魏 紅

高校檔案管理服務職能及如何有效發(fā)揮其作用

魏 紅

檔案館是高校機構的一個重要組成部分，它存在的根本意義就在于將高校的各種檔案永久保存下來，與其他機構單位相比，表現(xiàn)出很強的穩(wěn)定性和獨立型。正是基于這種特殊屬性，要求著高校在管理工作層面，必須具備一套完善化的管理體系。此外，高校檔案也是國家檔案事業(yè)的組成部分，隨著社會的發(fā)展、經(jīng)濟的進步，科學技術的日新月異，高等教育事業(yè)建設也得到了深化，對于高校檔案的研究也愈發(fā)深入。為了更好地輔助教育事業(yè)的建設、服務于現(xiàn)代化社會的發(fā)展，對于高校領導和檔案館管理工作人員來說，必須重新審視高校檔案館存在的價值，基于當前高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)信息化時代背景下，探究高校方案管理服務職能的轉(zhuǎn)變，以及創(chuàng)新發(fā)展路徑。

高校檔案 服務職能 拓展

所謂“檔案”，簡單一點講就是將某領域各類信息資源保存下來，它最大的特點就是原發(fā)性、記錄性、權威性。以高校檔案來說，它真實記載了學校全方位、全領域的信息資源，包括從學校創(chuàng)立、發(fā)展等全過程?？梢哉f，高校檔案就是高校歷史發(fā)展的積淀，是高校文化的記錄者，對于推動高校教育教學工作的整體性發(fā)展，具有重要意義。本次課題研究，運用文獻追蹤法、列舉歸納法、研究分析等方法，借助于最新研究理論，結合著我校實際，對新時期我國高校檔案服務功能以及拓展，基于現(xiàn)狀、發(fā)掘問題、探尋規(guī)律，進而提出完善高校檔案管理服務職能拓展與實現(xiàn)路徑。

一、高校檔案管理工作

（一）高校檔案的特點

根據(jù)現(xiàn)行的（2008年8月頒布實施）《高等學校檔案管理辦法》條例中，針對高校檔案做了明確的定義。大致意思如下，高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動，在整個實踐活動過程當中，能夠直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各類信息資源，以文字、圖表、聲像等不同載體形式被記錄、保存下來。

關于高校檔案的特點，可以歸納為三個方面。首先，高校檔案并不是簡單純粹的管理工作，而是一種相對較為復雜的綜合性工作，最大的職能就是“服務”?？傮w來看，高校檔案集教育、科研、管理于一體，因此，其注重的是綜合性發(fā)展。其次，高校檔案各信息資源數(shù)據(jù)來源廣泛，涉及面比較廣，內(nèi)容豐富，涵蓋了文化、各專業(yè)學科、社會實踐、科研、校園生活、思政工作等。第三，在高校檔案管理工作中，核心內(nèi)容是科研檔案，比如，各專業(yè)院系的教學檔案、高校教師和學生的學術性論文、科研成果等，這些對于教學工作的開展，都是必不可少的珍貴資料。

（二）加強高校檔案管理的必要性

關于這一問題，需要從高校教育本身來切入，從發(fā)展的視角來看待。

第一，高校檔案是高校發(fā)展的重要信息資源，對于學校的教學工作、科研工作具有不可替代的功能，同時還具備社會服務輔助性功能。這一點可以依據(jù)著高校檔案的實際內(nèi)涵來了解。高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，它可以讓我們更加清晰的了解到學校歷史面貌，以及發(fā)展軌跡，從中可以幫助我們探尋發(fā)展規(guī)律，獲取到更加有價值的信息資源。大量的實踐研究一再表明，高校檔案對于推動教育改革、教育質(zhì)量改善、教學效率提升、學校及師生權益的維護，具有重要的作用。

第二，高校方案管理是高等教育一項基礎性工作，是學校各項教學工作得以順利開展與實現(xiàn)的不可缺少的關鍵環(huán)節(jié)。此外，一所高等院校檔案館管理工作的好壞，可以用來衡量學校管理水平的高低，換言之，它直接影響著校園整體風貌的建設，包括思想政治、文化學風等。從更深層的角度來看，它與學校各項管理制度關聯(lián)密切。

二、新時期信息時代下的高校檔案管理服務職能

關于高校檔案管理服務職能的一些基本內(nèi)涵，前文中也已經(jīng)進行了介紹，從傳統(tǒng)意義上來看，大眾認識中的高校檔案館，它的主要服務職能在于對高校檔案信息的積累、保存，并在此基礎上加以適當延伸，盡可能地拓展其職能。在這種過程中，高校檔案的價值充分顯現(xiàn)。比如，信息服務功能逐步面向高校師生，因為它的核心內(nèi)容是教學、科研，檔案館可以為師生的“教”“學”工作創(chuàng)設更加有利的環(huán)境、氛圍、條件。當然，這些信息服務功能并不僅僅局限于校園內(nèi)，即便面向廣大的社會公眾，它也可以為人們提供相應的服務。例如，它可以提供各種檔案信息的二次加工成果，簡單一點講，就是指，充分挖掘出高校檔案“貯藏”、“利用”這兩大基本職能。但是，在新時期，隨著高等教育不斷變革發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應新時期高校教學工作，在這種情況下，其服務職能的發(fā)揮也就受到了諸多限制。因為在傳統(tǒng)管理模式下，高校檔案館的收集對象主要以紙質(zhì)檔案為主，包括收集、整體、保存、管理等，不僅費時費力，并且失誤率不斷攀升。

在新時期信息技術不斷發(fā)展的環(huán)境下，現(xiàn)代信息技術廣泛地應用到檔案管理領域中來，以各種形式將檔案載體更好地保存下來，包括電子文件、磁盤、縮微膠片等。不斷推動著高校檔案管理服務方式發(fā)生著翻天覆地的變化，而相應的其職能也得到了拓展。關于這一時期高校檔案管理服務職能的轉(zhuǎn)變、拓展，表現(xiàn)如下：

第一，高校檔案服務職能社會化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化網(wǎng)絡技術滲透到教育每一個環(huán)節(jié)。以本地的幾所高校來說，為了適應教育教學工作，陸續(xù)建立起校園網(wǎng)。具體表現(xiàn)為，在紙質(zhì)文件形成的同事，產(chǎn)生了大量的電子類文件，使得檔案管理工作朝著信息化方向去發(fā)展、去轉(zhuǎn)變。在這種局面下，逐漸打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用的局限性。此外，檔案信息資源通過網(wǎng)絡等手段來滿足不同利用者的需要，直接促使著高校檔案管理從單一的保管職能，開始向全方位的服務職能轉(zhuǎn)變。第二，宣傳交易職能更加深入。通常情況下，高校檔案是高校發(fā)展歷史的一個整體性記載，其中涵蓋了不同階段、不同環(huán)境下的各類原始信息。其中大部分資料都是學校老一代知識分子做出的貢獻，同時也是最好的見證，尤其是在科學文化領域，許多寶貴的資料都可以用來高校思政教育工作。

三、高校檔案管理服務職能創(chuàng)新發(fā)展路徑

通過相關的分析了解后，可以得知，在當前互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，高校檔案管理工作表現(xiàn)最突出、最活躍的功能是服務層面，包括校園文化建設、社會發(fā)展服務等。因此，在這里重點結合著我校實際，基于科學文化建設的視角，探尋高校檔案管理服務職能在這一時期的發(fā)展道路、方向。

何為“高校文化”？高校校園文化是指高等院校以大學生特有的思想觀念、價值取向等作為理論核心，通過實踐來錘煉并強化校園人際關系、生活規(guī)范與行為方式。以我校為例，在該領域發(fā)展建設層面上，由我校學生參與創(chuàng)辦的報刊、學生社團及其他文化設施為表征的文化氛圍、精神環(huán)境等。

（一）目前主要存在的問題

第一，對檔案的重要性認識程度還是不夠，包括校領導、檔案館工作人員，檔案意識過于薄弱。這一點主要體現(xiàn)在日常的教學管理工作當中，比如在機構設置上、人員配置上、經(jīng)費投入上、硬件設施建設上，無法更好地滿足學校檔案管理工作的實際發(fā)展，在這種情況下，勢必限制著我校檔案管理工作水平，以及各領域的研究項目。當然，這與當下的教育形勢關聯(lián)較大，近幾年，隨著我校大范圍擴招，使得原本就經(jīng)費緊張的情況，變得更加困難。不僅是我校，包括周邊的幾所院校，大多都是從自身條件以及辦學效益出發(fā)，將資金著力用在與辦學直接相關的項目上。比如，擴建校園規(guī)模、組建培訓師資隊伍等，以及將經(jīng)費投入到與教學科研關系比較密切的項目上。在這種局面下，大家都存在一種錯誤的思想，即檔案管理屬于長期建設工作，在短期內(nèi)擱淺一下“無關緊要”。最終造成高校檔案管理信息化建設明顯不足，無法將服務職能充分的發(fā)揮出來。

第二，檔案管理不規(guī)范、依法管理觀念較差、工作人員素質(zhì)參差不齊。不少高校檔案管理工作人員，對相關的檔案管理制度了解不夠透徹，對相關的法律法規(guī)條例缺少學習，比如《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等。人員服務意識淡薄，大多都是坐等其他部門人員來上門交檔案，自己很少去主動關注、主動學習、主動去宣傳檔案知識。此外，部分管理員對于檔案管理的真正內(nèi)涵理解錯誤，錯誤的以為檔案工作只不過是“材料的看管員”。

（二）高校檔案服務職能拓展與創(chuàng)新路徑

首先，從國家戰(zhàn)略發(fā)展層面來看，必須清楚地認識到，高校檔案管理服務具有方向性、指導性、促進性的作用，因此，可以從管理體制、法律法規(guī)等層面來完善并實現(xiàn)。

實行檔案機構獨立建制的模式，并加強資源整合力度。前國家主席胡錦濤曾在黨的十七大會議報告中明確指出，在檔案事業(yè)建設上，需要加大機構整合力度。此后，國家檔案局館長，楊冬權堅決貫徹這一會議精神，在全國的檔案局會議上，首次提出了“大檔案”的思想。簡單一點講，就是指要以館際合并、館際合作、設立分館、集中備份、館室合作、信息整合、網(wǎng)絡共享等多形式來建設，將各類分散的檔案信息資源變得更加集中，并將各零星的檔案信息借助于互聯(lián)網(wǎng)信息平臺加以系統(tǒng)融合，從而更好的服務于社會。在法律法規(guī)完善層面，現(xiàn)行的“中華人民共和國檔案法”，與現(xiàn)代實際出現(xiàn)一些偏差，包括服務方向、內(nèi)容、行為規(guī)范、經(jīng)費、法律責任等，這些都需要進一步完善。比如，規(guī)定文獻資源建設與布局、規(guī)定高校檔案館的發(fā)展和布局，此外像一些業(yè)務技術標準、崗位人員編制等，都需要以法律的形式確立下來。

其次，從高校自身科學文化建設的層面來看，應當根據(jù)實際情況來制定出具有策略性的方案。

第一，校/院領導要重視，從思想觀念上轉(zhuǎn)變。人的問題始終是第一位的，無論是領導干部還是基層管理人員，思想落后、意識淡薄，是高校檔案管理服務水平低下的主要原因。對于高校檔案管理人員來說，在信息化時代環(huán)境下，他們的職責隨著技術的進步、理念的轉(zhuǎn)變，也發(fā)生著深刻的變化，已經(jīng)由過去純粹的檔案資料保管員，變成了如今的檔案信息資源的開發(fā)者、知識的提供者，并且要求其掌握具備相關的信息技術?？傊?，貫徹落實人本管理理念，是服務職能拓寬的基礎條件，依據(jù)著《普通高等學校檔案管理辦法》，結合著本校實際，將“以人為本”的管理思想融入到整個教學工作、校園科學文化建設之中。

第二，加強基礎設施建設，強化技術設備的更新。在人員配置、機構設置上，改善高校檔案館結構。新時期，檔案管理服務職能要想得以充分的展現(xiàn)發(fā)揮，就必須充分借助于信息化技術，需要加大人、財、物的投入、使用。因此，這需要校領導盡可能地爭取一些資金，購置一些先進的復印機、掃描儀、打印機等。在機構設置上，重塑檔案館的適應性結構。館藏檔案信息資源是高校檔案館賴以生存的物質(zhì)基礎，當然，這也是對其資源整合、開發(fā)、利用的前提。因此，借助于信息技術，將各類、各領域、各階段的信息資源分類總結，比如，學校歷史上發(fā)生過怎樣的大事件？取得的成果、知名人物等，均賦予其歷史意義和文化意義。具體可設立專門的檔案資料庫，在分類、整合的基礎上，進一步擴寬檔案資源收集范圍，比如，黨群、行政、學生、教學等檔案資源，通過形式化的改造，更好地服務于校園科研文化建設。

四、結語

本文關于高校檔案管理服務職能的研究，首先闡明了此次選題研究的目的和意義；然后簡單介紹了高校檔案管理服務職能，包括具體表現(xiàn)、特性等；第三，就當下國內(nèi)高校檔案管理服務職能拓展的現(xiàn)狀，并結合著我校實際情況，以及所取得的一些成就，簡要分析，并系統(tǒng)的概述了相關的問題因素；最后，針對發(fā)現(xiàn)的問題、弊端，提出了一些創(chuàng)新發(fā)展的路徑，表述了個人見解?？傊?，高校檔案管理服務職能，在新時期，必須把握住大方向，各項功能的拓展，需要與整個社會發(fā)展相適應，包括在教育層面、社會服務層面，都應當本著“服務人民”這一核心宗旨，這也是高校檔案管理工作的實際發(fā)展內(nèi)涵，更是整個高等教育的本質(zhì)。

［1］劉招蘭.新時期背景下高校檔案館公共服務發(fā)展與傳承方向［J］.蘭臺世界旬刊，2014（8）：105～106.

［2］李君.從重藏輕用到藏用皆重——當前信息化時代高校檔案館職能的轉(zhuǎn)變［J］.辦公室業(yè)務，2012（1）：81～81.

［3］趙憲珍，趙明.高校檔案館文化教育功能探析［J］.蘭臺世界，2013（23）：53～54.

（作者單位：湖南廣播電視大學）

魏紅（1971-），女，長沙，本科，湖南廣播電視大學，助理研究員，研究方向：高校檔案研究。