王亞男

摘要：眾所周知，計算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，它的首要特征就是要求輸入計算機(jī)的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)要求。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化

信息化時代已經(jīng)促進(jìn)了社會中各個行業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，由于傳統(tǒng)檔案管理在時代變化中受到的沖擊，現(xiàn)代化檔案管理工作成為主要的發(fā)展領(lǐng)域?，F(xiàn)代化檔案管理的實施不僅能幫助人們在信息搜索上實現(xiàn)方便性，增加管理工作的創(chuàng)新意識，還能提升檔案管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的管理工作。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理工作對檔案管理的基礎(chǔ)工作，提出了更高的要求。因為基礎(chǔ)工作做的好壞，直接影響著檔案管理的整個流程是否順暢，為了提高管理效率，不浪費人力物力，所以完善檔案管理基礎(chǔ)工作是非常有必要的，那么如何完善檔案管理基礎(chǔ)工作呢？筆者簡單地概述了以下幾點：

1、提升檔案管理的正規(guī)化水平

檔案管理的水平是否正規(guī)，是判斷檔案管理水平優(yōu)劣的重要條件。檔案管理的基礎(chǔ)工作就是對檔案進(jìn)行分類、歸檔，然后進(jìn)行有序的管理。但在現(xiàn)實情況中，很多單位并沒有意識到檔案管理工作的重要性，存在著很多的問題。因此將檔案管理正規(guī)化，減少失誤，提高檔案查詢的速度是非常重要的。

2、明確檔案信息檢索

檔案檢索是檔案管理基礎(chǔ)工作重要的組成部分，檢索的目的是為了方便以后對檔案的尋找。如果將檔案管理的基礎(chǔ)工作都落到實處，那么檔案檢索就不會出現(xiàn)問題。隨著現(xiàn)代應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理大多都用電腦進(jìn)行信息的記錄，所以更要做好檔案信息的檢索，以免產(chǎn)生不必要的麻煩。

3、提升檔案的使用效率

如果檔案管理的基礎(chǔ)工作做得好，自然就會提升檔案的使用效率。檔案管理單位每年都會接收到很多的檔案，管理人員要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行管理，優(yōu)先整理那些重要的檔案，然后再整理其他的檔案，這樣檔案的使用效率就能得到很快的提升。還可以改善檔案檢索的方法，比如只輸入關(guān)鍵詞等，這樣對檔案的使用效率的提升也能起到一定的作用。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題分析

盡管檔案管理基礎(chǔ)工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格也不統(tǒng)一等，就形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。具體表現(xiàn)如以下幾點。

1、檔號標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

檔號的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會造成比較亂套的現(xiàn)象，一卷多冊、沒有目錄、標(biāo)號重復(fù)等，這些問題的出現(xiàn)，都會給檔案的管理造成極大的不便。

2、案卷題名不規(guī)范。

一般來講，案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文書材料的責(zé)任者、主要內(nèi)容和文種?？梢院啙嵜鞔_的反映出主題內(nèi)容，文字應(yīng)力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統(tǒng)。如果案卷題名不規(guī)范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

3、編頁號與裝訂不善。

編頁號也是檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，理論上，卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標(biāo)明頁碼，如果在使用過程中發(fā)生掉頁現(xiàn)象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據(jù)立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

事實上，檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題不僅以上幾項因素，還有許多的細(xì)節(jié)問題，這些問題都會給檔案管理基礎(chǔ)帶來不便，也在一定程度上反映出檔案管理水平。為了提高現(xiàn)代檔案管理水平，在檔案管理基礎(chǔ)工作方面就要把握好各項內(nèi)容，切實做好各項管理工作。

三、提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的策略

1、全面整理案卷，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)

要想提升檔案管理整體的質(zhì)量和效率，必須強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的開展力度，施行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理，要求所有工作人員按照相關(guān)的規(guī)范和流程開展工作。在綜合性的檔案館中，由于長時間沒有做出全面的整理并且中間會出現(xiàn)移交等問題，致使多數(shù)文件出現(xiàn)重，并且一些文件由于各類原因已經(jīng)失去了管理和收藏的價值，在管理過程中對于這些檔案要進(jìn)行剔除，并且在之后的信息錄入過程中要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，避免重復(fù)錄入或錄入無效信息，增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了工作效率。

2、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理和整理的根本目的在于檔案可以對社會有所用，為需要的事件或人物提供原始依據(jù)，由此在檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案管理實行計算機(jī)信息模式，系統(tǒng)性管理[6]。在對綜合性的檔案館進(jìn)行管理的過程中，首先要對檔案中的內(nèi)容進(jìn)行排序，對于那些在社會中利用率較高，可以公開的檔案要提前進(jìn)行整理，如此可以提高計算機(jī)化的進(jìn)程，體現(xiàn)檔案管理的完整性。并且檔案管理是一個循序漸進(jìn)的過程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一個環(huán)節(jié)，每一個流程的管理，讓整體流程趨于規(guī)范，這對于后期的管理來說有重要的意義，在信息的利用方面也可以發(fā)揮更大的價值。

3、分類著錄，省時省力

檔案的著錄過程是檔案管理基礎(chǔ)工作的重要環(huán)節(jié)，在具體工作開展過程中，可將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，也就是分層次、分級別著錄。對于不同文件涉及同一內(nèi)容，且在時間上相隔不大的檔案，可將其進(jìn)行文件組合，之后再進(jìn)行著錄。對于那些反映問題龐雜的文件，則詳細(xì)規(guī)整著錄，如此不僅能夠揭示檔案的主題內(nèi)容，凸顯已保存檔案的內(nèi)容特征，并且減少了著錄條目的時間，大大提高了工作效率。

檔案管理技術(shù)工作看似簡單，實則復(fù)雜，需要檔案管NA員在實踐中不斷的摸索，從而提高檔案管理水平，做好檔案管理工作。

四、結(jié)束語

在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進(jìn)程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強(qiáng)不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進(jìn)工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。