俞 燕

關(guān)于照片檔案規(guī)范化管理的思考

俞 燕

照片檔案起著記載傳承歷史和發(fā)展的作用，具有真實(shí)、客觀和形象等特點(diǎn)，是現(xiàn)代檔案的重要組成部分。隨著時(shí)代的發(fā)展和檔案管理工作的不斷規(guī)范，照片檔案的規(guī)范化管理也逐漸受到重視。本文主要就照片檔案的規(guī)范化管理措施進(jìn)行探討。

照片檔案 規(guī)范化管理 措施

照片檔案是組織或個(gè)人在各類活動(dòng)中利用相機(jī)、手機(jī)等數(shù)碼電子產(chǎn)品拍攝下來(lái)具有保存價(jià)值的數(shù)字影像。由于照片檔案具有生動(dòng)、真實(shí)、客觀和便于傳輸、便于復(fù)制等優(yōu)點(diǎn)，因此成為一種非常重要的檔案存儲(chǔ)形式和手段。那么如何進(jìn)行照片的收集、篩選、整理、分類和保存等復(fù)雜的工作呢？規(guī)范化管理成為照片檔案存儲(chǔ)的必然舉措。下面，結(jié)合筆者多年的照片檔案管理經(jīng)驗(yàn)，談一談?wù)掌瑱n案的規(guī)范化管理措施。

一、完善規(guī)章制度，增強(qiáng)歸檔意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)專門針對(duì)照片檔案制定一套完善的規(guī)章制度，包括照片的收集、鑒定、歸檔、保存和開(kāi)發(fā)利用等內(nèi)容。同時(shí)，要加大照片檔案規(guī)范化管理宣傳力度，增強(qiáng)全體檔案人員的規(guī)范化管理意識(shí)，提高照片檔案的地位，并開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)相關(guān)檔案管理軟件，輔助完成照片檔案的歸檔工作［1］。針對(duì)經(jīng)常產(chǎn)生照片檔案的部門，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好指導(dǎo)和跟蹤檢查工作，做好照片檔案的收集和移交工作。

二、做好照片檔案的收集工作

照片檔案的收集是照片檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是一件需要持之以恒和高度重視的工作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，打破部門間的陳規(guī)，檔案管理人員要深入各部門，主動(dòng)收集、整理和鑒定照片檔案。由于照片檔案具有一定的特殊性，所以在照片的收集整理過(guò)程中，也要進(jìn)行特殊處理，如每一份照片檔案都應(yīng)當(dāng)包括照片、底片和說(shuō)明這三要素，文字說(shuō)明應(yīng)當(dāng)交代清楚拍照的時(shí)間、地點(diǎn)、緣由、內(nèi)容和拍攝者等基本情況。實(shí)踐證明，三要素齊全的照片檔案在提高檔案開(kāi)發(fā)利用率方面具有明顯的積極作用。

三、嚴(yán)格審核，做好檔案鑒定工作

照片的質(zhì)量、內(nèi)容以及真實(shí)性等，直接決定了檔案的價(jià)值高低，所以應(yīng)當(dāng)重視照片檔案的篩選鑒定工作。在篩選鑒定過(guò)程中，應(yīng)盡量選擇畫面清晰完整、具有代表性、未經(jīng)修飾剪裁的照片進(jìn)行歸檔保存，內(nèi)容和拍攝角度一致的照片只選擇一張。所有的照片都必須具備前文提及的三要素，這是確保照片檔案真實(shí)性、完整性和可靠性的重要保證，也是照片檔案后續(xù)開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。照片檔案的審核鑒定工作是確保其真實(shí)性和原始性的關(guān)鍵。當(dāng)前，各種圖像處理日趨成熟，工作人員僅憑肉眼難以鑒別真?zhèn)?，這給照片檔案的鑒定工作帶來(lái)了很大挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入學(xué)習(xí)照片鑒定技巧，對(duì)照片的挖補(bǔ)、合成等造假手段有所了解，提高照片鑒定技能，確保照片檔案的真實(shí)有效。重要的數(shù)碼照片還要同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片，形成部門應(yīng)將移交后的數(shù)碼照片至少再保存一年，還可以采取移交時(shí)電子簽名、雙重加密等一系列措施。

四、科學(xué)分類、合理組卷，做好整理工作

首先，要對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理，數(shù)碼照片拍攝者在將數(shù)碼文件卸載轉(zhuǎn)存到計(jì)算機(jī)后應(yīng)及時(shí)對(duì)照片進(jìn)行科學(xué)的分類，合理排列分組。在照片的分類上，拍攝者要嚴(yán)格按時(shí)間和內(nèi)容將照片在全宗內(nèi)按照保管期限進(jìn)行分類。為了便于照片查找，應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況，將各個(gè)類別中的照片再按照專題內(nèi)容分類，同時(shí)將同一專題內(nèi)的數(shù)碼照片，按照流水號(hào)001、002、003……進(jìn)行編號(hào)，最后將數(shù)碼照片按“全宗號(hào)-門類代碼-保管期限-年度-照片組號(hào)-張?zhí)柫问健边M(jìn)行組卷。

另外，在組卷的基礎(chǔ)上還要在照片上標(biāo)注攝影者、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景六大因素的文字說(shuō)明，照片上若有人物涉及的，還要特別指明其所處的位置。文字說(shuō)明不宜太長(zhǎng)，一般不超過(guò)200字，保持簡(jiǎn)潔通順。在對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行電子整理歸檔時(shí)，還需將重要的照片沖洗成紙質(zhì)照片形式進(jìn)行整理歸檔。在整理方法上，紙質(zhì)數(shù)碼照片可按照國(guó)家《照片檔案管理規(guī)范》要求編為數(shù)碼照片類，將傳統(tǒng)照片檔案與之合并分類管理，注意要在文字說(shuō)明中注明它們之間的關(guān)系，并注明計(jì)算機(jī)中數(shù)碼照片檔案的檔號(hào)［2］。

五、加大投入、完善設(shè)備，提高存儲(chǔ)條件

照片檔案是一種較為特殊的載體形式，對(duì)其保管要求存儲(chǔ)條件也較高。因此，各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)重視，建立完善照片檔案的專用資料庫(kù)，滿足照片檔案的生存環(huán)境及技術(shù)設(shè)備條件等多方面的要求。在照片檔案的保管中，裝具、檔案庫(kù)房、設(shè)備等共同構(gòu)成了一個(gè)保護(hù)鏈，它們一環(huán)扣一環(huán)，缺一不可，只有確保以上這些物質(zhì)條件配置的齊全性，才能避免照片檔案受到侵害，真正實(shí)現(xiàn)照片檔案保管的完整性和安全性。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，照片作為歷史的沉淀，它記載著歷史的發(fā)展，是難以再生的寶貴資源。同時(shí)，照片檔案管理也是檔案管理的重要組成部分，進(jìn)一步完善和加強(qiáng)照片檔案的規(guī)范化管理，是推動(dòng)照片檔案管理工作順利發(fā)展的必要之舉，更是各單位需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的一項(xiàng)系統(tǒng)過(guò)程。展望將來(lái)，照片檔案管理勢(shì)必發(fā)揮其日益凸顯的作用，對(duì)推進(jìn)單位的綜合發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)而深遠(yuǎn)的意義。

［1］韓偉.數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析［J］.北京檔案，2014（01）：30～32.

［2］黃欣.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究［D］.上海：華東師范大學(xué)，2012.

（作者單位：濟(jì)南市農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣站）