文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

?

對(duì)文書(shū)和檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

【摘要】本文論述了文書(shū)與檔案的關(guān)系，比較了文書(shū)與檔案的相同點(diǎn)和差異之處，提出文書(shū)與檔案有機(jī)結(jié)合的途徑。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)；檔案；比較；結(jié)合

文書(shū)工作與檔案工作是前后緊密聯(lián)系的工作，文書(shū)是檔案的主要來(lái)源，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著歷史處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的問(wèn)題和成果，而“歸檔”環(huán)節(jié)，則是“文書(shū)處理”和 “檔案管理”的紐帶，是文書(shū)處理過(guò)程中的最后環(huán)節(jié)，又是檔案管理工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。文書(shū)工作的主要任務(wù)是科學(xué)地組織機(jī)關(guān)文書(shū)事務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地處理往來(lái)文件，安全地運(yùn)轉(zhuǎn)與保管，正確地發(fā)揮文件的作用，提高工作效率和管理水平。而檔案工作，就是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上，對(duì)需要存檔的材料進(jìn)行歸檔，為利用提供檔案信息。

一、文書(shū)與檔案的關(guān)系

文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展。文件是檔案的主要來(lái)源，檔案是由形成文件材料辦理完畢轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)工作不僅直接影響著文件材料的質(zhì)量，也直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。任何事件，通過(guò)一定的條件可以互相促進(jìn)、相互轉(zhuǎn)化。文書(shū)與檔案兩者關(guān)系理順了，可以收到事半功倍的效果。檔案工作做好了，會(huì)對(duì)文書(shū)工作產(chǎn)生積極的作用，促進(jìn)文書(shū)工作的進(jìn)一步完善和提高。通過(guò)檔案工作，可以發(fā)現(xiàn)文書(shū)處理工作中存在的不足。如文件材料的質(zhì)量，立卷歸檔案是否齊全完整，分類(lèi)組卷是否科學(xué)、規(guī)范等，從而完善和改進(jìn)文書(shū)處理各項(xiàng)制度和辦法。只有文書(shū)和檔案兩項(xiàng)工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能為各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的保證。

二、文書(shū)與檔案的相同之處

（一）文書(shū)與檔案是同一事物的不同發(fā)展階段。文書(shū)與檔案同為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。現(xiàn)行文書(shū)與檔案是一個(gè)統(tǒng)一的發(fā)展過(guò)程，是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，它們?cè)趤?lái)源、形成者、內(nèi)容、物質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)和社會(huì)本質(zhì)等方面都是相同的，都是記錄在物質(zhì)上的具有本源性和原生性的固態(tài)信息。因此，它們有時(shí)又被泛稱為“文字材料”。

（二）文書(shū)與檔案在形成和作用上相互影響、相互制約。由于文書(shū)與檔案屬于同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，所以各個(gè)時(shí)期文書(shū)質(zhì)量高低又直接決定和影響著后一階段檔案的作用和質(zhì)量的高低。如文書(shū)的書(shū)寫(xiě)材料、記錄方式、處理質(zhì)量，以及齊全、完整與否等，都直接影響著其轉(zhuǎn)化為檔案后的“命運(yùn)”，可以說(shuō)，有什么樣的文書(shū)材料，就有什么樣的檔案。反過(guò)來(lái)，后一個(gè)階段的檔案又對(duì)前一階段的文書(shū)有反作用，它可以通過(guò)檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等諸環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)文書(shū)工作階段的成效與不足，對(duì)未來(lái)的文書(shū)發(fā)展相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生影響，使之改進(jìn)與提高。

三、文書(shū)與檔案的區(qū)別

（一）發(fā)揮效用的階段與特點(diǎn)不同。文書(shū)是處在最初形成和現(xiàn)行使用階段，主要是發(fā)揮現(xiàn)行效用，屬于文書(shū)的前期發(fā)展階段，尚處于形成、傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦之中；在其完成了傳達(dá)和記錄等現(xiàn)行效用后，就要由文書(shū)部門(mén)收集歸檔，暫時(shí)保存于檔案室，其中一部分移交至檔案館長(zhǎng)久保存。而檔案卻是處于后期發(fā)展階段，也即保存?zhèn)洳殡A段，處于這階段的文書(shū)材料相對(duì)處于穩(wěn)定狀態(tài)，只是在檔案整理鑒定時(shí)，將已失去繼續(xù)保存價(jià)值的檔案文書(shū)材料剔出，登記造冊(cè)銷(xiāo)毀。因此，文件是檔案的“前身”，檔案是文件的“歸宿”。

（二）形成和轉(zhuǎn)化的條件不同。文書(shū)是人們?cè)谶M(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了更好地管理政務(wù)、聯(lián)系和處理工作、交流思想和情況而逐漸形成的，經(jīng)歷了規(guī)范的文書(shū)處理程序。但不是每一件文書(shū)都可以無(wú)條件地轉(zhuǎn)化為檔案。有些文書(shū)隨著現(xiàn)行功能的完成，失去了保存價(jià)值，便可及時(shí)銷(xiāo)毀；只有那些對(duì)今后社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)具有憑證和查考價(jià)值的文件材料，才有保存的必要，才能轉(zhuǎn)化為檔案。由此可見(jiàn)，檔案是文件的“精華”，文件是形成檔案的“基礎(chǔ)”。文件轉(zhuǎn)化為檔案，一般需要三個(gè)條件：

1.辦理完畢的文件才能成為檔案，正在承辦中的文件不是檔案。文書(shū)作為行使職權(quán)、聯(lián)系工作、處理事務(wù)、交流情況的一種工具，具有現(xiàn)行效用。一般地講，檔案是完成了傳達(dá)和記述等現(xiàn)行使命而備留查考的文件材料。所謂辦理完畢，是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書(shū)處理程序，不能理解為把文中所說(shuō)的事情全部辦完才算“辦理完畢”，而是指文件的承辦告一段落。事實(shí)上，承辦完的文書(shū)，也并不都失去現(xiàn)行效用。主要有兩種情況：一是文件中所說(shuō)的事情很快就能夠辦理完畢，或者是只需要經(jīng)過(guò)文書(shū)處理程序，就算辦理完畢的文件。二是雖己完成了文書(shū)處理程序，但仍有現(xiàn)行效用的文件，它同時(shí)具有文件和檔案的雙重作用和性質(zhì)。

2. 對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。文件不能都作為檔案保存，其中只有一部分才保存下來(lái)轉(zhuǎn)化為檔案，以備日后查考和作為憑據(jù)。因此，文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。文件不歸檔是不對(duì)的，“有文必檔”也是不必要的，留存與否要經(jīng)過(guò)“歸檔”這一環(huán)節(jié)的篩選。

3.按一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才能成為檔案。這也是檔案的特點(diǎn)。文件是逐日逐件形成的，處于分散和凌亂的狀態(tài)，只有按照一定的原則和方法整理保存起來(lái)才能成為檔案。未經(jīng)整理、雜亂無(wú)章的歷史文件也屬于檔案的范疇，但不是科學(xué)意義上的檔案?，F(xiàn)代檔案是經(jīng)過(guò)整理立卷和歸檔集中保存起來(lái)的歷史文件。因此可以說(shuō)，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。歸檔和集中保存既是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要程序和條件，也是一般標(biāo)志和界限。通過(guò)歸檔集中保存，形成一個(gè)個(gè)有內(nèi)在聯(lián)系的檔案“組合體”，是檔案與文件的重要區(qū)別之一。

（三）價(jià)值和作用不同。文書(shū)是交流情況、記錄事情、表達(dá)意圖、處理事務(wù)的一種工具，是現(xiàn)行的、有行政約束力的管理手段。文書(shū)對(duì)其制發(fā)者來(lái)講，具有記憶、表達(dá)、聯(lián)系的作用，而對(duì)于其接收者來(lái)講，則具有憑據(jù)作用。

同時(shí)，文書(shū)還可以借助本身的固有信息能力和傳遞方式，縮小文書(shū)制作者和接收者的時(shí)空距離，充分行使管理社會(huì)某方面工作的權(quán)利，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)的現(xiàn)行效用。當(dāng)文書(shū)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)行效用之后，有的己?jiǎn)适Я藲v史查考的一切作用，無(wú)繼續(xù)保存的價(jià)值，可以銷(xiāo)毀；有的日后則仍有使用和查考利用價(jià)值，必須作為檔案保存起來(lái)。在文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案以后，一般已失去了文書(shū)現(xiàn)行的行政和法律效力，但其中有少部分文書(shū)仍然具有現(xiàn)行時(shí)效，這一部分文書(shū)其現(xiàn)行作用是文書(shū)屬性和作用的繼續(xù)體現(xiàn)，并非單純是檔案的作用。檔案一般不具有文書(shū)的現(xiàn)行效用，只具有檔案的憑證和參考作用。

四、文書(shū)與檔案有機(jī)結(jié)合的途徑

（一）提高文書(shū)工作人員的綜合素質(zhì)。文書(shū)工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為直接參與其中的文書(shū)工作人員來(lái)說(shuō)，其業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案工作的質(zhì)量。當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，改革的不斷深化，對(duì)文書(shū)工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)和管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，因此，文書(shū)工作人員要不斷增質(zhì)量強(qiáng)責(zé)任感，樹(shù)立良好的工作態(tài)度和工作精神，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)政策法規(guī)，并很好地應(yīng)用到實(shí)際工作中，做到理論聯(lián)系實(shí)際，努力提升工作質(zhì)量，為檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí)。所謂“文檔一體化”。就是從文書(shū)和檔案工作的全局出發(fā)，公文從制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程。文書(shū)工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，文書(shū)部門(mén)要增強(qiáng)意識(shí)，站在全局高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文，保證公文質(zhì)量，從源頭上控制好檔案的。

（三）加強(qiáng)文書(shū)部門(mén)立卷工作。《檔案法》早已明確了“文書(shū)部門(mén)立卷”這一基本制度，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定：公文辦理完畢后，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)即時(shí)整理（立卷）、歸檔。公文立卷歸檔既是文書(shū)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，又是與檔案管理工作相銜接的重要環(huán)節(jié)，因此，文書(shū)部門(mén)要在檔案管理人員的指導(dǎo)幫助下，加強(qiáng)公文立卷工作。