于向紅哈爾濱市第一?？漆t(yī)院　黑龍江哈爾濱　150056

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如何做好醫(yī)院檔案的收集和歸檔工作

于向紅
哈爾濱市第一?？漆t(yī)院黑龍江哈爾濱150056

【摘要】醫(yī)院檔案是在醫(yī)療、教學(xué)、科研及管理活動過程中形成的各種具有保存價值的歷史記錄，醫(yī)院檔案的形成，離不開醫(yī)院檔案收集和歸檔工作，這是醫(yī)院檔案得以形成的基礎(chǔ)。醫(yī)院在各種活動開展過程中會有大量的信息材料產(chǎn)生，這些材料具有較強(qiáng)的分散性和零散性，需要對這些材料進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，這不僅有利于檔案的集中管理，而且能夠有效的保證檔案的安全，為檔案的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；收集；歸檔；問題；措施

醫(yī)院檔案收集和歸檔是檔案最基礎(chǔ)的管理工作。但是醫(yī)院檔案管理工作中，普遍存在著收集和歸檔意識不強(qiáng)的問題，歸檔案卷質(zhì)量也不高，這不僅會影響檔案的完整性，而且不利于檔案的安全，因此需要針對當(dāng)前醫(yī)院檔案收集和歸檔過程中存在的各種問題，采取切實可行的措施來有效的提高檔案收集和歸檔的水平，為檔案后期的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案收集與歸檔工作中一些常見問題

（一）檔案收集和歸檔意識淡薄。在檔案法中對于必然立卷歸檔案的材料有明確的規(guī)定，需要定期向檔案部門及檔案工作人員進(jìn)行移交，實現(xiàn)檔案資料的集中管理。但在實際工作中，由于部分人員對檔案管理工作缺乏重視，檔案收集和歸檔意識淡薄，從而導(dǎo)致在日常工作中對檔案材料的保存和積累工作較為忽視，一些有價值的文件資料隨處放置、隨意處理，部分部門為了自身使用便利，往往不對檔案材料進(jìn)行移交，將其保存在自己部門內(nèi)，隨用隨取，導(dǎo)致檔案材料無法及時歸檔，給檔案集中管理帶來較大的難度。

（二）歸檔材料不齊全。在醫(yī)院檔案管理工作中，由于沒有按照具體的規(guī)定來及時對檔案材料進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致一些重要材料缺失，特別是一些重要醫(yī)療專業(yè)會議資料、專家講學(xué)資料、醫(yī)療糾紛中的訴訟文書、一些有領(lǐng)導(dǎo)批示的來訪材料及處理報告等，一旦材料沒有及時收集和歸檔，則會導(dǎo)致材料不齊全，對以后的利用帶來較大的影響。另外，在部分醫(yī)院歸檔材料中，往往對紙質(zhì)載體的材料更為重視，而對電子、聲像及實物等載體的材料歸檔率較低。

（三）歸檔案卷質(zhì)量不高。有些檔案材料填寫不規(guī)范，有些成套的歸檔材料中缺少某一部分，有些檔案記載的內(nèi)容與事實不符，造成部分檔案質(zhì)量下降，直接影響了檔案的價值。國家相關(guān)法規(guī)明確規(guī)定文件材料由形成部門立卷，即要求最后移交到檔案室的是經(jīng)過整理、按文件材料的聯(lián)系和一定的規(guī)律立好卷的材料，不能將未經(jīng)整理和立卷的材料移交到檔案室。部分科室嫌立卷工作繁瑣，沒有經(jīng)過必要的立卷程序，直接將分散的文件材料送交醫(yī)院檔案室，既增加了檔案室的工作量，也不利于文件材料的整理和利用。

二、提升醫(yī)院檔案收集與歸檔工作水平的措施

（一）提高認(rèn)識，增強(qiáng)檔案意識。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院重要的財富，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工對檔案的重要性有一個深入的認(rèn)識，努力提高自身的檔案意識，這樣才能在檔案收集與歸檔工作中積極配合和支持，從而盡到保管好檔案的義務(wù)。而且在工作中也能夠形成定期立卷歸檔的習(xí)慣，定期將相關(guān)材料向檔案室進(jìn)行移交，使檔案收集渠道變得更為暢通。

（二）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)制度。醫(yī)院的檔案資料大多來源于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理科室、臨床醫(yī)療科室、醫(yī)技科室及部分醫(yī)護(hù)人員的手中，材料的形成比較分散、多樣，這往往會影響檔案的收集。要想收集齊全完整，就需要有一個完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在集中統(tǒng)一管理的原則下分級管理，通過各科室兼職檔案工作人員把好檔案的收集源頭，來實現(xiàn)檔案材料歸檔的齊全完整。醫(yī)院檔案資源的收集歸檔是一項經(jīng)常性、長期性的工作，為了確保這項工作正常、規(guī)范開展，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定出符合醫(yī)院實際的檔案收集歸檔制度。制度中應(yīng)明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、移交手續(xù)等，使有關(guān)工作人員有章可依、按章辦事，改變工作中的隨意性，并將收集歸檔工作落實到個人，列入崗位考核內(nèi)容，以強(qiáng)化相關(guān)人員的職責(zé)。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查督促。醫(yī)院各職能部門作為醫(yī)院檔案資源產(chǎn)生的主體，承擔(dān)著文件材料收集歸檔等具體工作，但由于檔案工作不是其主要工作，檔案工作人員大都是兼職，不可能對檔案工作的要求十分了解，因此，檔案部門的專職管理人員要根據(jù)檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，采取定期培訓(xùn)、個別講解等方法，深入到科室，使醫(yī)院文書部門和業(yè)務(wù)部門的兼職人員了解和掌握文件材料收集歸檔的具體要求和做法。同時，要加強(qiáng)檢查督促，督促各職能部門依法、按制度開展檔案工作。

（四）提高歸檔案卷的質(zhì)量。隨著醫(yī)療改革的不斷深入，檔案工作更重視服務(wù)質(zhì)量的提高，采用積極主動的服務(wù)方式有效的提高了檔案工作的效用。在檔案收集和歸檔工作中，需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，嚴(yán)格按照時間先后順序進(jìn)行立卷，案卷質(zhì)量達(dá)到合格要求時才能簽字裝訂案卷。對于立卷歸檔需要進(jìn)行分類整理，在組卷時需要確保檔案卷內(nèi)材料的完整性和系統(tǒng)性。在檔案歸檔工作中，需要以醫(yī)院各項活動中產(chǎn)生的文件材料作為歸檔的重點，而且在有效的保持文件材料的本來面貌，檔案管理人員需要合理對檔案整理工作進(jìn)行安排，避免對檔案材料造成操作性破壞。具有保存價值的檔案需要單獨立案歸檔，做好檔案借閱時的登記工作，合理對借閱者的歸還時間進(jìn)行安排。各科室的負(fù)責(zé)人需要對檔案材料歸檔范圍及立卷歸檔程序進(jìn)行掌握，并在具體工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效的提高檔案歸檔的質(zhì)量，充分的發(fā)揮出檔案的價值和作用。

三、結(jié)束語

醫(yī)院在各項活動中所產(chǎn)生的材料較多，這就使檔案收集工作量較大，而且歸檔難度增加，因此需要努力強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和歸檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步對檔案管理制度進(jìn)行完善，科學(xué)規(guī)范檔案材料的管理工作，確保檔案立卷質(zhì)量的提高，使檔案能夠更好的服務(wù)于新時期醫(yī)院的發(fā)展，充分的發(fā)揮出檔案的最大效用。

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