文/上海市城市建設(shè)設(shè)計研究總院技術(shù)管理部 賴宇凌

底圖檔案管理的科學(xué)化與工作者的綜合素質(zhì)

文/上海市城市建設(shè)設(shè)計研究總院技術(shù)管理部 賴宇凌

底圖檔案管理是一項科學(xué)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎?管理工作者必須準(zhǔn)確把握底圖檔案管理的特征，在歸檔驗收、分類編號、更改修訂、保管護(hù)理、數(shù)字化等環(huán)節(jié)中建立科學(xué)而健全的管理制度，做到每個環(huán)節(jié)有規(guī)可依、有章可循。在新時代背景下，要真正做好底圖檔案的科學(xué)管理，檔案管理工作者必須具備全面、高超的綜合能力。主要體現(xiàn)在思想政治覺悟，職業(yè)道德素養(yǎng)，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)能力，強(qiáng)大的心理素質(zhì)等方面。

一、底圖檔案的特征

各城市建設(shè)單位在完成工程設(shè)計生產(chǎn)時，在工程項目的可行性研究開始到最后竣工的過程中，將形成大量的設(shè)計圖紙、硫酸圖，通常稱為底圖。這些紙質(zhì)的底圖真實記錄了工程的具體情況和實際面貌，對工程進(jìn)行施工及交工驗收使用、維護(hù)乃至改建、擴(kuò)展或工程事故的分析及責(zé)任追查都起到了很重要依據(jù)作用。

(一) 底圖檔案具備原始參考性。紙質(zhì)底圖是設(shè)計藍(lán)圖的母版，也是科研生產(chǎn)活動的歷史記錄，它不同于一般的信息資料，這是由特定的設(shè)計者在工作中即時使用的原始文件轉(zhuǎn)化而來，并非事后補(bǔ)充編繪或隨手搜集的普通材料，因而具有原始性的特點(diǎn)。

(二) 底圖檔案利用率相當(dāng)頻繁。為了更好地為工程項目建設(shè)服務(wù)，相同的一份底圖，反復(fù)曬上幾十份甚至上百份的藍(lán)圖也不足為奇，除此之外，在工程完工驗收、質(zhì)量考評、設(shè)計咨詢參照、以及建筑物擴(kuò)展改建等環(huán)節(jié)中，底圖檔案都需要被大量地調(diào)閱使用。如果設(shè)計底圖紙出問題，工程項目建設(shè)將失去方向。

(三) 底圖檔案具有唯一性。每一套圖紙都是工作人員精心設(shè)計的寶貴財富，由于繪制出稿相當(dāng)不易，因此原始底圖往往只有一份，一旦遺失或是損毀嚴(yán)重，也就無法發(fā)揮作用，施工、設(shè)計、科研也將受到嚴(yán)重?fù)p失。因此，加強(qiáng)紙質(zhì)底圖檔案的科學(xué)管理，相當(dāng)?shù)刂匾?/p>

二、科學(xué)管理底圖檔案必須建立健全機(jī)制

加強(qiáng)底圖檔案管理的科學(xué)性，主要在于梳理工作流程中的每個環(huán)節(jié)，建立健全底圖管理制度，做到每個工作步驟都能有規(guī)可依，有章可循。

（一）底圖檔案的歸檔驗收。底圖的重要性毋庸置疑，出圖的頻繁性也無可避免，底圖作為藍(lán)圖的母版，底圖質(zhì)量不能得到保障，就無法出品高質(zhì)量藍(lán)圖。

首先，底圖的歸檔驗收必須嚴(yán)格把關(guān)，工作人員必須仔細(xì)檢查底圖是否平整、字跡是否清晰，平面有無污痕破損。

其次，底圖簽署也必須嚴(yán)格排查，如果簽署信息不完整，那么底圖檔案的憑據(jù)作用將無從發(fā)揮。

第三，仔細(xì)對照底圖的文件號與工程項目名的一致性，項目文件號就如同圖紙的身份證號一樣具有唯一性，如果多份底圖共用統(tǒng)一編號，將嚴(yán)重影響在今后底圖檔案的檢索、利用、保存、統(tǒng)計。

（二）底圖檔案的科學(xué)分類編號。底圖檔案管理工作者應(yīng)按照“流水號-課題分類號-袋號-底圖按明細(xì)表排列的順序號”的規(guī)則，對已歸檔底圖進(jìn)行科學(xué)編號，同時認(rèn)真填寫底圖總賬、打印柜簽、袋簽及底圖明細(xì)表。如果有借閱的情況，還需打印備份借圖明細(xì)表，以提高底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。

（三）底圖檔案的更改、修訂。一個城市建設(shè)工程項目的完成是復(fù)雜漫長的過程，其中施工條件或甲方主體發(fā)生變化是相當(dāng)正常的事，如遇此情形，歸檔發(fā)圖的底圖檔案便需修改。因此，底圖檔案中將出現(xiàn)相同的工程項目文件號擁有多個版本底圖，同一版本底圖的目錄下包含著不同班次的文表號和圖號的情況。

在底圖檔案的日常管理中，如遇有高版次替代的低版次底圖，工作者在臺賬中做好標(biāo)識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認(rèn)作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。如遇借閱使用，工作者應(yīng)認(rèn)真辨析確保任務(wù)執(zhí)行者得到的都是底圖有效版本，以免影響工期。

（四）底圖檔案的保管護(hù)理。底圖檔案管理工作者首先要認(rèn)真維護(hù)底圖檔案的秩序狀態(tài)，確保底圖檔案在存放與使用中能夠始終有序。其次，保護(hù)底圖檔案的安全性，盡可能減少人為或自然因素?fù)p害，遵循不撕、不折、不受擠壓，盡量減少磨損的原則，實行防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等措施，盡量延長其自然壽命。例如，嚴(yán)謹(jǐn)折疊放置底圖保管，以免底圖斷裂及不平整，確保圖面復(fù)印時的清晰度。底圖的存放最好采用平放或卷放的方式。另外，也可采用邊緣加固等方法保護(hù)底圖，如通過壓邊機(jī)將膠紙粘在底圖四周的方式，提升周邊強(qiáng)度，減少底圖破損率。

（五）底圖檔案的數(shù)字化。隨著科技的進(jìn)步，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)已全面普及，工程圖紙掃描儀及大容量存儲設(shè)備不斷推陳出新，將底圖檔案數(shù)字化成為新時代背景下有效保存和利用底圖檔案的新方法。底圖檔案數(shù)字化主要是通過掃描儀將底圖檔案轉(zhuǎn)化成計算機(jī)文件的過程。該過程主要分兩種情況，一是將底圖掃描后以圖像文件（也稱光柵文件）保存，二是將底圖掃描后形成的圖像文件進(jìn)一步轉(zhuǎn)化成CAD能識別的矢量體或稱矢量文件。目前，光柵圖形矢量化是圖形處理的新技術(shù)。在底圖檔案數(shù)字化以后，必須考慮底圖檔案在信息網(wǎng)絡(luò)中的安全與保密問題。工作者必須對圖紙的下載、打印設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，禁止不相關(guān)用戶隨意下載或打印圖紙文件。

三、實現(xiàn)底圖檔案科學(xué)化管理必須提升工作者綜合素質(zhì)

21世紀(jì)是以高科技為基礎(chǔ)的信息時代，是高速、快節(jié)奏、競爭激烈的時代，在新時代背景下，要想真正將底圖檔案的科學(xué)管理工作做到完善，檔案管理工作者必須具備全面、高超的綜合能力，這些能力主要體現(xiàn)以下方面：

(一) 提升思想政治覺悟，樹立正確三觀。底圖檔案管理人員是城市建設(shè)設(shè)計單位的重要一分子，檔案管理工作的重要性決定著檔案管理人員者必須具備較高的思想政治覺悟，在政治方面堅持走正確道路。那么如何提高自身的思想政治覺悟呢？檔案管理人員在工作之余應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表科學(xué)發(fā)展觀重要思想，以之作為武器，結(jié)合檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律來開展工作。檔案管理人員應(yīng)在生活中樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，在工作中應(yīng)當(dāng)擁有正確明晰的政治立場和觀點(diǎn)，分清國家企業(yè)和個人利益之間要分清孰輕孰重，在重大原則問題上要與黨中央保持高度一致，嚴(yán)謹(jǐn)遵守檔案法律法規(guī)及規(guī)章。

(二) 培養(yǎng)高超的職業(yè)道德素養(yǎng)，嚴(yán)格履行崗位職責(zé)。檔案管理工作中，各種地圖檔案的維護(hù)保養(yǎng)工作必須細(xì)致耐心，但回報卻較低?；跈n案管理工作的這種特殊性，檔案管理人員必須培養(yǎng)起高超的職業(yè)道德素質(zhì)，強(qiáng)烈的責(zé)任感和崇高的事業(yè)心，堅定信念，忠于職守，嚴(yán)格履行崗位職責(zé)， 兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。

底圖檔案管理工作本身是服務(wù)性質(zhì)的，但卻又具備了一定的機(jī)密性，這就要求管理人員在提供熱情服務(wù)的同時，正確處理好底圖利用與底圖保密之間的關(guān)系，具備警覺性，既要確保底圖進(jìn)出的通暢高效，又要盡到保密人員的責(zé)任，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)的各項規(guī)定，依法管理，維護(hù)底圖檔案的安全。

(三) 提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)能力，高效開展底圖檔案管理工作。業(yè)務(wù)水準(zhǔn)能力是指從事業(yè)務(wù)的人員在完成業(yè)務(wù)活動的過程中所具備的綜合能力體現(xiàn)，底圖檔案管理工作者必須要具備以下的水平和能力。

1.為了更好地指導(dǎo)工作，底圖檔案管理工作者立足本職崗位，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識理論的學(xué)習(xí)，與平時的工作密切相關(guān)的《檔案管理學(xué)》《檔案保護(hù)技術(shù)》《科技檔案管理學(xué)》等學(xué)術(shù)著作更應(yīng)反復(fù)研讀。

2.為提高基礎(chǔ)素質(zhì)，提高底圖檔案的管理水平，工作者還應(yīng)熟悉與工作相關(guān)的其他領(lǐng)域的知識，檔案管理學(xué)與其他相關(guān)學(xué)科的理論知識可以說是相互滲透，熟悉相關(guān)的科學(xué)知識，例如工程中相關(guān)的重型機(jī)械設(shè)備的設(shè)計、生產(chǎn)等專業(yè)知識，城市建設(shè)方面的相關(guān)知識如市政工程、城市環(huán)境、市政工程設(shè)計施工等等。

3.底圖管理工作應(yīng)在工作中加強(qiáng)對底圖檔案所存儲信息的認(rèn)識，有助于更好地發(fā)揮底圖檔案作為信息資源的重要作用。從底圖檔案中獲取信息、整理信息，并且將之正確傳遞，能清晰展現(xiàn)工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低。具體而言，面對入庫的底圖，工作者可首先根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要進(jìn)行整理和提曬藍(lán)圖，當(dāng)工程竣工后，再根據(jù)檔案管理的要求以及參考以后服務(wù)利用的需求進(jìn)行再次整理，存檔入柜。前后兩次不同的整理，背后所展示的是底圖檔案作為信息資源，在不同階段所起到的重要作用。工作者對于底圖檔案的認(rèn)識越深刻，就越能在收集和整理的過程中，將它的利用和服務(wù)考慮得更完善。

4.順應(yīng)時代要求，學(xué)習(xí)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識，能做到熟練操作，應(yīng)用順暢。時代在進(jìn)步，科技發(fā)展日新月異，承擔(dān)城市建設(shè)任務(wù)的單位，負(fù)責(zé)檔案管理工作的單位也都在不斷發(fā)展，從建設(shè)規(guī)劃到生產(chǎn)計劃，設(shè)計出稿到資料管理，都已建立了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。作為新時代的底圖檔案管理工作者，必須熟練掌握數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并將自身積累的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識熟練靈活應(yīng)用到管理工作中，這是是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的重要手段，也是勝任本職工作的必備條件。

5.培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)能力，搭建設(shè)計與建設(shè)之間的重要橋梁。所謂組織協(xié)調(diào)能力，是指根據(jù)工作任務(wù)，對資源進(jìn)行分配，同時控制、激勵和協(xié)調(diào)群體活動過程，使之相互融合，從而實現(xiàn)組織目標(biāo)的能力。底圖檔案管理人員的工作中，需要經(jīng)常與設(shè)計人員、底圖借閱人員進(jìn)行溝通，需要底圖管理人員充分發(fā)揮自身的組織協(xié)調(diào)能力，搭建起城建設(shè)計與生產(chǎn)、制造環(huán)節(jié)之間的橋梁。

6.積極學(xué)習(xí)和提升外語閱讀、寫作、溝通水平。世界的開放程度越來越高，經(jīng)濟(jì)實現(xiàn)一體化，城市建設(shè)單位、檔案管理單位在國際上的交流越來越多，這就要求底圖管理工作者根據(jù)自己的實際情況，積極學(xué)習(xí)和提升外語閱讀、寫作、溝通水平，不僅有助于提高自身的檔案管理基礎(chǔ)素質(zhì)，也可以大幅提升工作質(zhì)量。

(四) 保持良好心態(tài)與工作熱情，培養(yǎng)強(qiáng)大心理素質(zhì)。底圖檔案管理工作者任務(wù)繁重，但收獲較低，容易形成心理落差。通常，一名普通底圖檔案管理工作者每年需累計登記歸檔底圖10萬張左右，其中經(jīng)過認(rèn)真核對后登記作廢底圖也有1萬多張，發(fā)現(xiàn)并通知設(shè)計人員修改錯誤圖號底圖2000多張，每日常規(guī)工作內(nèi)容包括：1.整理、登記新出底圖，對底圖根據(jù)年份—項目—階段—專業(yè)進(jìn)行分類。2.核對新出變更圖紙和其對應(yīng)的作廢單，對作廢底圖進(jìn)行登記。3.認(rèn)真核查新出圖紙。包括及時發(fā)現(xiàn)工程編號、工程名稱、圖號、圖紙名稱、標(biāo)段號等存在的問題等等。4.每天注意對庫房溫濕度進(jìn)行記錄，濕度過高時及時打開抽濕機(jī)降濕。

普通的底圖檔案管理工作者建立良好的心態(tài)，培養(yǎng)強(qiáng)大的理素質(zhì)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1.深刻體會到底圖檔案管理工作是為城市建設(shè)添磚加瓦，具備重大意義和價值，堅持奉獻(xiàn)的精神信念，堅定不移地做好本職工作。

2.控制自我情緒，不要將不良情緒帶入工作中，平時多通過體育鍛煉、集體聚會娛樂等手段放松身心。

3.保持工作熱情，自我激勵，增強(qiáng)自信，不斷進(jìn)取。在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及的現(xiàn)代社會，底圖檔案管理工作仍人不可或缺，這就表明此崗位仍然在城市建設(shè)的設(shè)計、制造、生產(chǎn)的過程中起到相當(dāng)重要的作用，因此工作者應(yīng)明確工作意義，積極調(diào)整心態(tài)，追求更高目標(biāo)。

保持底圖檔案管理的科學(xué)性，是維持檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。做好底圖檔案管理工作，充分發(fā)揮底圖檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是底圖檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。在新的歷史條件下，底圖檔案管理工作者必須緊跟時代發(fā)展的要求，更新觀念，積極探索底圖檔案的科學(xué)管理模式。

[1]吳玲.也談計算機(jī)管理后底圖及藍(lán)圖保存的必要性，科技檔案，2002（3）：28-29.

[2]黃立新，鄧琦.電子檔案與紙質(zhì)檔案的比較，林業(yè)科技情報，2009（03）.