崔 文

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350)

新生入學(xué)系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

崔 文

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350)

職業(yè)學(xué)院生源人數(shù)在逐步擴(kuò)大，學(xué)校探索一套遠(yuǎn)程操作和現(xiàn)場操作相結(jié)合的方式，將進(jìn)一步提升報(bào)道注冊(cè)的效率，大幅減少人力成本。文本闡述了改進(jìn)后的新生入學(xué)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程，分析了需求并建立了模型。

遠(yuǎn)程；模型；注冊(cè)；流程

一、數(shù)字化校園建設(shè)的意義

數(shù)字化迎新系統(tǒng)是指學(xué)校招生工作錄取結(jié)束后，利用信息化技術(shù)解決新生入學(xué)的報(bào)道注冊(cè)、身份認(rèn)證、財(cái)務(wù)繳費(fèi)、班級(jí)劃分、宿舍分配等一系列業(yè)務(wù)，用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段改善業(yè)務(wù)流程、減少等候時(shí)間、提高準(zhǔn)確率。至今，它沒有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和定義，學(xué)校會(huì)根據(jù)自身情況及業(yè)務(wù)流程制定軟件產(chǎn)品。數(shù)字化迎新系統(tǒng)的優(yōu)勢是使整個(gè)報(bào)道過程便于查詢和監(jiān)控。整個(gè)業(yè)務(wù)流程會(huì)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中做出詳細(xì)的記錄日志，避免了人工操作而引起的差錯(cuò)，大大減少了工作人員的數(shù)量，縮短了等候時(shí)間，經(jīng)費(fèi)支出也大幅度減少。據(jù)統(tǒng)計(jì)，使用數(shù)字化迎新系統(tǒng)比傳統(tǒng)人工核查辦理手續(xù)的時(shí)間可縮短50%以上。因此，開發(fā)一個(gè)符合自己學(xué)校實(shí)情的數(shù)字化迎新系統(tǒng)，既可緩解當(dāng)前學(xué)院人力資源和硬件資源，同時(shí)也符合學(xué)院設(shè)定的數(shù)字化校園的建設(shè)目標(biāo)，具有十分重要的意義。

1.完善業(yè)務(wù)流程，提高影響力。新生入學(xué)系統(tǒng)可以為師生提供一個(gè)安全、可靠、快捷的業(yè)務(wù)平臺(tái)，大大減少了學(xué)生入學(xué)前的準(zhǔn)備時(shí)間和現(xiàn)場報(bào)到的等候時(shí)間，提高了后臺(tái)和現(xiàn)場工作人員的工作效率。同時(shí)，也可以讓學(xué)院嶄新的管理理念深入人心，帶動(dòng)學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)工作的整體發(fā)展。

2.共同合作，資源共享。以往在新生報(bào)到的時(shí)間段內(nèi)，學(xué)院會(huì)組織相關(guān)職能部門提前做好銜接準(zhǔn)備，安排各部門報(bào)到當(dāng)天的業(yè)務(wù)流程和配合過程；待報(bào)到結(jié)束后，還要完成大量有關(guān)新生數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，即便如此，結(jié)果有時(shí)并不令人滿意。原因在于：各職能部門各負(fù)其責(zé)，彼此工作沒有交集，人工操作速度慢，效率低，工作量大。引入數(shù)字化迎新系統(tǒng)便可實(shí)現(xiàn)資源共享，協(xié)作完成。

2014年，我院結(jié)合信息化校園的發(fā)展目標(biāo)，啟用了數(shù)字化迎新系統(tǒng)。學(xué)院將服務(wù)于新生報(bào)道的相關(guān)職能部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行仔細(xì)分析，找出了各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)，將這些關(guān)聯(lián)統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中?，F(xiàn)有系統(tǒng)大致流程是：首先，學(xué)校在發(fā)放通知書時(shí)為每位考生印制了二維碼，考生持通知書到校報(bào)道注冊(cè)；操作人員經(jīng)過掃描通知書的二維碼和身份證確認(rèn)考生信息并轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)；由系部工作人員對(duì)考生進(jìn)行助學(xué)貸款及購買物品事項(xiàng)的確認(rèn)；經(jīng)過確認(rèn)后轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)進(jìn)行收費(fèi)；最后由宿舍管理人員進(jìn)行宿舍分配。經(jīng)過本年度的實(shí)際應(yīng)用，理順了報(bào)道注冊(cè)環(huán)節(jié)的流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地把握學(xué)校內(nèi)部、社會(huì)和其它外部信息，提高了領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。

雖然整體業(yè)務(wù)流程得到了優(yōu)化，工作效率也得到了相對(duì)的提高，但是仍然具備可進(jìn)一步擴(kuò)展的空間。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，很多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作可以在新生報(bào)道日期之前由新生本人操作完成，利用遠(yuǎn)程操作進(jìn)一步節(jié)省報(bào)道當(dāng)天所需要的操作時(shí)間，業(yè)務(wù)流程得到進(jìn)一步優(yōu)化。首先，可以在錄取結(jié)束之后由招生辦將錄取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到相應(yīng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中，新生接到錄取通知書后，可以利用本人的身份信息和初始密碼進(jìn)行遠(yuǎn)程的系統(tǒng)登錄，由新生本人確認(rèn)報(bào)道具體時(shí)間和隨行人員人數(shù)，確定是否住宿，確定是否購買相應(yīng)住宿物品，確定是否存在助學(xué)貸款等信息；而后，系統(tǒng)根據(jù)新生的錄取信息和上述選擇的內(nèi)容自動(dòng)生成一張帶有二維識(shí)別碼信息的反饋單并分別執(zhí)行后臺(tái)保存和打印操作；最后，學(xué)?？梢愿鶕?jù)全體新生的數(shù)據(jù)保存情況進(jìn)行具體分析，比如：安排接站的時(shí)間和車次、宿舍分配的比例、班級(jí)安排的合理性等等，當(dāng)新生持反饋單到校報(bào)道注冊(cè)時(shí)，學(xué)校操作人員只需通過掃描設(shè)備掃描二維碼即可獲得新生所有信息，完成了身份再次認(rèn)證直接轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)收費(fèi)環(huán)節(jié)。由此可見，改進(jìn)后的迎新系統(tǒng)還可進(jìn)一步縮短操作人員現(xiàn)場的操作時(shí)間和新生等候時(shí)間。

利用UML建立系統(tǒng)模型是系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)領(lǐng)域廣泛采用的技術(shù)，無論研究軟件的內(nèi)部還是研究軟件的設(shè)計(jì)過程，都很有必要建立模型。從傳統(tǒng)的開發(fā)方法學(xué)到軟件工程思想，大多利用圖形工具來建立模型，UML則是圖形化了的語言，且仍然采用圖形來描述。利用UML來建立模型有助于團(tuán)隊(duì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一；它代替了傳統(tǒng)的大篇幅文字描述，有助于團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)確無誤地理解問題；它里面還融入了模板、職責(zé)、類、合作、活動(dòng)等概念，有助于擴(kuò)展模型空間。PowerDesigner是目前比較流行的建模工具之一，界面相對(duì)人性化，使用它可以方便地對(duì)“新生入學(xué)系統(tǒng)”進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。同時(shí)，它也包含了數(shù)據(jù)庫模型設(shè)計(jì)的過程。利用PowerDesigner可以輕松的對(duì)系統(tǒng)的流程圖、框架圖、物理模型、概念模型等進(jìn)行制作，再配合上PowerBuilder、Delphi、VB等軟件來縮短開發(fā)時(shí)間?？傊琔ML標(biāo)準(zhǔn)適用于本系統(tǒng)的需求規(guī)格描述。

二、需求分析

新生入學(xué)系統(tǒng)的功能性需求包括以下內(nèi)容：

1.系統(tǒng)登錄功能。新生可利用自己的身份證信息及學(xué)校提供的初始密碼進(jìn)行系統(tǒng)的登錄，登錄成功就意味著考生的個(gè)人信息已經(jīng)與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了比較，得到了確認(rèn)。對(duì)于操作人員來說，要利用管理員身份進(jìn)行登錄，以便執(zhí)行相應(yīng)的操作。

2.填表功能。新生按照系統(tǒng)的提示信息，進(jìn)行內(nèi)容的填充，其中包括：個(gè)人信息(包含新生的姓名、性別、年齡、考號(hào)、身份證信息、個(gè)人聯(lián)系方式、已錄取專業(yè)名稱)的首次確認(rèn)、預(yù)計(jì)報(bào)道日期、隨行人員數(shù)量、是否住宿、是否購買住宿物品、是否存在助學(xué)貸款等填表內(nèi)容。

3.打印及反饋單生成功能。系統(tǒng)應(yīng)按照新生選擇的信息及后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的原有信息合并生成一張反饋單，其中包括個(gè)人二維碼、新生的個(gè)人信息、已填表內(nèi)容、系統(tǒng)預(yù)分配班級(jí)名稱、宿舍分配信息、應(yīng)繳納金額等信息。

4.認(rèn)證功能。操作人員通過二維碼識(shí)別設(shè)備和身份證識(shí)別設(shè)備掃描新生所持反饋單和身份證，再次進(jìn)行身份確認(rèn)，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)調(diào)出反饋單所列明細(xì)并顯示。

5.收費(fèi)功能。按照反饋單的收費(fèi)金額，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行收費(fèi)，并與系統(tǒng)確認(rèn)。

6.班級(jí)與宿舍的調(diào)整功能。由于班級(jí)和宿舍是按照系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定好的規(guī)則進(jìn)行預(yù)先自動(dòng)分配的，本功能只在新生提出需求時(shí)開啟，由人工操作進(jìn)行更改并替換原有自動(dòng)分配的信息。

7.本系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境要求不是很高，能夠滿足以下配置即可：i3及以上/2G/250G/VGA/WINDOWS XP；二維碼識(shí)別儀；身份證識(shí)別儀；激光打印機(jī)；POS收費(fèi)設(shè)備。

通過上面的需求分析，系統(tǒng)大致可分新生信息選擇、操作認(rèn)證、財(cái)務(wù)收費(fèi)、宿舍及班級(jí)分配管理，通過新生的操作與數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，導(dǎo)出系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖1所示：

圖1 新生入學(xué)系統(tǒng)架構(gòu)圖

三、用例模型

首先確定系統(tǒng)的參與者，根據(jù)分析，參與者及職能應(yīng)該包括：

1.新生，負(fù)責(zé)登錄并進(jìn)行系統(tǒng)所提示選項(xiàng)的選擇和確認(rèn)。

2.驗(yàn)證人，通過掃描設(shè)備負(fù)責(zé)新生身份及反饋單信息的確認(rèn)。

3.財(cái)務(wù)人，負(fù)責(zé)與新生核查反饋單并收取入學(xué)的相關(guān)費(fèi)用。

4.宿舍及班級(jí)管理人，負(fù)責(zé)根據(jù)一定規(guī)則調(diào)整宿舍分配。

新生是被學(xué)校錄取考生的抽象，新生用個(gè)人身份信息和初始密碼進(jìn)行系統(tǒng)登陸后，填寫相應(yīng)提示信息，導(dǎo)出反饋單并最終確認(rèn)，根據(jù)以上活動(dòng)創(chuàng)建新生的用例圖，如圖2所示：

圖2 新生用例圖

驗(yàn)證人是學(xué)校負(fù)責(zé)新生身份及反饋單驗(yàn)證人員的抽象，驗(yàn)證人員在本系統(tǒng)中通過合法的身份驗(yàn)證后可以進(jìn)入系統(tǒng)，通過二維碼掃描設(shè)備和身份證驗(yàn)證設(shè)備對(duì)反饋單和新生身份進(jìn)行驗(yàn)證。還可以根據(jù)需要，進(jìn)行信息的修改并重新導(dǎo)出反饋單。根據(jù)以上活動(dòng)創(chuàng)建驗(yàn)證人員的用例圖，如圖3所示：

圖3 驗(yàn)證人用例圖

財(cái)務(wù)人是學(xué)校負(fù)責(zé)收費(fèi)人員的抽象，主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)收費(fèi)工作，當(dāng)反饋單信息核對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)還可通過口令進(jìn)行反饋單中財(cái)務(wù)信息的修改；宿舍及班級(jí)管理人是學(xué)校負(fù)責(zé)宿舍分配和班級(jí)分配人員的抽象，由于這些信息都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，當(dāng)發(fā)生特殊需求時(shí)，由此類操作人員進(jìn)行信息的微調(diào)，此兩類操作人員的用例圖這里不再贅述，可效仿以上描述人員用例自行導(dǎo)出。

四、動(dòng)態(tài)模型

1.新生“登錄填表”用例。新生“登錄填表”流程如下：新生通過身份證號(hào)和學(xué)校提供的初始密碼密碼進(jìn)入個(gè)人信息界面，核對(duì)個(gè)人信息無誤后填寫相應(yīng)選項(xiàng)。按照系統(tǒng)提示，填寫“預(yù)計(jì)到站日期”、“隨行人數(shù)”、“是否住宿”、“是否購買住宿物品”、“是否產(chǎn)生助學(xué)貸款”等信息，填寫完畢后提交，系統(tǒng)接收到新生的填表信息后將于原始信息組合成一張反饋單，反饋單中會(huì)自動(dòng)生成二維碼、應(yīng)交款項(xiàng)、具體的分配班級(jí)和宿舍分配情況等信息。根據(jù)基本流程，創(chuàng)建新生登錄填表的序列圖，如圖4所示：

2.驗(yàn)證人“驗(yàn)證”用例。驗(yàn)證人用自己的管理身份用戶名和密碼登錄，根據(jù)新生提供的反饋單，通過掃描設(shè)備進(jìn)行導(dǎo)入信息，而后屏幕顯示新生的相關(guān)信息，驗(yàn)證人核對(duì)無誤后便可點(diǎn)擊通過，如果出現(xiàn)了信息不符的現(xiàn)象，驗(yàn)證人通過技術(shù)手段更改新生的報(bào)道信息，已確保下一環(huán)節(jié)的通過，隨后轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)，根據(jù)上述流程，創(chuàng)建驗(yàn)證人驗(yàn)證新生的序列圖，如圖5所示：

圖4 新生登錄填表序列圖

圖5 驗(yàn)證人驗(yàn)證序列圖

財(cái)務(wù)人同樣用自己的管理身份用戶名和密碼登錄，根據(jù)反饋單情況進(jìn)行收費(fèi)，當(dāng)收費(fèi)完成后，新生便完成了整個(gè)報(bào)道手續(xù)。

宿舍和班級(jí)管理人登錄系統(tǒng)后，只負(fù)責(zé)解決特殊需求的新生調(diào)整要求。如果確實(shí)存在特殊需求，需要更高一級(jí)別的管理者進(jìn)行授權(quán)方可完成報(bào)道注冊(cè)流程。

五、 權(quán)限管理

本系統(tǒng)可以根據(jù)我院的實(shí)際情況設(shè)定權(quán)限，比如部門、流程、操作人員性質(zhì)等等?？梢钥紤]從兩個(gè)方面來劃分本系統(tǒng)的操作權(quán)限：部門性質(zhì)和人員性質(zhì)。所謂部門性質(zhì)，就是根據(jù)學(xué)院參與迎新工作的各職能部門的工作性質(zhì)不同來劃分功能，即每個(gè)部門都有獨(dú)立的工作權(quán)限，不可參與或更改其它部門的數(shù)據(jù)。所謂人員性質(zhì)是在部門性質(zhì)的基礎(chǔ)上的進(jìn)一步劃分，即區(qū)分本部門內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別人員和一般工作人員的操作范疇。將以上兩種操作權(quán)限聯(lián)合使用，即可實(shí)現(xiàn)登錄人員只能對(duì)自己的權(quán)限范圍和部門性質(zhì)進(jìn)行操作的目的。

改進(jìn)后的新生入學(xué)系統(tǒng)的UML建模過程至此完成，分析了幾個(gè)重要模塊的建模過程，為系統(tǒng)的實(shí)際研發(fā)提供了可靠性的方案和思路。當(dāng)然，如果要應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，還必須要對(duì)每一個(gè)功能模塊進(jìn)行細(xì)化和分解，由于該系統(tǒng)會(huì)與財(cái)務(wù)和新生的注冊(cè)信息密切相關(guān)，設(shè)計(jì)時(shí)還應(yīng)在安全性方面多做文章。在設(shè)計(jì)時(shí)還應(yīng)考慮以下問題：

第一，為了節(jié)約開發(fā)成本，是否可以在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，如何改造成遠(yuǎn)程操作的方式。

第二，遠(yuǎn)程操作固然節(jié)約報(bào)道當(dāng)天的操作時(shí)間，但是如何能用有效的約束手段控制填表人，以保證填表規(guī)范和準(zhǔn)確，此方面可以在系統(tǒng)的“約束”中詳細(xì)規(guī)范。

第三，對(duì)于系統(tǒng)自動(dòng)分配的班級(jí)和宿舍如何能做得科學(xué)規(guī)范，真正避免二次分配的情況出現(xiàn)。

第四，如何能實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)與我院現(xiàn)有教務(wù)、財(cái)務(wù)、管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。甚至我們理想的系統(tǒng)應(yīng)該更具備智能性，將來可以開發(fā)出通過手機(jī)等智能終端完成相關(guān)操作的APP，以電子反饋單代替紙質(zhì)單據(jù)；能利用決策技術(shù)提供可靠的數(shù)據(jù)分析結(jié)果等等。

[1]鐘增勝.招生錄取數(shù)據(jù)處理和分析系統(tǒng)的研發(fā)[D].重慶大學(xué)，2005.

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[4]Ralph.M.Stair(美).信息系統(tǒng)原理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2005.

Analysis and Design of Freshmen Admission System

CUI Wen

(TianjinElectromechanicalVocationalCollege,Tianjin, 300350)

With the gradual increasing of students in vocational college, exploring a method of combining remote operation with onsite operation will further improve the registration rate and greatly reduce the human cost. This paper elaborates the design process of the improved freshmen admission system, analyzes the needs and establishes a model.

remote; model; registration; process

2016-09-20

崔文(1982-)，男，天津市人，天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生工作辦公室主任助理、講師，軟件工程碩士，從事軟件工程及數(shù)字化建模方向的研究。

G717

A

1673-582X(2016)12-0083-05