文/長(zhǎng)江師范學(xué)院傳媒學(xué)院 喻潔

高校二級(jí)系院教學(xué)檔案管理問題探析

文/長(zhǎng)江師范學(xué)院傳媒學(xué)院 喻潔

隨著高等教育的發(fā)展變遷以及高校自身發(fā)展的改革深入，二級(jí)系院作為辦學(xué)主體的重要性逐漸得以凸顯，二級(jí)系院的主體作用得以提升。而二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是各個(gè)教學(xué)單位在長(zhǎng)期的工作中形成的最原始的材料，是二級(jí)系院在發(fā)展過程中留下的珍貴歷史資料，對(duì)日后查找系院的教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、教研教改等資料提供了依據(jù)，具有極其重要的作用。

高校；二級(jí)院系；教學(xué)檔案管理

對(duì)于教學(xué)檔案的管理，在高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范中都做了如下規(guī)定：“教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。規(guī)模大的學(xué)校，對(duì)教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告等可由二級(jí)學(xué)院保存，學(xué)校檔案部門只按一定的比例擇優(yōu)接收。”

一、二級(jí)系院教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理員。二級(jí)系院的教學(xué)檔案管理員往往是由教學(xué)秘書或者行政秘書兼任，很少配有專職的檔案員。通常教學(xué)秘書的工作紛繁復(fù)雜，事無巨細(xì)，教學(xué)管理工作已經(jīng)占用了大部分工作時(shí)間，對(duì)于檔案管理的重視就顯得微乎其微了。嚴(yán)格來講，二級(jí)系院的教學(xué)檔案管理建設(shè)起步較晚，對(duì)檔案管理員缺乏必要的規(guī)章制度要求，在工作過程中管理教學(xué)檔案的過程并不規(guī)范，教學(xué)檔案管理人員往往憑借自己在工作中的經(jīng)驗(yàn)累積來開展工作。同時(shí)，很少有高校對(duì)二級(jí)系院的秘書進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識(shí)、檔案管理規(guī)范、檔案范圍等工作要求進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。教學(xué)檔案雖然是教學(xué)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的日常數(shù)據(jù)材料，但不是每樣材料都需要存檔，這就需要管理人員具有對(duì)檔案價(jià)值的甄別能力。檔案管理員如果沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)和技能培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理素養(yǎng)，會(huì)嚴(yán)重影響教學(xué)檔案工作的進(jìn)行。

（二）教學(xué)檔案重視不夠。受到習(xí)慣的影響，教師、領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)教學(xué)檔案工作沒有引起高度的重視，教師容易忽視了對(duì)教學(xué)檔案的日常收集，往往認(rèn)為只有科研等才需要進(jìn)行存檔。而部分二級(jí)系院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理工作處于放羊狀態(tài)，加之教學(xué)秘書日常事務(wù)太多，導(dǎo)致檔案歸檔并不順利。

一般而言，教學(xué)檔案涉及上交學(xué)校存檔和二級(jí)系院自己存檔兩部分，但通常對(duì)上交材料，往往二級(jí)系院的檔案管理員是等待學(xué)校上級(jí)通知，具有很大部分的臨時(shí)性和被動(dòng)性。而對(duì)于二級(jí)系院存檔材料，往往是全部堆入檔案室，極少進(jìn)行系統(tǒng)、分門別類的存檔，降低了檔案的后續(xù)利用率。

（三）二級(jí)系院與教學(xué)檔案管理歸口部門界限不明晰。在實(shí)際工作中，二級(jí)系院需要面對(duì)學(xué)校不同部門的檔案上交要求，教學(xué)工作通常由學(xué)校教務(wù)處管理，但是檔案工作又屬于學(xué)校檔案室工作范疇，因此工作中對(duì)于教學(xué)檔案的具體負(fù)責(zé)工作容易出現(xiàn)管理真空。很多二級(jí)系院的檔案管理員是由教學(xué)秘書兼任，并不具備專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識(shí)，而學(xué)校有關(guān)部門也很少對(duì)教學(xué)檔案管理人員組織培訓(xùn)，因此各部門在催收二級(jí)系院材料時(shí)，檔案管理各有不同，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，不利于后期歸檔。

二、應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理水平。教學(xué)檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者，管理檔案看似簡(jiǎn)單，其實(shí)實(shí)際上具有極強(qiáng)的專業(yè)性，也必須具有較強(qiáng)的管理能力。鑒于二級(jí)系院檔案管理員多為教學(xué)秘書兼職的特點(diǎn)，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性、有重點(diǎn)、有目的的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)工作效率。培訓(xùn)方式可以采取多種形式，比如定期培訓(xùn)等，組織檔案系列資深的老專家進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)法律法規(guī)等講解，由從事檔案工作多年的工作人員結(jié)合日常工作講解工作中的實(shí)際操作問題；召開同行之間的交流會(huì)，交流工作中的經(jīng)驗(yàn)和分享解決方法，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平；邀請(qǐng)檔案信息化方面的專家講解檔案信息化的知識(shí)，促進(jìn)信息化管理，提升檔案信息化管理水平。

（二）提高教職工的檔案意識(shí)。二級(jí)系院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從思想上重視學(xué)院檔案工作的重要性，明確檔案工作是對(duì)學(xué)院發(fā)展歷史的保護(hù)，培養(yǎng)教職工的檔案意識(shí)，養(yǎng)成在工作中注意累積、保存檔案資料的習(xí)慣，讓教職工意識(shí)到妥善保管檔案，是對(duì)自己檔案的保護(hù)，對(duì)二級(jí)系院和教職工自身都是有益的。特別是檔案管理人員，不但要加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，而且要加強(qiáng)提升自我的檔案工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，做好檔案工作，為二級(jí)系院的教學(xué)科研工作服務(wù)。

（三）建立和完善教學(xué)檔案管理制度。根據(jù)業(yè)務(wù)歸屬，二級(jí)系院的檔案室屬于學(xué)校檔案室的延伸，教學(xué)工作又是教務(wù)處具體分管，教學(xué)檔案的產(chǎn)生很大程度上與教務(wù)處相關(guān)，但是根據(jù)實(shí)際工作中的行政歸屬，二級(jí)系院的檔案室和二級(jí)系院的管理人員又屬于二級(jí)系院的直接管理范圍，由此可見，二級(jí)系院的檔案室具有多重屬性，因此在二級(jí)系院檔案管理制度的制定上，應(yīng)該結(jié)合其特性，征集各方意見，制定出具有可操作性的制度。

在業(yè)務(wù)上，學(xué)校檔案館應(yīng)該給予二級(jí)系院相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)與二級(jí)系院檔案工作的聯(lián)系，指導(dǎo)二級(jí)系院的具體的檔案事務(wù)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程制度。教務(wù)處在對(duì)于教學(xué)檔案的問題上，應(yīng)該多與學(xué)校檔案館溝通，做好教學(xué)檔案歸屬工作。二級(jí)系院在學(xué)校檔案室的指導(dǎo)下，結(jié)合自己系院特點(diǎn)，建立適合自身的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。目前正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案館應(yīng)該推動(dòng)、指導(dǎo)二級(jí)系院全面實(shí)行檔案管理信息化，對(duì)教學(xué)信息檔案等數(shù)據(jù)分類、上傳至數(shù)據(jù)庫。

三、結(jié)語

當(dāng)前，重慶各高校正在開展學(xué)校審核評(píng)估工作，而教學(xué)檔案是審核評(píng)估中重要的組成部分，因此二級(jí)系院應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)，在學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)教學(xué)規(guī)律，扎實(shí)做好教學(xué)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)二級(jí)系院教學(xué)檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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