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        如何做好底圖檔案科學(xué)管理

        2016-10-19 09:59:16劉建華
        中國(guó)科技博覽 2016年19期
        關(guān)鍵詞:科學(xué)管理圖紙設(shè)計(jì)

        劉建華

        中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)19-0320-01

        近期,筆者有幸參加了“實(shí)現(xiàn)底圖檔案管理科學(xué)化”課題調(diào),走訪了多家科研單位和施工企業(yè),查閱了較多底圖檔案文獻(xiàn),得到了不少啟示。下面,談一下淺薄認(rèn)識(shí):底圖檔案是一種設(shè)計(jì)文件,每一套圖紙都是生產(chǎn)的依據(jù)和科技人員智慧的結(jié)晶,是科技和生產(chǎn)人員廣泛利用的技術(shù)資源。因此,如何科學(xué)地管理和利用底圖是我們檔案管理人員面臨的一個(gè)重要課題。

        一、底圖檔案科學(xué)管理的重要性

        每個(gè)工程項(xiàng)目從其可行性研究到最后竣工,將形成大量的圖紙,日積月累,許多單位的圖紙將數(shù)以萬計(jì),這些圖紙容易老化和破損,借閱、復(fù)制次數(shù)多還易出現(xiàn)折痕,甚至被撕破。底圖除了具有復(fù)用率高、數(shù)量多、幅面大的特點(diǎn)以外,還是科研生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄,它不同于一般的信息資料,這是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物,不是事后編寫或隨意搜集的材料,因而具有原始性的特點(diǎn)。底圖原稿,往往只有一份孤本,丟失或破損嚴(yán)重會(huì)給生產(chǎn)和科研帶來無法彌補(bǔ)的損失。所以,底圖檔案科學(xué)管理非常重要。

        二、底圖檔案科學(xué)管理的步驟與措施

        (一)底圖歸檔。在歸檔過程中檔案員應(yīng)檢查如下內(nèi)容:

        1.歸檔底圖應(yīng)有設(shè)計(jì)(擬制)、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)的簽署和日期;

        2.圖號(hào)、圖形尺寸、文字說明、幅面大小、格式等必須符合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定;

        3.圖面整潔、字跡工整、無揉搓破損;

        4.歸檔底圖必須按照明細(xì)表齊套;

        5.底圖歸檔若有密級(jí)應(yīng)填寫《密級(jí)界定表》,交保密部門存檔,然后填寫《歸檔文件資料清單》一式兩份,由歸檔人和檔案室各留一份備查。

        (二)底圖分類與編號(hào)。檔案員將歸檔底圖按照“底圖流水號(hào)-課題分類號(hào)-袋號(hào)-底圖按明細(xì)表排列的順序號(hào)”順序進(jìn)行編號(hào),同時(shí)填寫底圖總賬、打印柜簽、袋簽及底圖明細(xì)表。如有借圖,還要打印借圖明細(xì)表,以便查找。

        (三)底圖的更改。設(shè)計(jì)更改是對(duì)已批準(zhǔn)發(fā)放的設(shè)計(jì)文件所做的更改。在進(jìn)行設(shè)計(jì)更改時(shí),應(yīng)說明更改原因;設(shè)計(jì)更改必須考慮其合理性、可行性、經(jīng)濟(jì)性和生產(chǎn)的可行性;設(shè)計(jì)更改要求正確、完整、統(tǒng)一、協(xié)調(diào),保證科研生產(chǎn)的順利進(jìn)行。如果設(shè)計(jì)更改將引起其它相關(guān)的更改時(shí),應(yīng)同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的更改。設(shè)計(jì)更改要保證產(chǎn)品的圖樣、底圖、復(fù)印件二者相一致。

        (四)底圖的保管。底圖檔案保管的基本任務(wù)有兩條:一是維護(hù)底圖檔案的秩序狀態(tài),使檔案在存放和使用中始終有序;二是保護(hù)底圖檔案的理化性狀,使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害,并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的“自然壽命”。

        底圖檔案具有復(fù)制工具的功能。在底圖紙的生產(chǎn)過程中,采用的特殊原材料和工藝措施,帶來了一些不利于底圖耐久性的因素,比如現(xiàn)在造紙用了很多酸,紙張的邊緣時(shí)間長(zhǎng)了容易發(fā)黃、發(fā)脆。另外,底圖在多次印的過程中,經(jīng)過反復(fù)的高溫照射,機(jī)械強(qiáng)度和耐久性有所降低,很容易脆裂破損。因此,底圖保管的要求是嚴(yán)禁折疊放置。其原因主要有兩點(diǎn):一是折疊的印跡容易斷裂,影響底圖的保管;二是折疊造成底圖不平整,影響圖面復(fù)印的清晰度。為此,底圖應(yīng)在特制的底圖柜中存放。

        底圖存放的方法有兩種,一種為平放,即按整體順序?qū)⒌讏D平放在多層抽屜的底圖柜中。另一種為卷放,即將底圖按套或案卷卷成筒狀排放在底圖柜中。但特大特長(zhǎng)幅面的底圖還是以卷放為好。

        保護(hù)底圖,可采用邊緣加固的方法??傊讏D應(yīng)保證在不撕、不折、不受擠壓,盡量減少磨損的條件下保管。

        此外,還要對(duì)底圖檔案實(shí)行“八防”,即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。

        (五)藍(lán)圖發(fā)放的閉環(huán)管理。所謂閉環(huán)管理是指檔案室根據(jù)生產(chǎn)命令把所需的底圖曬成藍(lán)圖,并加蓋帶有發(fā)放日期的受控章,領(lǐng)圖人簽字后負(fù)責(zé)圖紙的保管,并按生產(chǎn)需要將圖紙發(fā)給各生產(chǎn)單位,用后的廢舊藍(lán)圖再由檔案室回收處理,領(lǐng)圖人的保管責(zé)任結(jié)束,由檔案室負(fù)責(zé)對(duì)下發(fā)藍(lán)圖的回收而形成閉環(huán)。

        1.曬制藍(lán)圖。申請(qǐng)曬圖人員應(yīng)填寫《復(fù)制藍(lán)圖申請(qǐng)單》一式兩份,一份交曬圖室,另一份留檔案室備查。曬制的藍(lán)圖應(yīng)符合如下要求:圖形、線條、尺寸、數(shù)字顯影清晰、紙質(zhì)優(yōu)良;裝訂成冊(cè)的藍(lán)圖應(yīng)按明細(xì)表齊套;藍(lán)圖要統(tǒng)一折疊成“手風(fēng)琴”式A4圖紙(297×210mm)幅面大小,折疊時(shí)右下角的標(biāo)題欄應(yīng)漏出以便查閱,如需裝訂,左邊應(yīng)空出裝訂線,裝訂要整齊、牢固,嚴(yán)禁用金屬件裝訂。

        2.登記與發(fā)放。檢查完畢的生產(chǎn)用藍(lán)圖要加蓋檔案室?guī)в邪l(fā)放日期的受控章,在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷毀登記表》“發(fā)放”一欄逐一進(jìn)行登記;成套藍(lán)圖按成冊(cè)受控資料管理,如隨機(jī)資料等。藍(lán)圖發(fā)放前應(yīng)要求領(lǐng)圖人仔細(xì)核對(duì)無誤后方可在“領(lǐng)圖人”一欄簽字,防止出現(xiàn)漏曬、漏蓋章、領(lǐng)圖人丟圖而推卸責(zé)任等現(xiàn)象發(fā)生。

        3.回收與銷毀?;厥账{(lán)圖時(shí),檔案員應(yīng)和領(lǐng)圖人一起在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷毀登記表》“回收”一欄的“交圖人”和“收?qǐng)D人”處簽字蓋章;銷毀回收的藍(lán)圖應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由指定專人(兩人以上)負(fù)責(zé)在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,防止檔案遺失和泄密。之后應(yīng)在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷毀登記表》“銷毀”一欄中的“銷毀人”和“批準(zhǔn)人”處簽名蓋章。

        三、底圖檔案數(shù)字化

        目前,有效保存和利用底圖檔案的新方法是將底圖檔案數(shù)字化,因?yàn)榇蠓鎾呙鑳x(或稱工程圖紙掃描儀)、大容量存儲(chǔ)設(shè)備的出現(xiàn),已具備了圖紙檔案數(shù)字化的條件,而且已有眾多單位進(jìn)行了圖紙檔案的數(shù)字化處理。這里簡(jiǎn)述如下:

        (一)底圖檔案數(shù)字化的軟硬配置。

        (二)底圖檔案數(shù)字化的制作程序。

        (三)提供底圖檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)利用。

        四、建立健全底圖檔案科學(xué)管理規(guī)章制度

        為了管好用好底圖,底圖檔案管理部門應(yīng)建立從底圖歸檔到底圖作廢的全過程的底圖管理制度,做到有規(guī)可依、有章可循。如建立底圖檔案管理制度、底圖利用和保管制度、底圖庫(kù)房保密、安全、防火制度,簽定保密、安全責(zé)任書,健全底圖檔案人員工作職責(zé),并納入本單位的質(zhì)量管理體系程序文件中,進(jìn)一步做到了底圖管理工作的程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

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