[摘 要] 計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)的初級(jí)應(yīng)用成為基礎(chǔ)教育學(xué)科中必不可少的一門應(yīng)用課程。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用中，最常使用的數(shù)據(jù)處理程序?yàn)殡娮颖砀?、電子文檔、演示文稿等。辦公軟件中的電子表格對(duì)大數(shù)據(jù)的處理分析有重要的作用，如在制作學(xué)年成績(jī)表、辦公報(bào)表等處理起來(lái)較為繁雜的數(shù)據(jù)信息表格時(shí)。運(yùn)用電子表格，一方面提高了數(shù)據(jù)處理的辦公效率，另一方面也加強(qiáng)了信息處理技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用。電子表格讓人們對(duì)各種數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系與對(duì)比關(guān)系一目了然。

[關(guān) 鍵 詞] 電子表格；Excel；應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）08-0061-01

一、與電子文檔（Word）的比較

計(jì)算機(jī)技術(shù)中的三大軟件——電子表格、電子文檔、演示文稿，是辦公處理時(shí)經(jīng)常使用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序。在計(jì)算機(jī)技術(shù)初級(jí)應(yīng)用的教育階段，電子文檔作為最先接觸的辦公軟件，對(duì)電子表格的課程學(xué)習(xí)有著重要的對(duì)比借鑒作用。因此，為了深化電子表格技術(shù)在實(shí)踐中的應(yīng)用，從以下幾個(gè)方面將電子表格技術(shù)與電子文檔相比較，進(jìn)行學(xué)習(xí)。

（一）默認(rèn)顯示名稱的順序不同

對(duì)于電子表格與電子文檔的不同，我們先從文件默認(rèn)顯示的順序差異開始進(jìn)行對(duì)比了解。首先，在電子表格中先顯示程序的英文名稱（Microsoft Excel）后接文檔的名稱（Book1），而電子文檔默認(rèn)顯示名稱的順序完全相反，程序名稱接在文檔名稱的后面。

（二）工具欄的菜單選項(xiàng)不同

由于電子表格是一種針對(duì)大量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和排序的辦公軟件，因此，在常用工具的選擇上，更趨向于方便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與計(jì)算的菜單項(xiàng)，如由大到小或由小到大的數(shù)字排序、函數(shù)計(jì)算等。而電子文檔更多的是進(jìn)行文字的分析處理，所以一般會(huì)選擇字體大小、加粗、頁(yè)邊距、文字對(duì)齊方式等選項(xiàng)作為常用工具。

（三）格式欄的內(nèi)容設(shè)定不同

在表格處理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析處理時(shí)，需要用到格式欄中對(duì)單元格設(shè)定，如行高、列寬、工作表的標(biāo)簽樣式、自動(dòng)套用格式等針對(duì)于單元格的格式設(shè)定。這種根據(jù)表格數(shù)據(jù)特點(diǎn)而采用的具體應(yīng)用模式，對(duì)于處理年級(jí)成績(jī)單、公司財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)量大、標(biāo)題名稱繁雜的信息是一種極其便利的排列處理方式，成為辦公軟件中必不可少的構(gòu)成要件。與此相對(duì)應(yīng)的，為了滿足不同企業(yè)單位和個(gè)人對(duì)于文字處理的需要，根據(jù)不同的文本格式要求，電子文檔的格式欄也設(shè)定了不同的選項(xiàng)菜單。在很大程度上為人們對(duì)于文檔格式的不同辦公需求提供了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的支持。

（四）窗口輸入的程序不同

我們一般在制作辦公報(bào)表時(shí)，打開的表格處理文件顯示的都是行和列分隔完成后的單元格模式，因此，輸入具體的處理內(nèi)容也都是在單元格內(nèi)進(jìn)行的。這種以單元格為單位的辦公處理軟件完全區(qū)別于電子文檔處理軟件與圖片信息處理軟件，將信息分層次按序排列，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的表格化。而電子文檔實(shí)現(xiàn)了對(duì)文字的全面系統(tǒng)化的處理模式，在空白的文檔上可以進(jìn)行文字編輯、插入表格、添加圖片等操作，綜合性地完成文檔的編輯。

二、電子表格處理軟件在信息處理中的應(yīng)用

第一步，對(duì)需要分類匯總的字段進(jìn)行排序，從而使相同的記錄集中在一起。如把“銷售統(tǒng)計(jì)表”中的同一業(yè)務(wù)員排在一起。

第二步，選定數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

第三步，打開“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“分類匯總”選項(xiàng)，出現(xiàn)“分類匯總”對(duì)話框。

第四步，單擊“分類字段”下拉列表框的下三角按鈕，在下拉列表框中選擇所需字段作為分類匯總的依據(jù)。

第五步，在“匯總方式”下拉列表框中，根據(jù)需要選擇所需的統(tǒng)計(jì)函數(shù)。分類匯總選項(xiàng)可以支持如求和、平均值等多種函數(shù)。同時(shí)根據(jù)某些特殊工作需要還可以重新設(shè)置函數(shù)。

第六步，在“選定匯總項(xiàng)”列表框中，選中需要對(duì)其匯總計(jì)算的字段前面的復(fù)選框。

第七步，按需要選中相應(yīng)的復(fù)選框，指定匯總結(jié)果的顯示位置。選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，表示按本次分類要求進(jìn)行匯總；選中“每組數(shù)據(jù)分頁(yè)”復(fù)選框，表示將每一類分頁(yè)顯示；選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框，表示將分類匯總數(shù)放在本類的最后一行，系統(tǒng)默認(rèn)的方式是將分類匯總數(shù)放在本類的第一行。之后單擊“確定”按鈕，即可得到分類匯總結(jié)果。

在現(xiàn)階段，數(shù)字化進(jìn)程的全面發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的突破性研發(fā)創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資源的共享。為加快網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的多方面應(yīng)用，培養(yǎng)專業(yè)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，加強(qiáng)初級(jí)階段的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，相關(guān)部門應(yīng)深化教育改革，完善基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)教育體系，為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展提供必要的人才儲(chǔ)備。同時(shí)，加深電子辦公軟件，尤其是電子表格在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，可以為提升各單位辦公效率，促進(jìn)各行業(yè)發(fā)展提供網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的支持。

參考文獻(xiàn)：

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