李秀珍

摘要：隨著我國信息化技術的不斷，其技術應用已經滲透延伸到社會發(fā)展的各個領域，人們的生產生活相關的各行各業(yè)都呈現(xiàn)出智能化的發(fā)展趨勢，包括學校的檔案管理都開始積極在信息技術的支持下實現(xiàn)了信息管理的數(shù)字化和智能化。這種發(fā)展趨勢使得學校的檔案管理能取得更加高效、高質的工作效果，并為高校整個資源信息提供更好的服務。本文將重點針對當前學校在檔案管理這部分存在的發(fā)展現(xiàn)狀提出建設信息技術的管理模式的有效對策。

關鍵詞：信息技術;學校檔案管理;應用

學校檔案是學校進行教務教學工作、黨政部門的運行與管理和科研發(fā)展所需要的真實有效的資料記錄，同時也是對學校整個發(fā)展歷程的再現(xiàn)。尤其是在當前信息化技術發(fā)展速度如此之快的情況下，學校的檔案管理工作也在其技術的應用支持下實現(xiàn)了數(shù)字智能化的管理模式，不斷提升了學校檔案管理質量，為學校檔案的記載和應用提供了更加便捷和完整的管理效果，有效促進了當前學校的可持續(xù)發(fā)展。

一、傳統(tǒng)學校檔案管理模式存在的問題

（一）缺乏較為良好的保密性

學校檔案管理的內容不僅要保存好，同時要保存其資料的完整質量，另外非常重要的則是做好保密。因為學校檔案中記載著學生的個人信息和學校的重要文獻資料，其具有非常重要的保密價值。但傳統(tǒng)學校在檔案管理過程因為主要是靠人工進行手動操作，借閱人數(shù)多了就可能造成檔案的丟失。如果相關資料保密等級較高而發(fā)生外泄，就可能給學校帶來不可估量的損失。所以傳統(tǒng)學校檔案管理的保密性還存在問題。

（二）檔案管理單一化的管理模式且效率低下

目前大部分學校的檔案管理雖然在很大程度上已經趨向了在信息化技術的支持下來建立檔案數(shù)據庫，但還有少部分學校依然沒有來得及進行優(yōu)化和升級，其采取的主要方式還是靠最原始和傳統(tǒng)的手工操作，而且當前已建立信息技術檔案管理的學校，在具體的實踐中還缺乏較為規(guī)范和標準的統(tǒng)一化實施，所以在很大程度上對學生檔案管理的效率和整理的質量還有很大的阻礙影響，若長期對此不引起重視和改革，會影響整個高校的檔案管理效率和水平，造成與當前社會發(fā)展相脫節(jié)的狀況。

（三）較高的錯誤率和較低的查閱效率

學校的檔案文獻資料具有非常高的參考價值，所以能為師生提供查閱和共享。但因為大部分學校檔案管理是紙質材料，在保存上還有一定的難度，且占空間，體積也較大，使得在查找的過程中因為人工查找的方式，會很容易造成對資料的順序打亂，如不能及時對所有資料在查找中的順序和編碼進行調整歸類，會導致查找文獻資料的效率低下的問題。

（四）檔案的歸檔記載簡單機械化，不夠靈活

學校檔案管理過程中，其檔案內容有部分并沒有信息參考和使用的價值，其中不乏一些檔案信息與時代發(fā)展的信息不一致，還有與學校信息內容的需求脫節(jié)的問題，但同時還有許多需要根據時間的發(fā)展記錄的部分卻疏漏記載，檔案中所記載的內容過于簡單機械化，不少檔案中對學生學習以及實踐的評價都屬于同一個模式，內容都幾乎雷同，這在很大程度上降低了檔案管理的水平和質量，沒有實際檔案應有的價值，過于空洞和書面化。

二、信息技術在學校檔案管理應用中的優(yōu)勢和作用

（一）更有助于學校進行科學決策

學校日常工作的管理都需要學校領導層根據學校發(fā)展的需要來下達正確的決策，在面臨重大問題時學校領導是否能結合學校的實際情況來作出科學而正確的決定，從而促進學校更為長遠的發(fā)展，這在很大程度上也關系到學校管理的水平和穩(wěn)定性。

（二）信息技術的保密性高

學校如果實行信息化管理模式，其所有操作過程都智能化，在網絡的傳輸作用下和信息技術所具有的海量存儲的優(yōu)勢更進一步增強學校檔案管理的保密性能。只需要檔案管理人員具備計算機操作的技能，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，做好檔案竊取的預防和加密工作，就可有效管理好整個學校的檔案，提高了學校檔案的安全性。

（三）可有效實現(xiàn)信息資源的共享

當前一些學校采用的檔案管理形式是卷宗式，如需復制和修改檔案，那么就會增加學校在管理中的成本費用支出壓力，也就無法實現(xiàn)信息資源共享。而信息技術的應用，則有效提高了檔案管理的效率，降低了管理成本，并通過信息化的數(shù)據來對學校的檔案進行更加高校、高質的管理。

三、學校檔案管理中如何促進信息技術的應用

（一）通過構建信息化的辦公系統(tǒng)

隨著信息化技術的普及，學?？煞e極利用這種信息化手段來構建信息化辦公系統(tǒng)，讓學校的檔案管理更加智能化，不僅可進行單一的檔案管理，還可采集檔案信息，并實現(xiàn)工作職責的明確化。信息化辦公系統(tǒng)的建立，可提升了學校各個部門的信息收集、整理和匯總歸檔能力，從而建立學校檔案管理的全面化管理模式。通過這種系統(tǒng)的建立一方面來使得部門與部門之間的信息共享與交流更加密切和便捷，同時也提升了檔案管理效率。

（二）進一步完善和優(yōu)化學校檔案管理的體制創(chuàng)新

檔案管理的服務工作，離不開制度的建立和完善，從本質上把握檔案管理的創(chuàng)新實現(xiàn)。首先必須從實際出發(fā)，建立科學有效的且符合學校發(fā)展的檔案管理工作體系，從而來確保高效檔案管理的流程能夠得到高質量的規(guī)范完成，另外作為學校領導應重視并加大對檔案管理的資金投入建設，以此來提高檔案管理工作的整體管理水平，同時要在檔案管理部門配置相應的高素質、高能力的管理人才，只有具備了人力、物力和財力多方面的綜合完善配備，才能為高校的檔案管理工作提供一個良好優(yōu)質的發(fā)展平臺，激發(fā)學校相關檔案管理的工作人員的工作積極性。

（三）不斷規(guī)范檔案信息的收錄與整理工作

高校的檔案信息管理過程中，通過信息化的管理模式表現(xiàn)出了檔案管理的整體性和可持續(xù)性，并不斷從傳統(tǒng)的紙質檔案管理過渡到智能化的信息技術管理階段，所以管理人員應在對相關紙質檔案進行保存和歸檔的同時，在網絡技術的作用下進行擬定、審查和核對檔案資料，并最終予以歸檔處理。這個操作過程能進一步優(yōu)化檔案信息收錄的完整性，從根本上提高檔案收錄與整理工作質量。

（四）構建學校的云計算信息處理平臺

云技術是一種IT相關的技術，并在網絡技術的支持下通過服務的方式提供給用戶，云技術具體細化可包括云計算和云服務兩部分內容。其中云計算傾向于IT，是基于虛擬化和自動化技術，能實現(xiàn)更多計算機運算資源的創(chuàng)造。而云服務是通過虛擬形式把儲存、寬帶以及運算這三種信息技術在網絡的作用下提供給廣大用戶。所以學校在檔案的信息化管理過程中，利用云服務來管理檔案信息資源，能更好的規(guī)范本地信息資源的建設，并能利用不同的平臺來最大可能的實現(xiàn)資源共享和交互。

四、結束語

綜上所述，在當前的信息化技術的不斷快速發(fā)展過程中，作為學校，必須加強檔案信息化管理的意識，要逐漸將學校的檔案管理工作發(fā)展落實到更加專業(yè)、科學以及海量的趨勢和目標，不斷提高檔案管理的準確性，并盡可能降低對紙質檔案的損壞，提升相關重要機密文件的保密性能。通過信息技術在檔案管理中的應用，不斷實現(xiàn)學校檔案管理的智能化、數(shù)字化和多媒體化，才能促進我國學校管理工作水平和效率的不斷提升。

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