馬諦

摘 要 隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷發(fā)展，各國(guó)之間的經(jīng)濟(jì)交流逐漸增多，商務(wù)信函已成為開展對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)的一種重要手段。而商務(wù)英語信函寫作也應(yīng)遵循商務(wù)英語的語用原則，即禮貌原則。本文探討了商務(wù)英語信函寫作中的幾種禮貌策略及其應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 商務(wù)英語 信函寫作 禮貌原則

一、商務(wù)英語信函的寫作原則

商務(wù)信函寫作并不一定要辭藻華麗、語句浮夸，用簡(jiǎn)潔的語言，準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方能夠清楚地了解您想說的是什么就可以了。一般商務(wù)信函遵循以下幾個(gè)寫作原則：

（一）禮貌原則（courtesy）

禮貌不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry等就可以，而是從一個(gè)從“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。為了使商務(wù)英語文書更顯禮節(jié)，撰寫者還應(yīng)避免使用過激、冒犯和輕視的詞語。

（二）完整原則（completeness）

在信函寫作中，要注重信息的完整性，因此商務(wù)信函中應(yīng)包括所有必需的信息。

（三）清楚原則（clarity）

清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則，一封語義不清的信函會(huì)引起誤解，甚至?xí)斐少Q(mào)易上的損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇正確、簡(jiǎn)練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務(wù)文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達(dá)出來，以便對(duì)方能夠準(zhǔn)確地理解。

（四）體諒原則（consideration）

體諒原則強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。當(dāng)撰寫商務(wù)英語文書時(shí)，要將對(duì)方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對(duì)方。

（五）簡(jiǎn)潔原則（conciseness）

這是要求撰寫者用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。在寫作中， 我們應(yīng)當(dāng)用簡(jiǎn)短、易懂、樸素的語言， 避免重復(fù)、啰嗦， 不要讓讀者覺得晦澀難懂。

（六）具體原則（concreteness）

具體原則是指要讓表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動(dòng)。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，比如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等，盡可能做到具體。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，也有助于加快業(yè)務(wù)的進(jìn)程。

（七）正確原則（correctness）

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、敘述恰當(dāng)、數(shù)字精確以及對(duì)商業(yè)慣用語的正確理解。

二、商務(wù)英語信函中表達(dá)禮貌應(yīng)注意的幾個(gè)方面

（一）貿(mào)易雙方地位的平等

在商務(wù)英語信函中，貿(mào)易雙方的談判應(yīng)盡量建立在平等互利的基礎(chǔ)上，如果為了表示禮貌而過分謙卑的話反而會(huì)令對(duì)方對(duì)你的能力產(chǎn)生懷疑，這樣就得不償失了。

（二）要有親和力

信函是您跟收信人之間的一次交流，只不過是把交談的內(nèi)容用書信方式體現(xiàn)了。用一些簡(jiǎn)單有親和力的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣自然、人性化。

三、商務(wù)英語信函寫作中禮貌原則的應(yīng)用

（一）運(yùn)用禮貌語言

在商務(wù)英語信函寫作中，經(jīng)常使用的尊稱語，親昵語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對(duì)方感激、愉悅等積極情感，同時(shí)還可以委婉地提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對(duì)商務(wù)合作的成功能起到積極的推動(dòng)作用。

試比較：

1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我們拒絕了你方16號(hào)關(guān)于訂購貨號(hào)1002號(hào)印花布二十萬碼的訂單。

2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方16號(hào)關(guān)于訂購貨號(hào)1002號(hào)印花布二十萬碼的訂單。

后一句比前一句恰當(dāng)，因?yàn)楹笠痪浔容^禮貌、含蓄，前一句則顯得直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。

（二）強(qiáng)調(diào)對(duì)方本位（You attitude）

在商務(wù)英語書信中，無論是寫給誰，我們都應(yīng)從對(duì)方的角度來看問題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處，站在對(duì)方的立場(chǎng)上。采用你方觀點(diǎn)（You-attitude）寫信，說明我們理解對(duì)方、體諒對(duì)方。因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務(wù)英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應(yīng)采用用第二人稱you或其物主代詞或者your，以突出You attitude。英譯漢時(shí)多使用謙辭.稱對(duì)方為“貴方”.而稱自己為本公司、我方等。例如：

1. If you are interested in any of the items，please don t hesitate to tell us.如果貴方對(duì)任何產(chǎn)品感興趣，請(qǐng)告知我方。

2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.

為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于80噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價(jià)5%。從以上例子我們不難看出，無論你的目的是提供信息、說服別人還是增進(jìn)友誼，最打動(dòng)人的詞就是“you”和“your”。

（三）使用委婉的語氣

在商務(wù)交流中，雙方難免會(huì)有分歧.為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務(wù)英文信函寫作中盡量使用溫和、委婉的語氣。要想表達(dá)委婉的語氣在商務(wù)英文信函寫作中可以適當(dāng)?shù)厥褂谜Z義模糊的詞匯如 I m afraid ，I think，或運(yùn)用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：

Could you make payment by irrevocable L/C？ 貴方可否用不可撤銷信用證付款？ 除了以上幾種表達(dá)方式以外，情態(tài)動(dòng)詞、條件句、被動(dòng)語態(tài)過去時(shí)的使用也可以起到緩和語氣的作用。委婉的語氣可以避免對(duì)對(duì)方的直接命令或指責(zé)，易被人接受，對(duì)商務(wù)溝通起到推動(dòng)作用。

（四）要體現(xiàn)人情

當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)，向?qū)Ψ奖磉_(dá)關(guān)心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。當(dāng)朋友遭遇不幸時(shí)，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。

例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日來函和保險(xiǎn)單復(fù)印件已經(jīng)收到，我們對(duì)貴公司所遭受的損失深表同情。這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進(jìn)行磋商的信函，信中表達(dá)了己方對(duì)對(duì)方遭受的損失的同情與關(guān)心，充分體現(xiàn)了寫信人有人情味的一面。

（五）避免不和

在商務(wù)信函寫作中，避免不和主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿滿足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)，為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的積極面子，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。

According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年5月16日以及6月20日向貴方提供的設(shè)備貨物的資金。作者用According to our records 這個(gè)間接模糊限制語來緩和對(duì)方未付款的事實(shí)。

注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免使用冒犯性的語言。

四、結(jié)語

在商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)信函不僅是溝通的橋梁，更是吸引客戶、建立友誼的途徑。商業(yè)信函的特點(diǎn)和功能決定了商務(wù)信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)開展業(yè)務(wù)有著十分重要的影響。由此可見，在日常的商務(wù)活動(dòng)中，我們應(yīng)注意商務(wù)英語寫作中禮貌原則的運(yùn)用，這樣才能更好促進(jìn)商務(wù)合作的順利開展。

（作者單位為湖北財(cái)稅職業(yè)學(xué)院）

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