[摘 要] 伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，我國的電力企業(yè)規(guī)模在不斷地壯大，業(yè)務(wù)能力也有所增強(qiáng)，因此信息化對(duì)電力企業(yè)的檔案管理有了更高的要求。企業(yè)需要急切對(duì)原有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立起科學(xué)高效的新型管理系統(tǒng)，以此提高企業(yè)工作效率，從而真正實(shí)現(xiàn)以資本為紐帶的管理模式。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化；電力企業(yè)；檔案管理

[中圖分類號(hào)] C931.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1002-8129（2017）02-0063-03

檔案對(duì)于企業(yè)有著非常重要的作用，是企業(yè)的重要信息資源。就目前情況來說，我國企業(yè)的檔案管理工作，已由原來的單一管理慢慢地發(fā)展到多種類型的檔案管理。近幾年，隨著信息化程度加強(qiáng)，企業(yè)越來越重視檔案管理工作，也對(duì)其提出更高的要求。

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物 [1] 。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是為了達(dá)到辦公自動(dòng)化、信息資源化和流程規(guī)范化的目的，這樣可以提高企業(yè)工作人員的工作效率，給企業(yè)檔案管理避免不少麻煩，還可以增加企業(yè)利潤。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的核心，是企業(yè)公文的處理和行政事務(wù)的管理，還包括負(fù)責(zé)提供信息通知和服務(wù)等，因此在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。

一、辦公自動(dòng)化運(yùn)用對(duì)電力企業(yè)檔案管理的影響

電力企業(yè)在管理人員信息時(shí)，通常會(huì)采取建立檔案的方式，有的會(huì)買一些特定的管理軟件。這些軟件有的并不符合我國的電力企業(yè)發(fā)展情況，不僅在操作方面有些難度，往往還會(huì)出錯(cuò)，常常達(dá)不到預(yù)期效果。建立檔案的方法屬于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，在科技如此發(fā)達(dá)的今天，不免顯得落后、效率低下、速度慢，更重要的是較難協(xié)調(diào)，跟不上日?？旃?jié)奏的工作，因此在電力企業(yè)中，檔案管理的方式運(yùn)用得效果并不理想，必須加快檔案管理的辦公自動(dòng)化進(jìn)程。辦公自動(dòng)化對(duì)于檔案管理的影響如下：

（一）提高檔案管理的效率和質(zhì)量

在電力企業(yè)中，檔案管理的工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行搜集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、收錄等。工作人員在管理時(shí)，工作量大，容易出錯(cuò)，如果把辦公自動(dòng)化運(yùn)用到檔案管理中，工作人員就可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，可以提高工作效率。并且，利用計(jì)算機(jī)處理過的檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，回訪資料也變得簡單方便，這都是傳統(tǒng)手工記錄檔案所不可及的。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型

以前的電力企業(yè)，對(duì)于檔案的管理有采取保密的方式，一般是檔案的接收和保管，缺乏主動(dòng)性。而傳統(tǒng)的檔案管理方式讓檔案信息不能被共享，查閱起來困難較大，這樣檔案就被擱置，沒有多大現(xiàn)實(shí)意義，而利用辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的共享。檔案管理實(shí)施辦公自動(dòng)化之后，可以避免對(duì)檔案進(jìn)行再描述的麻煩，還可以直接被使用，改變了檔案利用率低的情況，有著很大的現(xiàn)實(shí)意義。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在電力企業(yè)中的現(xiàn)實(shí)意義

在當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中，信息化是趨勢(shì)所向。信息化可以保障企業(yè)從原來的粗放型經(jīng)驗(yàn)管理模式轉(zhuǎn)向以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新型管理模式，不僅可以進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)分析，減少失誤，并且也可以幫助企業(yè)在變幻莫測(cè)的市場(chǎng)中爭得一席之位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化的目標(biāo)?，F(xiàn)代電力企業(yè)管理的核心是決策，信息化的自動(dòng)系統(tǒng)能有效幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析相關(guān)數(shù)據(jù)，做出科學(xué)合理的決策，幫助企業(yè)降低在決策中的風(fēng)險(xiǎn) [2] 。

企業(yè)在實(shí)施辦公自動(dòng)化的過程中，需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，不僅要考慮到企業(yè)的整體架構(gòu)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路和功能細(xì)節(jié)等，還要做出相應(yīng)的規(guī)劃。因此可以看出，只有把辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)檔案管理中，才可能建立科學(xué)合理的管理系統(tǒng)，把工作人員和相關(guān)工作統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)內(nèi)，才能實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)建設(shè)，從而提高工作人員的辦公效率和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平。

三、辦公自動(dòng)化運(yùn)用到檔案管理的建設(shè)目標(biāo)和原則

根據(jù)電力企業(yè)檔案管理的情況，實(shí)施辦公自動(dòng)化可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者有效管理企業(yè)的工作人員，保證企業(yè)的管理方式可以得到貫徹落實(shí)，保障所有的管理都有章可循，這樣可以提高企業(yè)的管理水平，全面提高企業(yè)的綜合競爭力。同時(shí)，辦公自動(dòng)化的管理系統(tǒng)要求堅(jiān)持以人為本的理念。

（一）建設(shè)目標(biāo)

1.提高個(gè)人辦公效率。根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際人員狀況，把辦公自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以對(duì)企業(yè)人員自動(dòng)進(jìn)行的信息篩選，堅(jiān)持以人為本的理念，選擇最合適的人選去辦公，從而促使電力企業(yè)人員提高工作效率。

2.提升工作人員的執(zhí)行能力和應(yīng)變能力。企業(yè)還需要提高執(zhí)行力和應(yīng)變力。辦公自動(dòng)化運(yùn)用到檔案管理中，初步實(shí)現(xiàn)了信息自動(dòng)化，但在這其中難免會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)事件，比如計(jì)算機(jī)出故障、被病毒入侵等，所以，還要有一定的應(yīng)變能力。比如，使用“工單管理”的功能，就可以對(duì)工單事項(xiàng)進(jìn)行管理，更可以有效地避免遺漏和疏忽的問題，但還要對(duì)工單工作進(jìn)行監(jiān)督，從而提升業(yè)務(wù)部門的執(zhí)行能力和應(yīng)變能力。

（二）建設(shè)原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)信息量大、使用頻率較高的內(nèi)部系統(tǒng)，在運(yùn)用到企業(yè)檔案管理的過程中，一定要全面考慮，保證系統(tǒng)順利運(yùn)行。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，要結(jié)合電力企業(yè)自身特點(diǎn)和業(yè)務(wù)要求，要滿足統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)合作原則、可升級(jí)等需求，還必須適應(yīng)企業(yè)未來的發(fā)展需求。為了保障系統(tǒng)實(shí)施的安全和規(guī)范，在系統(tǒng)實(shí)施中必須嚴(yán)格符合電力行業(yè)的國際和國家標(biāo)準(zhǔn)，并且，還要考慮各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的措施，再根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的大小，采取相對(duì)應(yīng)的措施，提出最優(yōu)性能價(jià)格比的方案 [3] 。

綜上所述，在電力企業(yè)的檔案管理中使用辦公自動(dòng)化技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，其不僅改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，具有一定的創(chuàng)新意義，更重要的是還提高了工作人員的工作效率和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，從而節(jié)省人力資源，推進(jìn)電力企業(yè)單位“無紙化辦公”的進(jìn)程。

[參考文獻(xiàn)]

[1]何英.電力企業(yè)文書檔案的管理及利用分析[J].黑龍江檔案，2013，（06）.

[2]耿慶峰.辦公自動(dòng)化在電力企業(yè)管理過程的應(yīng)用[J].信息與電腦（理論版），2013，（10）.

[3]管大力. 辦公自動(dòng)化在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J]. 中國科技投資， 2016，（30）.

[責(zé)任編輯：曾 菡]