趙昕暉，李建偉

（甘肅省科學(xué)技術(shù)情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

科技查新的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)共享

趙昕暉，李建偉

（甘肅省科學(xué)技術(shù)情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

科技查新事實型數(shù)據(jù)庫項目的事實型數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加速了各科技查新機構(gòu)在查新業(yè)務(wù)和管理方面數(shù)字化建設(shè)的流程，科技查新綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)使用為用戶提供了數(shù)字化的科技查新業(yè)務(wù)流程管理，體現(xiàn)了先進的管理思想，極大地提高了查新工作效率，在很大程度上降低了管理成本。系統(tǒng)集成了歷史查新報告的數(shù)據(jù)挖掘整理功能，使歷史查新報告可以進行數(shù)字化存檔管理；同時也為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫提供了數(shù)據(jù)導(dǎo)出接口，為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了有力的數(shù)據(jù)支撐和保障。。

科技查新;事實性數(shù)據(jù)庫;數(shù)據(jù)導(dǎo)出

科技查新報告是科技信息機構(gòu)或圖書館在科技查新服務(wù)工作中積累形成的工作成果，是一種新型的事實型數(shù)據(jù)資源，有著巨大的使用價值。

科技查新事實型數(shù)據(jù)庫，是基于元數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，需要聯(lián)盟單位提供科技查新信息元數(shù)據(jù)，因此元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，關(guān)系到以后的數(shù)據(jù)分析與使用。

如何對查新報告實施數(shù)字化精確流程化管理，和從歷史查新報告里批量的獲取需要有效查新信息，是本文討論的重點。

1 歷史科技查新報告管理存在的問題

全國各查新機構(gòu)積累了大量的歷史查新報告。歷史查新報告往往需要專人管理，需要查閱歷史查新報告時往往費時費力，而且無法對查新項目的學(xué)科類型、查新目的、委托單位等具有價值的信息進行深度數(shù)據(jù)挖掘分析。

2 科技查新業(yè)務(wù)數(shù)字必要性

隨著科技查新報告在科研項目立項、科技成果鑒定、新產(chǎn)品研發(fā)、專利保護、專利分析、科技評估等方面的重要性日益突出，科技查新的工作量隨之急劇增長，傳統(tǒng)的查新工作方式已經(jīng)能夠不能夠很好的滿足查新客戶的需求和科技查新項目的管理。

查新業(yè)務(wù)的主要流程為查新業(yè)務(wù)委托、業(yè)務(wù)受理、登記、分配、檢索、撰寫報告、審核、交付、統(tǒng)計、歸檔等。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的使用可以方便的實現(xiàn)以上業(yè)務(wù)的數(shù)字化和流程化管理?？蛻糁恍枰谀苌暇W(wǎng)的電腦前，就可以很方便的填寫查新委托給查新機構(gòu)，查新機構(gòu)通過查新業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)查新業(yè)務(wù)受理、登記、分配、檢索、審核、交付的數(shù)字化流程。

3 科技查新綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用典型案例

甘肅省科學(xué)技術(shù)情報研究所作為甘肅省科技工作的一個重要部門，從2004年起，通過調(diào)研科技查新行業(yè)的相關(guān)單位，針對管理中存在的問題，研發(fā)了“查新業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)”應(yīng)用于科技查新業(yè)務(wù)的精確化和數(shù)字化管理。并在實際應(yīng)用中取得了良好的效果，該系統(tǒng)目前應(yīng)用廣東省科學(xué)技術(shù)情報研究所、浙江大學(xué)圖書館、浙江省科技信息研究院等全國十余家科技查新機構(gòu)。

3.1 科技查新業(yè)務(wù)的精確管理

3.1.1 查新委托的數(shù)字化管理

委托客戶先在網(wǎng)上注冊，或登錄已有賬號，登錄后填寫并提交委托單。查新管理人員登錄客戶端系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)受理，根據(jù)查新員當(dāng)前手中查新量的情況將委托單分配給查新員，或者委托客戶直接將委托單提交到某一位查新員。在查新員查新之前，委托客戶還可以下載、修改委托單。

3.1.2 查新流程數(shù)字化管理

針對查新機構(gòu)不同人員的工作需要,如查新員、審核員、檔案管理員、查新機構(gòu)主管等,設(shè)置不同的用戶使用權(quán)限,實現(xiàn)查新項目的分層次管理。主要的權(quán)限有：系統(tǒng)維護，課題審核，業(yè)務(wù)統(tǒng)計，財務(wù)統(tǒng)計等。

3.2 精確豐富的統(tǒng)計功能

通過統(tǒng)計功能的使用，可以方便的以日期為節(jié)點統(tǒng)計時間段內(nèi)的委托數(shù)量和委托分布，并能看到課題的完成情況，和查新員的工作業(yè)務(wù)量統(tǒng)計，方便查新管理人員及時調(diào)整分配查新任務(wù)，協(xié)調(diào)工作。如圖1、圖2所示。

圖1 課題統(tǒng)計功能

圖2 業(yè)務(wù)量統(tǒng)計

3.3 歷史報告導(dǎo)入

通過采用文本挖掘方法，編寫了文本批處理方法，可以從歷史查新報告中精確抽取報告編號、項目名稱、委托單位、委托人、委托日期、查新目的、項目的科學(xué)技術(shù)要點、查新點、查新范圍、檢索詞、查新結(jié)論這些內(nèi)容。

同時將歷史查新報告也一并存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，方便統(tǒng)計例如：2005年的歷史報告導(dǎo)入系統(tǒng)后如圖3所示。

圖3 歷史報告導(dǎo)入

3.4 事實型數(shù)據(jù)導(dǎo)出

系統(tǒng)對于需要提交到事實型數(shù)據(jù)庫的項目，可以方便的由系統(tǒng)批量導(dǎo)出上報格式數(shù)據(jù)。如圖4所示。

圖4 事實型數(shù)據(jù)庫上報數(shù)據(jù)導(dǎo)出

3.5 為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了優(yōu)質(zhì)元數(shù)據(jù)

通過使用該系統(tǒng)的查新委托，可以精準(zhǔn)的將科技查新事實型數(shù)據(jù)庫所需要的元數(shù)據(jù)信息保存在查新綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，并集成智能接口可以方便的與科技查新事實型數(shù)據(jù)庫做到數(shù)據(jù)共享。如圖5所示。

圖5 科技查新事實型數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)匯總上傳表

3.6 智能化查新報告模版

通過使用查新模版，可方便的控制查新報告格式，將查新委托內(nèi)容智能化填入報告模版中大大降低了查新員的工作量。如圖6所示：

圖6 科技查新報告自動套用模板

3.7 查新質(zhì)量控制

通過對查新項目的查新主題與查新點的分析與把握，檢索詞及檢索策略的全面性、準(zhǔn)確性；查新檢索結(jié)果對比分析的針對性、可比性、準(zhǔn)確性；查新結(jié)論的客觀性、公正性、邏輯性、準(zhǔn)確性和決策參考性；結(jié)論部分背景論述的相關(guān)性、針對性：查新報告的表述層次規(guī)范化與簡潔、流暢性六個方面由審核員進行評分，可以對查新員的查新質(zhì)量進行監(jiān)督。如圖7所示：

圖7 查新員查新質(zhì)量控制

4 結(jié)語

通過科技查新事實型數(shù)據(jù)庫項目的事實型數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加速了各科技查新機構(gòu)在查新業(yè)務(wù)和管理方面數(shù)字化建設(shè)的流程?？萍疾樾聵I(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的使用為科技查新工作和科研管理提供了有力的保障， 體現(xiàn)了先進的管理思想，極大地提高了查新工作效率，使得業(yè)務(wù)的可操作性、實用性、可追蹤性以及直觀性等大大增強，在很大程度上降低了管理成本，提升了項目監(jiān)控能力等特點，已經(jīng)被浙江大學(xué)圖書館、安徽科技情報研究所等20余家查新單位應(yīng)用。該系統(tǒng)為遼寧省科學(xué)技術(shù)情報研究所、浙江省科技信息研究院、廣東省科學(xué)技術(shù)情報研究所，安徽科技情報研究所等多家單位的歷史查新報告提供了數(shù)據(jù)抽取整理，在短時間內(nèi)，處理了近十萬份查新報告的元數(shù)據(jù)整理抽取工作，節(jié)約了科技查新事實型數(shù)據(jù)庫共建聯(lián)盟單位的時間，按時完成了數(shù)據(jù)的整理上傳，保證了科技查新事實型數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作的順利完成。同時該管理模式的應(yīng)用全面提升了查新業(yè)務(wù)效率和管理水平，使查新管理水平邁上了一個新臺階。

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