尚艷

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院新聞與傳播學(xué)院，湖北武漢430205）

應(yīng)用文寫作相似文種辨析

尚艷

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院新聞與傳播學(xué)院，湖北武漢430205）

應(yīng)用文文種數(shù)量豐富的特點(diǎn)，給應(yīng)用文寫作者尤其是初學(xué)者的寫作帶來(lái)一定的難度。對(duì)應(yīng)用文一些相似文種進(jìn)行辨析，能幫助寫作者正確認(rèn)識(shí)應(yīng)用文種的概念、特征及適用范圍，從而寫出規(guī)范、得體的應(yīng)用文。

應(yīng)用文；寫作；文種；辨析

應(yīng)用寫作是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和人民群眾在處理公務(wù)和日常生活、交往中產(chǎn)生的社會(huì)性認(rèn)識(shí)和書寫實(shí)踐活動(dòng)。隨著社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)用寫作在人們的工作、學(xué)習(xí)和生活中變得日益重要。然而應(yīng)用文種類繁多，許多文種差別細(xì)微，如果不仔細(xì)辨別，就可能會(huì)錯(cuò)用文種，給我們的學(xué)習(xí)、工作和生活帶來(lái)諸多麻煩。如何在眾多文種中正確選用文種，是應(yīng)用文寫作者尤其是初學(xué)者經(jīng)常遇到的一個(gè)問題。

應(yīng)用文寫作，要求寫作者必須在掌握應(yīng)用文概念和特征的基礎(chǔ)上，對(duì)相似文種能分辨清楚，正確選用文種。在應(yīng)用文寫作實(shí)踐中，主要有以下幾組應(yīng)用文種易錯(cuò)用、混用。

一、請(qǐng)示與報(bào)告

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”同屬于上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)常采用的文種。但是在具體的行文寫作中，報(bào)告和請(qǐng)示錯(cuò)用現(xiàn)象也比較常見。具體來(lái)說(shuō)二者有以下區(qū)別：

（一）行文目的、作用不同

請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，需要上級(jí)批復(fù)，是陳請(qǐng)性公文，它是為解決某一問題而請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)，重在“己明”，是問件；報(bào)告要向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)詢問，不需上級(jí)答復(fù)，重在呈報(bào)，因此它是重在“人知”的，是陳述性公文，是閱件。

（二）行文時(shí)間不同

請(qǐng)示必須在事前行文，不允許先斬后奏；報(bào)告可根據(jù)情況，在事前、事中、事后行文均可。

（三）主送機(jī)關(guān)數(shù)量不同

請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；報(bào)告因?yàn)椴恍枧鷱?fù)，有時(shí)可寫多個(gè)主送機(jī)關(guān)，如在情況緊急需要多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道災(zāi)情、疫情時(shí)。

（四）涉及內(nèi)容及內(nèi)容含量不同

請(qǐng)示只能一文一事；報(bào)告可一文一事（如專題報(bào)告），也可一文多事（如綜合性報(bào)道）。

（五）寫作側(cè)重點(diǎn)不同

雖然都要陳述、匯報(bào)情況，請(qǐng)示中所陳述的情況只是作為請(qǐng)示的原因，即使反映情況以及闡述原由所占的篇幅再大，其重點(diǎn)依然是請(qǐng)示事項(xiàng)；但報(bào)告的重點(diǎn)只在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

除以上一些主要區(qū)別之外，還有諸如正式印發(fā)請(qǐng)示報(bào)送上級(jí)時(shí)，還應(yīng)在“附注處”注明聯(lián)系人的姓名和電話，以利主送機(jī)關(guān)在必要時(shí)查詢，而報(bào)告沒有此項(xiàng)要求等區(qū)別。

掌握了以上請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別之后，我們?cè)賮?lái)看看以下5個(gè)具體實(shí)例,判斷哪些可以用請(qǐng)示行文，哪些可以用報(bào)告行文：

A.某鄉(xiāng)政府?dāng)M行文請(qǐng)求上級(jí)撥款修復(fù)水災(zāi)損毀學(xué)校

B.某縣政府?dāng)M行文向上級(jí)匯報(bào)本縣災(zāi)情

C.某縣政府?dāng)M行文請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)引進(jìn)肉食品加工自動(dòng)化生產(chǎn)線

D.黑龍江省人民政府、發(fā)展改革委員會(huì)向國(guó)務(wù)院報(bào)送《黑龍江省“兩大平原”現(xiàn)代農(nóng)業(yè)綜合配套改革試驗(yàn)總體方案》，請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)。

E.X市政府?dāng)M行文向上級(jí)反映農(nóng)民負(fù)擔(dān)增加的情況。

不難看出，以上五個(gè)實(shí)例當(dāng)中，A、C、D均對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)求，或是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)或請(qǐng)求上級(jí)指示，都需上級(jí)對(duì)請(qǐng)示中的請(qǐng)示事項(xiàng)給予答復(fù)，所以這三項(xiàng)選擇的文種是請(qǐng)示。B和E兩項(xiàng)是下級(jí)向上級(jí)反映相關(guān)情況，屬于報(bào)告中的情況報(bào)告，只需讓上級(jí)知曉相關(guān)情況并不需要上級(jí)答復(fù)，因此這兩項(xiàng)選用的文種應(yīng)是報(bào)告。

二、工作報(bào)告和情況報(bào)告

二者都是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)相關(guān)情況，工作報(bào)告需寫明某一階段的工作情況和成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、存在問題，今后開展工作的意見；情況報(bào)告則主要反映工作中的突發(fā)事件和重大事件，以反映情況為主。二者的區(qū)別可見下表：

三、請(qǐng)示與請(qǐng)批函、批復(fù)與復(fù)函

辨明這兩組公文的要點(diǎn)在于能正確判斷發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)的關(guān)系，根據(jù)二者的關(guān)系來(lái)選定文種。如果二者存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（上一級(jí)黨組織和人民政府與下一級(jí)黨組織和人民政府之間的關(guān)系、各級(jí)黨組織和人民政府與其直屬機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系），或者指導(dǎo)和被指導(dǎo)關(guān)系（上一級(jí)黨組織部門和人民政府業(yè)務(wù)職能部門與下一級(jí)黨組織部門和人民政府業(yè)務(wù)職能部門之間的關(guān)系），則選用上下級(jí)之間使用的文種行文；如果不是以上兩種關(guān)系則選用平行或者不相隸屬關(guān)系適用的文種行文，如“函”。

（一）請(qǐng)示與請(qǐng)批函

二者對(duì)受文單位都有所請(qǐng)求。請(qǐng)批函主要用于平級(jí)單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主管和被主管關(guān)系單位之間的工作往來(lái)。發(fā)文機(jī)關(guān)向主管單位請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，主管單位用復(fù)函批準(zhǔn)請(qǐng)求事項(xiàng)。

請(qǐng)示則用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作遇到困難需要一定的財(cái)力、物力、人力及本單位無(wú)力解決的問題，則用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求指示批準(zhǔn)。二者的區(qū)別詳見下表：

從上表可看出，請(qǐng)示除了向受文單位請(qǐng)求批準(zhǔn)之外還可以向受文單位對(duì)自己不明確、不理解或想變通處理的事情請(qǐng)求指示，請(qǐng)批函只能向受文單位請(qǐng)求批準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)。

（二）批復(fù)與復(fù)函

批復(fù)和復(fù)函都可以用來(lái)答復(fù)來(lái)文，不同的是批復(fù)是下行文，復(fù)函則是平行文，答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)求事項(xiàng)。二者區(qū)別見下圖：

現(xiàn)在我們?cè)趤?lái)分析以下具體案例：

A．某縣教育局行文請(qǐng)求市教育局增撥希望工程資金

B．某一企業(yè)向當(dāng)?shù)劂y行請(qǐng)求增加貸款指標(biāo)

C．縣教育局向縣財(cái)政局請(qǐng)撥校舍維修經(jīng)費(fèi)

A案例，縣教育局和當(dāng)?shù)氐氖薪逃质巧舷录?jí)關(guān)系，因此，下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)某事項(xiàng)選用的文種應(yīng)是請(qǐng)示，當(dāng)?shù)氐氖薪逃纸拥娇h教育局的請(qǐng)示之后應(yīng)用批復(fù)回文。

B案例，由于某企業(yè)和當(dāng)?shù)劂y行不具備上下級(jí)關(guān)系，因此選用的文種應(yīng)是函。當(dāng)?shù)劂y行收到某企業(yè)請(qǐng)求增加貸款指標(biāo)的函之后用復(fù)函回文。

C案例，雖然縣教育局對(duì)縣財(cái)政局有所請(qǐng)求，但是由于縣教育局和縣財(cái)政局是平行關(guān)系，因此，選用的文種應(yīng)是是函而不是請(qǐng)示。

四、公告與通告

二者都是告曉性公文，都具有公開性和知照性，主要區(qū)別在以下幾點(diǎn)：

（一）制發(fā)單位的級(jí)別不同

公告的發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別高，一般由國(guó)家高級(jí)權(quán)利機(jī)關(guān)、最高的行政機(jī)關(guān)及其工作部門發(fā)布，地方行政機(jī)關(guān)一般不適用公告，企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體不能制發(fā)公告。通告的發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別比較低，多由業(yè)務(wù)主管部門發(fā)布。一般來(lái)說(shuō)，行止通告和辦理性通告，多由政府機(jī)關(guān)發(fā)布；知照性通告則任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。黨務(wù)機(jī)關(guān)一般較少發(fā)布公告、通告。

（二）行文范圍不同

公告的告曉對(duì)象廣泛，即國(guó)內(nèi)外；通告的告知對(duì)象范圍限制在一定范圍內(nèi)，即社會(huì)的有關(guān)方面。

（三）發(fā)布內(nèi)容不同

公告旨在宣布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)，通告則是公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)而且業(yè)務(wù)性強(qiáng)，通告的使用頻率也比公告高。

（四）發(fā)布的目的不同

公告發(fā)布的目的是告知所發(fā)布的事項(xiàng)，傳達(dá)的信息讓國(guó)內(nèi)外都知道；通告發(fā)布的事項(xiàng)不僅讓人知道，而且讓人遵守。

（五）發(fā)布方式不同

公告不以一般公文的行文方式下發(fā)，而是通過(guò)新聞媒體如登報(bào)、廣播、電視的方式發(fā)布；通告則可根據(jù)實(shí)際需要，在公文形式下發(fā)的同時(shí)，用新聞媒體發(fā)布，還可以公開。

目前，公告和通告錯(cuò)用的情況在實(shí)踐中存在著較嚴(yán)重的錯(cuò)用現(xiàn)象，比如小區(qū)物業(yè)張貼的停電停水、補(bǔ)交有線電視費(fèi)等用公告等?，F(xiàn)在我們來(lái)分析以下幾個(gè)案例：

A.某區(qū)人民政府對(duì)國(guó)道××改線工程××段建設(shè)用地項(xiàng)目房屋進(jìn)行征收

B.全國(guó)人大公布領(lǐng)導(dǎo)人選舉結(jié)果

C.某市發(fā)布市內(nèi)春節(jié)期間禁止燃放煙花爆竹

D.告知即將達(dá)到國(guó)家規(guī)定強(qiáng)制報(bào)廢年限的機(jī)動(dòng)車車主辦理注銷登記

根據(jù)以上公告和通告的區(qū)別可知，A、C、D三項(xiàng)由于發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別較低，而且告知在一定范圍內(nèi)，需要有關(guān)人員遵守有關(guān)規(guī)定，因此選用的文種是通告；B項(xiàng)是告知重大事項(xiàng)，發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別比較高，用公告行文。

五、通知與通報(bào)

通知和通報(bào)都具有告知性，二者具體區(qū)別如下

（一）行文目的不同

通知主要是告知下級(jí)機(jī)關(guān)某種工作要求，通報(bào)屬于知照性公文，重點(diǎn)在于“報(bào)”，不像“通知”那樣以具體的任務(wù)，詳細(xì)的執(zhí)行要求和有關(guān)規(guī)則來(lái)指導(dǎo)、推動(dòng)工作，貫徹執(zhí)行。

（二）內(nèi)容范圍不同

通知內(nèi)容主要是發(fā)布行政法規(guī)或文件，或需要辦理和周知的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)文件，內(nèi)容相對(duì)較廣；通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文，運(yùn)用典型的人物事件及有關(guān)情況對(duì)干部和群眾進(jìn)行啟發(fā)教育，指導(dǎo)其工作行為，有關(guān)執(zhí)行要求方面也比通知要深刻，內(nèi)容相對(duì)較窄。

通報(bào)是上級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)常使用的一個(gè)文種，主要在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用；通知?jiǎng)t下行、平行均可。

（三）表達(dá)方式不同

通知需要把告知的事項(xiàng)以敘述或說(shuō)明的表達(dá)方式說(shuō)清楚，告知何事、怎么做即可，敘述具體，語(yǔ)言平實(shí)；通報(bào)除簡(jiǎn)單告知事項(xiàng)之外，一般還需要對(duì)敘述的的典型事件進(jìn)行分析、議論，強(qiáng)調(diào)告知的事項(xiàng)性質(zhì)和重要性。

（四）行文時(shí)間不同

通知行文是在通知事項(xiàng)還沒發(fā)生之前，而通報(bào)則以事實(shí)為前提。

六、工作總結(jié)與工作報(bào)告

在寫作模塊上，這兩個(gè)文種很相似，都由基本情況-經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)-今后打算三個(gè)要素構(gòu)成，但是這兩個(gè)文種目前混用的情況也較為常見，有的教材甚至錯(cuò)稱為“工作總結(jié)報(bào)告”，將兩個(gè)文種混成了一個(gè)文種。

這二者一個(gè)是黨政公文，具有嚴(yán)格的公文格式，一個(gè)則是事務(wù)文書，二者在使用范圍、行文規(guī)范及用語(yǔ)方面都存在著較大的差異。具體來(lái)說(shuō)，區(qū)別有以下幾點(diǎn)：

（一）適用范圍不同

工作總結(jié)比工作報(bào)告的使用范圍更為廣泛。工作總結(jié)可以是單位、部門、或個(gè)人對(duì)前一階段的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行回顧、分析和研究，從中找出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)從而指導(dǎo)今后實(shí)踐而完成的應(yīng)用文書，在適用范圍上可以既是單位、部門也可以是個(gè)人的工作總結(jié)。工作報(bào)告則是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)過(guò)去一段時(shí)期的工作情況、做法，經(jīng)驗(yàn)和不足，只適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或企事業(yè)單位。

（二）行文規(guī)范的不同

工作報(bào)告屬于黨政公文，在字體、行間距、落款、日期、印章等方面均嚴(yán)格按照黨政公文的格式要求來(lái)行文。工作總結(jié)屬于事務(wù)文書，格式上比工作報(bào)告要寬松許多。

（三）寫法不同

工作報(bào)告的標(biāo)題嚴(yán)格的按照公文的標(biāo)題來(lái)制作，而工作總結(jié)的標(biāo)題既可以寫成公文式的標(biāo)題，如“關(guān)于…….的工作總結(jié)”，也可以采用文章式標(biāo)題形式，單行、雙行標(biāo)題均可。

結(jié)束語(yǔ)方面，工作報(bào)告常采用習(xí)慣用語(yǔ)如“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等做結(jié)語(yǔ)，工作總結(jié)則靈活許多，只需語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要即可，既可采用結(jié)束語(yǔ)結(jié)束也可采用結(jié)尾段的形式結(jié)束。

語(yǔ)言方面，工作報(bào)告除了具備應(yīng)用文語(yǔ)言的簡(jiǎn)明扼要之外，還需具有公文用語(yǔ)莊重、嚴(yán)肅等特點(diǎn)。

當(dāng)然，要寫出規(guī)范、得體的應(yīng)用文，僅僅掌握了一些相似文種的不同點(diǎn)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還須在實(shí)踐中多寫多練，多思考多總結(jié)，就如同游泳，僅僅掌握理論知識(shí)不能說(shuō)會(huì)游泳了，還需在泳池里多練習(xí)，多撲騰，甚至還可能會(huì)嗆點(diǎn)水，這樣才能掌握動(dòng)作要領(lǐng)，提高游泳技能，游得更深更遠(yuǎn)。