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        電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

        2016-11-26 10:20:43張紅夏
        決策與信息 2016年26期
        關(guān)鍵詞:共性紙質(zhì)檔案管理

        張紅夏

        雞東縣價格調(diào)節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

        電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

        張紅夏

        雞東縣價格調(diào)節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

        檔案管理工作依托信息技術(shù)的不斷革新發(fā)生了翻天覆地的變化,傳統(tǒng)的檔案管理與電子檔案管理之間的差距在日益擴大。本文立足于檔案管理的現(xiàn)實需求,深入探討二者之間的區(qū)別與共性。在區(qū)別方面二者存在著歸檔方式、保管方式、查詢方式等具體層面的不同,而在共性方面二者又存在著檔案管理信息的完備性一致;檔案管理的基本原理相通等一致性特征。通過對二者之間的區(qū)別和共性對比,對檔案管理工作提出一些相應(yīng)的改進措施,以期推動我國檔案管理工作的進一步發(fā)展和提升。

        電子檔案;傳統(tǒng)檔案;信息技術(shù)

        隨著我國信息化時代的到來,信息技術(shù)被應(yīng)用到社會的各行各業(yè),檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用,相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時,也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究,有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系,進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

        一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

        (一)電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對于傳統(tǒng)檔案歸檔時的手工作業(yè),電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術(shù),采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中,可實現(xiàn)無痕編輯,保障了電子檔案的條理性和完整性。同時,由于是無痕編輯,其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn),進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此,檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中,應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證,切實做好相應(yīng)的加密保護工作,防止電子檔案信息被篡改或刪除。

        (二)電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險,如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且,紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間,耗費大量的人力、財力,給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題,它以一種虛擬的存在形式進行保管,通過對信息的數(shù)字編制和存儲,使得檔案管理工作變得輕松、便捷,而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害,極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險。當(dāng)然,任何事物都具有兩面性,電子檔案保管的這一優(yōu)勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展,流媒體和存儲介質(zhì)日新月異,檔案存儲的載體會隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化,給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此,檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時,打印一份紙質(zhì)檔案一起保持,最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險。同時,計算機信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強溝通,統(tǒng)一文件信息格式,增強文件信息的可讀性。

        (三)電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時需要人工查找,該項工作費時費力查詢難度較大。而且,由于是對原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題,由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作,在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時,生成一個固定的編碼或解碼便可使用,極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財力。而且,電子檔案的查詢在實現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系,不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強,不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

        二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

        (一)檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理,對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此,電子檔案信息并非自動生成的,它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的,只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò),其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且,電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后,仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進行相互印證。因此,檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時,還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作,在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下,應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

        (二)檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的,二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化,而其中所蘊含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循,即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì),所改變的只不過是管理的具體形式和手段,其中的基本工作原理是相融相通的。

        (三)電子檔案是對傳統(tǒng)檔案信息資源的擴充與發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,相伴而來的是信息資源的爆炸式增長,這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長,因此必須依靠先進的計算機信息技術(shù)開展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時代發(fā)展的要求,更是檔案管理工作進一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學(xué)技術(shù),突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛,最大限度的擴充了檔案信息資源。而且,電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時,依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效,使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過相互之間的優(yōu)勢互補,共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。

        三、結(jié)語

        隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的差距也會逐步增加,如何科學(xué)合理的把握二者之間的關(guān)系是順利開展檔案管理工作的關(guān)鍵。作為檔案管理人員要充分認(rèn)清形勢,積極的增加自己的知識儲備,從而為我國檔案管理工作的進一步提升貢獻自己的一份力量。

        [1]方芳,李書錦,姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2011.02.

        [2]尹愛華.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2013.02.

        [3]苗豐,孫敬龍,梁艷.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].讀天下,2016.09.

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