西安石油大學(xué)　鄭蕊

私營小企業(yè)內(nèi)部會計控制探究

西安石油大學(xué)鄭蕊

本文以商貿(mào)型私營小企業(yè)G公司為案例，從貨幣資金控制、銷售及應(yīng)收賬款控制、采購及應(yīng)付賬款控制等方面闡述該公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀，并針對G公司在內(nèi)部會計控制方面存在的問題提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

私營小企業(yè)內(nèi)部會計控制應(yīng)收賬款

一、引言

私營小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中不僅數(shù)目眾多，還承擔(dān)著農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)向工業(yè)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，農(nóng)業(yè)人口向非農(nóng)業(yè)人口轉(zhuǎn)移，提高居民生活水平，完善經(jīng)濟(jì)制度等多項歷史重任，且是國家長治久安，社會穩(wěn)定的重要因素。要讓私營小企業(yè)在中國經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用，取決于企業(yè)自身能否健康成長，企業(yè)的功能能否充分發(fā)揮，而提高企業(yè)的科學(xué)管理水平則是關(guān)鍵之一。

二、G公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

G公司是一家私營商貿(mào)型小企業(yè)，公司領(lǐng)導(dǎo)注重對公司業(yè)務(wù)流程整理和制度化建設(shè)，但是在實際工作中沒有對每個部門的工作進(jìn)行流程化設(shè)計，導(dǎo)致可操作性性或傳遞方式不流暢，很多制度流于形式。

（一）貨幣資金控制現(xiàn)狀貨幣資金因其流動性和變現(xiàn)性的特點(diǎn)被視為風(fēng)險性最高的資產(chǎn)，G公司目前的貨幣資金控制現(xiàn)狀如下：（1）貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)。根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》的要求，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門和人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)或直接接觸貨幣資金，G公司的出納人員為貨幣資金的經(jīng)辦人，而公司會計屬于無權(quán)辦理該業(yè)務(wù)的人員，由于歷史問題或授權(quán)不明的原因，會計人員也可以接觸管理現(xiàn)金。（2）是不相容職責(zé)分離。內(nèi)部會計控制的理想狀態(tài)是沒有任何一件事情可以由一個人經(jīng)手完成，而貨幣資金的管理中，G公司的會計人員既負(fù)責(zé)資金支出的審批，又可以經(jīng)手資金的支出工作，這種不相容職責(zé)集于一人，使G公司的貨幣資金的內(nèi)部會計控制存在著較大的風(fēng)險性。（3）印鑒管理。根據(jù)內(nèi)部會計控制的要求，公司必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理，財務(wù)專用章由專人保管，個人印章必須由本人或其授權(quán)人員保管，嚴(yán)禁一人保管支付款項所需要的全部印章，G公司的銀行預(yù)留印鑒為公司法人印鑒和財務(wù)專用章。目前該公司這兩枚印鑒由同一人保管，且公章也由這一人保管，嚴(yán)重影響了企業(yè)的貨幣資金控制。G公司的貨幣資金控制環(huán)節(jié)問題出現(xiàn)在限制環(huán)節(jié)，不相容職務(wù)分離環(huán)節(jié)和印鑒管理環(huán)節(jié)。

（二）銷售及應(yīng)收賬款控制現(xiàn)狀根據(jù)G公司的財務(wù)明細(xì)報表顯示，該公司的壞賬較少，不到公司年銷售收入的0.6%，卻存在一些未解決的疑問應(yīng)收款，如G公司賬面顯示W(wǎng)公司欠款為3萬元，但對賬時W公司的回復(fù)是確實有收到這筆貨，是公司財務(wù)卻沒有確認(rèn)為應(yīng)收賬款，原因是未收到G公司的發(fā)票：G公司能夠?qū)⑾嚓P(guān)的票據(jù)資料找出來，卻不能找到W公司確認(rèn)收到該貨款發(fā)票的簽收單據(jù)，經(jīng)反復(fù)追查發(fā)現(xiàn)是發(fā)票未及時的到達(dá)客戶手里，這種情況在G公司并非偶然情況，而是多次出現(xiàn)，若及時核對財務(wù)賬目，尚可進(jìn)行補(bǔ)救措施；若未能及時對賬，結(jié)果就是客戶只支付貨款部分，而因為未收到發(fā)票拒絕支付稅金部分，給G公司造成不小的損失。

（三）采購及應(yīng)付賬款控制現(xiàn)狀G公司的采購及付款工作主要由公司采購部門負(fù)責(zé)，財務(wù)部門根據(jù)采購部門獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)的單據(jù)進(jìn)行貨款支付。G公司為商貿(mào)性質(zhì)企業(yè)，一般是接到客戶訂單后再向供應(yīng)商購貨，目前G公司并非產(chǎn)品的直接使用者，對產(chǎn)品的質(zhì)量檢測停留在外觀檢測，僅有較少的產(chǎn)品送樣至專門的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，因此很多貨物到了客戶處，進(jìn)入生產(chǎn)線后才發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，而此時采購貨款已經(jīng)付款給供應(yīng)商，追討貨款或者索賠就較為困難。對于長期供應(yīng)商，這一問題能較好的協(xié)商，而對于非固定非長期供應(yīng)商，G公司就很被動，只能自己承擔(dān)對客戶的索賠工作而無法向供應(yīng)商追討賠款。

三、G公司內(nèi)部會計控制完善對策

（一）貨幣資金內(nèi)部控制制度設(shè)計

（1）貨幣資金的控制點(diǎn)。貨幣資金是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分，具有流動性強(qiáng)，收支業(yè)務(wù)量大，比較容易發(fā)生損失，國家對企業(yè)貨幣資金有嚴(yán)格監(jiān)督。貨幣資金的控制包括：貨幣資金的預(yù)算環(huán)節(jié)控制、貨幣資金收款環(huán)節(jié)控制、貨幣資金付款環(huán)節(jié)控制、貨幣資金日常管理控制、貨幣資金賬務(wù)處理環(huán)節(jié)的控制和貨幣資金檢查分析環(huán)節(jié)的控制。對于G公司而言，其貨幣資金控制需要加強(qiáng)的主要是貨幣資金日常管理控制和貨幣資金的付款環(huán)節(jié)控制。企業(yè)貨幣資金日常管理控制的目標(biāo)是確保貨幣資金安全完整，保持企業(yè)貨幣資金的最佳持有量，一般企業(yè)通過盤點(diǎn)、核對、監(jiān)控等手段實現(xiàn)這一控制目標(biāo)。貨幣資金付款環(huán)節(jié)的控制目標(biāo)是確保付款過程中資金的安全準(zhǔn)確并最大限度地利用付款條件，企業(yè)應(yīng)通過單據(jù)受理控制、支付申請控制、支付復(fù)核控制及辦理支付控制實現(xiàn)這一控制目標(biāo)。

（2）貨幣資金控制的重點(diǎn)控制流程。G公司很少使用現(xiàn)金進(jìn)行收款，貨幣資金的收入管理基本規(guī)范，問題主要表現(xiàn)在現(xiàn)金和銀行存款的支出事宜可以由一人全部辦理，因此，需要對此流程進(jìn)行規(guī)范。本文設(shè)計的G公司的貨幣資金控制流程圖如圖1所示：

圖1　貨幣資金控制流程圖

在圖1中，對G公司財務(wù)部會計和出納職責(zé)進(jìn)行了明確劃分，關(guān)鍵點(diǎn)如下：會計人員的職責(zé)范疇為對申請貨幣資金支出的原始單據(jù)進(jìn)行審核，并對公司的貨幣資金進(jìn)行賬實核對，其方法分別為定期的現(xiàn)金盤點(diǎn)和銀行對賬，同時由其編制現(xiàn)金盤點(diǎn)表盒銀行余額調(diào)節(jié)表；出納人員的職責(zé)范疇為根據(jù)經(jīng)過總經(jīng)理審核批準(zhǔn)的單據(jù)進(jìn)行貨幣支出活動，同時對貨幣支出活動進(jìn)行會計信息的記錄，并負(fù)責(zé)對現(xiàn)金的保管工作。

（3）貨幣資金控制的管理制度。在圖1的基礎(chǔ)上，本文對G公司的貨幣資金控制進(jìn)行相關(guān)的制度設(shè)計，主要包括貨幣資金的管理制度設(shè)計和印鑒管理制度設(shè)計。一是G公司貨幣資金管理管理制度。具體如下：G公司的貨幣資金由本公司財務(wù)部管理；公司的現(xiàn)金資產(chǎn)由公司出納人員保管，其他人員不得接觸現(xiàn)金資產(chǎn)；公司的銀行存款、應(yīng)收票據(jù)、短期證券等貨幣性質(zhì)資產(chǎn)由出納人員在取得授權(quán)后負(fù)責(zé)具體的收支事項，其他人員不得辦理；公司貨幣資金的支付活動需要經(jīng)過以下步驟方可進(jìn)行：業(yè)務(wù)部門首先提出申請，包括付款申請和報銷申請；財務(wù)部會計人員對用款的合理性及票據(jù)的合理合法性進(jìn)行審核，通過后交總經(jīng)理審核；總經(jīng)理批準(zhǔn)并通過后可以進(jìn)行貨幣資金的支付活動；公司會計人員必須每月對公司的現(xiàn)金資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，對銀行存款進(jìn)行清查，對其他貨幣性資產(chǎn)進(jìn)行檢查，并編制現(xiàn)金盤點(diǎn)表，銀行存款的余額調(diào)節(jié)表盒其他貨幣資產(chǎn)的清查表，編制完成后報送總經(jīng)理存檔。二是G公司的財務(wù)印鑒管理制度。具體如下：本公司的財務(wù)印鑒包括財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、及法人章，公司在銀行的預(yù)留印鑒為財務(wù)專用章和法人章；公司財務(wù)專用章由公司出納職位管理，發(fā)票專用章由對發(fā)票進(jìn)行復(fù)核的人員管理，法人專用章由法人指定人保管，財務(wù)專用章和法人章不得由同一人保管；獲得總經(jīng)理授權(quán)的文件，方可同時使用財務(wù)專用章和人章；財務(wù)專用章、發(fā)票專用章及法人章單獨(dú)使用時需管理人員登記備案；如需將財務(wù)印鑒帶出，需有攜帶人請，獲得部門主管批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。任何人不得將財務(wù)專用章和法人章同時帶出。印鑒保管人離開工作崗位超過1天時間的，需對所保管印鑒辦理交接手續(xù)，但財務(wù)專用章保管人和法人章保管人不得相互辦理代管理事項。

（二）銷售及收款內(nèi)部會計控制制度設(shè)計

（1）銷售及收款的控制點(diǎn)。銷售業(yè)務(wù)的運(yùn)行環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，涉及企業(yè)多個部門，對于商貿(mào)型公司幾乎涉及到企業(yè)的所有部門，外部則涉及到供應(yīng)商、運(yùn)輸商，因為涉及部門多，所以控制難度較大，也易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。銷售及收款控制的目標(biāo)包括保護(hù)企業(yè)有關(guān)資產(chǎn)的安全與完整，保證銷貨折扣措施恰當(dāng)，銷售退回處理合理和正確合理地處理相關(guān)的會計信息。銷售及收款環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)包括：銷售計劃控制、銷售訂單和銷售合同控制、客戶信用控制、交貨控制、貸款結(jié)算及收款控制、銷售調(diào)整控制、銷售退貨控制等。

本文重點(diǎn)關(guān)注的流程是G公司在銷售及收款環(huán)節(jié)中，票據(jù)傳遞對收入確認(rèn)的影響（見圖2）：G公司在銷售訂單確認(rèn)后，由倉庫管理人員向物流部門提交貨物，物流部門獲取將發(fā)運(yùn)產(chǎn)品后向財務(wù)部申請取得相應(yīng)的發(fā)展，物流部門向客戶發(fā)出貨物及發(fā)票；收入的最終確認(rèn)，以客戶對收貨單據(jù)和發(fā)票簽收單據(jù)的回簽確認(rèn)認(rèn)為前提，這樣可以避免今后收款活動中的糾紛。

圖2　收入確認(rèn)流程圖

（2）銷售及收款環(huán)節(jié)的控制制度。收入的確定是企業(yè)收款，保證自身利益的前提，針對現(xiàn)有流程，制定相關(guān)制度如下：G公司收入確認(rèn)管理制度。公司的銷售及收款管理由銷售部門，財務(wù)部門共同管理，銷售部門對銷售貨款的回收負(fù)最終責(zé)任，倉儲部門，物流部門共同參與銷售流程；銷售部門根據(jù)訂單審批制度，向倉儲部門提交經(jīng)審批的有效銷售訂單；倉儲部門根據(jù)有效銷售訂單備貨，并對規(guī)定時間內(nèi)向物流部門提交訂單所需產(chǎn)品，貨物交送時相關(guān)經(jīng)手人需進(jìn)行交接簽收手續(xù)；物流部門在收取將發(fā)送產(chǎn)品后，在系統(tǒng)中完成交貨手續(xù)，提示財務(wù)部門開具相應(yīng)的確認(rèn)收入的增值稅發(fā)票或者形式發(fā)票；財務(wù)部門在物流部門提示后進(jìn)行開票活動，國內(nèi)貿(mào)易開具增值稅發(fā)票，對外貿(mào)易出具形式發(fā)票，并將發(fā)票傳送至物流部門，發(fā)票傳遞時需同時提交發(fā)票簽收單。物流部門對所收取發(fā)票進(jìn)行簽收；物流部門將裝備好的貨物及發(fā)票安排運(yùn)輸，保證及時送抵客戶處，并及時獲取客戶的簽收確認(rèn)函；對于客戶確認(rèn)并簽收的產(chǎn)品，財務(wù)部門根據(jù)簽收單據(jù)最終確認(rèn)收入和應(yīng)收賬款，對于客戶提出質(zhì)疑的產(chǎn)品，進(jìn)入?yún)f(xié)商或退貨處理流程。

（三）采購及付款內(nèi)部會計控制設(shè)計

（1）采購及付款的內(nèi)部會計控制點(diǎn)。采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運(yùn)營當(dāng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，根據(jù)經(jīng)驗統(tǒng)計，采購環(huán)節(jié)的成本每降低1%，企業(yè)利潤會增加5%甚至更高。采購及付款環(huán)節(jié)的控制目標(biāo)是：保證采購與付款業(yè)務(wù)會計核算資料真實準(zhǔn)確，保證采購物資安全完整，保證采購與付款業(yè)務(wù)合規(guī)合法，保證采購活動經(jīng)濟(jì)合理。其關(guān)鍵控制點(diǎn)包括：一是申購環(huán)節(jié)。申購和審批環(huán)節(jié)崗位分設(shè)，職責(zé)分離；申購和審批必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)。二是采購環(huán)節(jié)。包括供應(yīng)商的選擇，采購價格的控制，合同的談判及簽訂，訂單的生效四個環(huán)節(jié)的控制。三是驗收環(huán)節(jié)。驗收環(huán)節(jié)必須獨(dú)立于申購，采購環(huán)節(jié)，必須確定驗收標(biāo)準(zhǔn)，并有嚴(yán)格的驗收流程，編制驗收憑證。四是付款環(huán)節(jié)。包括應(yīng)付賬款的審核和記錄，采購部門的付款申請，財務(wù)部門的審批，負(fù)債人審批，會計記錄以及與供應(yīng)商的對賬活動，出納的付款安排。五是違約環(huán)節(jié)。主要是針對供應(yīng)商逾期交貨，延期交貨，貨物短缺，質(zhì)量不合格以及運(yùn)輸商故障等各個環(huán)節(jié)的控制。六是賬務(wù)處理環(huán)節(jié)。包括應(yīng)付賬款，應(yīng)付票據(jù)和預(yù)付賬款的記錄。對于應(yīng)付款項的確認(rèn)，必須有采購憑證、驗收憑證、實物憑證等各項憑證的傳遞及記錄。最后匯入會計部門進(jìn)行核算與付款。

（2）采購及付款環(huán)節(jié)的重點(diǎn)控制流程。如圖3所示，G公司在采購及付款環(huán)節(jié)的最大漏洞在于驗收及違約環(huán)節(jié)的處理，由于沒有專業(yè)的驗收人員，也未設(shè)置驗收流程，所以對貨物的質(zhì)量把握不確定，經(jīng)常出現(xiàn)產(chǎn)品送至客戶后才檢驗處質(zhì)量問題，而且由于客戶直接和銷售部門溝通，銷售部門與采購部門之間的溝通完成后，采購部門因為缺少流程控制，不能將信息及時傳遞到財務(wù)部，使公司出現(xiàn)按期支付不合格產(chǎn)品的貸款，造成公司損失。本文對G公司在采購及付款環(huán)節(jié)的控制重點(diǎn)關(guān)注出現(xiàn)違約情況的貨款支付。

該公司的采購及付款環(huán)節(jié)，有三個重要控制點(diǎn)：產(chǎn)品的驗收，公司應(yīng)該著重加強(qiáng)產(chǎn)品的驗收工作和驗收流程控制，以盡可能減少貨物銷售后產(chǎn)生的質(zhì)量糾紛；會計信息的記錄：即應(yīng)付賬款的確認(rèn)，必須由入庫單，驗收單和發(fā)票三項單據(jù)同時具備方可入賬；對于銷售后產(chǎn)生的質(zhì)量問題。必須由客戶提供投訴證明，由采購部門和供應(yīng)商協(xié)商，再將相關(guān)資料及時送交財務(wù)部，進(jìn)行會計信息的記錄，以保證付款的經(jīng)濟(jì)性。

圖3　采購及付款環(huán)節(jié)控制圖

（3）采購及付款控制制度。本文著重與產(chǎn)品驗收環(huán)節(jié)，質(zhì)量糾紛環(huán)節(jié)的制度制定：一是產(chǎn)品驗收制度。公司需設(shè)立專人對產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢測及驗收，驗收人員獨(dú)立于采購部，物流部，倉儲部和物流部；公司應(yīng)針對占公司銷售比重較大的產(chǎn)品建立質(zhì)量合格標(biāo)準(zhǔn)，驗收人員以此依據(jù)對產(chǎn)品進(jìn)行檢測，對于非常規(guī)產(chǎn)品，超過一定金額或比重的，采用送專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)的方式檢測；驗收單據(jù)包含的內(nèi)容應(yīng)包括：產(chǎn)品規(guī)格，數(shù)量，到貨時間等指標(biāo)，與采購合同進(jìn)行對比，并給出明確的驗收建議；驗收合格的產(chǎn)品方可交倉儲部門辦理入庫手續(xù)；驗收人員確認(rèn)質(zhì)量合格的驗收單據(jù)，是財務(wù)部記錄應(yīng)付賬款的必備原始單據(jù)。二是售后質(zhì)量糾紛管理制度。對于驗收中不能檢驗而需要在客戶使用后方能發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，使用售后質(zhì)量糾紛管理制度；產(chǎn)品交客戶，經(jīng)客戶使用后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，需要客戶填寫質(zhì)量投訴書，投訴書內(nèi)容包含：產(chǎn)品名稱，規(guī)格，型號，批次號以及具體的質(zhì)量瑕疵；客戶投訴書由物流部門管理，物流部門在收到客戶投訴書后應(yīng)將相關(guān)的產(chǎn)品信息及時傳遞至采購部，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，并獲取供應(yīng)商協(xié)商書，協(xié)商書的內(nèi)容應(yīng)包含：采購訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批次號，對質(zhì)量不合格產(chǎn)品的處理方案；扣款金額等具體信息，并需要雙方簽章認(rèn)可；采購部門將獲取的供應(yīng)商協(xié)商書，分別報送物流和財務(wù)部，財務(wù)部據(jù)此進(jìn)行會計信息記錄。

［1］李連化：《公司治理結(jié)構(gòu)與內(nèi)部控制的鏈接與互動》，《財會月刊》2010年第9期。

［2］趙建新：《內(nèi)部控制會計設(shè)計的理論分析》，《會計之友》2011年第11期。

（編輯杜昌）