文/廣東省江門市人民醫(yī)院 容悅玲

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論醫(yī)院文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

文/廣東省江門市人民醫(yī)院 容悅玲

【摘要】本文對信息時(shí)代發(fā)展背景下的文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新進(jìn)行了分析和探究，為新時(shí)期的文書檔案管理工作提供了一定的參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文書檔案管理；信息社會；改革；創(chuàng)新

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對醫(yī)院文書檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響。如何適應(yīng)新時(shí)期社會的發(fā)展，更好地提升醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理工作水平和質(zhì)量成為人們關(guān)注和探究的熱點(diǎn)。

一、信息時(shí)代下文書檔案管理的重要性體現(xiàn)

（一）文書檔案管理工作的重要價(jià)值。首先，醫(yī)院文書檔案管理工作是記錄和承載醫(yī)院建立、發(fā)展以及相關(guān)活動開展的重要文件載體，是醫(yī)院開展和優(yōu)化管理工作的重要依據(jù)。其次，文書檔案具有一定的歷史性，能夠真實(shí)反映醫(yī)院發(fā)展的業(yè)務(wù)范圍、資金使用情況和人員變動情況等等，為單位發(fā)展和社會發(fā)展提供可靠的價(jià)值信息。

（二）信息時(shí)代背景下文書檔案管理的現(xiàn)狀。首先，對信息化技術(shù)的認(rèn)識仍然有待進(jìn)一步提高，信息技術(shù)的普及存在一定的困難和障礙。其次，信息技術(shù)培訓(xùn)工作有待進(jìn)一步優(yōu)化，醫(yī)院沒有組織有效的培訓(xùn)，沒有建立相關(guān)的技術(shù)輔導(dǎo)和培訓(xùn)課程。另外，文書檔案管理信息化雖然帶來了工作效率的提升，但是在安全保障體系建設(shè)方面仍然存在一些問題，很容易出現(xiàn)檔案信息的破壞和丟失。

二、信息社會背景下文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新方式

（一）強(qiáng)化相關(guān)人員對文書檔案信息化管理的認(rèn)識。在思想意識上對信息社會背景下的文書檔案信息化管理工作進(jìn)行認(rèn)識是新時(shí)期文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的首要步驟，也是十分重要的思想基礎(chǔ)。信息化發(fā)展已經(jīng)是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然趨勢，任何經(jīng)濟(jì)社會活動都不可避免地會受到信息化的影響，在這種前提下，醫(yī)院要想跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，更好地開展相關(guān)運(yùn)營活動，就必須進(jìn)行信息化改革。文書檔案管理是醫(yī)院的重要工作內(nèi)容，運(yùn)用信息化手段開展文書檔案管理工作是必經(jīng)的途徑，這一點(diǎn)要在單位全體職工內(nèi)部達(dá)成共識，這樣才有利于文書檔案管理信息化工程的推進(jìn)。首先，作為醫(yī)院的決策者要認(rèn)識文書檔案管理的重要性，要在資金、政策和管理制度上進(jìn)行積極地改革，從多個(gè)方面確保文書檔案管理信息化的建設(shè)，在管理制度上加入信息化考核和管理規(guī)范等等，在領(lǐng)導(dǎo)層面強(qiáng)化認(rèn)識。其次，文書檔案管理工作人員也要提高自身的認(rèn)識，明確自身工作的重要性，要明確未來自身工作需要改革和努力的方向，自覺地參與到信息化工作手段的培訓(xùn)當(dāng)中，開展自學(xué)活動，不斷提升自身的信息化管理手段應(yīng)用水平，為信息社會背景下的文書檔案管理工作提供可靠的人力保障。

（二）注重文書檔案管理工作人員信息技術(shù)培訓(xùn)。醫(yī)院文書檔案管理工作人員是文書檔案管理效率和質(zhì)量的核心因素和關(guān)鍵因素，這些工作人員的技能水平直接關(guān)系到文書檔案管理工作的信息化水平，因此需要加大對文書檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提升其信息化工作技能。首先，要對文書檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，特別是電子病歷的查詢、核對、歸檔等，這樣才能夠有效地利用計(jì)算機(jī)開展文書檔案的信息化管理。其次，醫(yī)院要對文書檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)信息化管理軟件和管理系統(tǒng)操作水平的培訓(xùn)，通過系統(tǒng)對醫(yī)院發(fā)展歷程、科室信息和重要事件進(jìn)行記錄，這是開展具體工作的重要技能要求，同時(shí)也是新時(shí)期文書檔案管理的重要方式。

（三）構(gòu)建符合單位實(shí)際的文書檔案管理信息平臺。信息化管理平臺的構(gòu)建是信息社會背景下，文書檔案管理工作開展的重要形式，需要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際，構(gòu)建符合實(shí)際需求的文書檔案管理信息平臺和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。首先，要對文書檔案管理的工作體系進(jìn)行全面分析，確保管理平臺建設(shè)完整性和系統(tǒng)性。其次，要對檔案信息管理的加工系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，檔案信息加工是開展文書檔案管理電子化的重要步驟，要結(jié)合相關(guān)需求對文書檔案進(jìn)行分類、整理，構(gòu)建文書檔案管理文件的收發(fā)渠道。另外，要建立文書檔案管理的存儲系統(tǒng)，將單位中的相關(guān)文書檔案管理信息完整地輸入到檔案存儲系統(tǒng)當(dāng)中，通過相關(guān)的數(shù)據(jù)庫管理和資料庫管理對文書檔案進(jìn)行管理。在建立文書檔案存儲系統(tǒng)的時(shí)候，要特別注重文書檔案管理的安全性問題，要構(gòu)建配套的文書檔案查閱系統(tǒng)和保密系統(tǒng)，對文書檔案進(jìn)行便利、安全的管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化和嚴(yán)密化。文書檔案管理人員作為管理者登錄系統(tǒng)，其他醫(yī)生、護(hù)士等相關(guān)人員以使用者身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查詢和應(yīng)用，針對檔案的性質(zhì)，設(shè)置文檔的保密性，例如病患的私密性、核心技術(shù)的保護(hù)等等需要特別注重保密，但是在臨床經(jīng)驗(yàn)分享、工作心得學(xué)習(xí)等檔案管理方面可以開放，同時(shí)利用現(xiàn)代信息手段，對文檔進(jìn)行分類管理，可以按照時(shí)間、科室以及文件的重要性等進(jìn)行分類，更好地發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和作用。

總之，醫(yī)院的文書檔案管理對單位的發(fā)展、工作計(jì)劃的制定等都起到十分重要的作用，需要根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展形勢開展信息化管理創(chuàng)新和改革。在實(shí)際工作過程中，要從提高認(rèn)識、強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)和信息化平臺構(gòu)建等方面采取措施，不斷提高單位文書檔案管理的信息化水平，提高醫(yī)院的工作效率。

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