商桂君

高校實(shí)體檔案整理存在問(wèn)題及相應(yīng)策略研究

商桂君

高校檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。進(jìn)入21世紀(jì)，各類型高校迅速發(fā)展，原有的檔案管理模式受到前所未有的挑戰(zhàn)。如何對(duì)高校原有檔案進(jìn)行有效整理，也成為檔案界深入研討的話題。本文通過(guò)文獻(xiàn)資料法，分析了高校實(shí)體檔案整理存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略。

高校 檔案 整理

高校檔案是高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的最原始記錄。它既是高校歷史發(fā)展的真實(shí)反應(yīng)，又是高校建設(shè)發(fā)展過(guò)程的信息資源，是記載高校發(fā)展的寶貴財(cái)富，具有很高的文化知識(shí)價(jià)值，是國(guó)家及社會(huì)檔案資源的重要部分。隨著檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的普及和深入，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案整理工作理念和現(xiàn)代化技術(shù)手段不斷碰撞、磨合，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了一些新問(wèn)題。

一、高校檔案中存在的問(wèn)題

（一）合校前老實(shí)體檔案的整理

高校都有相對(duì)久遠(yuǎn)的歷史，合校前，一些高校的實(shí)體檔案由于歷史相對(duì)久遠(yuǎn)，都存放于檔案庫(kù)房而沒(méi)有專人對(duì)其進(jìn)行整理，它們排放的雜亂無(wú)序且占據(jù)著很大的庫(kù)房空間，有些檔案只具有歷史價(jià)值，已經(jīng)失去憑證效力；有些檔案雖然仍具有利用價(jià)值，但由于放置混亂，查找起來(lái)非常麻煩。老實(shí)體檔案的整理已經(jīng)成為很多高校檔案部門(mén)的“老大難”問(wèn)題。

（二）合并后高校新實(shí)體檔案的整理

近年來(lái)，為提升高校師資隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)高校綜合競(jìng)爭(zhēng)力，各地出現(xiàn)了高校間進(jìn)行資源整合的趨勢(shì)，在這種大環(huán)境下，對(duì)合并后高校間實(shí)體檔案如何進(jìn)行整理成了迫切需要解決的任務(wù)。由于高校合并的方式不一，有幾個(gè)學(xué)校合并成一所新校的，有一所學(xué)校并入另一學(xué)校的等不同的模式，所以不同的合并方式也帶來(lái)了不同的檔案管理模式，由于合校前各高校檔案管理方式各不相同，這就為合校后的實(shí)體檔案整理帶來(lái)各種各樣的困難和諸多問(wèn)題。

（三）“卷改件”的實(shí)體檔案的整理

檔案整理就是按照一定的原則和方法，對(duì)原始的、未經(jīng)過(guò)任何整理的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目等一系列的整理、組合。自《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》實(shí)施以來(lái)，所有高校檔案整理工作采用的都是傳統(tǒng)的“組卷”的整理方式對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行整理，即：在一個(gè)全宗內(nèi)，將相互聯(lián)系的若干文件組合成一組放入卷夾、卷皮內(nèi)，內(nèi)容包括: 區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，這種傳統(tǒng)的組卷實(shí)體檔案整理方式通常是一卷裝訂在一起，便于保管，不會(huì)出現(xiàn)文件丟失、缺張少頁(yè)的現(xiàn)象，同時(shí)這種整理方式是將案卷題名標(biāo)注于卷盒封面上的，所以有利于工作人員快速查詢。但由于這種整理方式中案卷是多份文件一起裝訂的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)案卷過(guò)厚的現(xiàn)象，給復(fù)印和掃描帶來(lái)了不便，也更加不利于外借。2000年12月，國(guó)家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》，新的《規(guī)則》要求以“件”為單位來(lái)進(jìn)行立檔，這種以“件”為單位對(duì)檔案進(jìn)行整理的基本原則是：以每份文件為一件進(jìn)行立檔。相比較以“卷”立檔的整理方法而言，以“件”立檔程序更加簡(jiǎn)化，管理更加科學(xué)，操作起來(lái)更具科學(xué)性和效率性。但按件進(jìn)行整理，必須借助計(jì)算機(jī)檢索，這就在無(wú)形中增加了檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，也增大了檔案裝訂的難度、檔案管理量大等問(wèn)題，同時(shí)，也不便于保管和利用。

二、高校實(shí)體檔案相應(yīng)策略

（一）以便于保管和利用為目標(biāo)

無(wú)論以何種方式對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行整理，最終其整理方式的制定都要以有利于檔案的保管和利用為目標(biāo)，需遵守以下幾點(diǎn)原則：一是有序性原則。排架時(shí)實(shí)體檔案如果排放得雜亂無(wú)序，一片混亂，不僅占用空間大，也不利于檔案的查找、統(tǒng)計(jì)和保管，因此會(huì)影響檔案的使用效率。所以，檔案的排放一定要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和原則來(lái)進(jìn)行，如：內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源等，讓檔案整理得井然有序，既能提高實(shí)體檔案的利用率，又發(fā)揮了檔案的價(jià)值。二是完整性原則。實(shí)體檔案只有保存得完整，不缺張少頁(yè)、不破損，內(nèi)容完整，案卷內(nèi)的相關(guān)文件齊全，才有其保存和利用的價(jià)值。三是易用性原則。實(shí)體檔案整理的最終目的，是方便所需檔案的查找和利用，因此在進(jìn)行檔案整理時(shí)，要以簡(jiǎn)便、易用為原則，不能過(guò)于復(fù)雜，要條目清晰，以便于查找。

（二）以提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)為保障

檔案工作人員的綜合素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作的效率和效果，因此，高校檔案工作人員一定要有較高的素質(zhì)，要認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握檔案專業(yè)相關(guān)知識(shí)，認(rèn)真對(duì)待檔案整理工作，熟悉工作職能和具體崗位職責(zé)，并能了解學(xué)校和各部門(mén)發(fā)生的各類事件，及時(shí)從各部門(mén)尋找到檔案工作所需的歸檔材料。

（三）以“卷件結(jié)合”的整理方法為依據(jù)

從目前高校實(shí)體檔案整理工作的實(shí)際出發(fā)，應(yīng)采用“卷件”相結(jié)合的混合整理方式。如：對(duì)于黨群、行政、教學(xué)類實(shí)體檔案，可以采用按件歸檔的方式進(jìn)行整理；對(duì)于基建、科研類實(shí)體檔案，可以采用組卷的方式進(jìn)行整理，這兩種方式各有利弊。各高校檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身工作實(shí)際，充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，卷件結(jié)合，做好檔案整理工作。

[1]余美虹．高校教學(xué)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)踐[J]．才智,2016(20):37．

[2]藍(lán)靜紅．”卷改件”下的高校檔案整理探析[J]．湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2013(03):36～37．

（作者單位：赤峰學(xué)院教務(wù)處）

商桂君（1968-），女，蒙族，內(nèi)蒙古赤峰紅山人，本科，館員，研究方向：高校畢業(yè)生學(xué)籍、成績(jī)、文件檔案管理、教師業(yè)績(jī)檔案管理。