王亞玲

【摘 要】人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案代表單位組織和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)個(gè)人進(jìn)行全方位的跟蹤監(jiān)督，相伴終身，是個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。煙草人事檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富。人事檔案工作是行業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，搞好新時(shí)期的檔案工作，對(duì)煙草的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。檔案與管理相輔相成密不可分，人事檔案完善了企業(yè)管理的內(nèi)在質(zhì)量，是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，人事檔案管理水平高低又是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。隨著煙草商業(yè)企業(yè)人事用工收入分配制度改革力度的不斷加大，單位員工人事檔案管理顯得更為重要。筆者主要就煙草企業(yè)員工人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策略作探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 人事 檔案 管理

煙草企業(yè)人事檔案管理在現(xiàn)代煙草企業(yè)管理中具有重要作用，特別是在從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部工作的深入開(kāi)展中，人事檔案管理在管理中的作用越來(lái)越突出，但在實(shí)際管理中卻仍然存在很多問(wèn)題。在全球煙草市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)條件下，企業(yè)要重視對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將這項(xiàng)工作擺上重要議事日程。由主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。主管人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，切實(shí)解決工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。辦公室和具體工作人員，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，明確分級(jí)管理責(zé)任，制定了切實(shí)可行的，并認(rèn)真組織實(shí)施，全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，建立煙草檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是適應(yīng)煙草經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是走向全球煙草市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要。基于此，分析討論新時(shí)期煙草行業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題和相應(yīng)的解決策略，以期促進(jìn)現(xiàn)代煙草企業(yè)人事檔案管理水平的不斷提升，確保人事檔案管理工作順利和深入的開(kāi)展，努力開(kāi)創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面。

1 煙草企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，在上級(jí)部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，煙草企業(yè)人事檔案管理工作能規(guī)范有序地進(jìn)行管理，但與上級(jí)要求還有一定差距。少數(shù)部門對(duì)人事檔案工作不夠重視，檔案工作相對(duì)于前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。一些單位檔案室辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有差距，有的檔案材料填寫(xiě)格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫(xiě)前后不一、記載不實(shí)、審核不準(zhǔn)等問(wèn)題，不利于檔案的保存和利用，也使人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。通過(guò)對(duì)人事檔案的整理審核，依舊發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的存在，那說(shuō)明我們的工作還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在一定的漏洞，今后的工作，我們還需更細(xì)心，更規(guī)范，特別是對(duì)新進(jìn)人員的檔案應(yīng)及時(shí)審核，發(fā)現(xiàn)材料缺少可及時(shí)追回。面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)的要求，下一步打算就是要在人事檔案的信息化管理上下功夫，完善所有人員的相關(guān)信息，并認(rèn)真對(duì)信息逐項(xiàng)復(fù)核，使人事檔案的信息化管理更精確、到位、規(guī)范、科學(xué)，不斷提升檔案人員的信息化管理的能力和技術(shù)水平。

2 新時(shí)期煙草企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策與思考

（1）強(qiáng)化管檔意識(shí)，提高地位作用。要進(jìn)一步強(qiáng)化管檔意識(shí)，提高對(duì)人事檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決避免出現(xiàn)“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。為了進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的機(jī)制體制，及時(shí)成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管干部檔案工作，并配備專職工作人員，具體負(fù)責(zé)日常管理工作，將人事檔案管理工作作為組織工作的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，通過(guò)召開(kāi)人事檔案工作專題會(huì)議，向各部門負(fù)責(zé)人講清人事檔案管理工作的重要性和必要性，提升“一把手”關(guān)注、支持人事檔案管理力度。同時(shí)將人事檔案管理工作納入局辦公會(huì)議研究議題，定期研究協(xié)調(diào)工作，及時(shí)督促整改薄弱環(huán)節(jié)，做到了檔案工作有計(jì)劃、有安排、有督促、有檢查、有落實(shí)，逐步形成了“檔案工作無(wú)小事、部門聯(lián)動(dòng)齊配合”的工作格局，從整體上提高了人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（2）把好兩個(gè)關(guān)口，保證檔案質(zhì)量。首先要從材料來(lái)源入手把好“入門關(guān)”。在接收人事檔案時(shí)，要嚴(yán)格審核，該由原單位負(fù)責(zé)的材料要求原單位負(fù)責(zé)收集，盡量減少、避免歷史遺留問(wèn)題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時(shí)，要達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的要求，避免形成新的遺留問(wèn)題。將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入部門財(cái)務(wù)計(jì)劃，先后投入資金，規(guī)范軟硬件設(shè)施建設(shè)，配置防盜門窗、滅火器、空調(diào)、控溫控濕等設(shè)施，安裝防盜守護(hù)系統(tǒng)，保證檔案室的防光、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案安全，庫(kù)房使用鐵質(zhì)新檔案箱和新型檔案卷夾，統(tǒng)一購(gòu)置新型干部檔案專用檔案盒，對(duì)在職干部檔案進(jìn)行全面改版裝訂。同時(shí)配備了切紙機(jī)、打孔機(jī)等整理檔案設(shè)備，使檔案日常管理更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。鐵質(zhì)檔案柜、防盜防火、控溫控濕等設(shè)備，人事檔案庫(kù)房“六防”措施得到落實(shí)，日常管理和業(yè)務(wù)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（3）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案工作規(guī)章制度，使工作有序、有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。各部門確定綜合素質(zhì)好、愛(ài)崗敬業(yè)、工作細(xì)致的黨員同志專門負(fù)責(zé)人事檔案資料的收集、整理和報(bào)送，組建起一支管理員隊(duì)伍。綜合辦公室牽頭抓好人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，經(jīng)常與各部門檔案管理員加強(qiáng)溝通聯(lián)系，開(kāi)展指導(dǎo)培訓(xùn)，幫助解決業(yè)務(wù)問(wèn)題。同時(shí)，利用隨機(jī)調(diào)研、黨建工作月抽查季檢查等機(jī)會(huì)對(duì)各部門人事檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)、督促整改，提升交接、轉(zhuǎn)存、整理、歸檔等工作的質(zhì)量和效率。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，做到知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時(shí)期，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。

（4）注重管理創(chuàng)新，提高利用效率。建立健全工作人員職責(zé)、查（借）閱制度、收集補(bǔ)充制度、鑒別歸檔制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度和檔案室“六防”管理制度，完善檔案移交、借（查）閱、轉(zhuǎn)遞、接收等制度，建立健全各類臺(tái)帳和登記薄，切實(shí)做到名冊(cè)與檔案相符，人員與內(nèi)容相符，內(nèi)容與要求相符。同時(shí)對(duì)人事檔案實(shí)行了動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，按照《檔案管理制度》、《檔案查、借閱制度》等規(guī)章制度，堅(jiān)持按制度辦事，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的制度化、規(guī)范化。檔案部門要圍繞機(jī)關(guān)工作，積極挖掘檔案信息，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過(guò)檔案資料的充分利用，使檔案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

（5）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。通過(guò)對(duì)煙草企業(yè)檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存工作流程中存在的不足，通過(guò)及時(shí)改進(jìn)后從而有效提升檔案管理水平。將有利于檔案管理人員的檔案管理工作依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程進(jìn)行自然分解，也將極大地提升工作人員的工作規(guī)范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，為煙草企業(yè)知識(shí)資源的完整提供了有力保證。硬件上要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔，對(duì)歷年文件材料掃描錄入，以備將來(lái)檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國(guó)家檔案局或省檔案局開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使人事檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化，檔案的利用更加高效化。

屈原云：“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”?？傊瑹煵萆虡I(yè)企業(yè)要發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個(gè)人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據(jù)年齡憑證、任職憑證、工資變動(dòng)憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革等提供有價(jià)值的服務(wù)。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，從制度上和觀念上更新，按照“四定”工作的要求，切實(shí)采取有效措施，積極探索新形勢(shì)下人事檔案管理工作的新模式、新方法，為人事用工收入分配制度改革的順利推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。煙草企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代的企業(yè)整體信息化一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在推進(jìn)過(guò)程中，固然可能遇到種種困難，但是我們圍繞著煙草企業(yè)中心工作，堅(jiān)定不移，穩(wěn)中求進(jìn)，積極探索，在不遠(yuǎn)的將來(lái)，煙草企業(yè)檔案管理信息化必將成為企業(yè)整體信息化助推器。