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        辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度研究

        2016-11-26 03:15:38中國石油長慶油田分公司第五采油廠李雪蕊
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年22期
        關(guān)鍵詞:辦公用品申請單管理制度

        文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠 李雪蕊

        辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度研究

        文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠李雪蕊

        辦公用品的采購與發(fā)放流程管理工作,是企業(yè)日常管理工作中的一個重要組成部分,本篇文章主要從傳統(tǒng)辦公用品采購發(fā)放流程中存在的問題入手,對辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度問題進行了探究。

        辦公用品;采購流程;發(fā)放流程;管理制度

        隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展,企業(yè)管理流程的規(guī)范化,成為了企業(yè)在自身發(fā)展過程中較為關(guān)注的一個問題。在企業(yè)的發(fā)展過程中,企業(yè)辦公用品的規(guī)范化管理,對企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有一定的促進作用。因此我們有必要對辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度問題進行探究。

        一、傳統(tǒng)辦公用品采購與發(fā)放流程中存在的問題

        在對辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度進行探究之前,我們首先要對現(xiàn)行的辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度進行探究。從現(xiàn)行的辦公用品采購與發(fā)放流程管理模式來看,企業(yè)辦公用品的采購與發(fā)放管理過程中,還存在著以下幾個方面的問題,首先,在辦公用品的采購與發(fā)放過程中,一些企業(yè)長期沿襲以紙質(zhì)審批為主的管理方式,這就使得企業(yè)辦公用品管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)高層管理人員無法對辦公用品的使用情況進行實時掌握,這就會對企業(yè)辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。第二,在辦公用品的采購與發(fā)放過程中,辦公用品的出入庫和發(fā)放工作都是通過手工方式完成的。辦公用品的出入庫需要進行手工核算,這就讓辦公用品管理工作呈現(xiàn)出任務(wù)量大、查詢統(tǒng)計相對困難的問題。除此以外,在進行手工核算的過程中,辦公用品管理人員的工作調(diào)動可能會導(dǎo)致辦公用品臺賬丟失的問題,這就為辦公物品流失問題的產(chǎn)生埋下了伏筆。第三,在企業(yè)辦公用品的采購過程中,企業(yè)辦公用品采購計劃性不強、虛報辦公用品價格、節(jié)儉意識淡薄、賒賬購買等問題也成為了企業(yè)辦公用品采購過程中需要解決的問題。

        二、辦公用品采購與發(fā)放流程的管理措施

        (一)在企業(yè)辦公用品采購過程中建立定點采購制度。定點采購制度是一些政府機關(guān)針對辦公用品采買過程中可能出現(xiàn)的舞弊現(xiàn)象而采取的對辦公用品采購進行規(guī)范的制度。針對企業(yè)辦公用品管理中存在的問題。在企業(yè)的辦公用品采購過程中,定點采購的方式也是對辦公用品采買流程進行規(guī)范的有效措施。在對這一措施進行應(yīng)用的過程中,企業(yè)可以通過招標(biāo)的方式,通過對參與競標(biāo)的供應(yīng)商的資金規(guī)模、經(jīng)營業(yè)績、供貨能力和服務(wù)承諾等多種因素進行綜合考慮的方式,對定點供應(yīng)商進行確定,通過這種方式的運用,企業(yè)可以通過辦公用品集中采購的方式獲得一些最優(yōu)價格,這就可以在一定程度上起到節(jié)約企業(yè)管理成本的作用。

        (二)構(gòu)建信息化的辦公用品采購發(fā)放流程。通過前文的論述,我們可以發(fā)現(xiàn),定點采購制度是對企業(yè)辦公用品采購工作進行規(guī)范化的有效措施。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,在辦公用品采購發(fā)放流程的構(gòu)建過程中,企業(yè)可以通過構(gòu)建信息化的辦公用品采購發(fā)放流程的方式,辦公用品管理中存在的一些問題進行解決。在構(gòu)建辦公用品采購發(fā)放流程的過程中,華能安源電廠構(gòu)建了一套較為完整的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程。通過對該公司的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程進行分析,我們可以發(fā)現(xiàn),該公司的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程主要由辦公用品申請管理流程,辦公用品審批管理流程、辦公用品管理流程、辦公用品庫存管理流程和系統(tǒng)管理流程等多個流程組成。在系統(tǒng)分析領(lǐng)域,該系統(tǒng)定義了申請人、審批人、辦公用品管理員和系統(tǒng)管理4個角色。其中,辦公用品申請管理流程主要用辦公用品采購申領(lǐng)流程、領(lǐng)用申領(lǐng)流程、發(fā)放申領(lǐng)流程和年度領(lǐng)用定額申請流程等多個部分組成。例如,在辦公用品采購申領(lǐng)流程的應(yīng)用過程中,辦公用品的申領(lǐng)人首先要在系統(tǒng)中通過新增采供申請單和采購申請明細單的環(huán)節(jié),生成電子申請單和電子采購申請明細單。在確認(rèn)無誤以后,申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對電子申請單和電子采購申請明細單進行保存,申領(lǐng)人在系統(tǒng)中提交申請單和明細單以后,審批人就可以通過計算機系統(tǒng)的應(yīng)用,在管理系統(tǒng)中生成審批任務(wù)單。在審批環(huán)節(jié),審批人利用電子系統(tǒng)同意采購申請以后,電子管理系統(tǒng)會在對相關(guān)信息進行保存以后完成采購申領(lǐng)單的審批。在采購申請未被同意的情況下,系統(tǒng)會將電子申請單重新退到申領(lǐng)人手中,申領(lǐng)人就可根據(jù)審批人意見,對采購清單進行修改,對電子采購清單進行重新提交,也可以在系統(tǒng)中結(jié)束本次采購申請。在領(lǐng)用辦公用品的過程中,申請人在電子管理系統(tǒng)中首先要通過新增或修改申領(lǐng)單和領(lǐng)用申請明細單的方式,在系統(tǒng)中生成辦公用品電子領(lǐng)用申請單和電子領(lǐng)用申請明細單。在確認(rèn)無誤以后,申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對電子領(lǐng)用申請單和電子領(lǐng)用申請明細單進行保存。在申領(lǐng)人完成電子領(lǐng)用申領(lǐng)單和電子領(lǐng)用申領(lǐng)明細單以后,審批人可以讓計算機系統(tǒng)根據(jù)申領(lǐng)人提交的信息自動生成任務(wù)審批單。在審批環(huán)節(jié),電子領(lǐng)用審批明細單信息化審批流程也與采購流程的審批過程相似,在電子申領(lǐng)清單未被批準(zhǔn)的情況下,申領(lǐng)人可以在對申領(lǐng)單和申領(lǐng)明細進行修改以后進行重新提交,也可以在申領(lǐng)批準(zhǔn)未被批準(zhǔn)的情況下,在系統(tǒng)中取消本次申領(lǐng)??梢哉f這種電子手段的運用,對辦公用品的管理效率的提升起到了促進作用。

        三、結(jié)語

        辦公用品的采購與發(fā)放問題是企業(yè)成本管理中面臨的一項重要問題,信息化管理模式的構(gòu)建,是促進辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業(yè)在對辦公用品管理過程中,應(yīng)該從本單位實際情況入手,對信息化的管理手段進行應(yīng)用,以實現(xiàn)自身管理效率的提升。

        [1]易洪波.華能安源電廠辦公用品管理系統(tǒng)的研究與分析[D].云南大學(xué),2015.

        [2]張海濤.辦公用品定點采購制度的實踐與思考[J].中國政府采購,2009(08):53-54.

        [3]錢玲,彭曦,張碩,姚琦.高校辦公用品管理現(xiàn)狀調(diào)查分析及建議[J].新會計,2013(09):33-34+66.

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