金菁

【摘 要】隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨全新的發(fā)展局面，怎樣實現(xiàn)事業(yè)單位的信息化檔案管理也成為一個值得認真思考和解決的問題。本文主要運用文獻資料法與邏輯分析法，針對事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展問題展開研究，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用，探討了新時期事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的更好開展提供一定的理論參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；策略

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息和市場經(jīng)濟的飛快發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理在計算機技術(shù)全面發(fā)展的背景下呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨向。所以，新時期實現(xiàn)事業(yè)單位運作、辦公工作效率的提升，以及檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展的首要任務(wù)。筆者試圖從分析事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要作用出發(fā)，探究出事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用分析

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及檔案管理相關(guān)軟件的研發(fā)，給我國事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。從信息技術(shù)和檔案管理新型軟件的發(fā)展來看，筆者對事業(yè)單位檔案管理信息化存在的重要作用做出了如下的分析。

1.1 事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展能夠永久保存事業(yè)單位的檔案信息

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式主要是利用紙質(zhì)的檔案來對信息進行保存。但是紙質(zhì)檔案存在一些不可避免的弊端，一方面在對信息查詢時十分不便，另一方面就是很容易受到天氣因素的影響。同時，在潮濕的環(huán)境下紙質(zhì)檔案很容易發(fā)霉，一旦紙質(zhì)檔案發(fā)霉，那么原本的檔案信息就不能夠繼續(xù)保存，這也就意味著許多重要的檔案信息很有可能會從此消失。

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展以后，就能夠成功地備份檔案信息，同時在電子磁盤中將這些檔案信息儲存下來，這樣在使檔案信息儲存空間得到節(jié)省的同時，也提升了檔案信息存儲的永久性，因為電子版的檔案信息是不會受天氣因素影響的。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展能夠方便查詢事業(yè)單位的檔案信息

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理工作是比較復雜的，對一份檔案信息進行使用或查詢往往會經(jīng)過十分繁瑣且復雜的程序。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化以后，就能夠按照關(guān)鍵詞匯對自己所需的檔案信息進行及時的查詢，具有用時少，操作程序簡單的重要特征，除此之外，對于事業(yè)單位的檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略探究

事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展對于人才管理機制的優(yōu)化具有十分重要的意義，有利于事業(yè)單位對職工人員更好地進行考核與培養(yǎng)。探究事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略，對于充分地發(fā)揮檔案管理信息化的重要優(yōu)勢有著一定的促進作用。

2.1 對事業(yè)單位工作人員加強專業(yè)技能培訓，提高他們的綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展中檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置，檔案管理信息化發(fā)展進程受到工作人員綜合素質(zhì)的直接影響。所以，事業(yè)單位在實行職工檔案的信息化管理過程中需要對檔案管理人員加強專業(yè)技能的培訓，使他們能夠不斷地提升自身計算機和信息平臺的使用技術(shù)，進而使自身的綜合素質(zhì)得到提高，對事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進行有效地推動。

2.2 對事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展加大資金投入

在事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展過程中不斷地加大資金投入，能夠有利于對檔案管理過程中所相關(guān)的各種軟件設(shè)備和硬件設(shè)備進行更新，不斷地完善事業(yè)單位檔案管理工作，推動事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進程。

2.3 對事業(yè)單位檔案管理中的應用軟件要盡量地完善與開發(fā)

在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過程中，對于相關(guān)的應用軟件也要給予足夠的重視，對所需的軟件要及時的進行配備與開發(fā)，只有這樣才能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展起到一定的促進作用，保障事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的有效進行。

2.4 對事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展平臺加強建設(shè)推廣模式

對事業(yè)單位檔案管理發(fā)展平臺推廣模式進行構(gòu)建，主要是為了能夠?qū)⒏觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大的信息需求者，所以，在事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，相關(guān)的管理部門對于檔案管理信息發(fā)展平臺要加強推廣與宣傳，這樣才能夠使檔案管理信息化發(fā)展平臺的知名度與影響力得到提升。除此之外，還需要對一些規(guī)模較大企業(yè)中先進、成功的檔案信息管理經(jīng)驗進行借鑒，通過提高信息化管理平臺的使用效率，來實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。

2.5 對于事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展領(lǐng)導要加強重視

對于事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要性領(lǐng)導要高度重視，將此項工作作為一項重要內(nèi)容來開展。一方面，必須要重視檔案管理的保密性工作，檔案管理工作室需要在一個安全、隱蔽的地方建立，同時工作人員還要將窗戶和房門及時地加固，保障檔案信息一定程度上的安全性。檔案管理辦公室需要一個專人來進行看管，對于同檔案管理不存在關(guān)系的人員要嚴格禁止出入，如有需要，則必須要做好相關(guān)登記工作。另一方面，領(lǐng)導部門需要對檔案管理人員定期的開展專門培訓，只有這樣，才能夠提高他們的業(yè)務(wù)水平，使其能夠勝任檔案管理的重要工作。

3 總結(jié)

事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展是信息時代背景下檔案管理的必然發(fā)展趨勢，能夠與我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步相適應，對我國事業(yè)單位優(yōu)化人才管理機制具有十分重要的作用。新時期事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺需要不斷地使用有效的措施來推進，這樣才能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作的順利開展做出保證，進而使事業(yè)單位檔案管理的多元化發(fā)展得以實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，（16）：128-129.

[2]周祥路.論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及其完善[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：75.

[3]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013，（30）：214-216.

[4]李紅.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2013（7）：165.

[5]安曉莉.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011，（18）.

[6]林華. 信息時代如何做好檔案管理工作[J].科技信息， 2010，（21）.