吳 敏

蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215009

淺談高等職業(yè)院校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)備素質(zhì)

吳 敏

蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215009

高校教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)著繁重的教學(xué)輔助工作，是確保教學(xué)正常運(yùn)行的重要角色，教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)的高低直接影響到教學(xué)工作質(zhì)量及管理水平。本文重點(diǎn)研究一個(gè)良好的教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。

教學(xué)秘書(shū)；教學(xué)管理；崗位職責(zé)；基本素質(zhì)

高等職業(yè)教育擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)高技能人才的重要任務(wù)，培養(yǎng)人才的中心環(huán)節(jié)就是教學(xué)，教學(xué)秘書(shū)作為二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，在教學(xué)運(yùn)行中起到舉足輕重的作用。對(duì)上是教學(xué)院長(zhǎng)的助手，對(duì)下是聯(lián)系全體教師和學(xué)生的紐帶。所以，教學(xué)秘書(shū)的基本素質(zhì)，直接影響教學(xué)工作質(zhì)量與管理水平。

一、教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)

根據(jù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校教學(xué)秘書(shū)崗位職責(zé)要求，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)不僅是學(xué)校教學(xué)任務(wù)的執(zhí)行者，同時(shí)還是教學(xué)任務(wù)的管理者。工作量繁重復(fù)雜，工作難度較大，具體有以下職責(zé)：

（一）做好教學(xué)運(yùn)行的準(zhǔn)備工作

開(kāi)學(xué)初期，要協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)編制本學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃，同時(shí)要督促各系（教研室）制定和落實(shí)各專(zhuān)業(yè)的授課計(jì)劃總表、分表，實(shí)訓(xùn)計(jì)劃；根據(jù)人才培養(yǎng)計(jì)劃編寫(xiě)人才培養(yǎng)方案，編制教學(xué)進(jìn)程，統(tǒng)計(jì)教材申報(bào)，落實(shí)教學(xué)任務(wù)，同時(shí)配合教研室落實(shí)教學(xué)計(jì)劃所列的課程，在此基礎(chǔ)上編制本院專(zhuān)業(yè)課表并維護(hù)課表正常運(yùn)行。協(xié)助教學(xué)副院長(zhǎng)做好期初教學(xué)檢查，并及時(shí)反饋質(zhì)控辦。

（二）保障日常教學(xué)運(yùn)行的管理工作

日常教學(xué)運(yùn)行的管理工作比較繁瑣復(fù)雜。具體有以下內(nèi)容：安排各系（部）填寫(xiě)教學(xué)安排表，教學(xué)任務(wù)聘書(shū)，教學(xué)情況登記表，教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)表，教學(xué)內(nèi)容、考試內(nèi)容、教學(xué)方式改革登記表；做好期初教學(xué)資料（聽(tīng)課記錄、教研室臺(tái)賬、督導(dǎo)臺(tái)賬、教案、教材，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)計(jì)劃等）的收發(fā)和保管工作。組織安排期初補(bǔ)考、畢業(yè)補(bǔ)考，期末考試和社會(huì)監(jiān)考工作；根據(jù)教務(wù)處的要求，做好各類(lèi)報(bào)表、材料的填報(bào)、匯總工作；按照教學(xué)管理規(guī)定處理日常調(diào)課、停課事宜，并做好調(diào)停課表的備案和報(bào)送工作；對(duì)于學(xué)生管理部分，從學(xué)籍管理、學(xué)生考勤匯總，學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)錄入提交到學(xué)生資料保管等有關(guān)工作；在教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中，還要處理學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、轉(zhuǎn)院系等工作。辦理免修、重修等工作，由主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)校教務(wù)處備案；做好試卷的審批、送印、取回、分發(fā)做好教室的分；做好監(jiān)考的安排，巡查，試卷的回收保管等工作。

（三）落實(shí)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作

教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校教學(xué)工作的重中之重。每個(gè)學(xué)校都有自己的一套教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控和評(píng)價(jià)體系。教學(xué)秘書(shū)不僅要協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)起草計(jì)劃，檢查計(jì)劃落實(shí)情況，同時(shí)還負(fù)責(zé)與教學(xué)督導(dǎo)，教學(xué)巡視員以及學(xué)生信息員聯(lián)系，召開(kāi)學(xué)生信息員會(huì)議，聽(tīng)取對(duì)教學(xué)工作的反饋意見(jiàn)，并及時(shí)和相關(guān)老師溝通，同時(shí)還要組織學(xué)生評(píng)教，督導(dǎo)評(píng)教，檢查教師教案，聽(tīng)課筆記，抽查學(xué)生作業(yè)情況，然后，匯總信息反饋給質(zhì)控辦。

（四）教學(xué)改革教科研的協(xié)助工作

教學(xué)改革涉及面比較廣泛，比如人才培養(yǎng)方案優(yōu)化、實(shí)踐教學(xué)改革、精品課程建設(shè)、教學(xué)方法、精品教材建設(shè)等諸多環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)改革中可以為教師提供相關(guān)教學(xué)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)備教學(xué)資料，分析教學(xué)問(wèn)題，提出整改建議，協(xié)助教改課題管理等。對(duì)于科研管理，教學(xué)秘書(shū)也起到重要協(xié)助作用。主要是組織并指導(dǎo)各系申報(bào)年度科研項(xiàng)目；掌握科研項(xiàng)目的組織落實(shí)情況和進(jìn)展情況；及時(shí)向?qū)W校提供本院科研工作中的典型材料；做好科研成果的年度統(tǒng)計(jì)和評(píng)定準(zhǔn)備工作；協(xié)助組織院內(nèi)學(xué)生開(kāi)展學(xué)術(shù)講座活動(dòng)；組織本院學(xué)生參加相關(guān)外聘專(zhuān)家講座活動(dòng)。

二、教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的基本素質(zhì)

（一）思想政治素質(zhì)

高等教育是培養(yǎng)祖國(guó)棟梁的地方，無(wú)論是教師還是教學(xué)輔助人員，思想政治覺(jué)悟應(yīng)當(dāng)放在第一位。作為一名高校的教務(wù)秘書(shū)，直接和學(xué)生打交道，言行舉止都代表著高校的形象，也傳遞著國(guó)家的教育理念，所以，思想政治覺(jué)悟要和黨中央保持高度一致，必須具有堅(jiān)定、正確的政治方向，堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則和各項(xiàng)教育方針政策，擁有高尚的思想品質(zhì)，科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，為人師表，光明磊落，自覺(jué)地用馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論來(lái)指導(dǎo)自己的言行，在實(shí)踐中貫徹“三個(gè)代表”重要思想。切實(shí)落實(shí)習(xí)總書(shū)記“二學(xué)一做”的要求。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)所做的一切工作都是為教師和學(xué)生服務(wù)的工作，這就要求教學(xué)秘書(shū)要有良好的職業(yè)道德，要有服務(wù)意識(shí)和敢為人梯的精神。我們學(xué)校的前任教務(wù)處長(zhǎng)曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，所有高職院校中最繁雜的工作崗位就是教學(xué)秘書(shū)崗位，工作范圍廣，涉及內(nèi)容多，工作事務(wù)瑣碎，如果沒(méi)有一種樂(lè)于吃苦甘于奉獻(xiàn)的精神，是不可能做好教學(xué)秘書(shū)工作的。教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是學(xué)校的生命線，保證和提高教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量是學(xué)校永恒的主題。而這些，都離不開(kāi)教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)管理工作的忠誠(chéng)和熱愛(ài)。教學(xué)秘書(shū)要有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，明確肩上的重任，更要有敬業(yè)奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神，甘作無(wú)名英雄，兢兢業(yè)業(yè)地、踏踏實(shí)實(shí)地完成工作。

（三）業(yè)務(wù)能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書(shū)完成教學(xué)管理工作的效率與他們的業(yè)務(wù)能力直接相關(guān)。教學(xué)管理管理工作的知識(shí)化、現(xiàn)代化，不但要求他們具有較寬泛的知識(shí)素質(zhì)，同時(shí)還要有運(yùn)用知識(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。隨著教育改革的深入，教學(xué)管理越來(lái)越規(guī)范化，教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)的工作千頭萬(wàn)緒，如何在時(shí)間緊、任務(wù)重的條件下出色地完成工作，對(duì)教學(xué)秘書(shū)提出了更高的要求，具體而言包括：

1、教學(xué)管理能力。教學(xué)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，向上接受學(xué)校教務(wù)處的直接領(lǐng)導(dǎo)，如果沒(méi)有良好的管理能力，而只是被動(dòng)接受教務(wù)處下達(dá)任務(wù)，然后作為傳聲器傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)和教師，往往工作會(huì)很繁雜，且會(huì)陷于無(wú)窮盡的應(yīng)付的尷尬局面。要想妥善安排，想對(duì)學(xué)校紛繁的工作事務(wù)駕輕就熟，就必須具有良好的管理能力。要善于從繁雜的教學(xué)事務(wù)中找出各時(shí)段各學(xué)期的常規(guī)性事務(wù)，提前制定工作計(jì)劃，然后根據(jù)計(jì)劃主動(dòng)出擊，這樣才能游刃有余。

2、思維應(yīng)變能力。對(duì)于時(shí)間緊，任務(wù)重的突擊性工作，要求教學(xué)秘書(shū)反應(yīng)要快，思路要清楚，能夠迅速抓住事件的重點(diǎn)，調(diào)動(dòng)平時(shí)工作中的各種信息資料，然后根據(jù)個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、結(jié)合對(duì)工作任務(wù)熟悉程度來(lái)完成。比如外請(qǐng)教師突然發(fā)生事故不能來(lái)上課了，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)安頓后學(xué)生，然后快速抽掉相關(guān)老師頂上去，以至于不影響正常的教學(xué)工作。這就要求教學(xué)秘書(shū)要在平時(shí)的工作中善于積累可能有用的各種信息資料，同時(shí)加以妥善的保管，在發(fā)生事件時(shí)能夠隨時(shí)應(yīng)對(duì)；對(duì)教學(xué)管理業(yè)務(wù)非常熟悉，這樣碰到突擊性任務(wù)才可以從容應(yīng)對(duì)，遇事不慌。

3、溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書(shū)不僅要和院系領(lǐng)導(dǎo)打交道，同時(shí)還直接和本院系全體專(zhuān)兼職教師及全院學(xué)生以及相關(guān)職能部門(mén)老師打交道，這就要求教學(xué)秘書(shū)必須具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。只有和相關(guān)人員保持良好的溝通，才能得到理解與支持，才能有良好的工作氛圍。因此，這就要求教學(xué)秘書(shū)在工作中，既要明確給自己定好位，同時(shí)也要能夠協(xié)調(diào)好其他同事，做到：在協(xié)調(diào)中到位而不越位，參與而不干預(yù)，出謀而不決策，處理和老師及學(xué)生的關(guān)系要善于從多角度考慮，和諧地處理好與上級(jí)主管部門(mén)、院系領(lǐng)導(dǎo)、本院系教師和學(xué)生的關(guān)系。對(duì)于學(xué)生的管理也應(yīng)以人為本，把學(xué)生當(dāng)成自己的孩子和朋友，能夠換位思考，為師生們創(chuàng)造和諧的教學(xué)環(huán)境。

4、文書(shū)表達(dá)能力

教學(xué)秘書(shū)是本學(xué)院教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手，經(jīng)常參與起草本部門(mén)教學(xué)管理規(guī)定，擬定教學(xué)文書(shū)，制定教學(xué)計(jì)劃，撰寫(xiě)教學(xué)總結(jié)，擬制各種通訊，通知，申請(qǐng)報(bào)告等，這些文書(shū)的撰寫(xiě)不僅要求表達(dá)意思要準(zhǔn)確，還要言簡(jiǎn)意賅，行文流暢，不夸大自己的工作成績(jī)也不埋沒(méi)工作的辛苦，但又不要讓人感覺(jué)就是羅列工作內(nèi)容，文字堆砌，這就要求教學(xué)秘書(shū)要具有很好的文字表達(dá)能力，讓領(lǐng)導(dǎo)看工作計(jì)劃和總結(jié)時(shí)似在閱讀散文一樣輕松，在師生看通訊報(bào)道時(shí)如閱讀詩(shī)歌一般愉快。

（四）心理素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)的崗位，必須具備良好的心理素質(zhì)。因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)的工作是為他人做嫁衣的工作，永遠(yuǎn)的綠葉。當(dāng)一線教師取得了教科研項(xiàng)目時(shí)，要能夠及時(shí)調(diào)整自己的心態(tài)，雖然，你可能為這個(gè)項(xiàng)目也付出了努力，但要明確你的工作是輔助性的，是教學(xué)舞臺(tái)上的配角，專(zhuān)業(yè)老師才是教學(xué)舞臺(tái)的主角，正是由于專(zhuān)業(yè)老師的辛勤耕耘，刻苦鉆研，才能為學(xué)校培養(yǎng)出一批批優(yōu)秀的人才，我們的教育事業(yè)才得以發(fā)展和延續(xù)。另外，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的更新，教學(xué)秘書(shū)工作的快節(jié)奏和高壓力，都對(duì)其心理素質(zhì)提出了更高的要求。教學(xué)秘書(shū)工作的特殊性，工作內(nèi)容的繁雜性，工作性質(zhì)的輔助性又常常使教學(xué)秘書(shū)處于各種矛盾之中，承受著巨大的心理壓力。沒(méi)有健全心理品質(zhì)的人是很難勝任這一工作的。因此，心理素質(zhì)是教學(xué)秘書(shū)的必備素質(zhì)之一。

綜上所述，教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中，具有舉足輕重的作用。不僅要有全局觀念，高度的思想政治素質(zhì)，還要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及甘做綠葉的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。

［1］陳美霞.高校教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)剖析［J］.云南財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（5）：129

［2］孫紅衛(wèi).論高校教學(xué)秘書(shū)職能實(shí)現(xiàn)的素質(zhì)培養(yǎng)［J］.浙江工商大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（6）：87

［3］肖衛(wèi).新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)管理工作淺析［J］.教育與現(xiàn)代化，2007（4）：75

［4］鐘天亮.新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)和能力［J］.科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（1）：191

吳敏（1969年8月——），女，漢族，江蘇徐州人，蘇州大學(xué)法學(xué)院碩士研究生，現(xiàn)為蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文社科與旅游管理學(xué)院，秘書(shū)，研究方向行政法。