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        辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放流程及管理制度研究

        2016-11-26 03:15:38中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田分公司第五采油廠李雪蕊
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年22期
        關(guān)鍵詞:辦公用品申請(qǐng)單管理制度

        文/中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田分公司第五采油廠 李雪蕊

        辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放流程及管理制度研究

        文/中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田分公司第五采油廠李雪蕊

        辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放流程管理工作,是企業(yè)日常管理工作中的一個(gè)重要組成部分,本篇文章主要從傳統(tǒng)辦公用品采購(gòu)發(fā)放流程中存在的問題入手,對(duì)辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程管理制度問題進(jìn)行了探究。

        辦公用品;采購(gòu)流程;發(fā)放流程;管理制度

        隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,企業(yè)管理流程的規(guī)范化,成為了企業(yè)在自身發(fā)展過程中較為關(guān)注的一個(gè)問題。在企業(yè)的發(fā)展過程中,企業(yè)辦公用品的規(guī)范化管理,對(duì)企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有一定的促進(jìn)作用。因此我們有必要對(duì)辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放流程及管理制度問題進(jìn)行探究。

        一、傳統(tǒng)辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程中存在的問題

        在對(duì)辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程管理制度進(jìn)行探究之前,我們首先要對(duì)現(xiàn)行的辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程管理制度進(jìn)行探究。從現(xiàn)行的辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程管理模式來看,企業(yè)辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放管理過程中,還存在著以下幾個(gè)方面的問題,首先,在辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放過程中,一些企業(yè)長(zhǎng)期沿襲以紙質(zhì)審批為主的管理方式,這就使得企業(yè)辦公用品管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)高層管理人員無法對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握,這就會(huì)對(duì)企業(yè)辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。第二,在辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放過程中,辦公用品的出入庫(kù)和發(fā)放工作都是通過手工方式完成的。辦公用品的出入庫(kù)需要進(jìn)行手工核算,這就讓辦公用品管理工作呈現(xiàn)出任務(wù)量大、查詢統(tǒng)計(jì)相對(duì)困難的問題。除此以外,在進(jìn)行手工核算的過程中,辦公用品管理人員的工作調(diào)動(dòng)可能會(huì)導(dǎo)致辦公用品臺(tái)賬丟失的問題,這就為辦公物品流失問題的產(chǎn)生埋下了伏筆。第三,在企業(yè)辦公用品的采購(gòu)過程中,企業(yè)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃性不強(qiáng)、虛報(bào)辦公用品價(jià)格、節(jié)儉意識(shí)淡薄、賒賬購(gòu)買等問題也成為了企業(yè)辦公用品采購(gòu)過程中需要解決的問題。

        二、辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程的管理措施

        (一)在企業(yè)辦公用品采購(gòu)過程中建立定點(diǎn)采購(gòu)制度。定點(diǎn)采購(gòu)制度是一些政府機(jī)關(guān)針對(duì)辦公用品采買過程中可能出現(xiàn)的舞弊現(xiàn)象而采取的對(duì)辦公用品采購(gòu)進(jìn)行規(guī)范的制度。針對(duì)企業(yè)辦公用品管理中存在的問題。在企業(yè)的辦公用品采購(gòu)過程中,定點(diǎn)采購(gòu)的方式也是對(duì)辦公用品采買流程進(jìn)行規(guī)范的有效措施。在對(duì)這一措施進(jìn)行應(yīng)用的過程中,企業(yè)可以通過招標(biāo)的方式,通過對(duì)參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商的資金規(guī)模、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、供貨能力和服務(wù)承諾等多種因素進(jìn)行綜合考慮的方式,對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行確定,通過這種方式的運(yùn)用,企業(yè)可以通過辦公用品集中采購(gòu)的方式獲得一些最優(yōu)價(jià)格,這就可以在一定程度上起到節(jié)約企業(yè)管理成本的作用。

        (二)構(gòu)建信息化的辦公用品采購(gòu)發(fā)放流程。通過前文的論述,我們可以發(fā)現(xiàn),定點(diǎn)采購(gòu)制度是對(duì)企業(yè)辦公用品采購(gòu)工作進(jìn)行規(guī)范化的有效措施。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,在辦公用品采購(gòu)發(fā)放流程的構(gòu)建過程中,企業(yè)可以通過構(gòu)建信息化的辦公用品采購(gòu)發(fā)放流程的方式,辦公用品管理中存在的一些問題進(jìn)行解決。在構(gòu)建辦公用品采購(gòu)發(fā)放流程的過程中,華能安源電廠構(gòu)建了一套較為完整的信息化辦公用品采購(gòu)發(fā)放管理流程。通過對(duì)該公司的信息化辦公用品采購(gòu)發(fā)放管理流程進(jìn)行分析,我們可以發(fā)現(xiàn),該公司的信息化辦公用品采購(gòu)發(fā)放管理流程主要由辦公用品申請(qǐng)管理流程,辦公用品審批管理流程、辦公用品管理流程、辦公用品庫(kù)存管理流程和系統(tǒng)管理流程等多個(gè)流程組成。在系統(tǒng)分析領(lǐng)域,該系統(tǒng)定義了申請(qǐng)人、審批人、辦公用品管理員和系統(tǒng)管理4個(gè)角色。其中,辦公用品申請(qǐng)管理流程主要用辦公用品采購(gòu)申領(lǐng)流程、領(lǐng)用申領(lǐng)流程、發(fā)放申領(lǐng)流程和年度領(lǐng)用定額申請(qǐng)流程等多個(gè)部分組成。例如,在辦公用品采購(gòu)申領(lǐng)流程的應(yīng)用過程中,辦公用品的申領(lǐng)人首先要在系統(tǒng)中通過新增采供申請(qǐng)單和采購(gòu)申請(qǐng)明細(xì)單的環(huán)節(jié),生成電子申請(qǐng)單和電子采購(gòu)申請(qǐng)明細(xì)單。在確認(rèn)無誤以后,申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對(duì)電子申請(qǐng)單和電子采購(gòu)申請(qǐng)明細(xì)單進(jìn)行保存,申領(lǐng)人在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)單和明細(xì)單以后,審批人就可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用,在管理系統(tǒng)中生成審批任務(wù)單。在審批環(huán)節(jié),審批人利用電子系統(tǒng)同意采購(gòu)申請(qǐng)以后,電子管理系統(tǒng)會(huì)在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行保存以后完成采購(gòu)申領(lǐng)單的審批。在采購(gòu)申請(qǐng)未被同意的情況下,系統(tǒng)會(huì)將電子申請(qǐng)單重新退到申領(lǐng)人手中,申領(lǐng)人就可根據(jù)審批人意見,對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行修改,對(duì)電子采購(gòu)清單進(jìn)行重新提交,也可以在系統(tǒng)中結(jié)束本次采購(gòu)申請(qǐng)。在領(lǐng)用辦公用品的過程中,申請(qǐng)人在電子管理系統(tǒng)中首先要通過新增或修改申領(lǐng)單和領(lǐng)用申請(qǐng)明細(xì)單的方式,在系統(tǒng)中生成辦公用品電子領(lǐng)用申請(qǐng)單和電子領(lǐng)用申請(qǐng)明細(xì)單。在確認(rèn)無誤以后,申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對(duì)電子領(lǐng)用申請(qǐng)單和電子領(lǐng)用申請(qǐng)明細(xì)單進(jìn)行保存。在申領(lǐng)人完成電子領(lǐng)用申領(lǐng)單和電子領(lǐng)用申領(lǐng)明細(xì)單以后,審批人可以讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)申領(lǐng)人提交的信息自動(dòng)生成任務(wù)審批單。在審批環(huán)節(jié),電子領(lǐng)用審批明細(xì)單信息化審批流程也與采購(gòu)流程的審批過程相似,在電子申領(lǐng)清單未被批準(zhǔn)的情況下,申領(lǐng)人可以在對(duì)申領(lǐng)單和申領(lǐng)明細(xì)進(jìn)行修改以后進(jìn)行重新提交,也可以在申領(lǐng)批準(zhǔn)未被批準(zhǔn)的情況下,在系統(tǒng)中取消本次申領(lǐng)??梢哉f這種電子手段的運(yùn)用,對(duì)辦公用品的管理效率的提升起到了促進(jìn)作用。

        三、結(jié)語

        辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放問題是企業(yè)成本管理中面臨的一項(xiàng)重要問題,信息化管理模式的構(gòu)建,是促進(jìn)辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業(yè)在對(duì)辦公用品管理過程中,應(yīng)該從本單位實(shí)際情況入手,對(duì)信息化的管理手段進(jìn)行應(yīng)用,以實(shí)現(xiàn)自身管理效率的提升。

        [1]易洪波.華能安源電廠辦公用品管理系統(tǒng)的研究與分析[D].云南大學(xué),2015.

        [2]張海濤.辦公用品定點(diǎn)采購(gòu)制度的實(shí)踐與思考[J].中國(guó)政府采購(gòu),2009(08):53-54.

        [3]錢玲,彭曦,張碩,姚琦.高校辦公用品管理現(xiàn)狀調(diào)查分析及建議[J].新會(huì)計(jì),2013(09):33-34+66.

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