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        淺談高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)、問(wèn)題及對(duì)策

        2016-11-26 02:06:44何雪華
        長(zhǎng)江叢刊 2016年9期
        關(guān)鍵詞:特點(diǎn)檔案管理問(wèn)題

        何雪華

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        淺談高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)、問(wèn)題及對(duì)策

        何雪華

        【摘 要】教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐及教學(xué)管理中形成的具有保存價(jià)值的文件材料總和。教學(xué)檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容,能夠?yàn)榻逃虒W(xué)及研究、查詢(xún)、使用等提供原始材料的支持。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理 特點(diǎn) 問(wèn)題 對(duì)策

        一、特點(diǎn)

        一是專(zhuān)業(yè)化、多樣化的統(tǒng)一。教學(xué)及教學(xué)管理都具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性,且比較系統(tǒng)復(fù)雜,故此,教學(xué)檔案也是比較專(zhuān)業(yè)和復(fù)雜的。不僅教學(xué)計(jì)劃、教案、教材等紙質(zhì)的教學(xué)材料,而且還有音頻、視頻、幻燈片、課件的教學(xué)音像資料。不同學(xué)校、不同專(zhuān)業(yè)、不同課程設(shè)置、不同教學(xué)內(nèi)容與方法,且專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng),故此,教學(xué)檔案管理也具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)化和復(fù)雜化。二是系統(tǒng)化和周期化的統(tǒng)一。教學(xué)檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性,教學(xué)檔案與教學(xué)實(shí)踐、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都具有密切的關(guān)系,并按照一個(gè)特定的時(shí)間段進(jìn)行系統(tǒng)整理歸集,故此,教學(xué)檔案管理是系統(tǒng)性與周期性的統(tǒng)一。三是分散化與集中化的統(tǒng)一。教學(xué)業(yè)務(wù)與管理具有各自的分工,很多教學(xué)材料都分散于各教學(xué)部門(mén),同時(shí),又要求高校檔案部門(mén)必須集中保管和使用教學(xué)檔案,這就是教學(xué)檔案管理的分散化與集中化的統(tǒng)一。

        二、主要問(wèn)題

        (一)管理人員素質(zhì)不高

        一是專(zhuān)業(yè)人員不多。高校檔案管理人員主要是兼職人員,有的是教學(xué)秘書(shū)兼任的,有的是聘請(qǐng)的較少家屬。管理隊(duì)伍流動(dòng)性較大,不夠穩(wěn)定,容易影響高校教學(xué)檔案管流動(dòng)持續(xù)性。二是缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。對(duì)檔案管理人員的日常培訓(xùn)不到位,沒(méi)有形成常態(tài)化和長(zhǎng)效化機(jī)制,導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作效果受到一定的影響。

        (二)管理制度不完善

        一般高校都制定了教學(xué)檔案管理制度,但是制度缺乏系統(tǒng)性和完整性,對(duì)歸檔、查閱、登記等方面的要求不夠細(xì)致和嚴(yán)格。

        (三)材料收集難度大

        教學(xué)管理人員缺乏檔案管理意識(shí),日常收集檔案材料不及時(shí),有的只有文字資料,而缺乏音像資料,影響了檔案的完整性。有的教師對(duì)檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案交由檔案管理部門(mén)比較麻煩,存在一定的消極思想和抵觸情緒。

        (四)管理不夠重視

        一方面,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理不夠重視,一般抱著可有可無(wú)的態(tài)度,從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理的人財(cái)物投入力度不夠。另一方面,有的高校只重視教學(xué)科研,而在教學(xué)檔案管理方面的投入力度較小,導(dǎo)致檔案管理設(shè)施設(shè)備條件較差,檔案資源收集整理也不夠及時(shí)準(zhǔn)確全面,影響了檔案的保管。

        三、狠抓高校教學(xué)檔案管理

        (一)狠抓教育培訓(xùn),提高檔案管理素質(zhì)

        一是選好檔案管理人員。高校應(yīng)積極拓寬檔案管人員進(jìn)入渠道,把好檔案管理人員入口關(guān),將專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能過(guò)硬、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀人才引入到教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍中來(lái)。特別應(yīng)提供檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)待遇、生活待遇和政治待遇,用優(yōu)越的待遇吸引人、激勵(lì)人。二是加大教育培訓(xùn)力度。根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要,要科學(xué)制定教學(xué)檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃,堅(jiān)持教育培訓(xùn)的常態(tài)化和長(zhǎng)效化,使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得到不斷提升。

        (二)完善檔案管理制度,建立健全長(zhǎng)效機(jī)制

        一是構(gòu)建管理責(zé)任體系。建立健全教學(xué)檔案管理制度,科學(xué)制定教學(xué)檔案建設(shè)規(guī)劃,明確檔案管理目標(biāo),并要明確教學(xué)檔案管理員的責(zé)任、權(quán)力的具體范圍。將檔案管理責(zé)任細(xì)化分解給每位教師、教學(xué)管理者和檔案管理員,教師要負(fù)責(zé)將自己教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究中形成的教學(xué)檔案資料及時(shí)收集整理,定期交由給檔案管理員。檔案管理員則要做好統(tǒng)一匯總整理和存檔。二是加大檢查考核力度。學(xué)校要安排專(zhuān)人對(duì)教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行定期檢查、評(píng)比和考核,促使廣大教師和檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng),通過(guò)收集整理、分類(lèi)歸檔等,確保檔案管理規(guī)范有序進(jìn)行。通過(guò)抽查檢查,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,這樣能夠?qū)n案工作起到有力地促進(jìn)作用。

        (三)做好資料收集整理,力求完整齊全

        一是加強(qiáng)檔案收集。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬院系檔案工作的指導(dǎo)檢查,檔案室應(yīng)深入各個(gè)教學(xué)部門(mén),將教學(xué)檔案文件及時(shí)收集整理,明確教學(xué)文件的歸檔范圍。二是加大宣傳力度。通過(guò)宣傳欄、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、微信公眾號(hào)、微博等,對(duì)教學(xué)檔案工作進(jìn)行廣泛宣傳,讓大教師認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性,使他們更加了解、理解和支持檔案管理工作。三是明確規(guī)定時(shí)間與范圍。對(duì)于檔案移交、接收、借閱、登記等方面予以明確,并嚴(yán)格落實(shí),使教學(xué)檔案管理工作能夠規(guī)范有序地進(jìn)行。四是高度重視教學(xué)檔案管理工作。作為高校領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作,將檔案管理工作作為重要工作來(lái)抓,切實(shí)加大對(duì)檔案管理工作的人力物力和財(cái)力支持,做好檔案資料的收集、整理及歸檔工作。

        四、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,高校教學(xué)檔案管理人員必須高度重視檔案管理工作,將檔案管理工作放在十分重要的位置,加大對(duì)教學(xué)檔案管理工作的投入力度,著力狠抓教育培訓(xùn),提高檔案管理素質(zhì),完善檔案管理制度,建立健全長(zhǎng)效機(jī)制,做好資料收集整理,力求完整齊全,使教學(xué)檔案工作發(fā)揮出最積極有效的作用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]周鳳梅.淺析高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技信息(科學(xué)教研),2007,35:189,218.

        (作者單位:湖南工學(xué)院)

        基金項(xiàng)目:本文系湖南省普通高等學(xué)校教學(xué)改革研究項(xiàng)目《基于“卓越計(jì)劃”的教師評(píng)價(jià)體系研究踐》(項(xiàng)目編號(hào):湘教通〔2014〕247號(hào))成果。

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