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        電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

        2016-11-26 10:20:43張紅夏
        決策與信息 2016年26期
        關(guān)鍵詞:共性紙質(zhì)檔案管理

        張紅夏

        雞東縣價(jià)格調(diào)節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

        電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

        張紅夏

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        檔案管理工作依托信息技術(shù)的不斷革新發(fā)生了翻天覆地的變化,傳統(tǒng)的檔案管理與電子檔案管理之間的差距在日益擴(kuò)大。本文立足于檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求,深入探討二者之間的區(qū)別與共性。在區(qū)別方面二者存在著歸檔方式、保管方式、查詢方式等具體層面的不同,而在共性方面二者又存在著檔案管理信息的完備性一致;檔案管理的基本原理相通等一致性特征。通過(guò)對(duì)二者之間的區(qū)別和共性對(duì)比,對(duì)檔案管理工作提出一些相應(yīng)的改進(jìn)措施,以期推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和提升。

        電子檔案;傳統(tǒng)檔案;信息技術(shù)

        隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái),信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè),檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用,相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來(lái)了便利的同時(shí),也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。通過(guò)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問(wèn)題的研究,有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系,進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

        一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

        (一)電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè),電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù),采用電子編碼的形式分門(mén)別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過(guò)程中,可實(shí)現(xiàn)無(wú)痕編輯,保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí),由于是無(wú)痕編輯,其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn),進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此,檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過(guò)程中,應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證,切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作,防止電子檔案信息被篡改或刪除。

        (二)電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn),如受潮、蟲(chóng)蛀、殘缺等。而且,紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過(guò)程中要占用很大的空間,耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力,給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問(wèn)題,它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管,通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ),使得檔案管理工作變得輕松、便捷,而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害,極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然,任何事物都具有兩面性,電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展,流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異,檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化,給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此,檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí),打印一份紙質(zhì)檔案一起保持,最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)與文件信息生成部門(mén)加強(qiáng)溝通,統(tǒng)一文件信息格式,增強(qiáng)文件信息的可讀性。

        (三)電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找,該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且,由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開(kāi)展。電子檔案有效的解決了這一問(wèn)題,由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作,在對(duì)具體信息的查詢過(guò)程中只需要錄入時(shí),生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用,極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且,電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系,不會(huì)造成原信息載體的物理?yè)p耗。電子檔案的共享性強(qiáng),不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開(kāi)展。

        二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

        (一)檔案管理信息的完備性一致。無(wú)論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理,對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過(guò)程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此,電子檔案信息并非自動(dòng)生成的,它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的,只不過(guò)是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò),其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中并未發(fā)生變化。而且,電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后,仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此,檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí),還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作,在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下,應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

        (二)檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的,二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過(guò)是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化,而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循,即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì),所改變的只不過(guò)是管理的具體形式和手段,其中的基本工作原理是相融相通的。

        (三)電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的擴(kuò)充與發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,相伴而來(lái)的是信息資源的爆炸式增長(zhǎng),這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長(zhǎng),因此必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時(shí)代發(fā)展的要求,更是檔案管理工作進(jìn)一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛,最大限度的擴(kuò)充了檔案信息資源。而且,電子檔案管理在擴(kuò)充檔案信息資源的同時(shí),依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效,使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過(guò)相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),共同推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作水平的不斷提升。

        三、結(jié)語(yǔ)

        隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的差距也會(huì)逐步增加,如何科學(xué)合理的把握二者之間的關(guān)系是順利開(kāi)展檔案管理工作的關(guān)鍵。作為檔案管理人員要充分認(rèn)清形勢(shì),積極的增加自己的知識(shí)儲(chǔ)備,從而為我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步提升貢獻(xiàn)自己的一份力量。

        [1]方芳,李書(shū)錦,姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011.02.

        [2]尹愛(ài)華.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2013.02.

        [3]苗豐,孫敬龍,梁艷.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].讀天下,2016.09.

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