鹿亞明

山東省濟南市第一人民醫(yī)院組織人事科，山東濟南 250011

醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略

鹿亞明

山東省濟南市第一人民醫(yī)院組織人事科，山東濟南 250011

文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理過程中的重要組成部分，可以將其視為保障醫(yī)院各項工作正常開展的重要基礎(chǔ)與保障。目前醫(yī)院文書檔案管理還存在工作無法有效銜接、各部門缺乏配合、缺乏規(guī)范化制度以及領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的問題，針對以上問題，該次研究提出了針對性的改進提升策略。

醫(yī)院文書檔案管理；問題；策略

醫(yī)院文書檔案主要反映的是醫(yī)院的行政管理活動的檔案，記錄了醫(yī)院的各項管理活動。文書檔案主要為文字和圖表的方式記錄信息，應(yīng)保證完整性和準確性。文書檔案包括醫(yī)院的所有協(xié)議、責(zé)任書及會議記錄等，還包括上級部門下發(fā)的各種文件，也是醫(yī)院記錄工作和管理的歷史性資料，因此文書檔案的管理是醫(yī)院所有服務(wù)項目的重要基礎(chǔ)，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策具有極為重要的參考依據(jù)。文書檔案具有專業(yè)性和綜合性特點：就專業(yè)性而言，醫(yī)院文書檔案記錄的主要是醫(yī)療方面的工作內(nèi)容，是對醫(yī)療工作的實際反映，因此在內(nèi)容上專業(yè)性很強，可能會用到大量專業(yè)術(shù)語或?qū)I(yè)名詞，醫(yī)院發(fā)展階段中的多種計劃、對診斷和治療進行記錄并規(guī)范臨床醫(yī)療的相關(guān)操作，制定各種規(guī)章制度以及醫(yī)學(xué)研究成果等，都需要記錄在醫(yī)院文書檔案中，而這些非診治方面的記錄一樣會體現(xiàn)出很強的專業(yè)性。就綜合性而言，綜合性屬于醫(yī)院文書檔案的重要性質(zhì)，醫(yī)院綜合檔案室是醫(yī)院的辦公室內(nèi)設(shè)機構(gòu)，在醫(yī)院的文書檔案管理中心處于重要位置，這些檔案主要記錄了醫(yī)院的常規(guī)工作，包括人事、財務(wù)、黨務(wù)工作等，綜合檔案的主要來源為醫(yī)院自身和醫(yī)院上級機構(gòu)，它們的業(yè)務(wù)性、規(guī)范性和指導(dǎo)性都較高，另外還有一部分是對醫(yī)院關(guān)聯(lián)單位的文件，主要為編史等材料。隨著社會發(fā)展節(jié)奏的逐漸加快，醫(yī)院文書檔案的工作更加重要，但目前仍然有很多醫(yī)院在文書檔案管理方面存在問題，因此需要對其進行深入探討。

1 文書檔案管理工作的特點

1.1 檔案內(nèi)容

文書檔案是醫(yī)院從多個方面真實記錄并記載的內(nèi)容，涉及眾多部門和科室，所承載的工作性質(zhì)各有不同，因此檔案內(nèi)容豐富多彩。

1.2 管理重點

醫(yī)院文書檔案的管理通常以醫(yī)院的日常工作以及醫(yī)療事件為主，在記錄事件時，需要寫明事件標題、發(fā)生時間、經(jīng)過、處理方法、處理結(jié)果等內(nèi)容，因此管理對象以書寫的內(nèi)容為主，需要通過載體記錄并分門別類存放于檔案室中。

1.3 相互關(guān)聯(lián)

檔案工作以文書工作為基礎(chǔ)，通過收集檔案資料并鑒別、整理、分類、保存、統(tǒng)計、檢索和編研的方式管理檔案內(nèi)容。文書工作是檔案工作的前提，文書檔案絕大多數(shù)資料都來自于文書

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書工作和檔案工作無法有效銜接

實際工作的過程中，文書工作和檔案工作之間有很大區(qū)別，雖然有一定的相同點，但分工明確，在銜接的過程中，文書與檔案的工作相互配合并形成一個具有分體特征的管理系統(tǒng)[1]。當文書工作人員的檔案管理意識薄弱或者檔案工作人員不重視文書工作時，兩項工作之間就會存在脫節(jié)，這是許多醫(yī)院單位都存在的問題。

2.2 各部門對文書檔案工作缺乏配合

文書檔案的歸檔工作需要通過向醫(yī)院不同部門收集資料的方式開展，但在實際工作過程中，很多部門只圖一己之便，對于文書檔案的工作不予配合，不愿花費精力將文書檔案的相關(guān)資料歸檔并進行統(tǒng)一管理，從而給文書檔案的管理工作帶來阻礙，造成不必要的浪費，給文書檔案管理人員增加工作量。這一問題對文書檔案管理水平提高的制約是非常明顯的。

2.3 文書檔案管理工作缺乏規(guī)范措施

醫(yī)院通常都會制定比較完善的整體管理制度，但對于看似不重要的文書檔案管理工作則大多沒有明確管理要求，也缺乏統(tǒng)一并且具有執(zhí)行力的制度[2]。這一問題導(dǎo)致很多有價值的文書檔案無法得到應(yīng)有的重視，降低了文書檔案收集、管理的效率，同時容易導(dǎo)致文書檔案的完整性缺失。

2.4 文書檔案管理工作未得到足夠重視

在大多數(shù)醫(yī)院單位中，文書檔案管理工作通常都不是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重點監(jiān)督的內(nèi)容，在很多醫(yī)院中不受重視的問題已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。有些領(lǐng)導(dǎo)認為自己既然不屬于這一系統(tǒng)，就無需“多管閑事”；而有些領(lǐng)導(dǎo)則認為文書檔案工作不重要，自己應(yīng)將更多的精力用在對醫(yī)院服務(wù)水平和業(yè)務(wù)水平的提升方面。在領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視的情況下，下級管理人員直到工作人員都會存在輕視文書檔案工作的現(xiàn)象。

3 提升文書檔案管理工作的策略

3.1 重視文書工作與檔案工作之間的銜接規(guī)范

文書檔案的管理工作中，文件質(zhì)量和檔案的質(zhì)量關(guān)系密切，因此應(yīng)重視文書與檔案工作之間良好的銜接效果，從而提升文書檔案的質(zhì)量和工作水平。首先，文書人員應(yīng)做好對文書材料的立卷和歸檔工作，在對文件的處理過程中，需要同時計劃好歸檔工作，以實現(xiàn)一體化思維，把好文件材料的質(zhì)量關(guān)[3]。其次，對文件的處理工作需要做到及時并準確，及時登記所有收發(fā)的文件，一旦發(fā)現(xiàn)缺失，應(yīng)立即處理。最后，需要加強對文件的立卷工作，這也是文書工作接近尾聲的重要內(nèi)容，檔案管理工作自此開始，因此是文書檔案兩項工作最重要的銜接點。

3.2 加強不同部門之間的文書檔案工作合作

提升文書檔案的收集效率有助于提升文書檔案工作的整體效率，并且保證文書檔案工作的質(zhì)量。因此應(yīng)加強不同部門之間的互動合作，文書檔案管理工作人員向醫(yī)院各部門傳達檔案管理工作的重要性，并且深入各部門主動了解其信息，掌握最新材料，以不斷優(yōu)化文書檔案管理工作[4]。應(yīng)加強文書檔案部門和醫(yī)院其它各部門之間的積極協(xié)調(diào)與溝通工作，確保能夠順利地收集文書檔案資料。在整理文書檔案的過程中，應(yīng)重視對醫(yī)院歷史和現(xiàn)狀展現(xiàn)的檔案整理，為醫(yī)院進一步發(fā)展提供重要基礎(chǔ)，為醫(yī)院各部門實際工作提供必要的、有價值的參考信息。另外，文書檔案部門應(yīng)充分適應(yīng)時代發(fā)展，保證相關(guān)工作有序、高效的開展，促進文書檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 加強不同醫(yī)院之間的文書檔案工作學(xué)習(xí)

實踐是總結(jié)經(jīng)驗的重要基礎(chǔ)，醫(yī)院文書檔案的管理工作也不是在封閉環(huán)境下就能完成的，彼此之間需要足夠的交流及學(xué)習(xí)，不同醫(yī)院之間應(yīng)展開積極合作與交流，互相交換經(jīng)驗教訓(xùn)，實現(xiàn)共同進步。文書檔案管理人員應(yīng)以3個方面的提升為基本要求：①自我學(xué)習(xí)提升；②多參加院內(nèi)學(xué)習(xí)交流活動；③積極同其它醫(yī)院的同職位工作人員交流。

3.4 建立健全完善的文書檔案管理體系與制度

隨著技術(shù)水平和人們認知能力的不斷提高，醫(yī)院文書檔案的管理手段也應(yīng)與時俱進不斷提升，因此醫(yī)院需要不斷完善文書檔案的管理體系。健全的規(guī)章制度是保障文書檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，通過完善規(guī)章制度的方式，明確所有管理人員的相應(yīng)職能，對醫(yī)院不同部門和不同載體的檔案進行統(tǒng)一管理，同步檔案管理和業(yè)務(wù)考核體系[5]。醫(yī)院應(yīng)建立具有科學(xué)性的文書檔案管理系統(tǒng)，健全文書檔案管理的相關(guān)制度，保證文書檔案管理工作有序、高效、準確地進行。醫(yī)院可以根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，綜合自身實際情況，建立健全自己的文書檔案管理制度，明確文書檔案管理部門各崗位工作人員的具體職責(zé)，同時明確獎懲措施，保證嚴格執(zhí)行使所有文書檔案的管理都能做到有章可循，通過明確而嚴格的制度約束工作人員的態(tài)度和行為[6]。

3.5 加強領(lǐng)導(dǎo)重視并提升管理人員培訓(xùn)水平

領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)積極主動地加強對文書檔案管理的宣傳工作，通過多種途徑和方式，宣傳文書檔案管理的重要性，自上而下地加強管理理念和意識[7]。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提升醫(yī)院各級干部和職工的文書檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)首先認可文書檔案管理工作的重要意義，然后將精神傳達至基層，才能起到上行下效的效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將文書檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，狠抓落實，加強學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，充分與兄弟單位進行交流與協(xié)作，從各個層面提升管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高管理人員的能力和素養(yǎng)，推動醫(yī)院文書檔案管理工作不斷發(fā)展前行[8]。

4 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和長期性，想要全面提升并完善文書檔案管理工作并非易事。就目前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題，此次研究均提出了針對性的解決方案，希望通過這一研究，充分加強醫(yī)院文書檔案整體管理水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的動力。

[1]王建偉,劉永亮.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].卷宗,2015(7):55.

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[4]刁艷琳.檔案管理科學(xué)化水平提高的策略分析[J].企業(yè)文化,2014(9中旬刊):190.

[5]鐘群興.文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新策略研究[J].卷宗,2016,6(2):63.

[6]范明霞.關(guān)于文書檔案管理的創(chuàng)新研究[J].卷宗,2016(11):92.

[7]劉彤,劉乃嘉,王玨，等.醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用[J].中國校醫(yī),2016,30(8):609-610.

[8]劉清云.醫(yī)院檔案規(guī)范管理之我見[J].河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報：醫(yī)學(xué)版,2014(2):247-248.

The Existing Problems and Countermeasures in Hospital Document and Archives Management

LU Ya-ming
Department of Personnel Organization,Jinan First People’s Hospital,Jinan,Shandong Province,250011 China

The document archives management is an important part of the hospital archives management,and it can be regarded as the important foundation and guarantee for the normal development of hospital work.At present,there are still some problems in the hospital archives management work,including ineffective cohesion and coordination of departments,inadequate standard system and insufficient attention of the leadership.Some improvement strategies have been put forward in order to solve the above problems.

Hospital document and archives management;Problems;Countermeasures

R197

A

1672-5654（2017）09（a）-0019-02

2017-06-09）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.019

鹿亞明（1964-），女，山東濟南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。