路璐

（長治學院計算機系，山西長治046011）

在Office中實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的技術(shù)研究

路璐

（長治學院計算機系，山西長治046011）

應用Office辦公軟件處理數(shù)據(jù)時往往會涉及到數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題，文章通過剪貼板和導入｜導出兩種方法實現(xiàn)在Office各組件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換功能。

Office組件；剪貼板；導入｜導出

如今Office辦公軟件的應用已非常普遍，它在日常工作中發(fā)揮著極大作用，如數(shù)據(jù)處理。眾所周知，在Office的多個組件中都能通過表格實現(xiàn)數(shù)據(jù)的相關(guān)操作，如Word、Excel、Access等。在應用這些組件時，會發(fā)現(xiàn)在處理數(shù)據(jù)方面存在各自的優(yōu)勢與劣勢，比如Access數(shù)據(jù)表里無法在任意位置添加一條記錄，而Excel中卻可以輕松做到。Outlook發(fā)送郵件和進行日常事務管理時用到的聯(lián)系人，可通過已保存好的Excel電子表格直接導入。這些充分說明掌握Office各組件之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的重要性，那如何實現(xiàn)不同組件數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換呢？以Office2010實現(xiàn)以下操作。

1　剪貼板功能

1.1在Word、Excel和PowerPoint中使用Access的數(shù)據(jù)表

打開Access，找到需要復制的數(shù)據(jù)表“學生”，單擊窗口左上角的“數(shù)據(jù)選定器”按鈕，可以選擇全部數(shù)據(jù)；或在窗口最左端的“記錄選定器”上移動鼠標選擇若干條記錄；或在窗口最上端的“字段選定器”上移動鼠標選擇若干字段。完成數(shù)據(jù)選擇之后，點擊“復制”命令，然后進入Word定位目標位置，執(zhí)行“粘貼”即可把Access的數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換成Word中的表格。[1]向Excel和PowerPoint的轉(zhuǎn)換方法與Word相同。

1.2在Access中使用Word和Excel的表格

打開Excel，先在“學生信息”工作表中選擇需要復制的單元格區(qū)域，可以為若干行或若干列，點擊鼠標右鍵執(zhí)行“復制”命令，然后打開Access中的目標數(shù)據(jù)表，單擊星號，選中最后一行，執(zhí)行“粘貼”命令，這樣會在數(shù)據(jù)表的末尾添加新數(shù)據(jù)；如果要替換Access中原來的數(shù)據(jù)，就要選擇與被復制數(shù)據(jù)相同大小的數(shù)據(jù)區(qū)域進行“粘貼”操作。[2]值得注意的是，復制的Excel數(shù)據(jù)與Access的數(shù)據(jù)在類型上要保持一致。將Word表格轉(zhuǎn)換到Access中方法與之相同。

2　導入｜導出功能

2.1在Outlook聯(lián)系人中添加Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)

以Access的“學生”數(shù)據(jù)表為例。（1）在Outlook中執(zhí)行“文件”標簽下的“打開”命令，選擇“導入”功能，導入方式為“從另一程序或文件導入”；（2）導入文件的類型是“Microsoft Access”；（3）“瀏覽”對話框中查找存放“學生”的Access文件；（4）目標文件夾選擇“聯(lián)系人”完成導入，這一步驟中重要的是映射自定義字段（若“學生”和Outlook聯(lián)系人有完全相同的字段，系統(tǒng)將自動建立映射，否則需要手動建立字段映射。拖動左邊列表框中的一個字段如“姓名”到右邊列表框中與該字段屬性一致的字段“姓名”右側(cè)），見圖1。這樣在“聯(lián)系人”中就能看到“學生”的數(shù)據(jù)。[3]

2.2在Excel中使用Access的數(shù)據(jù)表

（1）選擇要導入數(shù)據(jù)的Excel文件，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”標簽下的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，文件類型選為“自Access”，查找到包含“學生”的Access文件；在“選擇表格”對話框中確定要導出的表對象“學生”；最后通過“導入數(shù)據(jù)”對話框決定導入數(shù)據(jù)的放置位置。[4]說明：導入到Excel的數(shù)據(jù)與Access數(shù)據(jù)源之間是鏈接關(guān)系，通過“外部數(shù)據(jù)”工具欄保持數(shù)據(jù)的同步變化，即數(shù)據(jù)會隨著數(shù)據(jù)源的改變而改變。

（2）在Access數(shù)據(jù)庫中，執(zhí)行“外部數(shù)據(jù)”標簽下的“導出”命令，可以把“學生”數(shù)據(jù)表對象轉(zhuǎn)換為其他格式，如“Excel”、“文本文件”、“PDF或XPS”、“WORD”等。若選擇“WORD”，導出為RTF格式的文件，可用Word打開編輯。2.3把Excel數(shù)據(jù)導入到Access數(shù)據(jù)庫中

（1）檢查要導入的Excel工作表是否為數(shù)據(jù)清單，即工作表數(shù)據(jù)要有列標題，這樣做的目的是導入到Access中可自動識別各個字段，方便建立Access數(shù)據(jù)表。[5]（2）新建或打開Access數(shù)據(jù)庫，執(zhí)行“外部數(shù)據(jù)”標簽下的“導入并鏈接”功能，類型為Excel并選中要導入的Excel文件；（3）“導入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“學生”工作表，勾選“第一行包含列標題”復選框，單擊“下一步”，見圖2；（4）在設置“主鍵”對話框，設置“學號”為主鍵，然后輸入導入新表的名稱“學生表”完成操作。

圖1　映射自定義字段

說明：導入的工作表中作為主鍵字段的值不能有重復和空值現(xiàn)象；導入的Excel文件必須為關(guān)閉狀態(tài)；導入的工作表中字段數(shù)允許少于目的表的字段數(shù)但不能多于，各字段數(shù)據(jù)類型要保持一致。當然使用“導入并鏈接”功能，也可以把文本文件轉(zhuǎn)換到Access中，只需要選擇導入類型為“文本文件”。

通過以上方法可實現(xiàn)Office組件之間數(shù)據(jù)的資源共享，在日常辦公中可節(jié)約大量創(chuàng)建數(shù)據(jù)的時間，提高工作效率。

［1］黎桂蘭.Office組件間數(shù)據(jù)的導入與導出問題分析［J］.煤炭技術(shù),2012,（11）:235-236.

［2］楊大慶.Office組件間數(shù)據(jù)的導入與導出問題分析［J］.信息與電腦,2011,（11）:173-174.

［3］張逾博.用Access數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)日常計量管理［J］.中國水泥,2012,（5）:83-86

［4］白南石.淺談辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢［J］.科教創(chuàng)新,2010,（10）:54-54.

［5］Zhen-hengLiu,HongShen,Tian-gongLi, Lian-ying Sun.Application Research of Data Center Constructing in Digital Campus［J］.2010,（07）:604-607.

（責任編輯張劍妹）

The Realization of Data Sharing in Office

Lu Lu
（Department of Computer Science Changzhi University,Changzhi Shanxi 046011）

Office software often involves the processing of data to data conversion problems.Via the clipboard and import|export the article puts forward the convert data between the various components of Office.

Office components;Clipboard;Import|Export

TP317

A

1673-2014（2016）05-0098-02

長治學院2015年校級課題（JY201516）。

2016—05—17

路璐（1980—），女，山西平順人，碩士，講師，主要從事計算機應用技術(shù)與數(shù)據(jù)庫開發(fā)研究。