文/西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案館 郭玉珍

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關(guān)于新時期做好文書檔案管理工作的思考

文/西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案館 郭玉珍

【摘要】現(xiàn)代社會，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，各大小企事業(yè)單位都在機(jī)遇與挑戰(zhàn)中不斷調(diào)整自身的結(jié)構(gòu)與管理模式，作為資源管理體系中最重要的組成部分，文書檔案管理日漸被人們開始予以重視，它是社會各行各業(yè)歷史發(fā)展過程的一種文本記錄，更是對其發(fā)展的一種客觀評價與反應(yīng)。隨著社會的不斷加進(jìn)步，如何做好文書檔案管理工作，早已成為了研究者們亟待研究的重要課題。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案管理；思考

社會不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)的文書檔案日漸增多，歷史遺留問題加之文書檔案管理體系的不健全導(dǎo)致文書檔案管理中出現(xiàn)了一些問題，因為文書檔案是將文書信息整理存檔以備有需求的部門隨時使用的，所以，就目前而言，設(shè)立健全的、系統(tǒng)的文書管理檔案，并對其管理工作加以創(chuàng)新和實踐是各大小企事業(yè)單位亟需解決的問題。

一、新時期做好文書檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員的綜合素質(zhì)不高。在現(xiàn)今社會，文書檔案管理工作日漸被人們提上管理日程，一套行之有效的文書檔案管理體系需要一批專業(yè)水平較高，道德品質(zhì)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行建立并完善，因為從文書檔案的形成到檔案的確立，以及檔案的歸檔，整個過程瑣碎而繁雜，尤其是歸檔時，要保證數(shù)據(jù)、案例等信息準(zhǔn)確無誤，很多符號，哪怕一個小數(shù)點(diǎn)就會影響整個文書檔案的正確性，所以這就需要人員的規(guī)范化操作和管理。是不可以摻雜虛假信息和錯亂數(shù)據(jù)的，這對工作人員的要求就很高。但是現(xiàn)在的問題是，一些文書檔案管理人員管理思維落后，個人綜合素質(zhì)不高以及專業(yè)管理水平較差，最后就導(dǎo)致文書檔案在管理過程中出現(xiàn)了一系列的問題，這與現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢和發(fā)展理念是不協(xié)調(diào)的，也不利于企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

（二）存儲檔案文書的質(zhì)量有待考察。因為現(xiàn)在的文書檔案工作人員業(yè)務(wù)水平較差，所以致使文書檔案在建檔和歸檔時出現(xiàn)了文書質(zhì)量問題。管理人員意識不強(qiáng)，管理水平落后，道德感和責(zé)任感不重，以及一些個人的利益驅(qū)使致使一些工作人員在資料搜集時就開始弄虛作假，文書檔案一開始的建立就是錯誤的，信息不真實，此外，在文書歸檔過程中，因為對數(shù)據(jù)和內(nèi)容等細(xì)致的要求比較多，有些工作人員在進(jìn)行電腦輸入時思維不夠縝密，輸入不夠細(xì)致。另外，文書檔案存檔時還存在一個問題就是文書檔案在選擇時不夠全面的問題，很多重大事件、重大理念沒有被采入文書檔案中，文書檔案內(nèi)容空洞、簡單，這樣就不利于以后為企業(yè)查檔服務(wù)。所以，在整個系統(tǒng)中，文書的準(zhǔn)確性和質(zhì)量性有待考察，迫切地需要實行系統(tǒng)的管理制度和工作責(zé)任制。

（三）缺乏現(xiàn)代化的管理方法。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人員手工進(jìn)行檔案的搜集、建立、歸檔和檢索工作。這樣的方式繁雜、瑣碎，并且個人的因素很高。質(zhì)量是我們首要考慮的問題，為了做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，就需要正視現(xiàn)在文書檔案管理方法的落后性?，F(xiàn)在的管理方法，傳統(tǒng)的管理方法將占用了大量的人力、物力，但是也不見文書檔案的質(zhì)量很高，在種形式下就需要不斷調(diào)整管理方法，正確地使用現(xiàn)代化的方法和手段進(jìn)行文書檔案管理，因為只有系統(tǒng)的、科學(xué)性的、規(guī)范的現(xiàn)代化管理模式和方法才能節(jié)約人力、物力，并更好地適應(yīng)社會和企業(yè)的發(fā)展需要。

二、新時期做好文書檔案管理工作的措施研究

（一）加強(qiáng)文書檔案管理工作的人員素質(zhì)建設(shè)。要想提高檔案工作管理工作的效率和質(zhì)量，首要的任務(wù)就是加強(qiáng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要不斷培訓(xùn)以提升他們的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該進(jìn)行素質(zhì)教育和培養(yǎng)，讓廣大的文書檔案工作者對該本職工作有較高的思想覺悟和責(zé)任感，除了要掌握扎實的庫藏整理基本功外，還能夠做到時刻檢閱、勤加整合。文件的收、發(fā)登記是必須謹(jǐn)慎細(xì)致的。除了業(yè)務(wù)水平外，還應(yīng)該注重工作人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)操守，杜絕工作人員在進(jìn)行文書檔案建檔和歸檔時出現(xiàn)徇私舞弊，偷工減料，投機(jī)取巧的行為。這就需要管理層和相關(guān)部門建立健全的管理工作體系，制定相關(guān)的人員規(guī)范責(zé)任制度，明確劃分人員的管理職責(zé)，并定期對員工進(jìn)行崗內(nèi)培訓(xùn)和崗?fù)饨逃?/p>

（二）注重文書質(zhì)量，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理。根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立一套系統(tǒng)的、科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理是時代所需，企業(yè)發(fā)展的必然選擇。對員工進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的職業(yè)培訓(xùn)，建立相關(guān)的責(zé)任機(jī)制和，區(qū)別各個員工的工作內(nèi)容，這樣才能確保檔案的采編和資料的歸檔具有一定的系統(tǒng)性，并且一旦文書檔案查閱時出現(xiàn)錯誤的話，也可以及時地查找相關(guān)責(zé)任人。具體的方式、方法是在建檔時工作統(tǒng)一進(jìn)行工作任務(wù)分配，并在每一份文檔上標(biāo)明相關(guān)的工作人員姓名等，實行管理制度責(zé)任制，這樣才能有效地提高員工的責(zé)任意識，細(xì)分工作后員工也會更加積極地開展工作，在以后的實踐中也會節(jié)約時間、節(jié)約人員成本，避免工作的交互性。建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理，注重員工對于文書檔案的質(zhì)量管理，這樣對于文書檔案管理工作是即為有利的，對于日后的文書檔案的檢索效率也有著大大的提升作用。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)代化管理。傳統(tǒng)的文書檔案管理很多都是手動的，在今后的發(fā)展中亟須引入一些現(xiàn)代化的管理模式和管理系統(tǒng)。采取高科技的文書檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)辦公自動化技術(shù)水平，盡量規(guī)避認(rèn)為工作失誤，提高文檔的準(zhǔn)確性和安全系數(shù)。

三、總結(jié)

文書檔案是企業(yè)歷史發(fā)展的真實記錄，它作為一種有據(jù)可查的歷史憑證，是企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的主要因素。在新時期，只有做好文書檔案的保密工作，建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊和管理人才，并健全科學(xué)的檔案管理體系和方式、方法才能更好地做到企業(yè)內(nèi)部資源整合，大大的提高企業(yè)文書檔案管理工作的質(zhì)量，并為企業(yè)的發(fā)展而服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。