張紅夏

雞東縣價格調節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

張紅夏

雞東縣價格調節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

檔案管理工作依托信息技術的不斷革新發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理與電子檔案管理之間的差距在日益擴大。本文立足于檔案管理的現(xiàn)實需求，深入探討二者之間的區(qū)別與共性。在區(qū)別方面二者存在著歸檔方式、保管方式、查詢方式等具體層面的不同，而在共性方面二者又存在著檔案管理信息的完備性一致；檔案管理的基本原理相通等一致性特征。通過對二者之間的區(qū)別和共性對比，對檔案管理工作提出一些相應的改進措施，以期推動我國檔案管理工作的進一步發(fā)展和提升。

電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應用，相對于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對于傳統(tǒng)檔案歸檔時的手工作業(yè)，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數(shù)字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數(shù)字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發(fā)展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網(wǎng)絡，其內容在轉換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，將傳統(tǒng)的紙質檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內核并未發(fā)生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對傳統(tǒng)檔案信息資源的擴充與發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術開展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時代發(fā)展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術，突破了紙質媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過相互之間的優(yōu)勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。

三、結語

隨著信息科學技術的快速發(fā)展，電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的差距也會逐步增加，如何科學合理的把握二者之間的關系是順利開展檔案管理工作的關鍵。作為檔案管理人員要充分認清形勢，積極的增加自己的知識儲備，從而為我國檔案管理工作的進一步提升貢獻自己的一份力量。

［1］方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011.02.

［2］尹愛華.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存［J］.數(shù)字技術與應用，2013.02.

［3］苗豐，孫敬龍，梁艷.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊［J］.讀天下，2016.09.