徐明芳

摘 要：檔案管理要適應信息化潮流，加快融入信息化社會。本文分析了信息化條件下，檔案管理的信息化建設制約因素和發(fā)展方向。

關鍵詞：檔案管理；信息化；網絡化

一、引言

科學規(guī)范的檔案管理，能夠為查證歷史提供第一手資料，能夠為領導決策提供重要依據。隨著信息技術的飛速發(fā)展，新的方法理念和技術手段對檔案管理產生了深遠的影響，檔案管理與信息技術必將結合得越來越緊密。因此，大力推動檔案管理信息化建設，加快檔案工作融入信息社會的步伐，是對檔案管理部門的新的必然要求。

二、檔案管理信息化的含義

（一）檔案管理信息化的概念。

檔案管理信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。其核心目標是發(fā)展檔案業(yè)務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代[1]。

檔案管理信息化建設是動態(tài)發(fā)展的一個過程：由于網絡信息技術的飛速發(fā)展，新的技術手段引入到檔案管理工作當中來，在檔案管理中得到了廣泛應用，極大的提高了檔案管理的效率。由此催生了新的檔案管理理念和方法，以適應信息化條件下的檔案管理工作的要求。另一方面，通過實踐研究信息化條件下的檔案管理的原則、理論與方法，能夠從宏觀上指導和把握檔案管理信息化發(fā)展的途徑和方向，能夠更加科學有效的利用信息化技術手段促進檔案管理工作的發(fā)展，最終使檔案信息能更好地發(fā)揮價值作用，滿足社會各方面的需求。

（二）檔案管理信息化的特點

1.信息的存取實現了數字化。數字技術的應用，是將以往存儲在紙質等傳統介質上信息變成數字信息存儲在計算機、網絡硬盤等新型存儲介質中，極大地提高了檔案信息存儲的容量，也方便管理。同時，數字化使得信息采集手段、存取形式更為多樣，除了傳統的文字、數據、圖像等形式，還可以實現多媒體音視頻、虛擬現實等多種展現形式。

2.網絡使服務更社會化。檔案管理借助計算機網絡技術可以更方便的實現信息的查詢、共享、傳輸、管理等功能，服務的范圍更加廣泛。最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，更好地為檔案信息的社會化服務。

3.檔案資源趨向標準化。為了便于對檔案資源的存取傳輸和開發(fā)利用，需要對分散的檔案資源實行標準化。在標準化的基礎上，將檔案管理同數據倉庫、數據挖掘技術相結合，可以對檔案資源進行深度的開發(fā)和利用[2]。

三、檔案管理信息化過程中的制約因素

（一）重視程度不足，資金投入不到位。

檔案管理信息化建設需要對軟硬件設施進行更新換代，升級改造，包括計算機網絡的建設，影印設備的升級，管理軟件的開發(fā)，信息安全的防護等都需要投入大量的資金。同時信息化設備更新換代快，管理維護復雜，后期仍需要大筆資金投入，不可能一步到位。而各單位財力投入不同，重視程度不同，因此資金成為了重要制約因素。

（二）體系不規(guī)范，標準不統一。

檔案管理信息化建設離不開規(guī)范的體系和嚴格的標準?，F階段，檔案管理隨著信息化程度越來越高，變得日趨復雜和多樣。舊的體系標準不能完全適應新的情況。許多部門往往只片面重視發(fā)展先進電子設備和購置高檔計算機系統，卻忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發(fā)展的催化劑。

（三）專業(yè)素質要求高，缺乏專業(yè)人才。

檔案管理信息化建設涉及到檔案管理，計算機網絡，數據分析等多個專業(yè)領域，對檔案管理人員的素質要求越來越高，綜合素質全面的人才越來越受到歡迎。而現實情況是，目前相當一部分檔案管理人員對信息化知識缺乏足夠的掌握，專業(yè)知識面較狹窄，無法適應新形勢下檔案管理工作的需求。

（四）數據保護存風險，信息安全受挑戰(zhàn)。

在數據安全保護上，雖然有防火墻、密碼保護等防護措施，但是單純從技術角度上只能被動防護，而網絡及軟件本身可能存在漏洞，計算機病毒、黑客攻擊也層出不窮，不斷變換升級。另外，數據信息在存儲傳輸過程中存在被修改、丟失、泄露的風險，難以保證數據的原始可靠性和保密性。所以檔案管理信息化帶來便利的同時，也面臨信息安全方面巨大的挑戰(zhàn)。

四、加強檔案管理信息化建設的建議

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化，主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲環(huán)境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。檔案工作人員要充分認識檔案管理信息化的內涵，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使檔案信息化建設快速有效地開展，主要做好幾方面的工作。

（一）轉變認識、加強領導。

檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關鍵在于管檔案的人。加強檔案管理信息化的建設，首先要深化檔案人員的認識。作為領導要提高現代化管理水平和信息化認識水平，以適應現代化、信息化管理的需要。要把檔案管理信息化建設作為政務建設的一個重要內容，構建起各級檔案信息平臺，努力提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）完善設施，規(guī)范標準。

配置完備的信息化硬件設施，如計算機、網絡設備、影印設備等，研究開發(fā)系統軟件、專業(yè)應用軟件，組織檔案管理人員進行系統的業(yè)務培訓，使之熟練應用系統軟件，并從實踐角度對完善系統軟件提出寶貴建議。另一方面要規(guī)范軟硬件的標準，使其具備通用性。進行檔案管理時，檔案內容、編號、及分類、目錄的編制必須符合標準化要求，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統一的數據格式，避免重復勞動，提高工作效率，實施實體檔案和數字檔案的 “雙套制” 工作模式。防止檔案信息資源的重復開發(fā)利用，避免浪費，實現合理共享。

（三）提高檔案信息獲取能力，完善檔案信息數據庫。

信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案部門要擺脫“重藏輕用”的局面。檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，充分利用網絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。用現代信息技術對存儲的傳統檔案進行數字化處理和存儲，建設好數字檔案館。利用計算機技術加快數據庫建設，提高檢索質量。有條件的單位可逐步建設全文數字化和多媒體檔案館，不斷提高檔案管理的效率和服務質量。

（四）加強信息安全防護，做好數據保護工作。

配置完備的網絡防護設施，及時更新安全防護設備和防護策略。在網絡中盡量運用數據加密技術以及身份認證技術，嚴格區(qū)分管理檔案信息訪問者身份授權，保護數據不被輕易泄露和更改。對于能夠上網查詢的檔案信息進行保密定級，對查詢者進行網上身份驗證，不同的身份提供不同級別的信息查詢權限，保證網上查詢檔案信息的安全性。

（五）培養(yǎng)和引進專業(yè)人才，提高檔案工作者素質。

提高人員素質，培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件，但現代化設備要求管理人員必須有較高的素質。要努力培養(yǎng)網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發(fā)人才、網絡設計與管理人才。檔案工作人員除了自學的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢，用最短的時間系統地掌握最新的知識和技能，為以后優(yōu)質、高效地完成檔案工作奠定基礎。另外要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

[參考文獻]

[1]楊公之：《檔案信息化建設導論，中國檔案出版社.

[2]唐寶蓮，吳建華：《檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系》，《科技檔案》， 2006（3）.

[3]林小娟：《檔案管理的信息化建設》，《信息技術》，2012（7）.

（作者單位：青島市李滄區(qū)統計局，山東 青島 266100）