王艷娟
綏化市北林區(qū)計(jì)劃生育宣傳指導(dǎo)站 黑龍江綏化 152000
探究提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑
王艷娟
綏化市北林區(qū)計(jì)劃生育宣傳指導(dǎo)站 黑龍江綏化 152000
檔案作為信息的載體,在現(xiàn)代社會發(fā)展中扮演著重要的角色,檔案管理水平和效率直接影響著組織與單位的生存和發(fā)展,并且對于整個社會的穩(wěn)定和諧發(fā)展也具有重要現(xiàn)實(shí)意義。本文簡要探討如何提高檔案管理科學(xué)化水平,以推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步,僅供相關(guān)人員參考。
檔案;管理;科學(xué)化水平;途經(jīng)
檔案管理是指對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理和科學(xué)化利用,從而為社會群體提供便捷的信息資源服務(wù)。檔案自身繼承了文件的原始屬性,具有一定歷史再現(xiàn)性,因此檔案管理工作的難度較大。當(dāng)前檔案管理效率并不十分理想,為全面提高檔案管理科學(xué)化水平,推進(jìn)城市化建設(shè)的順利進(jìn)行,積極探討提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑,具有一定重要性和必要性。
當(dāng)前人們對檔案管理工作的認(rèn)知普遍為歸納、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作,認(rèn)為檔案管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,從而不重視。因此,檔案管理工作者在工作上常常消極怠工,敷衍了事,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也對此不重視,直接導(dǎo)致許多檔案管理工作仍然處于原始方法。檔案管理工作在進(jìn)行管理的前提下要進(jìn)行利用,但是我國檔案管理工作者的理念仍然處于‘藏匿’檔案,不懂加以利用以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。各檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有很好的做到以用戶需要為導(dǎo)向。檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通合作也比較欠缺,這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理更好發(fā)展。
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接導(dǎo)致了檔案信息質(zhì)量的高低。我國檔案管理隊(duì)伍雖然有著穩(wěn)定的發(fā)展,但是與科學(xué)化的發(fā)展相比較仍然落后。專業(yè)人士匱乏,部分從業(yè)人員文化程度較低,專業(yè)知識老化,計(jì)算機(jī)及外語水平不高,創(chuàng)新能力不強(qiáng)、思想觀念落后以及管理水平達(dá)不到進(jìn)一步發(fā)展的要求,這些都降低了檔案管理工作效率,在新技術(shù)新方法的應(yīng)用上也不能良好的掌握。極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
(一)優(yōu)化檔案管理理念
為全面提高檔案管理科學(xué)化水平,在實(shí)際檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則,結(jié)合時(shí)代發(fā)展規(guī)律以及檔案管理工作的具體特點(diǎn)開展綜合分析,優(yōu)化檔案管理理念,從而切實(shí)提高新形勢下檔案管理的科學(xué)化水平。任何事物得以發(fā)展的重要前提,都離不開思想層面上的進(jìn)步,檔案管理工作也不例外。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)積極樹立先進(jìn)的檔案管理理念,摒棄陳舊落后的管理理念,在科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下,樹立“檔案服務(wù)理念”,要求檔案管理人員深入了解社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài),并充分做好檔案資源收集工作。為全賣呢提高檔案管理的科學(xué)化水平,應(yīng)當(dāng)全面提高檔案信息的完整性,推進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。
(二)全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)
為推進(jìn)檔案管理工作的順利開展,提高檔案管理科學(xué)化水平,應(yīng)當(dāng)積極組建一支素質(zhì)高且能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍,以促進(jìn)檔案管理效率的不斷優(yōu)化。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)積極建立健全現(xiàn)代化的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍能力建設(shè),優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作模式,并強(qiáng)化檔案管理人員的綜合技術(shù)水平,在當(dāng)前社會發(fā)展形勢下轉(zhuǎn)變以往檔案管理工作方式,對現(xiàn)代檔案管理手段進(jìn)行優(yōu)化利用,全面提高檔案管理人員的綜合管理水平,從而推進(jìn)檔案管理工作的順利有序開展。在此基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施培養(yǎng)檔案管理人員的管理意識。通過研究可知,當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步,社會形勢日益復(fù)雜,對檔案管理工作也提出了更為嚴(yán)格的要求,在此種情況下,應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理人員的意識培養(yǎng),確保檔案管理人員不僅具備專業(yè)管理技能,更具備現(xiàn)代化的檔案管理意識,加強(qiáng)檔案管理人員在檔案管理理論以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)方面的認(rèn)知,真正提高檔案管理的科學(xué)化水平。
(三)積極開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)
檔案管理工作的高效開展,離不開檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。因此若想要全面提高檔案管理科學(xué)化水平,在檔案管理彪悍遵化建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)明確現(xiàn)代社會發(fā)展形勢下檔案保存與管理的具體條件,并采取適當(dāng)方式對檔案進(jìn)行集中化管理,制定嚴(yán)格的檔案管理制度,并嚴(yán)格依照檔案管理程度開展檔案審批以及檔案管理等工作,從而保證檔案工作的規(guī)范有序開展。在此基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)保證檔案管理的合理性,也就是說,應(yīng)當(dāng)對人士調(diào)動相關(guān)檔案進(jìn)行規(guī)范處理,以切實(shí)提高檔案管理的科學(xué)化水平。為避免檔案信息出現(xiàn)泄露,應(yīng)當(dāng)委派專門人員對機(jī)密性質(zhì)的檔案進(jìn)行專門管理。
就檔案管理的信息化建設(shè)來看,其作為提高檔案管理科學(xué)化水平的重要條件,始終在檔案管理工作中占據(jù)著重要的地位。為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn),應(yīng)當(dāng)優(yōu)化調(diào)整資金投入力度,加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè),從而提高檔案管理工作的軟實(shí)力。與此同時(shí),不能夠忽視軟件架設(shè),以確保能夠?yàn)闄n案管理科學(xué)化水平的提升提供可靠的軟件支持。
(四)堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新
隨著信息時(shí)代的到來,各種高端應(yīng)用技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè),傳統(tǒng)的、單一的書本式檔案載體已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求,直接導(dǎo)致了檔案管理工具的落后。為此,必須加強(qiáng)技術(shù)管理,推動技術(shù)創(chuàng)新,發(fā)展?jié)M足檔案管理需求的現(xiàn)代化管理工具,如高速掃描儀、計(jì)算機(jī)硬盤等。對于檔案管理而言,科學(xué)化管理水平的提高離不開技術(shù)創(chuàng)新,有必要以現(xiàn)代化檔案管理工具為主展開建設(shè)活動,以提高管理工具的先進(jìn)性和科學(xué)性。與此同時(shí),借此機(jī)會加大檔案資源的開發(fā)力度和深度,宣傳檔案文化,使檔案事業(yè)上升到一個更高的發(fā)展層次。
總而言之,現(xiàn)代社會發(fā)展進(jìn)程不斷加快,檔案管理工作也隨著社會進(jìn)步而呈現(xiàn)出科學(xué)化的發(fā)展態(tài)勢,尤其是隨著信息時(shí)代的帶來,檔案管理工作也面臨著復(fù)雜的形勢,為更好的提高檔案服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)從管理理念、管理人員綜合素質(zhì)以及技術(shù)創(chuàng)新等角度入手,全面提高檔案管理科學(xué)化水平,以推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。
[1]鄒紅梅,鄒英厚.談如何做到檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化[J].才智,2011(36).
[2]李江峰,張慧,陳霞.綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制研究[J].中國醫(yī)藥指南,2012(09).