梁怡爽

【摘 要】 信息化是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的一個重要趨勢。高校財務(wù)部門依托現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，就財務(wù)管理信息化進行了大膽嘗試。借鑒國內(nèi)外高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理工作信息化建設(shè)的研究，結(jié)合筆者在高校財務(wù)部門進行學(xué)生事務(wù)管理工作的親身經(jīng)驗，探討高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè)的理論和現(xiàn)實意義，并從收費管理和學(xué)生“獎助貸”管理等方面提出高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)路徑。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)生事務(wù)； 高校財務(wù)； 信息化

【中圖分類號】 F812.4；G647 【文獻標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）21-0125-02

高校學(xué)生事務(wù)管理工作是高校教育教學(xué)工作的一個重要組成部分。有關(guān)我國高校學(xué)生事務(wù)管理工作的研究主要集中在教育學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等領(lǐng)域[1]，幾乎沒有文獻從財務(wù)視角討論過高校學(xué)生事務(wù)工作。財務(wù)部門是高校的重要職能部門之一，是高校正常運行的保障，學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理工作是學(xué)生事務(wù)管理工作的重要一環(huán)。通過信息化手段不斷完善對學(xué)生學(xué)費收取、獎助貸管理等方面的規(guī)范控制，對維持正常的教育教學(xué)秩序、保障學(xué)生利益、提高財務(wù)工作效率具有重要意義。

一、信息化發(fā)展及對高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理工作的影響

信息化概念的廣泛使用始于1993年9月美國克林頓政府提出的“信息高速公路”計劃。我國“十二五”“十三五”規(guī)劃均強調(diào)提高國家信息化水平，加強國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力推進國家經(jīng)濟社會各領(lǐng)域信息化。《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》中也提出加快實施教育信息化戰(zhàn)略，把教育信息化納入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

高校學(xué)生事務(wù)管理信息化是教育信息化的重要組成部分。在各高校中逐漸興起的“數(shù)字化校園”“一站式服務(wù)”“無紙化迎新/離?！钡雀拍罹褪歉咝W(xué)生事務(wù)信息化建設(shè)的具體應(yīng)用。

高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)工作對信息化建設(shè)的需求更是急迫。一方面，收費管理難度增加，高校收費壓力很大。隨著高校擴招，在校生總?cè)藬?shù)和學(xué)生類別不斷增加，尤其是成教、自考等類別學(xué)生學(xué)費情況多變[2]；為規(guī)范管理，各類培訓(xùn)費、報名費、測試費、醫(yī)保費等零星收費都收歸高校財務(wù)部門集中管理。使用先進的收費軟件、啟用多途徑收費方式、建立數(shù)據(jù)信息共享平臺等，可以提高收費效率和方便收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計。另一方面，學(xué)生獎助學(xué)金和貸款管理亟須信息化手段支撐。國家對經(jīng)濟困難學(xué)生資助力度不斷加大，獎助學(xué)金批次、額度、涉及人數(shù)不斷增加；貸款額度不斷提升，不同學(xué)生應(yīng)交學(xué)費與獲得貸款金額不同，需區(qū)別不同情況進行學(xué)費抵交和退費。財務(wù)與學(xué)工部門合作開發(fā)學(xué)生獎助貸管理軟件可提高數(shù)據(jù)傳遞的效率和信息準(zhǔn)確度；為學(xué)生開放個人財務(wù)平臺，可使學(xué)生充分了解個人財務(wù)信息，減少現(xiàn)場咨詢量，避免矛盾發(fā)生。

二、高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè)的設(shè)計與實現(xiàn)

（一）收費管理的信息化建設(shè)

1.借助信息平臺加強收費宣傳力度

學(xué)費收入是高等教育經(jīng)費的重要來源之一，是維持高校正常運轉(zhuǎn)不可缺少的有力保證，但是學(xué)生拖欠學(xué)費的現(xiàn)象在各高校普遍存在。加強收費管理是財務(wù)部門的重要職責(zé)，學(xué)生事務(wù)財務(wù)工作首先應(yīng)加強對學(xué)生的收費宣傳。

借用信息手段加強收費宣傳可采取如下措施：每學(xué)年集中收費前通過短信或微信公眾號等宣傳媒介，向所有在校生及其家長公開收費項目、標(biāo)準(zhǔn)、時間、方式等，必要時可以強調(diào)按時足額繳納學(xué)費對學(xué)生責(zé)任教育和誠信教育的意義；在財務(wù)處主頁和微信公眾平臺上公示發(fā)改委批復(fù)的收費項目和收費標(biāo)準(zhǔn)，開放學(xué)費查詢功能，方便學(xué)生隨時查詢個人學(xué)費繳納情況；摘錄《學(xué)生手冊》中收費相關(guān)條款告知學(xué)生，或明確指出欠費給學(xué)生帶來的危害，如影響入學(xué)注冊、選課畢業(yè)等。

2.拓展收費方式、提高收費效率

目前各高校采用的收費方式主要有：現(xiàn)場集中收費（現(xiàn)金或POS機刷卡）、銀行托收、網(wǎng)上繳費等。采用銀行托收和網(wǎng)上繳費可以避免排隊等候、避免攜帶大量現(xiàn)金的不安全，可實現(xiàn)異地繳費和多校區(qū)收費一體化。隨著技術(shù)不斷成熟，手機APP繳費也逐漸興起。收費方式越便捷，收費效果越好。

采用網(wǎng)上繳費方式，學(xué)生需開通銀行網(wǎng)銀，進行線上選擇和支付。財務(wù)人員僅需進行后臺操作，定期核對收費金額和繳費人數(shù)，確保支付平臺、銀行進賬單、學(xué)費數(shù)據(jù)庫三者金額相等，即可批量生成并打印收費收據(jù)，將收據(jù)交由各學(xué)院轉(zhuǎn)交學(xué)生本人，生成智能憑證、快速進行賬務(wù)處理。

3.優(yōu)化收費軟件、挖掘新功能

市面上有不少針對高校需求的學(xué)生收費管理軟件。高校在軟件使用中要加強與軟件公司的交流，充分挖掘軟件功能，或要求軟件公司研發(fā)新功能、提供個性化服務(wù)，以提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力。在收費管理中必須隨時關(guān)注收費效果，掌握學(xué)費應(yīng)收數(shù)、已收數(shù)、欠費率等數(shù)據(jù)，只有依靠系統(tǒng)管理，才能快速讀取需要的信息。收費軟件可提供相關(guān)數(shù)據(jù)作為賬務(wù)系統(tǒng)金額的佐證。目前已有軟件公司開發(fā)了專為校園生活支付服務(wù)的手機應(yīng)用軟件，但主要使用范圍限于校園一卡通充值等，高?？梢耘c軟件公司加強溝通，拓展軟件的收費范圍，完善軟件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。

4.實現(xiàn)各部門信息共享

在數(shù)字化校園建設(shè)中，很多高校依托信息中心建立起內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡(luò)，方便各部門相互提取信息。學(xué)生事務(wù)財務(wù)工作也急需依賴該信息平臺減輕工作壓力，更好地服務(wù)于學(xué)生，實現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和財務(wù)處的共贏。

收費管理信息化建設(shè)中，涉及兩方面事項急需各部門共享信息、協(xié)同工作[3]。一是學(xué)生異動，包括教務(wù)部門管理的學(xué)籍信息異動和公寓部門管理的住宿信息異動。學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、降級、退宿、搬寢室等情況時有發(fā)生，這些變更直接影響學(xué)生應(yīng)收學(xué)費和住宿費數(shù)據(jù)變化，目前均由教務(wù)和公寓部門定期提供紙質(zhì)資料，由辦理學(xué)生事務(wù)的財務(wù)人員手工更改數(shù)據(jù)庫信息。更改信息工作量巨大、手工處理容易發(fā)生錯漏、也缺乏有效的內(nèi)部控制，學(xué)生持紙質(zhì)單據(jù)跑各部門辦理變更事宜也不方便。為解決上述問題，教務(wù)和公寓部門可向財務(wù)部門開放學(xué)生異動模塊，財務(wù)部門將讀取到的更改信息批量轉(zhuǎn)入學(xué)費系統(tǒng)進行備注，并自動更新應(yīng)收數(shù)據(jù)。二是學(xué)生欠費催收工作。高校學(xué)生收費工作不僅是財務(wù)部門的事，更需要相關(guān)職能部門和各學(xué)院的支持和配合。目前，很多高校財務(wù)部門已向各學(xué)院開通查詢本學(xué)院學(xué)生繳費情況的權(quán)限，通過信息共享，將學(xué)生欠費催收工作下放到學(xué)院，并將欠費情況列入學(xué)院考評機制，以提高收費管理水平。

（二）學(xué)生“獎助貸”管理的信息化建設(shè)

國家為資助家庭經(jīng)濟困難學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，出臺了一系列資助政策。目前，資助范圍不斷擴大，資助標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，資助領(lǐng)域不斷拓展，向高校獎助學(xué)金和助學(xué)貸款管理提出了更高的要求。

1.與學(xué)工部門合作建立“獎助貸”管理系統(tǒng)

建立專門的“獎助貸”管理系統(tǒng)將會大大提高財務(wù)和學(xué)工兩個部門的合作效率，也將讓高校學(xué)生更便捷地享受到全面的獎助貸信息。一方面通過該系統(tǒng)發(fā)布所有可申請的獎助學(xué)金項目，學(xué)生可根據(jù)自身條件查閱、篩選、申請資助項目。另一方面該系統(tǒng)有一個包含全校各類學(xué)生的基本信息庫，信息庫中有學(xué)生姓名、學(xué)院、學(xué)號、身份證號、銀行卡號等基本字段，學(xué)生可自己維護個人信息。資助項目一旦評定完畢，學(xué)工部門即可快速提取獲獎學(xué)生基本信息，再將該信息快速傳遞到財務(wù)通道，進入下一步發(fā)放流程。“獎助貸”系統(tǒng)的優(yōu)點在于學(xué)生基本信息準(zhǔn)確率高，可大大降低發(fā)放失敗率；學(xué)工部門和財務(wù)部門的信息傳遞通過系統(tǒng)進行，不用人工進行U盤拷貝，確保信息安全，也避免時間耗費；學(xué)生可以集中在一個平臺上獲得有關(guān)獎助學(xué)金和貸款的所有信息，有效避免錯過相關(guān)信息而導(dǎo)致沒能獲得可享有的資助。

2.優(yōu)化獎助學(xué)金發(fā)放流程

獎助學(xué)金發(fā)放流程涉及學(xué)工、財務(wù)、銀行三者。學(xué)工部門負(fù)責(zé)評定獎助學(xué)金獲得者，將配上銀行卡信息的獲獎人員名單傳遞給財務(wù)，財務(wù)進行賬務(wù)處理并通過網(wǎng)上銀行系統(tǒng)進行批量代發(fā)。高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理工作中可以與銀行建立合作機制，學(xué)生獎助學(xué)金發(fā)放都使用學(xué)校統(tǒng)一開戶的銀行卡，則銀行可直接管理學(xué)生卡號信息，如有發(fā)放失敗情況，學(xué)生直接在校內(nèi)銀行網(wǎng)點更正個人信息，一旦姓名和銀行卡賬號核對相符，之前的發(fā)放流程可自動重啟。這將大大減少獎助學(xué)金發(fā)放返工率。

3.優(yōu)化各類貸款到賬處理流程

助學(xué)貸款主要有兩種形式：校園地國家助學(xué)貸款和生源地信用助學(xué)貸款[4]。高校學(xué)生助學(xué)貸款財務(wù)管理的難點在于：貸款學(xué)生基本信息匹配；貸款金額抵交學(xué)費、住宿費；多余貸款退還學(xué)生本人。尤其是2014年7月財政部、教育部、中國人民銀行、銀監(jiān)會聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于調(diào)整完善國家助學(xué)貸款相關(guān)政策措施的通知》，調(diào)整了國家助學(xué)貸款資助標(biāo)準(zhǔn)，全日制普通本?？茖W(xué)生每人每年申請貸款額度不超過8 000元；全日制研究生每人每年申請貸款額度不超過12 000元。貸款金額普遍高于應(yīng)交學(xué)費和住宿費之和，批量退費工作量大增。

目前情況下，需要學(xué)生個人持貸款證明到財務(wù)處確認(rèn)貸款到賬，以之沖抵學(xué)費。為減少學(xué)生確認(rèn)貸款的繁瑣手續(xù)，同時提高貸款確認(rèn)和多余貸款退還學(xué)生的準(zhǔn)確度和時效性，信息化建設(shè)迫在眉睫。一種可能性是與校學(xué)生資助管理部門聯(lián)合開發(fā)學(xué)生貸款管理軟件，凡是有貸款的學(xué)生可自行在端口登錄，并按固定格式填寫個人貸款基本信息，包括貸款類型、日期、金額、姓名、學(xué)號、學(xué)院、銀行卡號、聯(lián)系電話等；或者在現(xiàn)有學(xué)費收費系統(tǒng)中開辟新的貸款管理模塊，為學(xué)生開放端口錄入貸款基本信息。財務(wù)部門定期將銀行到賬明細(xì)與學(xué)生貸款管理軟件中貸款信息進行比對，信息核對無誤自動抵交學(xué)費，對貸款金額大于應(yīng)交學(xué)費金額的學(xué)生，多余金額自動退還到學(xué)生銀行卡上。并在財務(wù)系統(tǒng)上附加學(xué)生手機號信息，業(yè)務(wù)處理完畢將自動短信告知學(xué)生進行查詢。

該類系統(tǒng)使用初期，需要學(xué)校財務(wù)處、學(xué)生資助管理部門、各學(xué)院輔導(dǎo)員開展大力宣傳，督促申請貸款學(xué)生登錄系統(tǒng)錄入個人信息，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完備準(zhǔn)確才能保證后續(xù)賬務(wù)工作的順利進行。待學(xué)生以老帶新形成錄入貸款信息的習(xí)慣后，財務(wù)處可批量處理學(xué)生貸款業(yè)務(wù)，學(xué)生不用再到財務(wù)處排隊等待，財務(wù)處接到的有關(guān)貸款咨詢也會大大減少。

三、結(jié)語

樹立正確的信息化觀念、遵守高校財務(wù)會計制度、提高財務(wù)人員的專業(yè)勝任能力和信息化水平是高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理工作信息化建設(shè)的基本前提。高校學(xué)生事務(wù)財務(wù)管理信息化是高校財務(wù)管理信息化體系中的重要一環(huán)，對推動高校信息化建設(shè)，確保高校平穩(wěn)健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義，是高校財務(wù)工作者面臨的重要課題。

【參考文獻】

[1] 郭芳晴.信息化背景下高校學(xué)生事務(wù)管理創(chuàng)新研究[D].華中師范大學(xué)碩士學(xué)位論文，2014.

[2] 呂幸豐，李燕.高校收費與學(xué)生獎助貸管理信息化研究[J].考試周刊，2011（45）：193-194.

[3] 馬淑英.高校計算機網(wǎng)絡(luò)收費內(nèi)部控制的研究[J].會計之友，2013（20）：108-109.

[4] 武迎春，王杰敏.關(guān)于高校助學(xué)貸款財務(wù)管理流程的思考——基于河北省某高校收費管理視角[J].會計之友，2014（12）：115-116.