件設(shè)施配備不齊全，保管條件簡陋，防護力度不夠強，致使硬件設(shè)施不能有效應(yīng)用，相應(yīng)的檔案材料有所損壞、缺失自然在所難免，對檔案的后期使用產(chǎn)生了不良的影響，給使用者帶來不必要的麻煩[3]。所以，正確認(rèn)識檔案室硬件設(shè)施配備不齊全這一問題也是非常必要的。

2 解決檔案管理工作問題的應(yīng)對策略

基于以上內(nèi)容的分析，確定當(dāng)前檔案管理中存在諸多問題，致使檔案管理的作用未能充分發(fā)揮出來，無法保障檔案的使用價值。對此，該文參考了相關(guān)資料及自身工作經(jīng)驗總結(jié)，提出了一些應(yīng)對策略，希望對于改善檔案管理工作現(xiàn)狀有所幫助。

2.1 健全檔案管理制度

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有效化地落實檔案管理工作，需要有健全的檔案管理制度的支持，其能夠提出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且有效約束檔案管理工作，使之貼合實際，有效的落實。所以，在優(yōu)化檔案管理之際應(yīng)當(dāng)注意健全檔案管理制度。對于檔案管理制度的健全，需要領(lǐng)導(dǎo)層能夠能夠積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識和法律，正確認(rèn)識檔案工作及其重要性，進而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機構(gòu)；還需要詳細(xì)了解檔案工作實際情況及檔案管理需求，完善檔案管理章程、檔案管理注意事項、檔案管理人員行為標(biāo)準(zhǔn)等方面，以便檔案管理制度的約束性，規(guī)范性能夠最大程度地發(fā)揮出來[4-5]。所以，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，能夠進一步約束檔案管理，提高檔案管理的有效性。

2.2 改進和完善檔案功能

為了確保檔案的使用價值盡可能的提高，更好地服務(wù)于企業(yè)或政府部門，還需要改進和完善檔案功能，也就是根據(jù)國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)，利用先進技術(shù)來構(gòu)建檔案信息管理的安全保密防護系統(tǒng)，以便其能夠?qū)n案收集記錄的內(nèi)容予以全面的、客觀的、及時的更新、整理、保存[6]。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

作為檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)知識、專業(yè)技能、管理經(jīng)驗、職業(yè)素質(zhì)等方面均會影響檔案管理效果。為了保證檔案管理能夠切實有效的落實，還要注意提高檔案管理人員素質(zhì)。也就是詳細(xì)了解的檔案管理工作人員的實際情況，如工作能力、工作成績、工作態(tài)度等方面，進而從檔案管理工作需求的角度出發(fā)，制定針對性的培訓(xùn)活動，對檔案管理人員予以專業(yè)知識、管理能力、職業(yè)素質(zhì)、敬業(yè)精神等方面的培訓(xùn)與教育，逐步提升檔案管理人員的整體水平，積極構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人員隊伍[7-8]。

3 結(jié)語

檔案工作的良好落實能夠促進社會主義和諧社會發(fā)展?；诖?，在社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵時期，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案工作質(zhì)量的提升，為此而切實有效的落實檔案管理。而基于該文分析，確定目前檔案管理工作落實效果不佳，存在一些問題，如沒有正確認(rèn)識檔案及其重要性、檔案管理人員素質(zhì)不夠，管理水平偏低、檔案室硬件設(shè)施配備不齊全等。對此，該研究建議通過健全檔案管理制度、改進和完善檔案功能、采用信息化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等來彌補檔案管理工作的不足，提高檔案管理的有效性，為使檔案工作高質(zhì)、高效地展開而創(chuàng)造條件。

[1]祁巧榮.檔案管理工作中存在的問題及措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(22):119.

[2]楊艷梅.淺析檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].科技展望,2016,26(6):259.

[3]劉美蓮.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].科教導(dǎo)刊：電子版,2014(5中旬):20.

[4]樸蓮花.檔案管理工作中存在的問題和對策研究[J].中外企業(yè)家,2016(21):203,208.

[5]任夢虹.檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2015(22):84-85.

[6]吳學(xué)瓊.淺談如何加強新形勢下的檔案管理工作[J].人力資源管理,2017,12(1):89-91.

[7]田冬梅,李日,郝曉梅,等.互聯(lián)網(wǎng)+時代醫(yī)院檔案管理流程研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017,15(1):121-122.

[8]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017,8（2）:201-203.

Analysis of Problems and Countermeasures in the File Management Work

YANG Jin-hong1,WANG Jiao-yun1,XU Sha2
1.Department of Archives,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;2.Department of Human Resources,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China

Currently,more and more enterprises and individuals master the importance of information use,but fail to truly master the importance of file work,and fail to effectively implement the file management work thus making the file management fail to fully play its role and ensure the file quality,and it is inevitable to reduce the application value of files,Based on this,this article will base on the file management,analysis of the problems existing in the archives management,and explore and establish a sound system of file management,improve and perfect the function of archives,improve the quality of archives management strategies,hoping to improve the effectiveness of the archives management work.

File management;Problem;Solutions

R647

A

1672-5654（2017）07（a）-0016-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.016

楊金紅（1975-），女，山東肥城人，碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。