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        企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建

        2016-12-21 02:08:08廣東工商職業(yè)學(xué)院朱麗娜
        財會通訊 2016年5期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)發(fā)電管理

        廣東工商職業(yè)學(xué)院 朱麗娜

        企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建

        廣東工商職業(yè)學(xué)院朱麗娜

        隨著全面預(yù)算管理理論在企業(yè)應(yīng)用過程中的不斷修正,全面預(yù)算管理理論已經(jīng)覆蓋了企業(yè)運營的所有流程與環(huán)節(jié)、部門與崗位,是一種功能性極強的科學(xué)管理手段,是企業(yè)內(nèi)控管理的重要核心元素。本文以發(fā)電企業(yè)為研究對象,構(gòu)建適合企業(yè)運營的全面預(yù)算管理系統(tǒng),以期為我國企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建提供參考依據(jù)。

        全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計

        發(fā)電企業(yè)通常屬于高成本高收益的企業(yè),因此,這類企業(yè)的成本管理工作至關(guān)重要,而全面預(yù)算管理能夠顯著降低發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)與管理成本,從而幫助其實現(xiàn)更加理想的經(jīng)濟收益。隨著信息技術(shù)的進步,全面預(yù)算管理也進行著信息化改造,完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)不但能夠簡化繁瑣的預(yù)算管理過程,還能提升預(yù)算管理效率,受到了企業(yè)界的一致推崇。

        一、全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計思路

        (一)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計原則系統(tǒng)結(jié)果決定著整個系統(tǒng)各項功能的運作與實現(xiàn),是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)。發(fā)電企業(yè)在設(shè)計全面預(yù)算管理系統(tǒng)的時候,應(yīng)遵循以下原則:首先,系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中必須包括能進行人機互動的部分;其次,系統(tǒng)結(jié)構(gòu)必須能夠體現(xiàn)系統(tǒng)的設(shè)計初衷;最后,系統(tǒng)結(jié)構(gòu)必須具有一定的傳遞性以及重復(fù)利用性。

        (二)發(fā)電企業(yè)特有屬性我國發(fā)電企業(yè)屬于提供社會服務(wù)類的經(jīng)濟組織,其供應(yīng)的電能直接關(guān)系著社會各項生產(chǎn)、生活能否順利進行。盡管國家已經(jīng)進行了多次的“廠網(wǎng)分家”等調(diào)整,試圖提升電力行業(yè)的市場化程度,但發(fā)電企業(yè)的特有屬性還是沒有發(fā)生變化。這種特有屬性使得發(fā)電企業(yè)在運營的過程中,必須以生產(chǎn)為導(dǎo)向,也就是必須要以提供足夠的電力為運營重點;同時,發(fā)電企業(yè)也要盡量最大化所有者的利益,實現(xiàn)理想的經(jīng)濟收益,否則,投資者的投資意愿將會受到嚴重打擊,甚至可能拖累發(fā)電企業(yè)的市場競爭能力,阻礙電力行業(yè)的進步。因此,雖然以生產(chǎn)為導(dǎo)向,但是發(fā)電企業(yè)也要重視自身經(jīng)濟利益的實現(xiàn)。不過受限于這種導(dǎo)向,發(fā)電企業(yè)的費用很容易受到各種因素的影響,偶爾甚至?xí)霈F(xiàn)失控的情況。因此,如果不采取更加靈活有效的預(yù)算管理制度,就可能導(dǎo)致費用嚴重超支的現(xiàn)象。另外,發(fā)電企業(yè)的資產(chǎn)通常主要就是生產(chǎn)設(shè)備,而這些設(shè)備基本上都是以固定比率計提折舊就可以,所以,企業(yè)往往不會放棄使用的資產(chǎn)管理系統(tǒng),而轉(zhuǎn)為使用全面預(yù)算管理系統(tǒng),這樣自然也導(dǎo)致了發(fā)電企業(yè)構(gòu)建全面預(yù)算管理系統(tǒng)存在一定的難度。

        (三)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計方案結(jié)合系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計原則以及發(fā)電企業(yè)的運營實際,本文認為其應(yīng)該基于“雙線系統(tǒng),相同結(jié)構(gòu),通用數(shù)據(jù)”的基本思想設(shè)計全面預(yù)算管理系統(tǒng)?!半p線系統(tǒng)”代表發(fā)電企業(yè)同時使用當前的EAM系統(tǒng)與全面預(yù)算管理系統(tǒng);“相同結(jié)構(gòu)”。代表發(fā)電企業(yè)要基于EAM系統(tǒng)建立相應(yīng)的全面預(yù)算管理系統(tǒng),從而實現(xiàn)兩個系統(tǒng)各項功能的完美映射;“通用數(shù)據(jù)”代表發(fā)電企業(yè)的上面兩個系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)具有通用性,如果是相同數(shù)據(jù),兩個系統(tǒng)會自動進行歸集處理,這樣能夠大幅降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重復(fù)性,從而提升系統(tǒng)的運算效率。本文以該思想基礎(chǔ)設(shè)計了發(fā)電企業(yè)的全面預(yù)算管理系統(tǒng),具體見圖1:

        圖1 發(fā)電企業(yè)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

        (四)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的評價

        (1)SWOT分析法。發(fā)電企業(yè)借助SWOT法可以對比不同預(yù)算管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)劣,具體見圖2、圖3。

        (2)專家分析。SWOT分析的前提條件是對發(fā)電企業(yè)自身所有的優(yōu)勢及機會信息都進行強化;而對劣勢與威脅信息則進行整合,因此必須結(jié)合專家給出的分析意見確定最終的全面預(yù)算管理結(jié)構(gòu)。本文進行專家問卷咨詢后,確定發(fā)電企業(yè)應(yīng)該選擇基于EAM的全面預(yù)算管理結(jié)構(gòu),這種結(jié)構(gòu)更加符合發(fā)電企業(yè)的運營實際。

        (五)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計流程設(shè)計系統(tǒng)過程應(yīng)按照下列流程:首先,發(fā)電企業(yè)結(jié)合自身預(yù)算管理的實際情況,對各項預(yù)算管理流程進行優(yōu)化與重組,使其既符合企業(yè)的運營實際又能夠滿足標準化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)構(gòu)建要求;其次,有效配置企業(yè)資源,從而實現(xiàn)更高效的數(shù)據(jù)采集與處理效率,進而保證預(yù)算管理工作的效率;最后,對系統(tǒng)的運算結(jié)果進行全面細致的預(yù)估,從而及時修正結(jié)構(gòu)中存在的問題。

        圖2 傳統(tǒng)預(yù)算管理結(jié)構(gòu)的SWOT分析

        圖3 基于EAM全面預(yù)算管理結(jié)構(gòu)的SWOT分析

        二、全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計與功能實現(xiàn)

        (一)預(yù)估目標編制預(yù)算前,發(fā)電企業(yè)需要對量本利進行預(yù)測,并以此為基礎(chǔ)預(yù)估各項財務(wù)數(shù)據(jù)的可能值;然后對未來電能產(chǎn)量、電價以及可能實現(xiàn)的利潤進行分析,從而確定相應(yīng)的成本管理大致方向與模式。另外,在編制預(yù)算的過程中,不但要注意數(shù)據(jù)發(fā)生的期間,還要關(guān)注數(shù)據(jù)格式的有效性。借助軟件分析數(shù)據(jù)生成預(yù)估目標,不但能夠減少預(yù)估過程中的人為因素影響;還能提升預(yù)估的準確性。

        筆者結(jié)合相關(guān)理論并分析了發(fā)電企業(yè)的運營實際,建議其使用表1所示的盈虧分析表預(yù)估各項主要的預(yù)算數(shù)據(jù)。這里需要注意的是,發(fā)電企業(yè)可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)情況剔除或者增加具體的項目。

        表1中的預(yù)估通常以固定期間間隔進行,作者建議發(fā)電企業(yè)可以每月或者每季度預(yù)估預(yù)算目標,預(yù)估方式并沒有嚴格的限定,企業(yè)只要根據(jù)運營實際選擇相應(yīng)的預(yù)估模式就可以。

        (二)預(yù)算管理發(fā)電企業(yè)必須優(yōu)化預(yù)算管理流程,并將預(yù)算管理目標細化與分解到各個預(yù)算責(zé)任主體,并建立完善的預(yù)算數(shù)據(jù)實時監(jiān)控機制,從而保證預(yù)算目標的順利實現(xiàn),具體預(yù)算管理流程見圖4:

        圖4 預(yù)算管理流程結(jié)構(gòu)圖

        該預(yù)算管理流程的基本思想就是構(gòu)建覆蓋整個企業(yè)的預(yù)算管理體系,體系中不但涵蓋企業(yè)的所有支出,還為各項支出設(shè)計了相應(yīng)的核算科目。每個會計年度開始與結(jié)束時,都要構(gòu)建新的預(yù)算計劃,從而建立起企業(yè)的不間斷預(yù)算管理機制。企業(yè)必須針對所有與“錢”相關(guān)的業(yè)務(wù)建立相應(yīng)的資金管理對比機制,從而實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的有效管理。

        表1 盈虧分析項目匯總表

        (三)指標體系構(gòu)建想要進行有效的預(yù)算管理,必須構(gòu)建完善的預(yù)算管理指標體系,只有這樣,電力企業(yè)才能在進行預(yù)算管理的時候具有明確的方向性。構(gòu)建預(yù)算管理指標體系的時候,發(fā)電企業(yè)需要從以下五方面入手:

        (1)預(yù)算指標。作為整個預(yù)算管理系統(tǒng)中最重要的部分,預(yù)算指標的作用不容忽視。因此,發(fā)電企業(yè)需要結(jié)合自身的運營實際選擇既具有代表性,又實際可測可衡量的預(yù)算指標,從而提升預(yù)算管理的可行性;另外,全面預(yù)算管理作為一個完整的系統(tǒng),也需要各項預(yù)算指標的支撐。

        (2)預(yù)算責(zé)任主體。發(fā)電企業(yè)要明確各預(yù)算任務(wù)的責(zé)任主體,在將預(yù)算責(zé)任落實到預(yù)算主體的同時,也要為其賦予相應(yīng)的權(quán)限,從而保障預(yù)算能夠按照事前預(yù)定的軌道執(zhí)行。預(yù)算責(zé)任主體可以是一個單位,也可以是一個部門,還可以是一個崗位,發(fā)電企業(yè)必須明確各預(yù)算責(zé)任主體,從而全面把握預(yù)算的執(zhí)行情況。

        (3)預(yù)算項目。發(fā)電企業(yè)要結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略以及經(jīng)營目標確定預(yù)算項目,并隨著運營的變動及時調(diào)整預(yù)算項目,從而保證預(yù)算項目與企業(yè)運營的貼合程度。

        (4)預(yù)算期間。發(fā)電企業(yè)可以結(jié)合自身的預(yù)算管控能力設(shè)置預(yù)算期間,理論上來講預(yù)算期間越短越好;但是也不能過短,因為那樣會嚴重降低預(yù)算對企業(yè)運營的指導(dǎo)性。

        (5)預(yù)算管理的權(quán)限。發(fā)電企業(yè)還必須為預(yù)算管理設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限,從而保證預(yù)算管理工作在企業(yè)中的權(quán)威性,進而推動各項預(yù)算管理工作的有序進行。

        (四)全面預(yù)算指標分配發(fā)電企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的組織以及生產(chǎn)情況,將預(yù)算指標分配到不同的預(yù)算責(zé)任主體中。分配的過程要注意協(xié)調(diào)好不同預(yù)算責(zé)任主體之間的利益關(guān)系,避免出現(xiàn)有些預(yù)算責(zé)任主體只要隨便應(yīng)付就能完成預(yù)算指標、有些預(yù)算責(zé)任主體即使拼盡全力也無法完成預(yù)算指標的情況。

        (五)預(yù)算方案的執(zhí)行在預(yù)算方案得到最高預(yù)算管理機構(gòu)審批之后,發(fā)電企業(yè)就要落實方案的執(zhí)行。實際工作中,發(fā)電企業(yè)不但要做好預(yù)算執(zhí)行的管控工作,還要及時改進預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題,從而保證預(yù)算方案執(zhí)行的有效性。

        全面預(yù)算管理系統(tǒng)不但要能夠處理所有的預(yù)算信息,還要能夠?qū)⒏黜楊A(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)按照企業(yè)的需求進行轉(zhuǎn)換,通過簡單的操作就能實現(xiàn)對各項預(yù)算數(shù)據(jù)的處理。當編制模塊提交了預(yù)算編制結(jié)果之后,MAXIMO財務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)及時加載預(yù)算信息,同時在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置完善的預(yù)算管理分錄,具體應(yīng)做到:第一,要檢查資金,從而判斷預(yù)算是否符合企業(yè)的運營實際;第二,要反饋預(yù)算執(zhí)行情況并進行偏差分析,同時將分析結(jié)果反饋給系統(tǒng)使用者。

        (1)燃料預(yù)算。發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)過程需要消耗大量燃料,因此必須實時更新預(yù)算期間內(nèi)的燃料消耗數(shù)據(jù),從而實現(xiàn)對燃料消耗的有效管控;如果燃料消耗的資金超出了預(yù)算期間的限制,要采取相應(yīng)的壓縮措施;如果燃料消耗的資金遠遠低于預(yù)算期間的限制,則要深入分析產(chǎn)生這種情況的原因,并采取適當?shù)膽?yīng)對措施。

        (2)設(shè)備維護預(yù)算。發(fā)電企業(yè)需要在MAXIMO財務(wù)信息管理系統(tǒng)中添加設(shè)備維護管理模塊,并設(shè)置詳細的會計科目分錄,一旦發(fā)生了相關(guān)支出就要實施上載到系統(tǒng)之中,做到賬實相符。另外,發(fā)電企業(yè)還應(yīng)根據(jù)設(shè)備的維護情況分析其使用的經(jīng)濟性,從而確定設(shè)備更替的優(yōu)先順序,進而提升企業(yè)物資配置效率,實現(xiàn)最大化企業(yè)價值的目標。MAXIMO財務(wù)信息管理系統(tǒng)還應(yīng)添加數(shù)據(jù)映射功能,從而實時反映庫存預(yù)算與庫存實際變動之間的關(guān)系,讓企業(yè)能夠及時了解庫存管理過程中存在的問題,并進行相應(yīng)的整改。

        (3)其它預(yù)算管理。發(fā)電企業(yè)其它方面的預(yù)算,同樣也要在信息系統(tǒng)中管理,預(yù)算責(zé)任主體需要支出預(yù)算內(nèi)項目的資金時,要先提交申請;申請得到主管領(lǐng)導(dǎo)的審批之后,再轉(zhuǎn)呈財務(wù)部;財務(wù)部審核資金支出項目屬于預(yù)算科目中,而且沒有超過預(yù)算額度之后,同意撥付資金;最后,財務(wù)部按照企業(yè)的相關(guān)的管理規(guī)范劃撥該項資金。

        每次將預(yù)算費用核銷之后,電力企業(yè)都應(yīng)修正管理信息系統(tǒng)中的預(yù)算金額,從而為后續(xù)預(yù)算管理工作設(shè)定明確的指引;如果出現(xiàn)了預(yù)算外科目資金的劃撥申請,則要根據(jù)企業(yè)制定的相關(guān)流程申請,獲得審批之后,還要在管理系統(tǒng)中添加相應(yīng)的科目,從而保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的完整性。

        (六)預(yù)算方案的調(diào)整通常情況下,預(yù)算是不可以隨意調(diào)整的。但是,隨著我國市場經(jīng)濟體制的發(fā)展以及經(jīng)濟開放程度的提升,發(fā)電企業(yè)所處的市場環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大改變,運營過程中遭遇重大變故的可能性比過去高了很多。這些變故既有來自企業(yè)外部的,也有來自企業(yè)內(nèi)部的,發(fā)電企業(yè)一旦遭遇了重大變故就需要結(jié)合實際情況調(diào)整預(yù)算方案,從而保證預(yù)算對企業(yè)運營的指導(dǎo)性,避免出現(xiàn)企業(yè)運營實際與預(yù)算脫節(jié)的情況。當然,調(diào)整預(yù)算方案必須得到企業(yè)最高預(yù)算管理機構(gòu)的審批之后,提交至董事會決議;董事會決議許可之后,就可以將其作為新的預(yù)算方案逐級落實下去,替換舊的預(yù)算管理方案,之后所有的預(yù)算管理工作都以新方案為基礎(chǔ)進行。

        (七)預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)如果部分預(yù)算項目結(jié)余過多,電力企業(yè)可以將其結(jié)轉(zhuǎn)到費用相對緊張的預(yù)算項目中,從而保證預(yù)算總目標的實現(xiàn)。

        (八)預(yù)算分析發(fā)電企業(yè)要在全面預(yù)算管理系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)分析功能,通過有效的數(shù)學(xué)方法分析各項預(yù)算數(shù)據(jù)現(xiàn)實的預(yù)算執(zhí)行情況,從而為決策層制定決策提供有力支持。此外;分析預(yù)算數(shù)據(jù)執(zhí)行還能及時發(fā)現(xiàn)當前預(yù)算執(zhí)行中存在的問題,并快速找到問題產(chǎn)生的原因,以便企業(yè)進行相應(yīng)的整改。

        [1]張素會:《論全面預(yù)算管理在我國企業(yè)中的運用》,《經(jīng)濟論壇》2013年第12期。

        [2]吳彩云:《關(guān)于全面預(yù)算管理與企業(yè)戰(zhàn)略管理的探析》,《現(xiàn)代商業(yè)》2013年第29期。

        [3]翟曉東:《淺析企業(yè)全面預(yù)算管理》,《當代經(jīng)濟》2013年第13期。

        [4]金衛(wèi)健,夏勇:《ERP實施后企業(yè)績效評價》,《科技管理研究》2012年第8期。

        [5]劉勝厚:《國內(nèi)企業(yè)ERP軟件實施方法淺析》,《中國高新技術(shù)企業(yè)》2012年第31期。

        [6]李燕峰:《ERP項目實施中的關(guān)鍵成功因素研究》,《中國管理信息化》2011年第19期。

        [7]楊悅:《大型國有企業(yè)實施預(yù)算管理的經(jīng)驗和問題探討》,《價值工程》2011年第15期。

        [8]李云霞:《構(gòu)建基于平衡計分卡的全面預(yù)算管理指標體系》,《財會通訊·綜合版》2006年第18期。

        [9]陳丹鳳、薛南枝:《信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)的構(gòu)建》,《會計之友》2011年第21期。

        (編輯杜昌)

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